档案电子化及整理流程

档案电子化及整理流程

一、我们工作的意义

档案电子化及整理工作是一项为完全步入网络信息时代而打下的基础，是为将来大数据时代做的基础服务，是时代进步必须去做的一项工作。

二、我们工作的目的

1．为政府提供之前几十年的社会民生基础数据，方便现今以及几十年甚至上百年后的工作人员及民众查询资料。

2．为无纸化办公起到推动作用，使人民办理业务更为快捷方便，信息传达更为准确及时。

3．能够最大程度的保存社会发展的原始资料，将成为未来大数据的社会保障方面的应用，犯罪心理方向的应用以及其它方向大数据的应用的基础资料。

三、我们的责任及义务

我们做的电子化文件，将成为今后最为完整的甚至是唯一的电子化文件，所以，作为缔造这份电子化文件的我们，必须要对我们制作的信息负责，不能成为后人指责的对象，所以，我们制作的电子文件力争做到“0”错误，对得起自己，也对得起我们承担的责任。所以我们要做到以下几点：

1.信息的准确性：制作电子信息最大程度的做到避免人为错误，保证信息的正确性。

2.信息的完整性：工作中不得出现缺失或损坏，最大程度保证电子信息和纸质文件的

一致性。

3.保证纸质文件的安全性：工作中不得有任何因为防范不当而对纸质文件损伤。

历史使命让我团结在一起，一起来做这件具有历史意义的事情，所以，我们有义务秉承敬畏的态度，去完成工作中看似渺小的每一件事情，我们完成的每一件工作，都会推动社会前进那么一点点。作为一个人存在于这个社会里，我们有义务认真的完成我们的每一项责任，我们就像是编写四书五经的一个小小的整理员，不要因为我们的一个小问题，成为后人指责的对象。

四、工作流程化

整体工作安排

1. 确定需要处理的档案的内容、数量、客户需求及分类方案。

2. 初步确定工作流程，确定数据存放及备份方案，进驻人员试验工作流程。

3. 实际操作，优化工作流程，提高工作质量，工作提速。

4. 检测质检工作质量，做好工作统计。

员工工作流程：

1.借出档案

接到项目，确认完客户需求，确定工作流程之后，设计出一定的一套严谨的档案借还方案，档案借还需要遵循以下几种特点：

1）与档案室对接一定要有借卷详情登记表

2）借卷详情登记表一定要能够实现对档案最为精准的记录，不能出现因为记录信息不完整而导致的无法精确找到档案的情况。

3）固定某个或者某几个人为借还卷人员，借卷要在借卷详情登记表上准确的签上借卷时间以及经手人

4）借卷时要与档案室人员准确对接，让档案室人员也对借卷情况签字确认，以确定责任转接。

5）借卷时如出现问题，第一时间记录，并与档案室对接人员确认信息。

2.扫描前案卷整理：及拆卷、分卷、编页码等

档案借出后，应对此批借出的档案进行再次分批处理，把一整批档案分成数个更为方便处理的小批次，小批次需要符合：每批次为每个人半天或者一天的工作量；

方便各个环节的人员工作。工作人员最小操作批次为一个小批次，一个小批次不能分给两个同一工种的人来完成。完成分批后，制作责任跟踪卡，分卷人员详细记录批次详情起始档号，批次内档案册数等信息。

在扫描之前，根据需要档案情况，考虑是否需要对档案进行分类和拆分处理，以方便扫描更快的进行扫描。具体要求根据各个项目情况及客户要求而定，大概规则为：

1）拆卷：在保证档案完整性的情况下，把所有粘连在一起的页面进行拆分成单页。

2）分类：按照与客户协定的顺序，给档案进行分类，不能有分错类、放返页的情况出现

3）编写页码：按照规定，对档案进行编页，中间不能出现漏编，重码等情况。

整体工作需要坚决杜绝两册档案内容分混，弄丢档案内容等，如出现此情况，必重罚，完成此项工作后，在责任跟踪卡上签名。

3.图片扫描

扫描人员根据批次顺序进行扫描，扫描前，对相应档案建立对应到册的唯一存放路径，文件夹建立标准为：

1）具有统一性及包容性：此命名方式可以涵盖本项目的所有档案，并且同类型档案都能够使用此命名规则。

2）命名规则需要能够包含一部分大分类，能够保证所有文件存放在同一个路径下不会重名

（例：扫描文件夹命名格式：大批次号：1，小批次号：1-6-2，其中1代表第一次借卷，6代表此次借卷分为了6个小批次，2代表第二个小批次。档案文件：1997-民-0014-0025，其中1997为年份，民为类别，0014为固定4位档号，0025为固定4位案号。文件夹存放格式：大批次号-小批次号-档案文件）

根据不同的项目，扫描图片的规格要求会有所不同，但也是大同小异，现最常用的扫描图片要求为：

1）图片存放格式：用的比较多的有JPG格式、TIFF格式、PDF格式，我们经常用的格式为JPG格式

2）分辨率：常用的分辨率为：200dpi，300dpi，古籍扫描常用的分辨率为600dpi，我们扫描档案用的分辨率为200dpi。（dpi为分辨率的意思，分辨率越高，扫描

速度越快，扫描文件越大200dpi图片大小为500kb-1M左右，颜色越多图片越

大）

3）图片尺寸：图片尺寸会根据分辨率的大小而变化，由于法院项目要求，我们用的尺寸为A4固定尺寸。也可以根据图片内容裁切大小。

4）色彩模式：分为黑白模式，灰度模式，彩色模式。

a)黑白模式：此模式是同等分辨率占用存储最小，图片只有纯黑和纯白两种

色度。一般用于图书等一些纯文字图片的扫描。

b)灰度模式：此模式是由黑色，白色，以及黑白至白色之间的渐变灰色，此

模式能够一定程度的表现色彩，占用存储相对于彩色模式小，比较适用于

保存价值较大，但不是极度重要的，需要保留档案完整性，但有一定存储

大小要求的项目。

c)彩色模式：能够最大程度的保存档案的完整性，需要存储空间最大，一般

用于重要文件的保存，以及配合黑白和灰度模式扫描彩色封皮。一般档案

扫描用的全部都是彩色模式。

5）图片命名格式：图片命名格式为4位从1开始递加1的连续数值，中间不得缺号，如遇到扫描遗漏等情况，需第一时间进行改名操作。（如：0001.jpg）6）图片扫描要求

a)不能缺页、漏页、整册漏扫等缺漏情况出现。（此为档案扫描最大错误）

b)扫描过程中必须小心拿放档案，以防给档案造成不可弥补的损伤。

c)需要把档案摆放到统一的位置进行扫描（一般为左上角）。

d)档案摆放不得歪斜或扫描内容不全（为了不给修图造成麻烦）。

e)扫描过程中扫描仪盖子必须盖上，扫描完成之前不得提前开盖，以避免因

为档案纸透光引起的档案颜色偏差及档案扭曲情况发生。

f)扫描过程中扫描仪上不得放置多余档案，以免扫描出现漏光等降低扫描质

量的情况。

g)原则扫描不允许跳过任何一页，但特殊情况需向项目经理确认，或找档案

室老师确认后，方可跳过扫描。

7）在扫描过程中，检查档案页码连续性以及档案可能出现的错误，如果遇到因为档案本身出现的错误，需要第一时间记录下来，完成扫描后，把扫描过程中遇到的问题录入电子档案信息跟踪表内。

8）制作电子档案信息跟踪表：根据扫描出来的内容，建立电子档案信息跟踪表，表内需要包含的内容为：

a)档案的基本分类信息及到每册档案的唯一标记名称

b)每册档案的页数

c)扫描人员名称

d)扫描过程中遇到的问题

e)预留修图、录入、上传、质检的签名位置，以及备注信息的位置

制作后的电子档案信息跟踪表要和电子档案一同上传至服务器，跟踪表和档案放至同一个目录下。

9）上传：每个批次扫描完成后，按照规定的文件夹存放格式上传至服务器对应位置（“已扫描”文件夹），本地文件存放至所有工序完成之后，本地磁盘满的情况下才可删除。

4.图片修饰

修图人员根据批次从服务器-已修图内拷贝到自己电脑内。对所有图片进行图片修饰。修图规则为：

a)图片倾斜度不得超过3度

b)图片不能有黑边存在

c)图片不能有特别明显的装订空黑洞

d)不能裁切掉档案原件的任何内容，最大程度保留档案图片的完整性。

e)修图完成后，必须保证图片大小为A4大小

修图过程中，必须对档案图片进行页数查验，检查档案页数是否连贯，是否重页，如出现却页漏页重页等情况，需要记录错误，返给扫描人员查明错误原因，并修改，如查明原因为原卷错误，在电子档案信息跟踪表上详细记录。

修图完成并解决完所有问题，把已修图图片备份至服务器已修图文件夹内。本地图片存储至档案完成所有工序后，本地磁盘已满的情况下才可删除。

5.图片上传系统

数据上传一般分为两个步骤：制作标引数据，数据上传。

制作标引数据

制作标引数据是所有需要上传到服务器类的数据所需要的必备步骤，我们制作的所有电子化数据上传分为两种：

a)卷宗信息标引：是对卷宗进行一定说明的数据标引，一般为卷宗封皮信息，以

及卷宗的唯一标识号

b)卷宗标引目录：是对卷宗内每一页数据内容进行说明的数据标引。

为了方便之后的上传工作，所以把制作标引目录单独列出来，以便项目的批量操作以及提高工作效率。

实际操作中，项目经理可以根据每个项目的特点，可以把两种数据标引分开制作，页可以合并为一个流程内，已达到减少错误，增加工作效率的目的。

以法院为例：

由于法院档案的特点，由于卷宗标引目录占用时间比较长，而且可以单独操作，不影响其他工作流程；卷宗标引目录工作位置和下一步数据上传是在一个位置，所以把这两个流程进行分开操作。

第一步：制作卷内目录工作，制作卷内目录是一项比较完整的，能够独立存在的一道工序，统一制作目录标引，可以极大程度的提高工作效率。同时在完成此项工作的过程中，可以对修图工作进行质检，按照正常步骤制作，能够最大程度的找出修图工作的错误，进一步提高制作数据的正确性，以及减少后期总质检的质检压力。

第二步：完成卷宗信息标引此项工作，由于和数据上传是在同一界面下完成，所以此项工作与后一项工作—数据上传一同合并为一个工序，以增加工作效率，在此过程中，对上一步操作的质检力度比较小，而且此步骤出错的原因多由制作卷宗标引目录引起，为了减少出错率所以要求卷宗信息标引和制作卷宗标引目录为同一个人完成，以便于责任到人和提高正确率。

第三步：完成卷内目录制作后，第一时间将目录数据备份至服务器制作目录文件夹内，同时，在电子档案信息跟踪表内制作目录列签名以及填上自己发现的原卷错误信息。

制作标引数据要求

1）卷内目录制作要与每页信息一一对应，不得有对应错误存在。

2）卷内目录制作应遵循应参照纸质目录书写格式，对内部文件进行目录命名，如纸质目录与实际文件存在错误对照，应按照实际文件内容进行目录命名。

3）卷内目录制作要完整，不得出现跳目录，缺目录等情况。

4）卷宗信息标引应最大程度的完整保留卷宗信息。

5）卷宗信息标引不得出现标引信息与卷宗信息不对称的情况。

数据上传

数据上传是要把我们所扫描的数据上传到系统内，以方便用户查看的一道工序，也是作为对页面显示有最直接影响的一道工序。在此工序中，我们需要把我们扫描的图片上传至系统，一般情况下，系统能够接收的图片格式为有以下几种：

a) 单独每页JPG格式上传：此格式需要对每页图片进行标引操作，能够最大

程度的保证图片的信息，拥有最大程度的对系统的支持性。但对于客户的可阅读性极度依赖系统的支持，而且占用存储空间较大。

b) 单件单页JPG格式，单件多页zip或pdf格式上传：此格式为最为通用的

数据处理模式，制作此格式需要多进行一步合图操作，而且能够减少存储空间

的占用，一般情况下推荐使用此格式进行上传操作。（法院系统现用格式）

c) 单件单页tiff格式，单件多页tiff格式上传：此格式需要在扫描时选择tiff

格式扫描为单页或者直接单页多页组合方式扫描，会极大的增大扫描难度，但

能够最大程度的保留图片的清晰度，如无特殊要求，不考虑这种格式。

数据上传要求：

1）上传数据与卷宗信息标引不得出现不对称的情况。

2）上传数据与卷内目录不得出现不对称的情况。

3）上传数据必须保证完整性，不得出现漏传、错传现象。

完成数据上传工作后，第一时间将目录数据备份至服务器已上传文件夹内，同时，在电子档案信息跟踪表内上传列签名以及填上自己发现的原卷错误信息。

6.质检

质检是对已录入到系统的电子档案进行质检，对照电子档案信息跟踪表内记录的错误信息，再进行一次综合质检，保证上传档案无误。质检要求如下：1）卷宗信息，卷内目录，电子图片一一对应，无错误。

2）电子图片页码连续无缺页漏页等现象，需要参考电子档案信息跟踪表。

3）如果出现错误，需第一时间找到错误原因，并把错误发送给相关人员改正。

4）电子档案质检完成后，在电子档案信息跟踪表内签名确认。

7.整理装订

整理装订是对扫描完成的纸质档案进行整理复原，是对我们整个工程相当重要的一个环节，是档案室领导评判我们工作的唯一标准，所以工作必须认真负责。

档案装订现存装订方式有三种：

A）线状：采用三点一线的装订方式进行装订，注意个别地方会要求双线装订。

B）胶管：采用胶管热熔的方式进行装订，注意档案原有胶管的尺寸，不合适

的尺寸会严重影响装订效果。

C）缝纫线封边：此方法需要特制装订机，一般不多见。

装订前必须与档案室领导沟通装订方式与装订要求，并得到档案室领导的签字确认，并试装几册让档案室领导确认后，方可进行装订。（必须注意，有部分领导为了保存档案的完整性，非常介意打孔操作，所以必须提前沟通以及确认。）装订要求：

1）装订前必须确认档案无缺页现象

2）装订前必须对档案进行整理，保证档案装订后整整齐齐。（一般档案采用

为左下角对其，也有比较老的包边装订的档案要求右下角对其，具体情况以与

档案室领导商议结果为准，并得到档案室领导签字确认。）

3）如需打孔，必须保证打孔孔位均匀，三个孔在一条直线上。

4）装订线装订，必须拉紧装订线，保证装订后的档案稳固，无松动迹象。

5）胶管装订，必须保证胶管压痕美观平整，装订无松动迹象。

6）所有装订过程不允许用到刀子或者剪刀对档案进行裁剪。（如无特殊情况，即使档案室领导要求也不能对档案进行裁剪。）

7）装订完成后，需对照借卷详情登记表，确定与借出数据一致方可完成装订

工作。

8）完成装订工作，必须在责任跟踪卡上签字。

8.还卷上架

还卷要求：

1）还卷时需提前与档案室对接人员联系，确保还卷时双方在场。

2）还卷顺序应与借卷顺序一致，不能隔批次还卷。

3）还卷之前需要再次对卷宗数量与借卷详情登记表对照，看数量是否一致。

4）还卷后需要给档案室对接人员本批次档案清单，以方便双方对照。

5）还卷后还卷人员和档案室对接人员需在借卷详情登记表内签字，并记录还卷时

间。

上架要求：

档案室有档案室特定的上架规则，但由于档案室管理员上架习惯有所区别，一般在上架之前，一定与档案室管理员进行详细沟通，确定上架规则和分类排放方案，并予以签字确定。

档案是一般上架要求为：档案摆放顺序为：面对档案柜，整体摆放从右至左，每列柜内从上到下竖直摆放。

五、项目经理职责

项目经理职责内容：

1）项目谈判过程中对项目难度、可操作性、成本进行评估。

2）项目谈判完成后，对项目难度进行详细测算与评估，初步确定项目实施方案。

3）项目实施前，需要提前预设工作流程，用人方案，招聘渠道，第一阶段工作安

排，预计工程难度节点及解决方案。

4）项目开始后，完成对各个领导的对接，确定工作方案和项目要求及标准，招聘，

对人员培训，解决工作问题，优化工作流程，增加工作效率。

5）完成项目入场后，大批量招聘工作人员，针对新员工进行培训（建议集体培训

+老带新模式以加快学习步伐和减少错误了。新人错误老人连带责任。），优化工作

流程，增加工作效率。

6）在适当的时间实行计件工资制度。

7）在最短的时间内固定工作流程，在制作工作流程的史华，注意要紧紧遵循模块

化工序，工序之间环环相扣，环环质检。以达到最大的正确率。

8）对工作人员心理把控，减少员工流失及员工心理波动，建立团结奋斗的团队。

9）对所有工作人员的工作质量进行实时监控，不得出现任何重大事故，尽量避免

出现因为管理失误而造成的返工。

10）对工作阶段性进行总结与归纳，每周向公司汇报工作进度以及遇到的困难。

11）工程结束后，制作工程总结表，配合商务人员完成客户验收工作。