清华大学办公自动化系统

办公自动化系统在清华大学信息化建设中的实现

摘要：丰富网络资源、加快数字化校园建设，给高校的校园生活带来了深刻阻碍，通过网络信息公布与反馈技术，为现代教学提供了新的概念，同时也改变着学校原有的教学、办公模式。清华大学的信息化建设是清华大学进展的重要组成部分[1]，“泰山工程”的立项与实现，在清华大学校园建立了完善的以计算机技术、网络技术与信息技术为基础的公共服务体系。通过泰山工程的建设，清华大学形成了以综合信息服务系统为窗口的网上办公、网上教学和治理的信息交互体系。其中，清华大学办公自动化系统在学校的信息建设中发挥着举足轻重的作用，本文确实是结合办公系统在实际工作中的应用，阐述了以Lotus Domino/Notes群件平台[2]为基础的设计思想和技术实现。旨在和大伙儿交流高校信息化建设的经验。

关键词：数字化校园，泰山工程，办公自动化系统，Lotus Domino/Notes平台

一．清华大学的信息化建设

计算机技术与网络技术的进展，促进了现代信息技术的长足进步。通过Web页面编辑工具完成Internet上的信息公布,在专门长一段时刻里体现了信息含量大、覆盖面广的特点，为人们提供了一个崭新的视野。然而，当人们更加理解“地球村”，“数字化校园”含义的时候，就对网络信息提出了更高的要求：信息要实时准确、更新速度快。因此，建立完善的信息公布系统，一方面要求具有高效、迅速的信息收集手段，另一方面则需要开发快捷、方便的信息公布技术，利用数据库技术开发办公自动化系统，并与Internet技术紧密结合是普遍采纳的方法。

清华大学办公自动化系统，从课题提出伊始，通过了系统需求调研，工具平台选择，功能开发以及在全校范围内逐步推广使用等时期，那个过程也是办公自动化系统渐进的完善过程。需求调研工作是结合学校的实际工作，治理环境进行的。在学校校办、人事处、一些院系等相关办公部门的协助下，确定了办公系统需要解决的问题，功能和信息公布模式。进而，在比较的基础上，以Domino/Notes群件为平台，通过开发人员的合作努力，为学校建立了全新的办公观念和环境。

二．办公自动化系统在信息化建设中的作用

清华大学办公自动化系统从通用、灵活、标准的设计思想动

身，采纳先进的文档数据库处理技术，为各级领导干部、办公人员、办公部门提供集成的工作环境。办公用户通过系统平台能够方便地处理各种文档数据、图形、声音、影像信息，并及时迅速地进行信息共享交流。同时，系统通过配置和授权，能够使学校部门之间的各项工作与办公自动化系统有效地结合为一个整体，提高了部门间协同工作的效率。

1．确定以Domino/Notes为平台实现办公自动化系统的思想清华大学办公自动化系统采纳Domino/Notes群件平台实现，一般而言，我们定义支持群体能够进行协同工作的软件技术为群件，而Domino/Notes 正是提供如此的环境，让工作群组和个人不受地域和时刻的限制，满足人们交流和协同工作的需要。

利用Lotus Domino/Notes 实现高校办公自动化系统的建设，是和它特有的功能和优点分不开的。交流、协作、知识交换是当今动态功能群组或工作用户顺利完成工作的关键，Domino/Notes 同意快速进展的高校或企业内部应用程序的开发，在关心用户的同时鼓舞用户一起协同工作是其独特的能力。

首先，Domino/Notes 提供电子邮件工具，通过用户的客户端能够和Notes 环境中的任何人以信件方式进行交流。因此，Domino/Notes 也能够通过授权的系统治理员设置，与其它

Domino/Notes领域的用户甚至Internet、WorldCom等提供服务的系统进行联系、通讯。

协作是一种适应现代工作的交流方式，处于一个群组内的用户能够对一个详细的主题进行系列的会话与交谈。Domino/Notes 提供多种交流方式，用户的群体讨论能够广泛的收集关于一个主题的提议和方法，并能够把结果及时地反馈给主题的构想者；提议箱能够将用户的建议稿保存在一个中枢存储库中，节约用户查找信息的时刻，实现知识共享；高层论坛能够完成对会议记录、组织公告、状态报告和新闻公布的治理。

另外Lotus Notes 对信息跟踪的进程是自动完成的。通过建立中心数据库场所，同时授予或禁止访问此场所的不同用户的各级权限，能够方便的完成工作文档或者公文的审批处理和归档治理。这方面我们也承认Notes具有智能发送文档的功能，利用Notes的公式和函数，能够实现文档和公文的串行发送和并行发送，如图1 所示。

a) Notes 串行文档发送进程 b) Notes并

行文档发送进程

图1. Notes文档发送进程示意图

Lotus Domino/Notes 强大的灵活性与安全性是其适合应用于自动化办公系统的重要依照。在保证安全性与可靠性的同时，Notes与Internet 差不多有效地结合在一起，支持各种协作工作方式，例如匿名访问方式。值得注意的是在当前存在的网络环境基础上，确定差不多存在的LANs、MANs、WANs的拓扑结构之后，Domino/Notes 服务器能够专门方便的进行安装与配置，由于Domino/Notes服务器支持多种协议，因此能够在具有不同协议的工作站之间进行通讯。图2 显示的是在差不多的LAN环境中增加Notes服务器的网络结构，它支持现存网络中的通讯协议，同时为远程用户提供例如拨号上网访问方式。Domino/Notes 服务器实施的安全步骤是重要和有效的，其授权访问采纳双密钥方式，第一层是用户由客户端对服务器进行物理和网络访问，第二层包括对用户的身份认证与加密操纵，这种分层方法能够理解为安全层与爱护层，保证只同意那些被授权的用户对服务器上的数据信息进行访问。