设计院设计档案管理模式探析

设计院设计档案一方面反映了建设项 目活动的 真实记录， 也是建设项 目竣工验收不可缺少的部分 ， 是勘测设计 的重要史料 ； 另一方 面许多建设项 目时 间跨 度长 ， 术设 计 归档 材料 随 项 目变更 不 断增 多 。 技
甘
肃
科
技
第２ ７卷
续按照原来 的模式来管理现在的档案 ， 不仅会耗费
排， 开展档案信息化建设工作 ， 开发图档管理应用系
统， 实现了工程图纸、 设计文件等 网上 自动归档 ； 完 善了图档网络整理、 目、 编 分类、 编号等功能 ； 增强了 实现设计院内部局域 网在线检索 、 浏览 、 申请 、 审批
和下载借阅利用 电子文件等功能。 电子文件 已完全渗透到人们的观念 中， 并开始 形成现代设计咨询企业信息化的档案主体。如果继
１ 设计 档案管理 的基本特 点
设计院的设计档案文件承载着建设项 目从立项 开始直到竣工验收的全过程 ， 是一种具有长期查阅、 频繁使用且价值高 的信息资源 。 １ １ 设计档 案归档库藏数量大、 ． 内容繁杂 。 文档种 类 多
设计专业科学技术知识 ， 具有很高的保存 和利用价 值， 具有共享性 ， 即无论在设计 阶段还是施工、 竣工 阶段 ， 设计资料必须及时提供给投 资方或施工方参 考应用 。在相似设计 中， 既有的设计理念 和方法应
用在具体实践中， 既节省了时间， 又节省 了人力和物 力成本 。在一些煤炭建设项 目的生产辅助和延伸项 目的设计施工中提供咨询服务。以上活动体现了设 计 院的设计 档案 管理 在 日常维 护 中频繁 抽取 查 阅与 重新归并 ， 这种高频率 的设 计成果应用方式对于设
计 档案 管 理提 出 了新 的要 求 。
大 量 的人力 、 物力 ， 会导 致检 索 困难 、 还 管理难 度 大 、
适应的档案管理模式 。不断完善设计院设计档案信 息化要求的规章制度 ， 重点建立电子文档管理查询 系统， 强化电子文档形成 、 收、 接 传递、 归档、 鉴定以 及安全责任机制。加强对原有 纸质档案 的安全保 管， 确保电子档案 的原始性和准确性。
第２ 卷 ７
第 １ 期 ５
甘肃科技
Ｇａ ｓ ｃｅ ｃ ｎ ｅ ｈ ｏｏ ｙ ｎ ｕ Ｓ ｉｎ ｅ ａ ｄＴ ｃ ｎ ｌｇ
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Ａ ２ １ ０１
２１ ０ １年 ８月
设 计 院设 计 档 案 管理 模 式 探 析
李 晨
（ 中煤集 团华 宇公司 ， 北京 １０ ２ ） ０ １０ 摘 要： 根据设计 院设计档 案管理的特点和发展趋势 ， 出了现代设计档案 管理新模式 的要求 。 提
３２ 增强 服务新 内容 ．
图档利用率低等问题 。设计档案管理的发展趋势是 实体管理向信息管理或知识化管理 的方 向发展 ， 现 有的档案管理模式必然随着计算机信息技术的发展
而不断更新 ， 从而实现档案管理的信息化 、 数字化 、 网络 化 和智 能化 。
２ ２ 档 案 由纸质 载 体 存 储 向《 矿井及选煤 厂初步可行性研究报告》 《 、 矿井地 质勘探报告 》 《 、 矿井及选 煤 厂可行 性研究报 告》 、 《 矿产资源开发方 案》 《 、 矿井 及选煤厂项 目申请报
２ 现代设计档案管理 的发展趋势
２ １ 档 案 内容 由多元化 向数字 网络 化转 变 ．
告》 《 、 矿井及选煤 厂初 步设计》 《 、 矿井初步设计安 全专篇》 开工前准备阶段、 、 矿井及选煤厂施工 图阶
点和发展趋势 ， 出了信息时代设计 档案 管理 的新 提 模式。
面临政府政策调整 、 施工环境变化、 投资方后续资金 问题等多种因素造成项 目中途停建或缓建 ， 而作为 设计单位要进行文档保存 ， 这就增加 了技术档案管 理的内容和材料数量。 １３ 多户使用 ． ． 范围广泛 。 应用程度高 设计档案是工程设计科技活动的记 录， 反映着
还包括设计任务 书、 委托 书、 同书、 合 政府部 门批复 的许可文件等准备 阶段文件 材料。技术文档种类 多、 归档库藏数量 大 ， 内容繁多 ， 为设计档案管理工 作增加了新的难度。
１２ 建设 项 目时 间跨 度 长 。 料 变更 不 断增 多 ． 材
同设计过渡。在信息化条件下 ， 通过运用计算机编
段和 项 目开工 建 设 等 ４ Ｏ余 项 工 作 。项 目设 计 档 案
传统的设计档案主要 以工程图纸和技术文件管 理为主 ， 内容多、 数量大 ， 存储与维护较难。随着计 算机信息技术的发展与应用 ， 勘测设计行业从甩图 板开始 ， 到完全利用 Ｃ Ｄ出图， 到 目前 向三维协 Ａ 再
储为 主转 变
设计档案管理者要加强档案文献 的编研工作 ， 结合工作实际 ， 探索 图书、 情报、 档案一体化的管理 模式 ， 适应设计院工作发展 的需求。要不断创新管 理内容， 在原始档案资料安全保管的同时 ， 大力开展 档案信息资源的建设 ， 通过专业会议和国内外专业
设计院的设计档案载体 主要由具有保存价值 的 文字 、 图纸、 图表、 声像等诸多资料组成 。工程设计
具有时间跨度长、 涉及学科多、 专业 门类广等特点。 积 累 的设 计 资 料丰 富 ， 档 的 流程 较为 复杂 。例 如 ， 归
一
项煤炭项 目的开发 ， 前期工作 以地质报告为起点 ， 以项 目开工为终点。工作内容大致分 １ ０个阶段 ， 涉
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关键词 ： 计院 ； 息化 ； 案管理 ； 设 信 档 发展模式
中图分类号 ： ２ １ Ｇ ７
随着计算机技术和网络技术在设计档案管理中 的广泛应用 ， 设计 院的设计档案管理模式也发生着
巨大 的变 化 。通过 分 析 当前设 计档 案 管理 的基本 特
特别 是 一些建 设 项 目在 设 计 完成 后 ， 由于 主 客观 原 因甚 至 还会 出现变 更或 调整 。例如 有 一些建 设项 目