有效的软件项目管理沟通

摘要 本文通过在企业中进行的实际调查研究，找到基于软件开发项目管理的沟通管理中存在的问题。通过解决这些问题，得到有效的沟通方式及有效沟通数据。用XML等标记语言来描述数据，通过Internet/Intranet来完成有效沟通信息的传递，并最终得到基于软件开发项目管理的有效沟通管理的功能模型。
关键词 软件开发项目管理平台；沟通管理；有效沟通管；;沟通方式；沟通信息；XML
现代软件开发由于采用了各种标准规范与一些先进技术方法，使得软件的质量有了大幅度提高，也规范了软件开发的过程。但是，调查资料表明，威胁IT项目取得成功的另一个关键要素则是项目开发过程中的沟通问题。因此，研究有效的沟通管理就成为软件项目管理中不可缺少的组成部分。本文从软件开发项目管理平台的构建思路出发，通过对软件开发机构所进行的实际调查、分析，提出了一些适合于软件开发机构进行有效沟通管理的方法，以解决软件开发中出现的沟通无效或沟通混乱的问题，帮助软件开发机构提高软件质量和开发效率。
1 项目沟通管理概述
项目沟通管理是指对于项目过程中各种不同方式和不同内容的沟通活动的管理，是项目管理的一个重要组成部分[1]。项目沟通管理的目标是及时而适当地创建、收集、发送、储存和处理项目过程中的相关信息。其主要过程内容包括如下几个方面[1]：
l 项目沟通计划：项目沟通计划是项目整体计划中的一部分，包括确定项目干系人的信息和沟通需求，包括需要何种信息，何时需要，需要者是谁以及如何发送等。
l 信息发送：及时地向各项目干系人提供所需的信息。
l 绩效报告：收集并发布有关项目绩效的信息，包括状态报告、进展报告和预测等。
l 管理收尾：包括生成、收集和分发信息来使阶段或项目的完成正规化。
2 沟通管理中存在的问题与解决途径
实际调查表明，目前大部分软件开发机构的沟通环节不是很完备。由于沟通信息发送的不及时或沟通信息不准确，导致软件开发效率较低、开发进度滞后，所开发出的软件质量不高，严重的已经导致软件项目经常性的返工。针对这一现象以及软件开发机构的要求，我们对沟通过程进行了分析，发现存在以下问题，并针对于所发现的问题，提出相应的解决方案。
2.1 非正式沟通方式引起的沟通信息失真
项目沟通按照方式可分为正式和非正式两种：正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式[3]。如组织规定的汇报制度、例会制度、报告制度及组织与其他组织的公函往来等。其优点是沟通效果好，

有较强的约束力；非正式沟通是指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。如员工之间的私下交谈，小道消息等。其缺点是沟通的信息容易失真。
软件开发中的沟通需要信息准确，以防止因沟通信息失真或错误导致开发工作的失败。基于这个理由，应该尽可能的将非正式的沟通转化为正式的沟通，这可以通过在沟通计划中硬性规定和为员工提供尽可能多的沟通方式来解决。当然这样也不能完全杜绝非正式沟通，但是在沟通计划规定之外的非正式沟通可视为无效沟通，它们对开发过程将不产生影响。一切有效沟通信息将全部来自于沟通计划中规定的有效正式沟通方式。
2.2 口头沟通形式引起的信息无法存储
项目沟通管理按照形式分为书面沟通和口头沟通两种，书面沟通指用书面形式所进行的信息传递和交流[3]，如通知、文件、报刊、备忘录等。书面沟通信息能够很好的被保存下来。口头沟通是运用口头表达进行信息交流活动，如谈话，游说、讲演等，这种沟通方式信息不容易保存，而且沟通结束后，沟通信息容易被遗忘。在特定的场合，这种口头信息也不具备法律效力。
在实际的软件开发过程中，这种口头的沟通十分常见。基于大部分沟通信息都有助于项目顺利发展，也能为以后开发提供经验信息的原因，应该采用口头沟通书面化的方法来解决沟通信息无法保存的问题。在现在网络快速发展的前提下，书面的沟通信息完全可以以电子信息的形式来保存。电子信息具有占资源少，传递快等特点，既节省了其它办公资源，又提高了沟通信息交换的速度。因此，在我们开发的软件开发项目管理平台中，都将采用将书面信息转化成电子信息的方式，来加快沟通，提高沟通质量和效率。
2.3 电子邮件滥用问题
信息发送方式有很多种，其中E-mail是最主要的方式，但是经过调研发现，使用E-mail存在很大的隐患。E-mail不仅可以用于项目开发中的沟通，也可使用它与外界取得联系，因此无法区分哪些是有用的沟通信息。同时，也会导致电子邮件的泛滥。由于电子邮件在法庭上已经可以作为证据使用，因此电子邮件的滥用可能会给公司带来不必要的麻烦[1]。为了解决目前普遍存在的电子邮件滥用问题，可以将电子邮件的格式加以规范，用电子表格的形式来表达。这些电子表格的信息将被抽取出来作为有效沟通信息保存在数据库中，供项目组成员之间用于信息交流，也可以给以后的项目提供经验和参考。
2.4 沟通信息传递过程中个性障碍和认知障碍引起的沟通信息失真问题


图1 信息沟通过程图
由上图可以看出，在信息的传递过程中存在两个

障碍：即个性障碍和认知障碍。个性障碍产生于个人的认识、个性、态度、情感和偏见等方面。认知障碍产生于个人的学历、经历、经验等方面。这两种障碍都会导致由于人为因素引起的对沟通信息的错误理解，使沟通信息失真或错误。
如果要从根本上解决这个问题，就要彻底的杜绝人为因素的作用，为此，在信息传递之前，应该规范信息格式。信息的规范化是软件工程过程中不可缺少的活动，可由软件开发机构作出规定或由项目干系人共同讨论决定。这样，既可以解决因个人随意决定信息格式而导致在信息传送时发生信息失真和存在冗余的问题，同时又方便了沟通信息的存储。
2.5 利用Internet/Intranet传递沟通信息时的数据格式问题
基于规范格式的有效沟通方式基本解决了沟通管理中遇到的一些问题，也构成了软件开发过程中必要的有效沟通信息的信息集。
有效的沟通信息集可以通过Internet/Intranet在项目各干系人之间传递。为了传递这些信息，需要将电子表格形式的沟通信息转化成便于在Internet/Intranet上传递的信息描述，并且，这种信息描述还要方便地与数据库中的信息进行交互。可扩展标记语言XML能够很好地实现这一功能需求。Java语言提供了与XML的接口，可以将用XML描述的数据写入到数据库中。对于不能用电子表格描述的数据，例如语音信息，视频信息，也可以用表现多媒体效果的SMIL来描述，SMIL是用XML定义的新的置标语言。因此使用XML和用XML定义的新的置标语言能够很好地解决上述问题。
3 基于软件开发项目管理平台的有效沟通管理设计图
通过对以上问题分析，可以设计出有效沟通管理模型，如图2所示。


图2 有效沟通管理模型

图2所示的有效沟通管理模型是我们开发软件项目管理平台过程中采用的一个模型，研究结果表明，该模型是一个有效的模型，可以应用于软件开发过程中以提高软件的质量和软件开发的效率。
4 结论
当然，沟通管理中人的因素很多，本文只对其中可以量化的部分进行了分析并给出相应的解决方案。对于那些难以量化的沟通方式，可以通过人工干预的方式进行，并将人工干预的结果融合到本文所提出的模型中。同时，对于沟通技巧与方法，也是软件开发机构应当掌握的内容。