探究工程项目档案管理的重要性

探究工程项目档案管理的重要性

发表时间：2019-08-05T13:46:19.673Z 来源：《防护工程》2019年9期作者：龙洁宜

[导读] 本文主要分析了档案管理的重要性，并阐述了工程项目档案的管理。

中国建筑第四工程局有限公司 510665

摘要：工程档案资料是具有保存价值施工技术资料的组合，是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的，是进行建设项目施工评价、施工质量管理的依据。本文主要分析了档案管理的重要性，并阐述了工程项目档案的管理。

关键词：工程项目；档案管理；重要性

引言：随着经济建设和城市快速发展，建筑工程越来越多，对加快城市建设、改善人民生活、促进经济发展有着十分重要的意义。在工程建设过程中会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等。这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，认真做好工程档案管理工作是非常重要的。

一、档案管理工作的重要性

1.1工程档案是工程建设项目的有机组成部分

工程施工之前，工程档案已产生并开始积累工程信息。例如，作为工程项目决策、审批以及确定的真实记录，工程立项文件是项目预算编制以及招投标的依据，而在预算编制、招投标过程中形成的文件资料则是项目勘测和设计的依据。由此可见，在工程施工之前，就已经会出现大量的资料文件，这些文件一旦丢失，后期对工程进行竣工验收、管理维护等就会十分麻烦。而且，即使进入到施工阶段，也会有建筑材料送检产生的检测报告等文件。总结来说，工程档案是工程建设项目的有机组成部分。

1.2工程档案是建设工程质量的直接反应

建设工程档案是建设工程质量状况的综合反映建设工程档案是指建设工程的立项审批、可行性研究、项目评估、论证、勘测、设计、施工、调试、竣工验收以及扩建、改建等工作中形成的应当保存的各种文字、图纸、图表、数据、声像等不同形式和载体的记录。众所周知,一旦建筑工程出现质量问题或重大事故,开展调查工作,首先要调阅工程项目的档案资料,一方面因为工程档案资料是工程建设各项活动的真实记录 ,具有原始性、真实性和唯一性,另一方面它是建设活动的直接产物,全面、综合地反映了工程建设的全过程,因此具有质量责任监督的特殊作用,从建设活动的最终产物（建筑实物产品和工程档案信息产品）来分析,可以看出工程质量必然要体现在建筑物和工程档案两个方面。

1.3工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段

加强对工程档案的管理是促进建设工程保质保量的重要手段。在工程实践中我们体会到，对于建设单位来讲，不仅要做好竣工验收时的工程档案收集，还要及时收集整理好施工单位、监理单位的相关工程档案，这为确保工程的建设质量以及推进建设进度起到很好的促进作用。如：当发现施工单位的实际建筑用料与技术说明文件有不符合情况，应及时与施工单位联系，以书面形式通知对方要求其立即整改，并对监理单位提出了严厉的警告，及时阻止了“以次充好”事件的发生。此外，如在隐蔽工程中发现以空心墙代替实心墙等“偷工减料”的行为，并得到了及时制止。发现和制止此类问题的出现，靠的就是施工档案这个依据。所以，建设工程档案管理对工程质量的促进作用也是不可低估的。

二、工程项目档案管理

2.1档案的收集与整理

档案收集整理工作的具体内容是需对本单位（部门）需要归档的文件、未及时归档的文件、具有长久保存价值的档案文件的接收和整理。而档案的收集和整理工作又可看作为是对档案工作的前端控制。档案的收集是前端控制的基础和出发点，而档案的整理则是前端控制的重点。工程项目档案的前端控制是对文件归档之前的工程项目的早期参与，工程项目档案往往形成周期长，涉及专业多，工序复杂，如不及早参与，必定会影响工程档案的齐全完整，甚至会影响到工程完成后的整体竣工验收。

总承包项目归档的内容可参照城建档案馆所编制的相应归档表，可根据该表所列的范围进行归档文件的收集整理。档案资料的收集整理的过程应随着整个项目的进程同时进行着的，应将档案工作与工程项目的施工活动实行同步管理，即签订合同、下达任务书时提出文件材料的归档范围及要求；检查项目计划进度的同时检查文件材料的形成情况；检查工程质量的同时检查档案材料的完整与准确。

2.2纸质资料的管理

纸质资料是最主要且最重要的材料，纸质资料经过签字盖章，具有不可替代的可靠性，是反映工程施工过程最有力的证据。纸质资料种类繁多，建立资料台账很必要。

从收发文件开始，建立文件资料管理的台账，即建立发文与收文之间的关系。例如，事件形成文件上报，相关方以书面形式进行批复，事件闭合后即可归档；没有针对性文件批复，而是以其他形式如会议纪要、通知、指令等对该问题解决，台账上要明确表现事件闭合情况。台账编制目的就是关注事件的闭合，这就要求管理者不仅仅是把文件发出去、收进来这么简单，要认真的学习文件，用简明的语言概括文件的中心内容，从而提高文件的检索效率。

资料的归类存档力求清晰、便于查询。资料的归类存档原则按照工程竣工资料档案分类原则，一类文件放在一起，按照检索目录逐级分类归档。存放时，档案盒标签要编写清楚卷宗名称，编制卷内目录，文件归档时在卷内目录上进行登记，包括来文单位、文号、文件名称、页数，并在文件上用铅笔写清在本盒资料的位置。

文件的传阅、借阅和复制要保证文件安全。收到文件后通常要传阅，期间也有可能被借阅复制留存，必须填写传阅和借阅、复制记录。文件的原件必须留存在档案管理部门。

2.3电子类资料

随着工程技术的不断发展，电子档案已成为工程档案不可缺少的一部分，由于电子文档载体的特殊性，电子文档的丢失，损坏现象时有发生，给电子文档的管理带来了很多不便。按照经验电子文档管理要注意：做好文档分类结构、建立完整的检索目录；设专人进行电子

档案管理，电子文档归档时要认真核对；及时进行文档备份，选用可靠且保存时限长的电子数据载体；利用项目管理软件平台，将文件上传至服务器保存；影像资料要及时添加说明，注明时间，地点、内容、作者，及时的在电子版上标注清楚，避免时间过长造成档案混淆。

2.4项目档案及时纳入单位档案部门集中统一管理

根据《重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况。可见项目档案的安全保管也是项目档案验收的一个重要内容。因为项目档案验收，一方面是为了保证项目档案的完整、准确、系统，另一方面要保证项目档案的安全，以确保项目建成后的不时之用，通常一个单位的项目筹建部门一般没有条件实现对项目档案的安全保管，把项目档案及时纳入单位档案部门管理，一方面有利于项目档案的验收，另一方面也有利于对档案的集中统一管理，切实保证项目档案的完整和安全。

三、结束语

总而言之，工程档案管理在工程建设以及加快城市现代化建设中都发挥着重要的作用，因此，认真做好工程档案管理工作非常有必要。

参考文献：

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