办公自动化的国内外发展状况及未来的发展方向

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ISSN1009—3044

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ComputerKnowledgeTechnology电脑知识与技术
V01．5 2009
No．9，March

办公自动化的国内外发展状况及未来的发展方向

杜龙

‘

(云南省依奈特科技有限责任公司，云南昆明650041)

摘要：办公自动化(OfficeAutomation，简称0A)系统，是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统，辅助管

理人员进行各种办公活动．办公自动化系统由办公机构、办公人员、办公设备、网络环境、办公信息等几个基本要素构成。本文介绍了办
公自动化的国内外发展状况和以后的发展方向。

关键词：办公自动化； 历史现状； 发展方向

中图分类号：TP317．1 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2009)09—2457—02

1办公自动化的概念
办公自动化(OfficeAutomation，OA)系统，是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统，辅助管理人员进行各种
办公活动。办公自动化系统由办公机构、办公人员、办公设备、网络环境、办公信息等几个基本要素构成。办公自动化已经发展成为一门新兴的
学科，它涉及计算机与通信技术科学、管理与行为科学、系统工程与人机工程学等学科，是当今计算机应用的一个非常活跃的领域。办公自动化
的目的，是应用电子信息技术，提供先进的办公信息处理手段，最大限度地提高办公效率和办公质量，改善办公环境和条件，提高办公管理和决
策自动化和科学化水平。．

2办公自动化的发展历史与现状

2．1办公自动化的发展历史

办公自动化系统的发展经历了两个阶段：个体办公自动化和工作流程办公自动化。
第一代办公自动化：实现个体工作自动化。
1972年，靠磁芯存储技术起家的美籍华人科学家王安博士开创了王安公司，并推出了2200文字处理系统(WordProcessingSystem)，从此wPs一
词正式出现。wPs把王安公司推向了事业的顶峰，使办公自动化发展到一个崭新的阶段。1985年3月，Intel从司推出了集成度为”．5万个晶体管的
80386，1989年推出了集成度为120万个晶体管的80486，1995年又推出了集成度为510万个晶体管的80586(即奔腾PeInium微处理器)。由于微处
理器速度和性能的不断提高，使个人电脑走向辉煌，为办公自动化创造了更加有利的硬件环境。
IBM于1981年推出的个人电脑之所以受到世人青睐，很重要的原因之一是个人机上的操作系统有了长足进步。首先是微软为IBM开发了MS—
D0s操作系统j两

家公司分道扬镰后，1985年微软单独开发了视窗操作系统Windows，1994年IBM推出了0S／2Warp，1995年8月微软推出了Windows

98以及后来的Windows2000。
95，1998年又升级为功能更加强大的Windows
第一代办公自动化系统的特点是：
●要有一台中档以上的个人(或商用)电脑并安装一个高版本的操作系统(女flWindows98或0S／2WarpServer)和一组跨平台的办公套件(如

MSOffice97或LotusOfficePro)。

●它是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统(MIS)，它基于传统的关系型数据库，以结构化数据为主要处理和存储对象，只

限于企业内部数据的计算和统计。

第二代办公自动化：实现工作流程自动化。
从信息技术的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足：
●PC的负担过重，且价格偏高；
●由于缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差、可再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台；
●系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息；
◆信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。
随着局域网、广域网和因特网的高速发展，办公自动化的内涵也发生了变化。1968年，美国正式制定了“资源共享的电脑网络计划”。1969
年，在美国西海岸的4个节点(4所大学)间首先联网，这就是Intemet的前身阿帕网(ARPANET)。阿帕网是分布式结构_，中介信息处理器就是
今天的路由器(Router)，它负责网络运行中数据格式的转换、信息交换、信息流量的控制和信息错误的纠正等。
自1982年美国国防部把TCWIP协议作为网络标准正式生效以来，就把以数百万台电脑分割的650张网联成一张大网，从而形成了今天的因
特网。1969年联网的计算机只有4台，1991年猛增到50万台，到1999年底全球陡增至1．5亿台。全世界越来越多的个人电脑联到了Intemet上，在
Navi弘tor和Explo—等引擎的导航下，浏览世界各个地方的信息资源。在这种大环境下，人们开始考虑把个人电脑联到因特网上，来解决第一代办
公自动化所存在的诸多不足。并扩展办公自动化的功能。
个人电脑联了网，很多软件资源可以通过ISP的服务器从网上免费或廉价下载，瘦客户机、胖服务器的研究大大减轻了个人电脑的负担。使
用基于对象一关系型数据库(ORDB)和数据仓库(Data
Warehouse)，增强了数据的通用性(Universality)和可再用性(Re．availability)。
基础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能力。1995年，IBM公司CEO郭士纳(G

erstner)。提出“以网络为中心的计算”

(Network—Centrie
Computing)模式，极大地影响了办公自动化的发展趋势，出现了以网络为中心，以信息(或工作流)为主要处理内容的第二
代办公自动化系统。
第二代办公自动化系统具有以下特点：
●以网络为中心，以非结构化数据的信息流(或工作流)为主要存储和处理对象；
●有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。

2．2办公自动化的发展现状

办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理
体制。在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
办公自动化建设与现阶段政府上网工程之间的关系。政府上网工程一直是近一两年业界炒作和关注的热点之一，政府上网工程是由于互连网
的普及，政府部门把一些政务信息发布至1]Intemet上，进而在网上建立与老百姓沟通的渠道，以实现政务公开和政府行为接受监督的目的。从实际
效果来看，很多政府部门只是在网上存放一些静态的政府信息，实质性的工作却非常少。并且，在很多情况下，很多人将办公自动化和政府上网
混为一谈。这种现象导致很多部门重上网工程轻办公自动化工程。甚至把上网工程误认为是办公自动化工程。实际上，从网络划分的角度，政府
上网工程是外网建设，办公自动化工程是内网建设，办公自动化工程是政府信息化的基础，政府上网工程是政府信息化的对外表现形式，办公自
动化工程在政府信息化建设中所占的比重远高于政府上网工程。只有办公自动化工程的建设并运转成功，政府上网才会有源源不断的信息发布，
政府上网才有意义，否则政府上网工程就会变成无源之水。当然，政府上网工程的宣传对我国信息化建设也起了一定的推动作用。
办公自动化应该是尽快向数字化办公发展。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连

万方数据 …一t多嫌体拄术曩其应用··2457

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ComputerKnowledgeTechnology电脑知识与技术 第5卷第9期(2009年3月)

网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，。全面的数字化办公还有一

段
距离。首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原

有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

实现数字化办公既不同于传统的OA，也不同于MIS的建设，它的结构是Intranet网的结构，它的构建思路是自上而下的，即首先把整个内部网
看成是一个整体，这个整体的对象是网上所有用户，它必需有一个基础，我们称这个基础为内网平台；就好象Pc必需有一个操作系统为基础一
样。内网平台负责所有用户对象的管理、负责所有网络资源(含网络应用)的管理、网络资源的分层授权、网络资源的开放标准和提供常用的网
络服务(如邮件、论坛、导航、检索和公告等)。在平台的基础之上，插接各种业务应用(可理解为传统的MIS)，这些应用都是网络资源。用

户通过统一的浏览器界面入网，网络根据用户的权限提供相应的信息、功能和服务，使用户在网络环境下办公；

3国内外办公自动化系统的开发与应用

办公自动化于50年代在美国和日本首先兴起，最初只是具有电子数据处理(EDP)的簿记功能，60年代被管理信息系统(MIS)取代，直到

70年代后期才形成涉及多种技术的新型综合学科一办公自动化(OA)。80年代，国外办公自动化得到了飞速发展，许多著名的计算机软硬件公
司都跻身于这一巨大的市场。进入90年代以来，办公自动化在世界主要发达国家得到蓬勃发展。我国办公自动化是80年代中期才发展起来的。
1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议，对我国办公自动化建设进行了规划。1986年5月在国务院电子振兴领导小组办公自动化专家组第
一次专家会议上，定义了办公自动化系统功能层次和结构模式。随后国务院率先开发了”中南海办公自动化系统”。

我国OA的应用和发展历程，可以分为以下三个阶段：

第一代OA系统，是从20世纪80年代中期到90年代中期以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，即将办公信

息载体从原始纸介质方式转向比特方式。

第二代OA系统，是从90年代中期开始的以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转

向工作流自动化方式。

第三代0A系统，是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。

4办公自动化的发展方向
办公自动化系

统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容
的第二代办公自动化，再发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。办公自动化的三个发展阶段中完成了两个飞跃，即由数据处理向信
息处理的飞跃，由信息处理向知识处理的飞跃。在办公自动化系统的发展中，使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大，由氽业行政人员扩展到
企业的管理层，再扩展到企业的全体员工。另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识
的处理。从简单的电子邮件、群件，到构建Web应用等各种方式中获取、存储、提炼和再用知识。
在部署实施基于知识管理的第三代办公自动化系统过程中，企业与机构需要：
●把知识管理融入BPR(业务流程重组)知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。将知识创造与发布同企业的业务流程相结合，
不仅可以节省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利

用，从而提高业务水平和效率。

●改造企业文化知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。改造传统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，是企
业能够在知识经济时代不断发展的关键因素。
●建立学习型企业所谓学习型企业是指通过不断的学习来提高竞争力的企业。这里所说的学习并不仅仅是看书、办学习班，而是包括了企
业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中学习，强调全员学习、全程学习和团队学习。
第三代办公自动化系统建立在企业Intranet平台之上，帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理，使企业的每一个员工能够在协作中不
断获得学习的机会和进步。
底层是企业的基本信息支撑环境，它包括MRPII、MIS系统的信息化支撑，以及对企业外部Intemet的信息获取。三类系统的相互作用体现了
Intranet的思想，通过设计和实现优秀的Internet信息获取工具，可以有效地利用外部的有用信息为企业内部的经营管理过程服务，帮助企业更好地
把握来自市场的机遇与挑战。第二层是企业多维知识仓库。存在于底层企业信息支撑环境中的企业信息资源是烦杂而海量的，需要在数据挖掘与
模式提取的工具支持下，发掘其中有价值的模式与知识，进行紧密而科学的组织，这是支持知识管理系统实现的有利依据。
第三代办公自

动化系统可以这样概括：它仍是以网络(Intemet／Intranet／Extranet)为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容
的办公自动化系统。

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收稿日期：2009—02—15

作者简介：杜龙(1978一)，软件工程硕士，技术总监，单位：云南省依奈特科技有限责任公司。

2458，t多媒体技术_及其应用…，s
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