办文办会工作材料

办文办会工作材料

（2009年6月）

六个方面：一、公文的现行效用；二、公文的文种；三、公文的格式；四、一篇好材料应具备的因素；五、关于办文的一些具体问题；六、关于办会工作。

一、公文的现行效用

公文是法定的机关与组织在依法履行职能的过程中按照规范体式和处理程序制成的具有现行效用的书面文件，是管理机关工作的重要工具。

公文现行效用是指公文在现实工作中所发挥的现实执行、指导和规范作用。

如何理解公文现行效用：

1、撰写和处理公文必须认真对待，谨慎从事。任何一点疏忽所导致的公文上的错漏，都会给机关声誉造成不良影响，并妨碍公文发挥应有的作用。

2、公文具有很强的时效性，在特定的时间和空间范围内生效。撰写和处理公文必须讲究时间和效率观念，贻误时机发文，公文就是一张废纸，还会直接导致机关工作的延误和损失。

3、公文的作用不是一成不变的。随着时间的推移，有

一些公文的内容不能适应实际工作的需要，要及时补充、修订和清理。

二、公文的文种

文种是根据公文的不同性质和用途，由党政机关统一颁布并要求固定使用的公文名称。不同文种反映了公文所具有的不同性能。

2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关使用的法定公文文种共有13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

对外行文，通常有三种方向：上行文，平行文，或下行文。向上级机关行文，应当选择上行文种，如请示、报告；平行或不相隶属机关之间互相询问、商洽与答复有关事项，只能选择“函”这一平行文种；向下级安排布臵工作则用通知，决定等文种。“意见”可以作为上行文、下行文、平行文使用。

几种容易用错的文种：

请示和报告。用得最多也错得最多。请示是请求上级批准、指示，需要上级审批；报告是向上级汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级询问，是不需要上级答复的。

公告和通告。也是错误率非常高。公告是向国内外宣布重要事项或法定事项；通告是公布社会各有关方面应遵守或

周知的事项。县内修公路要断道施工，要让一定的人群知道，就要用通告，不应用公告。

三、公文的格式

国家质监局1999年12月27日发布，2000年1月1日开始实施的《中华人民共和国国家标准》（GB/T9704-1999）《国家行政机关公文格式》规定，公文格式构成要素划分为眉首、主体、版记三个部分。这个就是所谓的99新国标。

1．公文的眉首部分。

包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等六个要素。

文件头子、红色、彝文。请示、报告发文字号编为“**发”，“发”是用作下行文。

2．主体部分。

包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注七个要素。

公文标题。由发文机关名称、事由、文种三个部分构成。

主送机关。指收受公文的机关名称。上行文标明一个主送机关，一般不要报送领导者个人；抄送机关仅限于确需了解公文内容或需得到其协助的单位。

公文正文。是公文主体部分，要做到一文一事。

附件。附属于公文的其他公文或材料。附件与正文属于同一份公文，不能把二者分开保存。小春、大春通知文件。

成文时间。指形成文件的日期。通常以领导人签发日期作为成文日期；联合行文时，以最后一位领导人签发的日期为准。

公文生效标识。指公文生效的法定依据。分为两种形式：一是单位印章；二是领导人亲笔在公文正本的落款处签名或代以签名章。如森林防火戒严令要以县长的名义发文。

3．版记部分。属于公文格式的结尾部分，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分。

主题词。主要功能是与标题相配合，简要精确地揭示公文主体内容。每份公文的主题词，除类别词外，最多不超过5个主题词。主题词应从主题词表中选用，不得随意标注。

抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，标写在主题词之下。

四、一篇好材料应具备的因素

1、主题要突出。

材料的调子、方向要明确。行文目的、行文要求清楚明白。支持什么，反对什么，态度要明朗，让收文对象一目了然。

2、要体现领导意图。

重庆渣滓洞关于秘书的分类。写材料是“受领导之命，代机关之言”。体现领导意图是总要求，否则就是废纸一堆，加班熬夜劳累了还要受批评。

3、内容要准确完整。

引用的法规政策依据、材料、数据等不能有错，不能有遗漏、残缺的地方。

4、结构要清晰严密。

（1）层次清楚。每个部分写什么，甚至每一段写什么要清楚明白，不要前面写了后面又写，前后混杂，搅在一起。

（2）段落恰当。不要头大脚小或脚小头大。内容多的地方要注意把段分好，内容少的地方能够合的就和在一起。

（3）主次分明。要突出重点，主要的地方要写到位、写透。次要的地方要概括性的写。

（4）前后照应。前后的提法要一致等。

（5）逻辑准确。内容、文字等逻辑关系要准确。

说一下标题和内容的关系。标题是眉眼贵在精巧。大标题要总概全文。一级、二级等标题要能够宽对，要总概内容，不要文不对题。

5、语言要准确、精炼、生动。

准确，就是表达清楚明白，没有歧义和模糊的地方。

精炼，就是用最少的文字表达意思。所谓“章无剩句、句无剩字”，“文省而意不减、文略而事丰”。

生动，主要是恰当使用修辞手法。

如去年发生冰雪灾害水管被冻坏了，用“破坏”、与“损坏”的区别。“破坏”一词语义模糊，容易让人误解。修房

“填补资金缺口”和解决资金缺口。“对准天空开枪”和朝天鸣枪。车匪路霸整治工作会议。

五、关于办文的一些具体问题

（一）请示、报告的报送问题。

1、不加盖公章或报送复印件。按照公文办理的规定是要退文的。盖了公章有了生效标示公文才有效。公章必须是鲜章。

2、请示事项盖顺路章。如异地移民之事，乡镇盖个顺路章，写个“情况属实”，村里就直接来找县政府。行政管理体制是一级对一级负责，无安全、稳定等重大事情一般不越级。此类情况应由乡镇向县政府打报告。

3、文件体外运行。请示、报告直接送领导个人，不经办公室登记处理，文件容易丢失，经常有直送领导找不到文件的情况。看似快，实际弊端很多。

4、多头送文。文件不经办公室登记处理，分别送领导，极有可能领导批示意见不一致的情况出现，具体办理部门不好执行。虽然最后按照最高一位领导的批示意见办理，但是其他签字的领导会怎么想？同时也有负面影响。

5、关于请示、报告的运转程序。

（二）关于代拟稿。

1、代拟部门意见不明确。代拟文稿不加盖单位公章，无单位主要负责人签字，或者签了字但意见不明确，很多都

是只签个名字。这种情况按照办文规定是要退文的。对这种情况，主要领导有明确要求，部门主要负责人必须签署明确意见，同意还是不同意，否则要打回去重新办理。

2、代拟文稿无依据文件，附件不全。只是报个代拟文稿，问朵依据文件才又回去复印过来。办文的人难得跑，又耽误时间。公文拟制要有依据，既要结合实际，又要参照上级文件，执行政策才会不走样，领导审签时也清楚情况。

3、文件内容涉及多个部门无会签意见。涉及多个部门的代拟文件，主办单位要与涉及的单位联系会签后才上报。

4、代拟文稿反向运行。不先交办公室统一处理，直接交领导个人签了字才交给办公室，文稿存在问题，不改不是，改也不是。这种情况我们只有让部门重新报文，按程序重新审签，反而浪费了时间。

5、代拟文稿日期提前。代拟文稿报送政府办的日期应该是当日。

6、印制规范问题。主要是单面印刷，字体和排版不规范等。按照99新国标的要求，文件要双面印制；规范排版是每页22排，每排包括标点符号是28个字；大标题用小标2号宋体，正文用3号仿宋体等。

7、不予转发代拟文稿的情形。

（1）法律法规已有明确规定的。有的将法律法规条款拿来要求转发。法律法规是全国人民都要执行的。

（2）可由部门直接行文的。一些业务性很强的工作，比较单一的工作，可由部门直接行文。部门要求以政府、政府办名义发文，理由是以政府、政府办名义行文威力大。

以部门名义行文到乡镇、县府有关部门，前面要冠以“经县政府领导同意，现将---通知如下”就可以了。

8、县政府办关于代拟文稿的运转程序。

六、关于办会工作

会议方案主要包括以下重点要素：1、时间，2、地点，3、参会人员，4、主持人，5、会议材料（会议议程，主持辞，领导讲话材料和其他文件，责任书，签到表），6、会场布臵（挂会标，摆桌牌，桌椅安排，音响话筒安排，饮水安排，发言席设臵，签字席设臵），7、颁奖演练（颁奖领导和受奖人员一一对应），8、签到，9、宣传报道，10、会议后勤（报到，住宿安排，就餐安排）。

如果是现场会还要涉及：1、线路安排，2、点上介绍人，3、乘车安排，4、停车点安排。5、现场秩序维持等。