《外国档案管理》笔记整理

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第一章外国文件管理理论

第一节文件定义

文件定义的类型

（一）划分方式

主要是从界定文件形成者范围和定义目的的角度来划分的：

1．专指型

专指公共文件，把文件形成者界定为“政府部门”或“公共机构”，美、加、澳大利亚、非洲诸国的文件定义均属此类。

2．扩展型

扩展了文件形成者的范围，界定为任何公私机构，如谢氏的定义。这种类型一般在档案学著作中出现较多，不会出现在档案法规中，而专指型则相反。

3．泛指型

指一切公私文件，即把文件形成者界定为“一切机构、组织和个人”，如苏联的《社会主义国家档案术语词典》和国际档案理事会的《档案术语词典》。

（二）特点

1．专指型文件定义：

⑴强调文件及其形成者的“公共性质”，机构活动的“公务性质”，严格排除私有性质的文件。

⑵强调文件的“法律效力”或“行政效力”，使定义具有法律约束力。

⑶多见于各国文件或档案法规中。

⑷由于定义是要贯彻执行的，内涵明确，通俗易懂，易于掌握。

2．扩展型文件定义：

扩大了范围，采用该类定义的国家一般把个人形成的文件视为私人手稿，对其另下定义。

3．泛指型文件定义：

⑴文件形成者的范围最广泛，泛指一切公私机构和个人。

⑵所含文件种类和类型最为齐全，把文件物质形态等方面的特征高度概括为“不管其形式、载体和记录方式如何。”（电子文件）

⑶使用了“信息”或“信息材料”作为定义的属概念，从而突出了文件的信息属性，把文件纳入了信息资源领域，体现了时代特征。

二、档案是文件的特殊部分

（一）档案是具有长期或永久价值的文件

（二）档案是由特定场所永久保存的文件。

（三）档案是有机联系的文件整体。

（四）档案是非现行文件。

三、文件和档案是同一事物在其不同运动阶段上价值形态变化的体现

第二章外国文件管理内容

第一节文件管理概述

一、文件管理的含义

文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。

二、必要性和目的

（一）必要性

1．文件的数量和形式的迅速增长和多样化，要求控制文件数量过量增长和研究管理新型载体文件。

2．需要有效地解决制作和保存文件的条件问题（工资、场地、设备等）。

3．需要对文件进行淘汰，档案只为文件数量的5%～20%。

4．需要使文件的制作、保存和处置既经济又高效。

（二）目的

1．对文件在其形成阶段进行“超前控制，从数量、质量上监督文件的产生，防止不必要文件的产生，使现行文件得到妥善保管、有效利用。”

2．确保半现行阶段的文件得到安全保管，做好文件的处置工作。

（三）总原则

以最低廉的代价和最有效的方式保管文件，并最大限度地满足文件形成机关的利用要求。

第三节影响文件管理的因素

一、现代文件自身的特点

二、文件管理人员的素质特点

三、文件管理活动的阶段性特点

第三章外国文件管理机构

文件中心的性质、任务和类型

（一）定义

文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。

（二）性质

是一种过渡性的半现行管理机构，它处于文件形成单位和档案馆的中间位置。

（三）任务

1.负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管。

2.负责对文件形成机关及时提供优质、高效服务，或经文件形成机关同意为其他用户提供服务。

3.负责对半现行文件进行最终处置，即移交档案馆永久保存或按规定程序进行销毁。

（四）类型

1.各级政府的文件中心。

2.一个机关或单位的文件中心。

3.商业性的文件中心。如底特律文件中心、麦肯罗文件中心、南方文件中心。

文件中心的业务

一、接收

二、保管

三、借阅

四、处置

文件中心的优越性及面临的挑战

一、优越性

国外档案界因文件中心具有经济、高效的优点将其誉为“现代最富有生命力的

新型档案机构”。

（一）经济实用

（二）交接简便

（三）三个不变

半现行文件保存在文件中心里，其形成机关对文件的所有权不变、文件的原整理顺序不变、保密规定不变，这既使得形成机关愿意将文件移交文件中心，又能确保机关对文件的利用。

（四）服务快捷

（五）安全保管

（六）保证质量

第四章外国档案

略。

第五章外国档案鉴定与档案馆藏

德国迈斯奈尔的档案鉴定理论

1901年，普鲁士机密国家档案馆馆长，提出一套档案鉴定标准。

1.鉴定的一般原则

①决定必须尽当机立断；

②必须避免过激行动；

③过于抽象的概念是不好的；

④高龄案卷应当受到尊重，16世纪以前的案卷不许销毁；

⑤供某种暂时目的所使用的案卷，一旦目的达到，一般是要销毁的；

⑥关于一个永久性机构成立经过的案卷一般是要保存的。

迈斯奈尔对档案鉴定理论的贡献

“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断，年龄鉴定论是档案“禁毁年限”的理论根源。

禁毁界限日期（barrier date; chronological date line）,简称“禁毁日期”（“禁毁年份”），即为保存年代久远的数量较少的珍贵档案，而规定一个界限日期，凡此日期之前产生的档案，不论其内容、来源和形式如何，均应加以保存，禁止销毁。

布伦内克对档案鉴定理论的贡献