对照片档案数字化加工的探究

对照片档案数字化加工的探究

一、照片档案数字化的重要性

当今社会越来越趋向数字化信息社会发展，对于档案事业来说，为了适应经济的发展、社会的需要，更好的服务社会，档案馆的数字化建设势在必行。对于浩瀚的档案馆藏来说，照片档案只是其中极少的部分，但是照片档案三大特点决定了它不可替代的地位，它的特点是：客观性、直观性、形象性。客观性是说它能真实地记录历史的瞬间；直观性是说照片档案给人以真切的感觉，使人一看便知道这是什么，不是什么；形象性是说有些难以用文字说清的事件，通过一份照片档案就可以描绘出来，照片档案的形象性是一般文字档案不能代替的。这些特点决定了照片档案在档案中的重要作用。

档案馆数字化主要包括了文书档案数字化、照片档案数字化和声像档案数字化等。其中照片档案能形象的反映一个地区的经济状况及发展状况，能显示出一个时期、一个阶段的政治倾向、思想面貌，是文书档案的重要补充。因此，照片档案的数字化在数字档案馆建设中突显了它的重要地位。

传统的照片档案载体特殊、容易损坏、不易保存，有一些照片没有底片，一旦损坏就无法恢复。照片档案实现数字化管理应运而生，是档案现代化建设的大势所趋，也是人类

社会发展的必然结果。照片档案数字化后，调看照片档案，次数再多也不会对图像效果有任何损耗。

二、照片档案数字化加工

我主要从以下几个方面来谈照片档案数字化加工的具体操作、操作过程中存在的问题、以及我们对部分问题的做法。照片档案数字化加工主要分为：检索目录的数字化、照片档案的扫描、检索目录与扫描形成的图像的挂接三个阶段。

（一）检索目录的数字化

检索目录可以说是查阅档案的指南针，检索目录的数字化是档案馆全面实现数字化的前提条件，对于馆藏近十万卷的档案馆来说，检索目录就有大约一百万条，因此，检索目录的录入既要有一定的速度，更要保质保量。

我局采用的是量子伟业PDE6.0档案管理系统，档案管理系统检索目录添加主要有两种方式：

1、卡片式添加检索目录

卡片式添加检索目录是大多数检索目录录入人员采用的方式，也是软件开发公司推荐的方式，它的主要优势在于：（1）录入内容清晰。录入人员对录入内容的正误一目了然。（2）通过“最新目录”可以直接调出最新录入的检索目录，不变项将会自动生成，只需对顺序号、照片名称等可变项进行修改并保存就会生成一条新的检索目录。卡片式添加检索目录虽然有两大优势，它也存在一定的劣势：（1）不能自动生成顺序号。同一案卷下的照片检索目录，顺序号都是按照步长值为1递增的等差数列，系统却不能自动按步长值为1递

增生成，只能通过手工修改进行录入，这样就增加了可变项，也就变相的增加了我们的业务量。（2）几个人同时录入检索目录，互相之间受干扰。如果几个录入人员同时进入同一个全宗的同一个模块进行检索目录录入，调出“最新目录”时，未必调出的是自己录入的“最新目录”，而是在同一时间最后进行保存的目录，这样的话，调出“最新目录”的速度慢的话调出的“最新目录”总是别人录的检索目录，要想添加新检索目录就要进行案卷号、顺序号、照片名称等的修改，也就是增加了案卷号等本可以为不变项的可变项。

2、列表添加检索目录

列表添加可以直接在档案管理系统中进行列表添加，但是现在我为大家介绍的是在系统外先制作好表格，最后进行添加。

我们在系统外（可以是硬盘或桌面上）建立一个Excel 表格，其中包括档案管理系统检索目录中所有的项，我们在表格中进行录入，这样的话，全宗号、案卷号以及顺序号等不变项及有一定规律的可变项都可以通过“填充”进行录入，不用每条检索目录都修改顺序号，而且多人进入同一模块互相之间也不会受到干扰。但是列表添加也有一定的弊端：（1）要求操作人员精力要高度集中。它不再是对每个完整的检索目录进行录入，而是逐项进行录入（例如：我可以通过“填充”把本案卷所有的顺序号都录入表格内，再对应顺序号分别录入照片名称、人名、页号、页数、拍摄者等），这样很可能出现照片名称与页号、页数、拍摄者等项的不一致。（2）操

作人员要熟悉Excel表格的操作，否则通过列表添加不仅不会提高录入速度，反而会影响到录入的速度和质量。

在Excel表格中录入的内容完成后，将表格内容进行复制，在“列表添加”中进行粘贴，整个列表添加的操作就完成了。

选择列表添加或卡片式添加，要根据自己的实际情况进行取舍，不可以盲目的追求创新。无论选择哪种录入方式，只要操作熟练都能达到熟能生巧的地步。

（二）照片档案的扫描

照片档案的数字化一般分为：传统照片档案的数字化及电子照片档案的数字化。目前馆藏较大的是传统照片档案，所以，照片档案的扫描成了照片档案数字化的主要部分，也是工作量最大，要求质量最高的工作。整个扫描过程要求相关人员严格按照有关业务技术标准开展工作，保证照片档案的真实性、原始性。

1、照片档案扫描的准备工作

照片档案扫描系统我们采用的是星震零边距档案扫描系统v3.0，有的同志会说：“拿了照片档案扫描就行了”，任何工作都是互相联系的，我们检索目录的数字化、照片档案的扫描，都是为了检索目录与扫描形成的图像之间的挂接，只有让它们一对一的挂接上，我们才能真正实现网上浏览照片档案，我们的数字化档案馆才能真正发挥作用。只是检索目录或只是图像，没有了它们之间的链接就无法实现检索目录与照片档案的统一。

因此，我们要明确照片档案的扫描与挂接之间的关系。照片档案的扫描主要就是为了实现挂接，在扫描工作开始前要熟悉挂接工作的要求和工作原理，否则，将会事倍功半，重新调整，增加业务量。

2、照片档案的扫描工作

照片档案的扫描工作主要分为三个步骤：新建项目、扫描照片档案、对扫描形成图像的处理。

（1）新建项目

照片档案的扫描工作首先要建好扫描路径，扫描路径层数不是越多越好，而是要符合挂接需要。首先，在D盘（任何一个硬盘上均可）上建一个“照片扫描”文件夹。然后，进入扫描系统“新建项目”模块，选择事先建好的路径如：“D：\照片扫描”，项目名称为了醒目一般为全宗名称如“13号全宗档案局照片档案”。

新建项目时需要注意两点：一是先选好存放路径，以后再编写项目名称，两者的先后顺序不能颠倒；二是“数字编号将文件名补齐”的数字位数一定要与录入检索目录的顺序号的位数保持一致，在检索目录与扫描形成的图像挂接时，软件是通过辨别顺序号的一致性来进行对应链接的，所以位数是否一致关系到挂接是否成功。

（2）照片档案的扫描

进入扫描系统，我们会看到我们事先建好的项目“13号全宗档案局照片档案”下自动生成一个文件夹“NewFolder”，一般我们把这个文件夹命名为案卷号（如：001），而在此文