城建档案馆档案整理

1、城建档案的整理立卷与质量标准

(西安市城市建设档案馆)

张炜

城建档案案卷质量的优劣直接关系着它的查阅利用和保管期限，为使城建档案能长期有效的保存下去和迅速准确的查阅利用，除了对城建档案的归档范围及其准确性（内在质量）必须进行要求外，还应对其组卷、著录、装订形式（外在质量）进行严格的要求。新的《建设工程文件归档整理规范》（部颁标准GB/T520328—2001以下简称规范）对城建档案的质量有着非常严格的要求。该规范做为城建档案专业第一部国家标准的颁布实施，为广大城建档案工作者提供了同一个质量标准，具有很强的可操作性，克服了档案工作者在工程竣工后进入竣工文件归档备案阶段时的茫然感。是广大施工技术人员和城建档案工作者的良师益友，希望大家能够认真学习贯彻落实。

下面就规范的有关问题与大家共同学习探讨，以便在实际工作中能有一些指导作用。

一对归档文件的基本要求

1 对文件材料原始性的要求

新颁布的《建设工程文件归档整理规范》第4.2.1条明确指出“归档的工程文件应为原件”这和我们西安市人大常委会2001年2月13日颁发的《西安市城市建设档案管理条例》第三章第十五条“档案材料应当是原件，其中建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建筑工程施工许可证、国有土地使用证和其他工程前期管理性文件可以是副本或者复印件”是基本吻合的。有一些竣工图文件只有一件（特别是一些工程前期依据性文件）有关各部门都要求是原件，这样的矛盾怎样解决？《西安市城市建设档案管理条例》第二十五条规定“载有城市建设档案馆及其法定代表人印章或者签名的档案复制品，具有与档案原件同等效力。” 根据这一规定，凡是原件不足的，只要是将原件报送城建档案馆的、城建档案馆经过验证后可据其具体需求出具原件证明。有关部门根据条例都应认可，解决了因原件不足的矛盾。

2 对书写材料的要求

规范第4.2.4规定工程文件应采用耐久性强的书写材料（碳素墨水或蓝黑墨水）不得使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。这一规定主要是从档案保护学的角度考虑的，红墨水和纯蓝墨水亲水怕光，圆珠笔和复写纸易扩散，铅笔易磨损。所以规范在这一条文中使用了“不得”这一严格措辞。为了档案的永久性保存，请大家务必注意这一点。在工程起始就应向有关文件形成部门提出要求.

3 纸张规格的要求

规范对工程文件中文字材料的大小也进行了限定，第4.2.6条规定“工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297X210mm），该条款在用词上用了首选词“宜”，它主要是考虑了行业之间和目前新旧规范大小规格还在进行交替过程中。那么遇到大小规格不一的文字材料怎么办？遇到类似问题可以灵活掌握，A4文件材料多应将小的文件材料拓裱成A4大小，小的（16K）多时，可将大于16K幅面的文件材料在留足档案内容保护距离的前提下，裁切成16K大小或者折叠成16K大小。

二、工程文件的立卷

什么叫立卷？按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷叫立卷（规范2.0.12）（一）工程文件材料的立卷原则

1 城市建设档案的立卷有别于其它类别档案的立卷，它具有文件材料庞杂、涉及面广和技术性强等特点，所以在立卷前要合理安排统筹兼顾，规范第5.1.1条规定“立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管利用”。什么是自然形成规律？比如说工程准备阶段文件材料，通常是按以下步骤进行的：第一步：工程在开工建设前，首先必须向有关部门提出项目建议书和可行性研究报告，经过专家论证后，报主管部门审批立项；第二步：工程立项后取得投资计划；第三步：工程在取得立项计划后进入定点征地阶段，首先必须拿到政府的建设用地批文、建设用地规划许可证、到规划部门定点、勘测部门进行土地界址测量、取得土地证。随着近几年经营城市理念的推广，土地的转让由隐形市场（企业与企业之间、农村与企业之间的暗地转让）向有形市场过渡（由政府土地管理部门统一对要出让的土地进行挂牌拍卖经营），那么在这一环节过程中就又产生了土地出让拍卖文件（规范里没有要求，但是根据需要应立卷保管）。第四步：在取得土地证后进入规划建审阶段，在这个阶段要取得规划许可证、建审图、建筑物实测成果表（通常把验线单和前边三个文件材料放在一起，这样便于利用）。第五步：办完规划手续后进行勘察设计。第六

步：办理开工手续，开工前要对设计蓝图进行抗震设计审查、工程质量监督申报、工程的监理和招投标（含承包企业资质审查）、签定工程竣工档案报送协议书、取得施工许可证、开工报告。以上大致从基建工程程序把工程准备阶段文件的自然形成规律、先后顺序进行了总结，具体在每一步还应形成那些文件材料请参见《建设工程文件归档整理规范》附录A的内容，这里不在细述，工程文件组卷应保持卷内文件材料的有机联系，这里讲的意思是在上述每一步里所形成的文件，原则上不能分开，比如土地证和其附件不能分开、规划许可证不能和其附件分开、施工许可证不能和其附件分开等等。

2 一个建设工程（项目）由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷(规范５.１.２条)。比如西安联合大学新校园项目，它是由行政办公楼、教学楼、图书馆、实验楼、体育馆、学生公寓、教师公寓、学生食堂、教工食堂、职工住宅等各个单位工程组成，我们在组卷时就必须按照该条款并参照规范附录A的内容分门别类的进行组卷。

3 通常情况下按规范5.1.3条第一款和规范附录A的规定，将工程竣工文件按基本建设程序划分为以下五个部分：工程前期准备阶段文件材料----监理文件材料-----施工文件材料------竣工图------工程竣工验收文件材料。下面是将一个建筑安装工程按照规范5.1.3的要求以照附录A的顺序分别组成案卷例子

工程前期准备文件的组卷

① xx单位xx工程工程前期立项文件材料

② xx单位xx工程建设征地拆迁文件材料

③ xx单位xx工程勘察、测绘、设计文件材料

④ xx单位xx工程招投标文件

⑤ xx单位xx工程开工审批文件材料

⑥ xx单位xx工程建设、施工、监理机构及负责人名单

工程准备文件材料是否都必须按照六个问题单独组卷，还要视工程的规模大小及其最终形成的竣工文件材料的多少而定。如有的单体插建工程就不发生征地事项，因此就没有第②卷。（对于一般小型一栋单体住宅工程可按立项文件----土地证及附件----规划许可证及附件----施工许可证及附件-----开竣工报告五项内容组成一个综合卷）

注：规划许可证的附件指建审平面总图、建筑物实测成果表及验线单、竣工测量成果等

施工许可证的附件指工程招投标文件、施工图抗震设计审查文件、施工监理许可证、建筑节能审核、建筑工程质量监督文件等

工程监理文件的组卷

将工程监理文件材料按照附录A的顺序组成xx单位xx工程监理文件卷(文件多可组若干卷)，具体见规范附录A17页这里就不在详叙。

工程施工文件的组卷

对于施工技术文件材料应按照附录A的顺序要求划分为土建安装工程和设备安装工程两部分，土建安装工程施工技术文件材料应按附录A18页的要求组成如下11个案卷

① xx单位xx土建工程施工准备文件材料

② xx单位xx工程地基处理记录文件材料

③ xx单位xx土建工程图纸变更记录文件材料

④ xx单位xx土建工程原材料、预制构件质量证明文件及复试报告文件材料

⑤ xx单位xx土建工程施工试验记录文件材料

⑥ xx单位xx土建工程隐蔽检查记录文件材料

⑦ xx单位xx土建工程施工记录文件材料

⑧ xx单位xx土建工程质量质量事故处理记录（等级以上事故）

⑨ xx单位xx土建工程质量验收记录文件

⑩ xx单位xx建筑工程竣工图

11 xx单位xx结构工程竣工图

设备安装工程施工技术文件材料应按附录A18页的要求组成如下10个案卷

① xx单位xx设备安装工程图纸变更记录

② xx单位xx设备产品质量检查、安装记录文件

③ xx单位xx设备安装隐蔽工程检查记录文件

④ xx单位xx安装工程施工试验记录文件

⑤ xx单位xx电气工程竣工图

⑥ xx单位xx给排水（工程消防）竣工图

⑦ xx单位xx采暖通风空调竣工图

⑧ xx单位xx燃气工程竣工图

⑨ xx单位xx室外总体工程竣工图

10 xx单位xx室外地下综合管线竣工图

注：施工文件市建委质量监督站把这一部分划为质量保证文件、施工技术文件、质量评定文件三大块，这三块实质上和规范不矛盾，其内容完全一样，只不过新规范在文件分类上更细致一些。请大家不要产生误解。工程竣工文件的组卷

工程竣工文件有别于质量评定文件，有它的专指性，它专指工程竣工验收时形成的所有结论性文件，如：竣工总结、竣工验收记录、单位工程（子单位）验收记录、竣工验收证明书、竣工验收报告、竣工验收备案表（另行处理）、工程质量保修书、财务决算（另行处理）、验收会议纪要、领导讲话等。可根据规范的内容进行增减组成一个或者若干个如下题名的案卷

xx单位xx工程竣工验收文件材料

综上所述，一个建筑安装工程一般情况下应形成以上30个独立的标准案卷模式（同类施工技术文件），那么对于这30个标准模式案卷究竟是否能满足实际需要，还要视其工程规模的大小而定，如前面土建安装工程施工技术文件第④土建工程原材料、预制构件质量证明文件及复试报告文件，对于大型项目而言组成一个卷就满足不了要求，因为大型项目这类文件材料特别多，按照规范第5.1.4条第1款的“案卷厚度一般不宜超过20mm”的原则，对于此类标准模式案卷，就必须分成若干卷，但其案卷题名不变，可在卷名后编注此类卷的册数顺序）。注：规范5.1.4条里关于案卷厚度写的是40mm,这个案卷厚度专指印刷成册的科技文件并加注副题名，副题名可详细该卷的内容，但要把副题名括起来,除此以外的工程文件材料还必须按15mm的卷厚整理。这一解释是在建设部举办的规范培训班上说明的，请大家在实际工作中务必要注意这一点，以免出错。

4 立卷过程中还应遵循规范5.1.4条第2款的规定“案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

这里的不同载体是指底片、照片、聚脂薄膜底图、电子文件等。

（二）卷内文件的排列

按照规范5.2.1条规定“文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后，主件在前附件在后的顺序排列，这一规定规范沿用了文书档案的标准。（指工程准备文件材料及一些合格证复试报告，参看前面工程前期准备文件的组卷注解）

对于竣工图则必须按专业排列，同专业的竣工图则按图号顺序排列。

规范5.2.3条“既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后”的规定是在卷内文件排列时的普遍规定。当图纸是文件的附件时，在卷内文件排列时除应满足规范5.2.3条的规定外，还必须满足规范5.2.1的规定，如附录A第15页开工审批文件第四条建设工程规划许可证及附件，这里的附件包括建筑物实测成果表、定验单、建筑规划审批平面图。那么就不能死搬硬套第5.2.3条的规定。类似问题还有建设用地规划许可证及其附件等

（三）案卷的编撰著录

当把众多繁杂零乱的文件材料按照前面的规定立卷排列并检查无误后，下一步的工作就是打印页码号、编写目录、案卷封面和备考表填写。（封面、目录、备考表全市统一到城建档案馆购买）编目前首先要对文件材料编打页码号（用自动号码机），编打页码号按照规范第5.3.1条有以下规定：

1 有书写内容的页面（正反两面都有文字）都必须编打页码号，每卷独立编号，页码号从“1”开始，卷与卷之间的页码号不能连续编打）。

2 正面书写的文件页码打在右下角、反面书写的文件页码打在左下角。图纸一律在右下角。

3 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，凡是自成一卷的。原目录可替代卷内目录，不必从新编写页码。（厚度不得大于20mm）当原图纸目录有增减变动时，必须重新编写卷内目录。

4 为了著录档案用的案卷封面、卷内目录（含用图纸目录替代卷内目录者）、卷内备考表不编打页码。

页码号编打完成后，还需要检查以下是否有漏打的页码号，漏打页码是不允许的。检查无误后，既可进入卷内目录的编制填写阶段，编制卷内目录除必须符合《建设工程文件归档整理规范》第5.3.2条的规定外，还应

符合《城市建设档案著录规范》第3.2.2条、4.2.1条的规定：

1 目录序号的填写：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。（或同一类文件，如钢材、水泥检试验报、隐蔽验收等等）

2 目录中文件编号的填写：该栏填写工程文件的原有的文号，没有的就空者。

3 责任者栏目的填写：过去我们把该栏目叫形成单位，新规范叫责任单位，该栏目要填写责任单位名称，通常情况下不要填写个人名。对于工程准备文件材料的责任单位比较好认定，特别是对于施工文件的原材料合格证部分的责任单位不好填写，因为它比较繁杂零乱。因此通常填写施工单位，由施工单位全权负责。竣工图的责任单位也是施工单位。填写时，如果责任单位是施工单位或者是建设单位时，不要写施工单位或者乙方、也不要写建设单位或者时乙方，要写单位名称。实际工作中有些同志时有填错。所以请大家在填写时一定要注意。

3 目录内文件题名的填写：该栏填写文件标题栏的全称。（施工文件填写文件类别名）

4 目录内日期的填写：该栏填写文件形成的日期（发文日期），施工文件填写该类文件中最早的一份文件的形成时间和最晚的一份文件的形成时间（要有一个时间段）。

5 目录内页次的填写：该栏填写序号文件在卷内目录所排列的起始页码号，最后一份文件填写终止页码号，其余只填写开始页码。

编目工作完成后，下一步是案卷封面的编写，案卷封面的编写也应除符合《建设工程文件归档整理规范》第5.3.4条的有关规定外，还必须符合《城市建设档案著录规范》的有关要求，填写前要对卷内文件统筹考虑，要提炼其精髓反映在案卷题名中。

①案卷封面只填写案卷题名和题名栏以下的栏目，以上的栏目由城建档案馆填写。

1 如何填写好案卷名称

《建设工程文件归档整理规范》第5.3.4条第5款规定“城建档案案卷题名的填写要简明、准确的揭示卷内文件的内容，案卷题名应包括建设单位名、工程名称、专业名称、卷内文件的内容名”。案卷提名的准确程度与城建档案立卷人对工程的熟悉程度和综合业务素质有关。准确完整的案卷题名对于今后的查阅提供利用能起到事半功倍的作用。一个完整准确的案卷题名应包括以下几个部分：

建设单位名称+工程名称（个别特殊工程还应加工程地点名）+卷内文件的内容概括名（前边列出的30个标准模式卷打叉以后的部分。这里给出的这个公式在填写案卷名称时请大家灵活掌握套用。

2 编制单位栏的填写

规范第5.3.4条第六款“编制单位栏应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者”根据这一原则和规范第5.1.3划分的五个分部的界限范围，工程前期准备阶段文件的主要责任单位是建设单位，因此一般填写建设单位；监理文件的编制单位填写监理单位；施工文件、竣工图和竣工验收文件的编制单位填写施工单位。

3案卷封面起止日期的填写

规范第5.3.4条第7款“起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期”。其实，当把卷内目录编制工作完成后，就已经决定了案卷封面栏的编制日期。您只要在编好的案卷目录中，从前往后找一个最早的开始时间和一个最晚的结束时间，就是案卷封面编制日期的起止时间。

4保管期限、密级的填写

保管期限的填写应以附录A的要求为准，同一案卷内有不同的保管期限和不同的密级划分时，以就高不就底为原则。

目录、封面编制完成后，就是卷内备考表的填写。卷内备考表编排在案卷的最后，它主要说明卷内文件的总页数、各类文件的页数，以及立卷单位对对案卷的有关情况的说明，如复印件的情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的就不填写了，要具体情况具体对待。

（四）案卷的装订

装订以前必须要检查以下卷内文件里是否含有金属物和有机物质，如果有的话，还必须将这些不利于档案保护的东西清理掉，有破损的必须裱贴如初。前边的所有工作做完后，您就可以轻松愉快的进行装订了。

装订前，首先要准备好如下工具：三个大书夹、手电钻、1.8mm钻头、足量的装订档案用的蜡光线、7cm长的大针一枚、小剪刀一把、小榔头一把、垫脊条若干（装订线一侧不平时要垫平）

以上工具准备齐后，拿上案卷以下齐、右齐的原则墩整齐，然后把上下右三边用书夹夹紧放在木板上，用手电钻打三孔，三孔的间距是；当案卷幅面为A4时，三点间的距离为9cm.。当案卷的封面为16K时，三点间的距离为7cm.。打完孔就可以穿线了，穿线绑扎按下图所示。

穿完线在案卷背后中间扎一死结，留一公分长线头就可以了。绑扎完后看看案卷封面两条装订线是否平行，如果有相交的，必须用针把它拨平行，然后用小榔头沿绑扎线轻轻敲以下使案卷四周平整。

您把所有的档案装订完毕后，下一步就是填写向城建档案馆报送书和目录，报送单位由建设单位填写，填写目录时，应先文字卷，后竣工图卷。文字卷应先工程准备文件卷后施工技术卷、监理文件卷、最后竣工文件卷。先土建卷后设备安装卷。土建文件卷排完后排土建的竣工图，设备卷与土建排列方法相同。一个单项工程排完后，排另一个单项工程。目录序号应连续编排。报送书一式三份写完后领导签字、单位盖章后您就可以顺利报送了

以上简要根据《建设工程文件归档整理规范》结合我市城建档案工作多年来得工作实践，对城建档案案卷立卷原则和方法、卷内文件的排列、编目装订及有关案卷质量等进行了系统叙述，期望能够给档案同行在整理城建档案工作中有所帮助，不托之处请大家提出批评意见共同探讨。