国神集团ERP系统建设项目_SRM实施备忘录

国神集团ERP系统建设项目
SRM-实施备忘录
国神集团ERP系统建设项目SRM组
2017年11月
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目录
I.物资、工程、服务采购主体确定方式 (4)
问题背景 (4)
处理方案 (4)
II.公司集采业务合同签订及服务费处理方式 (5)
问题背景 (5)
处理方案 (5)
III.框架协议（含寄售协议、框架合同）管理 (6)
问题背景 (6)
机构及职责 (6)
处理方案 (6)
IV.合同模版管理 (7)
V.供应商管理相关流程 (7)
供应商注册流程 (7)
供应商短名单管理 (8)
VI.技术文件标准化管理 (8)
VII.审批策略规定 (8)
I.物资、工程、服务采购主体确定方式
问题背景
国神集团（国能侧）的生产物资（包括工程、服务）采购采用自采和集采相结合的采购模式，神华集团集采目录内的物资由国神集团物资管理部通过ERP提报，采购策略为集采，采购主体为神华集团。

神华集团集采目录外的物资及工程施工、服务通过采购单项合同额度估算确定采购策略、采购主体；具体如下：
公司集采：采购单项合同额度估算在100万元及以上的，工程施工单项合同额度估算在200万元及以上的，服务采购单项合同（或年度额度）50万元及以上的部分项目，采购策略为公司集采，由国神集团物资管理部委托国际工程公司进行招标。

自采：物资采购单项合同额度估算在100万元以下的，工程施工单项合同额度估算在200万元以下的，服务采购单项合同（或年度额度）50万元以下的，采购策略为自采由二级单位自行采购，根据采购金额和供应商数量等因素，采用单一来源、竞争性谈判、询比价等方式进行采购。

采购员根据采购结果创建采购合同及生成采购订单。

处理方案
物资类采购主体确定：在ERP系统提报采购计划→根据该物资的采购策略（集团集采、公司集采、自采）确定由不同采购主体：神华集团、国能物资分公司、基层单位，进行组织在SRM系统寻源→在SRM系编制采购合同→SRM传输采购合同及订单。

国神集团物资管理部负责组织编制公司集采目录。

集团返委托物资由国能物资分公司负责在SRM接收集团返委托采购计划。

公司集采目录内的物资由国能物资分公司负责接收基层单位提报的采购计划，国能物资分公司在SRM系统进行公司集采返委托给基层单位或者完成后续采购业务。

日期: 12/09/2020 © 仅供神华集团内部使用
SRM系统中采购计划经过集团返委托、公司集采返委托后，如果再退回ERP系统，该采购计划将不能再次被提报。

工程施工、服务类采购主体确定：在ERP系统提报服务采购计划→根据该服务的采购单项合同额度估算确定采购策略（公司集采、自采）由不同采购主体：国神集团物资管理、基层单位，在SRM系统组织寻源→在SRM系编制采购合同→SRM传输采购合同及订单。

II.公司集采业务合同签订及服务费处理方式
问题背景
公司集采物资由国能物资分公司完成采购的，采购结果定标后合同的编制、签订以及向使用单位收取服务费。

属于大进大出类合同由国能物资分公司先和供应商签订合同，然后再由国能物资分公司与需求提报单位签订合同，从中收取一定的服务费。

属于见证合同的，由供应商和需求提报单位直接签订合同，从中收取1%的服务费。

（至于何种是大进大出何种是见证合同目前业务部门并没有明确界限）
处理方案
国能物资分公司在公司集采业务合同创建过程中，合同签订方式选择统谈分签分付（统分分），不向基层单位收取服务费。

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III.框架协议（含寄售协议、框架合同）管理
问题背景
为深化集中采购，发挥集采规模效益，提高集采效率，规范采购中的框架协议采购流程，基于寻源及供应商管理系统，结合企业实际情况，制定国神集团框架协议管理规定。

机构及职责
国神集团本部的职责主要有：
负责国神集团本部和下属各单位框架协议的统谈；
负责框架协议统谈结果的下发；
负责框架协议的日常管理、汇总与分析；
基于框架协议统谈结果，完成SRM系统内国神集团本部框架协议的创建；
指导与监督各单位对国神集团本部统谈的框架协议的执行；
接收各单位提出的框架协议统谈申请，完成与供应商的框架协议统谈。

各单位的职责主要有：
执行国神集团本部下发的相关物资统谈结果的文件，严格遵守国神集团本部统谈的价格标准、供应商范围。

基于国神集团本部下发的框架协议统谈结果，完成SRM系统内各单位框架协议的创建；
向国神集团本部提出框架协议统谈申请。

处理方案
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国能物资分公司根据各单位提出的框架协议统谈申请发起与供应商的框架协议统谈。

统谈结果中应包含物资采购价格、供应商、有效期限、框架协议的适用范围等信息。

国能物资分公司向框架协议的适用范围中的各单位下发统谈结果，分公司依据统谈结果，在SRM系统中完成本单位的框架协议的创建。

若框架协议的使用范围包含国神集团本部，则国神集团本部在SRM系统中完成本部的框架协议的创建。

IV.合同模版管理
国神集团二级单位及三级单位基于国神集团法务部要求，使用统一的合同模版，合同模版样式由国神集团法务部人员提供。

寻源及供应商管理系统（SRM）上线后，合同模版的维护工作由国神集团法务部相关人员负责。

国神集团二级单位及三级单位与外部供应商签署合同时，均需要国神集团法务部负责人的审核确认。

V.供应商管理相关流程
供应商注册流程
处理方案：
国神集团自采的供应商，需要通过SRM系统进行网上注册，选择各基层单位作为注册申请审核主管单位。

首先，基层单位供应商管理人员需要登录供应商管理系统对其进行审核。

一级审批通过后，系统将自动给供应商所填写的公司邮箱发送邮件，通知其携带证照及资质原件到国能物资分公司供应商管理部门进行现场审核，审核通过后，国能物资分公司供应商管理人员需再次登录系统对其进行二级审批。

二级审批通过后，由国神集团物资管理部供应商管理相关人员进行终审。

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审批通过后供应商信息传输至MDM系统，生成供应商主数据编码。

MDM系统将相关供应商信息传输至ERP系统，系统自动在国神集团采购组织下创建供应商主数据。

国神集团供应商管理人员基于国神集团新增的供应商，在ERP系统内用批量处理的功能完成此供应商数据在国神集团内所有采购组织和公司代码的扩展。

供应商短名单管理
处理方案：
供应商短名单由国神集团统一进行管理，国神集团供应商管理人员负责完成供应商的认证、SRM系统内供应商短名单的创建等工作。

供应商短名单通用于各三级单位公司。

VI.技术文件标准化管理
待国神集团负责技术文件管理的人员向神华集团物资管理部监督处打请示报告。

VII.审批策略规定
根据国神集团要求，对下属所有分公司（各基层单位）的审批策略实行统一规定。

一、采购方案阶段：
1、各公司采购方案审批仅设置一级线上审批。

2、物资类采购：编制采购方案对于公开招标总金额大于等于100万以上、非公开招
标总金额大于等于50万以上的采购方案，需上报国神集团物资管理部相关人员进行终审。

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3、工程施工和服务类采购：编制采购方案对于工程类非公开招标总金额大于等于100万以上的、服务类非公开招标总金额大于等于30万以上采购方案，需上报国神集团物资管理部相关人员进行终审。

二、合同管理阶段：
1、在SRM系统上线后与法务系统集成期间，系统中执行合同、框架协议、框架合同、寄售合同的审批策略均设置为一级审批。

2、各单位仍需在线下进行财务、审计、纪检等部门的合同纸质签批流程，线下签批完成后，由系统设置的审批人进行合同最终决策。

日期: 12/09/2020 © 仅供神华集团内部使用。