【时间管理】高效时间管理法则ppt

哪些事情可以授权？
o 管理者亲自履行的工作 o 管理者必须亲自履行，但可借助部属帮忙 o 管理者可以履行，但部属若有机会也可代
行 o 必须由部属履行，但在紧急关头可获管理
者协助 o 必须由部属履行
授权为什么困难？
担心部属做错事 担心部属表现太好 担心丧失对部属的控制 不愿意放弃得心应手的工作 找不到适当的部属授权
如何处理高价值活动
• 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于 做琐碎的小事。
• 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终 的结果。
四代时间管理理 论
• 第一代时间管理 ----备忘录型 • 第二代时间管理----事先规划安排行程
• 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操 之在我
• 第四代时间管理----以原则为中心，以良知 为导向，创造高品质生活
什么是时间管理？
科学的选择 艺术的平衡
有障时间管理的四种观念
视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最 好的试金石）
如 何 授 权 ？
瓶颈多半位于瓶的上端
沟通技巧不佳 令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控） 干扰部属的工作 过分挑剔细节 纵容或无视传达信息的人员，任意提高信
息的紧迫性
高效时间管理的前提
积极的心态 使命与目标
持
互赖（我们）
7）不断更新
5）知彼
6）统合
续
解己 公众成功 综效
授权不足 犹豫不决 半途而废 故意纵容 担心遗忘
病因
对策
• 该扔则扔 • 不要移师暗处 • 不放无关物品，将物品放在固定地方。 • 让秘书协助建立良好的文件管理系统 • 让文件在面前只流通一次 • 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
为什么拖延？
喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情
花费时间少的事情 已排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情
不喜欢做的事情 不熟悉的事情 难做的是事情 花费时间多的事情 未排定时间的事情 资料不齐全的事情
未经筹划的事情 自己的事情 枯燥的事情 不紧急的事情
对策
• 切香肠法，各个击破，逐步解决 • 用平衡表分析，对比拖延的理由
成
4）双赢思维
独 立 （我）
熟
3）要事第一
模
1）主动 个人成功 2）以终
式
积极
为始
依赖（你）
图
主动积极的理解
受
制 于
刺激刺 激
人
反应
主
刺激
动
积
极
自觉
选择的自由
反应 独立意志
想象力
良知
目标能唤起 你最高尚的 才能
自己的 切合实际的 书面的 可衡量的 有时限的 平衡和谐的
目标金字塔
百度文库
非紧急
紧急
紧急
优先矩阵分类表：
紧急
不紧急
Ⅰ 重 危机
Ⅱ 防患于未然
急迫的问题
改进产能
有期限压力的计划 建立人际关系
要
发掘新机会 规划、休闲
Ⅲ
Ⅳ
不 不速之客
繁琐的工作
某些电话 重 某些信件和报告
某些信件 某些电话
某些会议
浪费时间之事
要 必要而不是重要的 有趣的活动
视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑） 视时间为神物：忘记时间 视时间为奴隶：工作狂
工作狂的害处
工作效率降低 养成拖延的习惯（珀金森定律） 可能导致工作的失败
“工作狂”的原因
勤勉等于成就？勤能补拙？ 天黑就吹口哨？ 欠缺时间管理的技能 显示重要性 满足烈士感 不知休闲的乐趣 逃避不愉快的家庭生活
人生目标 20年目标 10年目标 3-5年目标 下年目标
使命宣言 角色 目标
目标金字塔
年度目标 季度目标 月度目标 每周目标 每日目标
每周目标 角色 目标 计划
行事历 授权
—— 规划长期目标
使命宣言
角色
目标
—— 规划每周目标
角色
目标
计划
行事历 授权
为什么不做计划？
过分强调“知难行易” 认为不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 认为计划赶不上变化 不止如何做计划
问题
受欢迎的活动
偏重各类事务的结果：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 压力
有远见
筋疲力尽
平衡
危机处理
纪律
要 忙于收拾残局
自制 少有危机
Ⅲ
Ⅳ
不 短视近利
全无责任感
危机处理 重 被视为巧言令色
工作不保 依赖他人或社会
轻视目标与计划 要 缺乏自制力，抱怨
机构维生
人际关系浮泛，破
裂
优先矩阵
重要
多投资时 间在M2
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
尽量避免 扩大M1
尽量避免 M4事情
M4 M3
非重要， 非重要，
非紧急
紧急
尽量减少 M3事情
紧急
高效能组织
紧急 I
重 20-25%
要
不紧急 II
65-80%
III
和不拖延的好处。 • 改变自己爱拖延的思维方式 • 避免过分的追求完美
授权有道
管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分内的若干工作委托部属履行。 主管所授予的权力应以刚好能够完成指派
的工作为限度。 授权不卸责。
给谁授权？
下属、同事、上级 外部资源 其他：设备、标准、流程、培训等
现状 障碍 前提 观念 关键 技巧 行动
高效时间管理
+
常见的浪费时间的行为示例
1、自我因素： 混乱 拖延 授权不足 个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避） 2、环境因素： 访客 电话 邮件 等候 会议 危机 上司决策失误
不
重
15%
要
IV
>1%
4代时间管理的着眼点
第一代：易有成就感，但没有“优先”观念 第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急 第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多 第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针对
个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不 同角色，并且全盘规划日常生活，着重第二类事 务的完成。
时间管理的关键
优先计划管理
时间管理通则
把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做 ——世界最大的钢铁制造公司伯利恒
钢铁公司管理顾问李爱菲
优先矩阵
重要
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
M4 M3
非重要， 非重要，