文件编写培训

文件编写培训

-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

文件编写培训

一、与文件有关的术语：

过程程序信息文件

规范质量健康安全环境管理手册（QHSE手册）

质量计划记录

二、标准对文件的要求：

1、标准总要求；（建立：四个符合；实施：四个凡事；保持：四个结合；改进：四件工作；见GB/T19001）

2、Q/ 文件要求；

3、Q/ 法律、法规及其他要求；

三、文件编写的准备工作：（体系文件的必要条件）

1、完成公司QHSE方针、目标、指标和管理方案的编制；

2、完成公司QHSE管理体系组织结构图的确定；

3、完成职能部门的职责分配表；（见职能分配表）

4、组成文件编写小组，小组成员应满足以下条件：

1）、具备一定的专业知识；

2）、熟悉所在部门的运作方式；

3）、有相当的工作经历和工作经验；

4）、熟悉、理解和掌握相关QHSE标准条款；

5）、具有一定的写作能力；

6)、应获得相应的标准、资料及文件等。

5、建立程序文件（包括体系程序和运行控制程序）及作业指导书清单。并明确分工（指编制人员的分工）。（见清单）

6、资源的配备：（人：（文件编写小组；）、财：相关的经费；物：设备的保障—电脑、打印机、复印机、纸张等）

7、体系策划

策划前准备的工作：我们前面开展的初始评审、过程识别与控制、危害因素识别与风险评价、环境因素与环境影响评价工作，都是为QHSE管理体系的体系设计做准备的。

策划：首先确定体系文件的框架；

体系文件的结构

说明：

1、管理手册描述的是“面”，体系程序和运行控制程序描述的是“线”，作业指导书描述的是“点”；

2、体系程序是由省公司各职能部门按照职责分配的要求对本部门所主控的QHSE标准要素如何实现管理和控制进行描述形成一条

主线，并按分级管理的要求管理到分公司和控制到点，实现主线与支线、主线与点的结合；

3、运行控制程序是各分公司职能部门按其职责分配的要求，结合本部门所主控的QHSE标准要素如何实现管理和控制进行描述形成一条支线，并将管理和控制要求贯彻落实到点上，完成对上与主线联接，对下与点联接；

4、管理手册、程序文件、作业指导书在描述过程中都必须遵循“过程方法”和“PDCA”方法。

PDCA模式图的理解：模式图，内审员应该会理解：

先看大圆圈内，四个是标准的第5、6、7、8章，箭头表示它们的关系。

圆圈内是质量管理体系的四大过程，它们之间用箭头表示彼此相连、相互的作用关系；P（管理职责）表示管理者建立本组织的质量方针和目标，确定和提供实现目标的必要的资源；D（资源管理）通过资源管理，保证产品实现等各过程获得必要的资源；C（产品实现）产品应进行测量，确保合格品的提供；A（测量、分析和改进）对测量数据和信息应进行分析，寻找改进机会，并提供给管理者做出改进决策。通过持续改进，完成PDCA循环，使质量管理体系螺旋式提高和发展。

从横向看，顾客的需求和期望，是产品实现的输入，产品实现输出是最终产品，提供给顾客合格产品使顾客满意。组织应对顾客满意程度进行测量和分析，顾客将满意程度的信息反馈给组织的测量、分析和改进过程，作为体系改进的一个依据。

领导职责过程：领导在建立和改进质量方针、目标时，都应确定顾客的需求和期望，并把承诺和新的决策反馈给顾客。

所以，顾客要求与管理职责；顾客满意与测量、分析和改进之间都有双向的虚线箭头表示双方的信息流。

通过测量、分析和改进，不断地循环，使体系总体持续改进，进入更高的阶段，用大箭头表示。

8、成立贯标领导小组；

9、确定管理者代表、确定安全总监；

10、确定手册、程序文件的编写人员；

四、怎样编制文件

1、文件编写的原则：

不同的企业的过程不同、活动的复杂程度不同、风险的不同，应而不强调管理体系结构的统一，以及文件结构的统一。

编制的体系文件应具有符合性、可操作性、可检查性和唯一性。

企业应确定其所需文件的多少和详略程度及使用的载体和媒体，取决于以下因素：

（1）企业的规模和类型；

（2）过程的复杂程度和相互作用，产品的复杂性；

（3）经证实的人员能力以及满足管理体系要求所需证实的程度；

（4）顾客、员工、社会及其他相关方要求，适用的法律法规要求；

文件能够沟通意图、统一行动，有助于：

（1）满足顾客、员工、社会及其他相关方要求；

（2）满足QHSE管理体系的改进；

（3）提供适宜的培训；

（4）满足重复性和可追溯性；

（5）提供客观证据；

（6）评价管理体系的有效性和持续适宜性；

2、QHSE管理体系文件的类型和层次

体系文件分管理手册、程序文件及作业文件三个层次，记录是一种特殊类型的文件。

（1）管理手册是QHSE综合管理体系的第一层次的文件，它向企业内部和外部提供QHSE综合管理体系的管理体系框架；

（2）程序文件是QHSE综合管理体系的第二层次文件，它是针对标准条款编制的管理文件，明确实施标准条款的步骤和方法；

（3）作业文件是QHSE综合管理体系的第三层次文件，是阐明要求和推荐方法的文件。作业文件主要是为操作人员提供工作的依据，包括质量计划、健康安全环境作业计划书、环境和职业健康安全管理方案、各种规范、作业指导书、图样等；

（4）记录作为一种特殊类型的文件，是体系运行的证实材料，为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。

3、QHSE综合管理体系文件的内容：

（1）管理手册是对企业管理体系概括性的描述，它对管理体系过程之间的相互作用予以表述。

内容包括：质量健康安全环境的方针和目标；企业结构、职能分配表和职责说明；主要领导和部门职责的描述，关键工作的岗位职责、权限和相互关系；标准条款的实施策划的描述；相关文件的