档案整理方法共32页
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在 后。
四、整理方法
2、编目
①编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况： ▲卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页
码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页号 从“1”开始。 ▲几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码， 将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的 页号栏。 ▲单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一 页号的可以不用另外打页码。 ▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。
①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、 试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备 在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件 材料）。 ②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、 订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路 安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。
一、归档范围及保管期限
四、整理方法
1、组卷及卷内文件排列 ①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）
设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案 卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内 备考表组成。
②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批 复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有 译文的外文资料译文在前，原文在后。
3、保管期限：
以办公设备和交通设备为主的单位 （如机关、团体、街道、管理性的企业和 事业单位等），这些设备档案的保管期限 一般以“短期”为主；
机关保管期限
序号
类目名称
1 申请报告、计划、请示与复。
2 上级或主管领导批复和准购批示。
3 进口设备过程中有关的技术商务文件。 4 开箱记录及装箱单。 5 安装、调试记录和双方签字移交文件保单。 6 验收、报告及材料。 7 索赔来往函件及结果文件。 8 设备说明书及全套随机文件材料。 9 使用、检修、故障事故记录（设备履书） 10 重大事故的调查分析及处理意见。 11 技术改造和开发过程形成的技术文件材料。
四、整理方法
②卷内目录和编制
将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。
卷内目录
档号：C—1
序 科技文件材料题名 责任者 文件 文件 页 备
号
日期 编号 次 注
1 SAMSUNG20用户指 三星电子 2019.
001
南
公司
07.23
2
四、整理方法
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行 著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文 件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类 目录一起装订成检索目录。
长期
②一般的
短期
国有企业保管期限
序号
类目名称
保管期限
3 引进设备的随机资料清单、装箱单、 长期 出厂合格证、验收单；地基安装图、 原理图、附件图；磁盘和光盘（另 存）；使用维护说明书等。
4 安装调试运行记录和检测报告
长期
5 设备操作规程和履历表
长期
6 大、中修记录，故障分析处理文件 长期
7 报废申请、鉴定材料、批复（或处 短期 理结果）
模式: 全宗号 档 号
55
C-1
四、整理方法
②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可 以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。 ③将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒 面不需要填写。只填写脊背的内容。
设备档案整理 方法讲义
荔湾区档案局监督指导科：邹红
一、归档范围及保管期限
1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车 辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函 电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随 机文件材料（包括说明书、图册、合格证、 装箱单、安装规程、发票复印件等）。
一、归档范围及保管期限
2、企业：
1.1专用设备 ▪ 1.1.1 CXXXX车床 ▪ 1.1.2 XXXXXXXX ▪ ……
1.2通用设备 ▪ 1.2.1 XXXXXXXX1 ▪ 1.2.2 XXXXXXXX2 ▪ ……
四、整理方法
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制
★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。 结构：案卷题名 = 项目名称 + 内容特征 + 文件 名称 例：SAMSUNG牌06ST笔记本电脑的用户指南、 修证书
二、归档时间
1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机 文件材料交给本单位档案员归档立卷。
2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后 一个月内由主管部门系统整理后归档；
3、维修方面的文件材料，维修结束后一个 月内归档。
三、归档要求
归档的设备文件材料,必须完整，系统地反 映设备从设计制造或申购到改造的全过程， 文字及图样的表述与设备实体一致。相同型 号的设备，只归档一套即可。
★立卷单位 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部 门。
四、整理方法
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制 ★起止日期
可只填写起止年月 如：2000年3月至2000年8月或
2000.3~2000.8 ★保管期限、密级 ★卷内备考表编制
案卷封面模式
C-1
SAMSUNG牌06ST笔记 本电脑用户指南、修证书
四、整理方法
③分类与编号 ★机关设备档案代号：“C”
档号的编制：机关设备档案可不设二级类目， 直接在一级类目下每台设备编号归档，பைடு நூலகம்：
C——1～n 案卷顺序号 设备档案代号
每台设备案卷号按时间顺序编一个流水号, 满三位数断号。
四、整理方法
★企业设备档案代号：“1” 档号的编制：相对来讲，企业的设备档案 复杂一些，需要按照设备的“性质”分一级 属类，每个一级属类再按照设备型号分二级 属类，二级属类下按阶段材料组卷，如 ：
保管期限
短期 短期 长期 短期 短期 短期 长期 短期 短期 短期 长期
国有企业保管期限
序号
类目名称
保管期限
1 自制设备、仪器的申请报告、计划、批 长期
复和任务书；设计方案、设计说明书、
设计图、设计中的计算数据等。
2 引进设备的申请报告及批复、合同、协
议等谈判资料、来往信函、图纸或招标
材料等：
①重要的
荔湾区档案局 2019.3.31 长期
卷内备考表模式
张三
四、整理方法
3、装订入盒
设备文件材料可分为装订和不装订两种:
①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装
订，采用“三孔一线”办法装订，装订前要除 掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册 子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材 料右上角盖上档号章。
四、整理方法
2、编目
①编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况： ▲卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页
码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页号 从“1”开始。 ▲几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码， 将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的 页号栏。 ▲单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一 页号的可以不用另外打页码。 ▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。
①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、 试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备 在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件 材料）。 ②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、 订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路 安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。
一、归档范围及保管期限
四、整理方法
1、组卷及卷内文件排列 ①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）
设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案 卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内 备考表组成。
②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批 复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有 译文的外文资料译文在前，原文在后。
3、保管期限：
以办公设备和交通设备为主的单位 （如机关、团体、街道、管理性的企业和 事业单位等），这些设备档案的保管期限 一般以“短期”为主；
机关保管期限
序号
类目名称
1 申请报告、计划、请示与复。
2 上级或主管领导批复和准购批示。
3 进口设备过程中有关的技术商务文件。 4 开箱记录及装箱单。 5 安装、调试记录和双方签字移交文件保单。 6 验收、报告及材料。 7 索赔来往函件及结果文件。 8 设备说明书及全套随机文件材料。 9 使用、检修、故障事故记录（设备履书） 10 重大事故的调查分析及处理意见。 11 技术改造和开发过程形成的技术文件材料。
四、整理方法
②卷内目录和编制
将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。
卷内目录
档号：C—1
序 科技文件材料题名 责任者 文件 文件 页 备
号
日期 编号 次 注
1 SAMSUNG20用户指 三星电子 2019.
001
南
公司
07.23
2
四、整理方法
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行 著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文 件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类 目录一起装订成检索目录。
长期
②一般的
短期
国有企业保管期限
序号
类目名称
保管期限
3 引进设备的随机资料清单、装箱单、 长期 出厂合格证、验收单；地基安装图、 原理图、附件图；磁盘和光盘（另 存）；使用维护说明书等。
4 安装调试运行记录和检测报告
长期
5 设备操作规程和履历表
长期
6 大、中修记录，故障分析处理文件 长期
7 报废申请、鉴定材料、批复（或处 短期 理结果）
模式: 全宗号 档 号
55
C-1
四、整理方法
②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可 以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。 ③将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒 面不需要填写。只填写脊背的内容。
设备档案整理 方法讲义
荔湾区档案局监督指导科：邹红
一、归档范围及保管期限
1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车 辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函 电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随 机文件材料（包括说明书、图册、合格证、 装箱单、安装规程、发票复印件等）。
一、归档范围及保管期限
2、企业：
1.1专用设备 ▪ 1.1.1 CXXXX车床 ▪ 1.1.2 XXXXXXXX ▪ ……
1.2通用设备 ▪ 1.2.1 XXXXXXXX1 ▪ 1.2.2 XXXXXXXX2 ▪ ……
四、整理方法
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制
★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。 结构：案卷题名 = 项目名称 + 内容特征 + 文件 名称 例：SAMSUNG牌06ST笔记本电脑的用户指南、 修证书
二、归档时间
1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机 文件材料交给本单位档案员归档立卷。
2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后 一个月内由主管部门系统整理后归档；
3、维修方面的文件材料，维修结束后一个 月内归档。
三、归档要求
归档的设备文件材料,必须完整，系统地反 映设备从设计制造或申购到改造的全过程， 文字及图样的表述与设备实体一致。相同型 号的设备，只归档一套即可。
★立卷单位 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部 门。
四、整理方法
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制 ★起止日期
可只填写起止年月 如：2000年3月至2000年8月或
2000.3~2000.8 ★保管期限、密级 ★卷内备考表编制
案卷封面模式
C-1
SAMSUNG牌06ST笔记 本电脑用户指南、修证书
四、整理方法
③分类与编号 ★机关设备档案代号：“C”
档号的编制：机关设备档案可不设二级类目， 直接在一级类目下每台设备编号归档，பைடு நூலகம்：
C——1～n 案卷顺序号 设备档案代号
每台设备案卷号按时间顺序编一个流水号, 满三位数断号。
四、整理方法
★企业设备档案代号：“1” 档号的编制：相对来讲，企业的设备档案 复杂一些，需要按照设备的“性质”分一级 属类，每个一级属类再按照设备型号分二级 属类，二级属类下按阶段材料组卷，如 ：
保管期限
短期 短期 长期 短期 短期 短期 长期 短期 短期 短期 长期
国有企业保管期限
序号
类目名称
保管期限
1 自制设备、仪器的申请报告、计划、批 长期
复和任务书；设计方案、设计说明书、
设计图、设计中的计算数据等。
2 引进设备的申请报告及批复、合同、协
议等谈判资料、来往信函、图纸或招标
材料等：
①重要的
荔湾区档案局 2019.3.31 长期
卷内备考表模式
张三
四、整理方法
3、装订入盒
设备文件材料可分为装订和不装订两种:
①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装
订，采用“三孔一线”办法装订，装订前要除 掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册 子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材 料右上角盖上档号章。