论现代秘书的信息素养与人文素养

论现代秘书的信息素养与人文素养

摘要：现代社会,随着社会主义市场经济体制的逐步完善,秘书人员的综合素质要求越来越高,熟练的工作技巧,良好的工作态度,是每一个秘书

人员应该具备的,作为现代秘书,我们只有不断提高各方面的素质,才能

适应社会发展的需要。本文对秘书的信息素养以及人文素养进行分析与研究。

关键词：秘书信息素养人文素养

一、引言

秘书是办公室一个重要的角色，随着科学技术的发展及时代步伐的加快，各行各业都需要加级职业道德修养，社会对秘书的要求也发生了很大的变化，需要秘书具备高素质、高水平、高效能、创新性和发展性。

二、秘书的基本概念

1.秘书的定义:

秘书是指专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

2.秘书的职能：

参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工

作的几项基本职能

3.秘书的工作内容：

直接服从领导，服务全局员工，不管在公文处理、会议服务、后勤

管理、档案管理还是组织协调、服务接待等方面的工作

4.现代社会对秘书的要求：

（1）秘书在日常工作中经常要与单位各个部门和人员打交道，另

外秘书职业也是一个单位的窗口，和其他公司的主管部门、大客户都有

联系，在工作中频繁与外界接触，这要求秘书对单位的日常工作和整体状况要有比较全面的了解。

（2）秘书工作再也不是传统观念中简单的电话接线员、接待员，

以及收发、抄写的文员，工作涵盖面更广，要求更高更严，掌握简单的

秘书知识已难以满足工作的需要。

（3）新的时代要求秘书工作制度化、专业化、现代化，担任秘书的人员应不断充实自己，提高自己，应该时刻保持拾遗补缺、不断更新、不断优化自己的知识结构。

三、秘书的信息素养

现代信息社会要求秘书人员必须具备信息观念、信息意识、信息能力、信息知识、信息道德等方面的信息素质。秘书人员应通过培养敏锐的信息意识、掌握运用信息工具的技能、强化准确处理信息的能力、养成良好的信息伦理道德、提升信息创新水平等途径提高自身信息素质。

（一）秘书信息素养的基本概念

1.信息素养的概念

信息素养(Information Literacy)的本质是全球信息化需要人们具备的一种基本能力，即能够判断什么时候需要信息，如何去获取信息，如何去评价和有效利用所需的信息。

2.信息素养包含的内容

（1）信息意识：是指利用信息系统获取所需信息的内在动因。具体地表现为对所需信息的敏感性、选择能力和消化吸收能力。

（2）信息知识：是指关于信息的理论、常识和方法。当代秘书的信息知识，是秘书对信息基本常识的了解，对各种与秘书各项工作信息资源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握。

（3）信息能力：是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。面对浩如烟海、杂乱无章的信息，要能够去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，提炼、吸取符合自身需要的信息，经过合理的组织加工成适合自己办公室各项工作运用的形式，并推动办公室的各项实际工作。

（4）信息道德：信息道德是指秘书人员在获取和使用信息过程中，应遵循一定的伦理规范，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等，不得向领导者和有关用户传递各种不良信息，不得危害社会或侵犯他人的合法权益。

（5）信息观念：指秘书对信息的看法和态度，以及在工作实践活动中形成的对信息价值的认识，它关系到秘书人员对秘书相关工作信息的接受和理解程度。

（二）秘书提高信息素养的价值意义

1.对秘书人员自身的价值：

首先，秘书注重信息素养的提升也就培养了他自身独立自主学习的态度和方法，使之具有批判精神以及强烈的职业责任感和参与意识，具有追求新信息且加以运用新信息的意识和能力，还可以培养从瞬息万变的事物中捕捉

人员的信息观念不健全，其思想没有与知识经济和信息信息，从易被人忽视的现象中引申、创造新信息的能力。

其次，秘书在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书自身的素质及其工作效率直接影响着整个部门或机构的形象及其竞争力。因此秘书的工作性质也决定了秘书人才需具备较高的信息素养。

2.对工作所产生的意义：

我们当今所处的时代是一个信息时代。信息具有资源庞大、来源广泛、处理复杂以及变动性快的特点。信息素养是一种对信息社会的适应能力。它涉及信息的意识、信息的能力和信息的应用。

就秘书工作而言，秘书工作是一项知识、信息高度密集的工作，自动化和信息化程度越来越高，办公手段日趋现代化。要应对这样一个知识化、信息化、网络化的时代，做好秘书工作，使之正常、有序、高效运转，秘书就必须强化信息素质教育，加强信息素质修养，具备良好的信息品质。只有秘书人员具备了较高的信息素养，才能及时过滤信息，正确把握方向，为上司做出合理的安排和部署，更好的为领导服务。

（三）现时期秘书信息素养的现状

我国目前的秘书队伍信息素养的整体水平仍然存在一些缺漏。

1.比如一些秘书时代的发展脚步向吻合。一些秘书人员只注重日常的一般性事务，缺乏对信息价值认识和筛选，不了解信息技术对提高自

身工作质量和效率的重大意义；因此对信息技术的求知欲望不强，主动学习和使用信息技术的内在驱动力不足，甚至“老死不想‘网’来”，特别是年龄较大的秘书人员因循守旧，遇到问题仍习惯于到纸堆里查陈年老账，而不愿利用现代化的信息设备去获取信息。

2.秘书人员缺乏良好的科学文化基础知识。信息素养与科学文化素养紧密相连，没有一定的科技知识和文化基础知识，没有一定的外语水平，信息素养则难以达到真正的提高。

3. 秘书人员信息技术偏低。由于种种原因部分秘书不能在计算机上熟练使用文字、图像、表格处理等常用办公软件。有些秘书人员信息技能偏低不知道如何将自己的工作纳入整个信息化工作之中，无法在整个企业工作系统中完整的运用现代化的手段完成信息搜集整理和分析。这无疑对其工作效率和工作质量造成了不小的影响。由此可见，我们应当重视秘书人才的信息素养的锻炼和提高。

4.一些单位信息网络基础建设水平不高，使秘书没机会学习新信息技术。

（四）针对秘书的现状提出的应对措施

1.当代秘书必须具备优秀的信息能力。

当代秘书的信息能力主要表现在以下四个方面:

第一，信息获取能力。秘书工作不仅要学会充分利用好组织建立的内部信息网络，还要建立并掌握自己常规的信息渠道，懂得信息获取的基本技法，善于开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确全面地获取所需的信息。

第二，信息的检索能力。现代秘书必须学会对信息时代的海量信息进行筛选和分类，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的。网络化信息改变了我们秘书人员获取信息的传统方式，使我们不得不重新学习信息技术，才能面对繁杂的信息社会和在网络条件下做好工作，及时提供给领导所需要的有用信息资料。

第三，信息鉴别处理能力。当代秘书要能对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实秘书工作数据库；能对这些信息的意义与可