电子档案元数据管理系统用户需求

电子档案元数据管理系统用户需求1、项目背景介绍

1.1 电子文件归档过程现状及存在的问题

中山大学实行“电子文件归档管理制度”。学校各院系部处的业务系统（例如：办公自动化系统、本科教务系统、研究生教育系统等，下文简称为“业务系统”），将系统中的应归档电子文件及其元数据发送给电子档案管理系统，实现在线归档。按照电子档案管理系统的要求，业务系统需要将应归档电子文件及其元数据封装成ZIP压缩包后发送。一份文件制作一个压缩包。例如：文件“***同学转专业的通知”包括三个IT意义上的文件，分别是：发文稿纸.pdf、正文.pdf、附件.pdf，它们共同构成一份应归档文件。一份文件一套元数据，文件的元数据指文件的描述信息，即文件的标签，如“文件题名、责任者、文件时间等”，具体可参阅《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）。应归档文件的元数据采用XML格式。因此，在实际归档过程中，前端的每个业务系统都要生成XML文件。

当前的归档工作存在四个问题。（1）前端业务系统和电子档案管理系统的数据交互方法，给前端业务系统归档需求的实现带来较大负担。电子档案管理系统具有专业性和行业性，前端业务系统的设计者和开发者通常不清楚电子档案管理系统中的行业标准，从而大大提升了开发过程中的成本。为了保障数据的有效性和价值性，任何一个需要和电子档案管理系统对接的前端业务系统都需要花大量的时间和精力去反复讨论和验证归档的专业需求。而且，在对接过程中，不同的业务系统因为自身的业务需求，需要电子档案管理系统对其做特殊的配合，这样就会导致以前已经完成对接工作的业务系统因为统一接口的变化需要重新修改对接工作的内容。（2）前端业务系统需要向电子档案管理系统提交完整的通用元数据表，如果以后更改通用元数据，需要找到所有已对接的业务系统更改相关代码。（3）业务系统归档是通过网络传输，需要采取技术手段保障归档工作的安全性。（4）电子文件归档业务存在业务峰值期。如果业务风暴形成，那么需要有技术手段保障业务顺利完成。为此，本项目将建设电子档案元数据管理系统，以解决这些问题。

1.2学校应用系统数据共享交换

中山大学已建设“数据共享交换平台”，要求各应用系统的数据交换必须通过数据交换平台，不允许直接对接。学校各业务系统在归档过程中的数据交换将通过元数据管理系统与学校数据共享交换平台进行互融互通。

2、电子档案元数据管理系统的数据交互需求

2.1 电子档案元数据管理系统的定位

为了解决电子文件归档过程中存在的问题，中山大学档案馆将在本项目中建设电子档案元数据管理系统（下文简称为“元数据系统”）。此系统位于业务系统与电子档案管理系统之间，相当于电子档案管理系统的门户。它将从前端业务系统接收应归档数据，按照电子档案管理系统的要求，将数据打包后发送给电子档案管理系统。同时，它将从电子档案管理系统获取归档状态等信息并反馈给业务系统。其中，元数据系统与前端业务系统的数据交互是通过数据共享交换平台进行，元数据系统与电子档案管理系统之间是直接对接。

2.2 元数据系统与前端业务系统的数据交互

元数据系统与前端业务系统，将通过学校数据共享交换平台，采用JSON(JavaScript Object Notation)方式传递元数据。

前端业务系统按照自己的业务逻辑提出自己的业务数据，并将数据封装成JSON格式，通过交换平台将数据提交到元数据系统中。元数据系统将与数据共享交换平台对接，按照前端各业务系统的需求，在遵循电子文件标准的前提下，预先配置好前端业务系统的字段和电子文件中的元数据的逻辑关系。这里需要结合电子档案业务需求和前端业务系统的需求，对元数据的取值源或者默认初始值或者进行动态配置。这样，前端业务系统不需要关注电子档案的标准，只需按照自己的业务需要提供数据信息，并通过交换平台将数据信息传递到元数据系统中。

元数据系统将提供元数据映射关系表，将元数据和前端业务系统按照业务系统进行区分，分别配置业务系统数据和电子档案管理系统元数据的一一映射关系和默认值，每个前端

业务系统均需要配置自己的系统和电子档案管理系统元数据的独立映射关系。如果电子档案元数据因为自身需求而作变动时，不需要调整前端业务系统的数据提取功能，只需要管理人员将对应的逻辑映射关系做出调整即可。

元数据系统中需要有元数据的映射表单管理功能，用于处理前端业务系统传递过来的数据的解析过程。它将按照预先配置好的映射关系将推送过来的JSON进行解析后生成XML文件，将XML文件和归档文件按照电子档案管理系统的要求封装到ZIP包中，推送给电子档案管理系统，并从电子档案管理系统中获取归档状态等信息。

2.3 元数据系统与电子档案管理系统的数据交互

电子档案管理系统包括正式系统和测试系统。做业务系统电子文件归档时，首先对接测试系统，通过之后，再对接到正式系统。元数据系统直接对接电子档案管理的测试系统和正式系统。在业务系统电子文件归档处于测试阶段时，与测试系统交互，将归档数据包发给测试系统；正式上线后，与正式系统交互，将归档包发到正式系统。

3. 电子档案元数据管理系统功能需求

3.1 系统服务对象

有下述三类：

1)系统管理员：拥有最高权限，可对整个平台做任何操作；

2)档案馆管理员：由系统管理员授予指定的权限，一般档案馆管理员对系统的业

务操作有全部权限；

3)各业务系统管理员：由档案馆管理员授权指定的权限，只能操作授予权限的功

能。

3.2 需求清单

4. 电子档案元数据管理系统的技术需求

系统应采用如下技术：

✓采用HTML5/CSS3 响应式应用方式。

✓基于Java EE规范开发。

✓采取表现层（UI）、控制逻辑层、视图服务层、业务模型服务层、数据访问层等多层安全管理机制，并采用MD5不可逆加密的方式保障信息数据安全可靠。

✓各个子平台及系统各模块采用构件化设计，使平台及系统各部分的独立性以及互连能力更强，便于扩充和维护。

5.性能需求

电子文件归档工作存在业务峰值期。例如：每年毕业生离校后，大约有一万多名学生的相关档案需要归档，包括了每一个学生的学籍表、成绩单等。此时，当教务系统的工作人员做归档操作时，将有两万多份归档数据在极短的时间内要通过数据共享交换平台、元数据系统归档到电子档案管理系统。与此同时，还需要完成办公自动化系统、大学服务中心系统、合同管理系统等业务系统的归档工作。