浅谈档案信息化建设意义和方法

浅谈档案信息化建设意义和方法

【摘要】档案信息化程度是评定一个行业、一个地区的档案现代化管理水平的主要标准，建设档案信息化是时代发展的必然趋势，是建设现代化档案管理的根本要求。本文从建设档案信息化涵义出发，阐明了档案信息化建设的重要性，并提出几点促进档案信息化建设的意见和建议，仅为众档案管理工作者提供参考。

【关键词】档案信息化；资源共享；社会信息

前言：室藏档案是档案信息化的重要依据，档案信息化就是在不改变原档案信息内容的基础上，以信息转变原则为前提，改变档案及其内容的存在形式，使档案信息逐渐趋向社会化发展，进而达到档案资源共享的目的。

1建设档案信息化的意义

档案主要记录的就是一种历史的信息，它属于原始记录。而我们应明确的是档案信息化里的信息的涵义，不应将其局限在档案中所记录的信息，还应处理后的原始信息及其他社会信息融合的广泛信息。档案信息化具体可总结为广义和狭义两方面：将社会文化、经济、政治等信息与档案信息融合处理，就是常说的广义信息化；档案内容信息化就是狭义的信息化。在现代化技术条件下，加速档案信息至社会交流系统的融入速度，使其广为流传于社会中；另外，融合其他社会信息的形式与档案信息，促进档案信息的社会化传播，这两点就是建设档案信息化的主要目标，二者之间是相互促进、联系的。若社会大众广泛利用档案信息，必然会使档案信息化同社

会普遍发生联系，难免加深其与社会其他信息的广为传播、交流，也形成其他信息形式，这就是常称的广义档案信息化。

2建设档案信息化的重要意见

2.1树立档案信息化意识：意识能动性，决定了社会意识有多强烈就会产生多大的社会能动作用。而社会档案意识的树立必然会影响档案的信息化建设，它是建设档案信息化的根本推动力。因此，档案信息化也可在某方面理解为“观念信息化”。建设档案信息化还需要依靠档案工作人员的根本力量，档案工作人员能动性的发挥是建设档案信息化的关键，档案信息意识的树立，能够使档案工作人员充分认识到建设档案信息化的重要性，能够增强档案工作人员的责任心和使命感，在建设档案信息化事业中投入更多的关注，完善各项信息化工作，深入研究社会文献的融合与渗透，以此来加快档案信息的发展与建设。

2.2增强档案信息化技术应用水平：增加服务器、路由器、交换器、扫描仪和计算机等硬件设备的配备，不断开发并完善系统应用软件，不断加深计算机的系统软件的推广、培训，提前做好档案信息化建设准备，设立档案信息化的建设平台。

建立全文数字化和档案中心目录。目录中心以档案信息的数据输入为基础，单位各职能部门需要对每年移交的档案资料进行整理输入，从根本上解决信息管理问题，并订立统一数据格式标准，实施纸质档案与数字档案“双套制”工作模式，节约人力、物力和财力，减少重复性工作，并加快档案信息的数字化建设进程。

密级界定上网信息。明确上网信息的密级标准，通常根据室藏档案的秘密、公开、机密和内部来界定信息；而且必须要验证档案信息使用者的身份，根据其身份认证决定其对档案信息的查询和使用权限，保证档案信息软件系统安全。

2.3逐渐提升档案信息的管理水平：目前，信息技术和电子政务得到了普遍的应用，它加快了档案信息的建设步伐，实现了档案信息的技术建设到信息化建设的转变。计算机系统管理软件逐渐渗透到社会的方方面面，计算机系统软件的应用是建设现代化档案管理的巨大推动力。因此，我们应当建立属于档案部门本身的局域网，并增添计算机、扫描仪和光盘刻录机等先进设备，充分发挥其在档案利用以及系统开发过程中的重要作用。

在当前现代化进程加快的社会形势下，电子文件应用也日趋普遍，建立安全、高效的电子档案管理所应面临的主要问题。我国国家档案局于2002年颁布的档案实施纲要中，对电子文件的形成与接受单位之间的电子档案管理等相关工作作出了明确规定。所以在选取构建档案管理软件的具有特色的电子文件，并有针对性、有计划的实施档案信息化的开发利用及录入等工作。信息化建设是以档案管理软件为主，而电子文件则是实施档案软件管理的主要对象，选取适宜的档案管理软件，有利于实现电子文件的高效、科学管理，同时也能实现随电子文件信息资源的充分利用，通过软件的开发、整合，从而形成重要的电子信息积累，形成重要的社会经济文化财富。

若想做好一件事情，首先要准备好做事情的工作，实施档案信息化管理同样也必须选择良好的档案管理软件，它是建设档案信息化的重要媒介。确立档案信息化的建设理念，应以科学档案管理软件为基础、和重要方式，传统的文件管理方式早已无法应付当前大量的文件管理需求。现代化的档案管理软件具有全面、高效、便捷和智能等多项优点，同样它对建设信息化管理具有脉络疏通的重要作用，是提高档案工作效率、质量的重要环节，是建设档案信息化的关键。以安全角度来看，良好的档案管理软件能够保障自身系统信息的安全，是档案信息重要坚实城墙，是档案信息安全的重要保证。

3档案工程主要发展方向

工程档案形成过程也就是建设档案工程的过程，该过程将会是复杂而漫长的。分别由不同部门来进行档案资料整理与收集，它贯穿于工程项目的各个阶段，该情况从一定程度上增加了档案工程建设难度，增强档案的信息化管理也是另一种提高档案管理工程效率和效益的方法。

根据档案管理的具体情况，选择适用的档案管理软件，进一步加强档案信息化建设的目的，并规范档案信息化的管理，订立严格的规章制度，进行档案信息化体制改革，突破原有的部门、地域界限，实现信息化工程的高度共享和交换，为公众档案信息利用创造便利条件。建立档案管理人员考评与培训制度，使档案管理人员的工作能力和素质逐步得到提高。增加工作人员档案信息管理与计算

机知识培训，深入的了解计算机管理软件，能够加快档案管理部门的软件系统开发，了解档案管理工作真正的信息需求，维持良好的系统运行状态。

我们要严把数据质量关，它关系着计算机管理系统的成败，确保数据的全面准确输入，以保证管理系统正常的运行。档案部门可适当考虑建立档案数据审核制度，对输入系统之前的数据进行审核，认真校对。

结束语：利用先进的计算机设备，充分发挥其重要作用，有效提高信息管理效率。普及档案部门人员的计算机和网络技术有利于档案现代化管理系统的建立，有利于加快档案信息化建设。它既实现了档案工程的动态管理，同时也提高了档案管理工作质量和工作效率，实现了人力、财力和物力的大量节约。档案信息化建设有利于促进我国的社会建设、国民经济发展，提高档案信息服务质量。

参考文献

[1]赵甲信. 关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[j]. 陕西档案, 2008,(06)

（作者单位：黑龙江省游泳运动管理中心）