第四章+电子文件管理系统资料

确定文件信息的存放位置及存放形式
实现从名字空间到外存地址空间的映射，即文件按名存取
实现对文件的各种控制操作（如建立、撤销、打开、关闭）和存取操作
实现文件信息的共享，提供各种文件保密和保护措施
FMS与ERKS是完全不同的概念： 不同管理对象：计算机文件/文件 不同性质：系统程序/应用程序
数字档案管理
数字档案管理
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三、电子文件管理系统的开发
数字档案管理
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三、电子文件管理系统的开发
1、系统开发原则 整体性——信息的完整（p144) 规范性——遵循相关标准规范
电子文件系统开发拟遵循的标准规范 电子文件管理工作环节和模式 电子文件著录标引规则及文件数据库结构标准 电子文件管理元数据标准 电子文件管理安全等级
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一、电子文件管理系统的含义
3、电子文件管理系统与相关信息系统的关系 ERKS与信息系统（IS ） ERKS与档案管理系统（AMS） ERKS与文件（管理）系统（FMS ）
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信息系统（IS)与ERKS
信息系统： 完成特定的业务目标（人事管理、财务管理、项目管理、办公管理） 能够实现数据信息的输入、处理、存储、输出和反馈功能 由一系列相互关联的元素或部分组成
《电子文件管理》
第四章 电子文件管理系统
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第四章 电子文件管理系统
一．电子文件管理系统的含义 二．电子文件管理系统的特点 三．电子文件管理系统的开发
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2Biblioteka Baidu
一、电子文件管理系统的含义
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一、电子文件管理系统的含义
1、电子文件管理系统（ERKS)？ （狭义） 能够对机构产生的电子文件进行科学管理和利
步骤1
步骤2
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步骤3
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二、电子文件管理系统的特点
2、全面性 电子文件管理系统全面控制着电子文件的生成、管理与处
置，涵盖电子文件的采集、组织、分类、鉴定、保存、检 索利用与最终处置的各个方面。 电子文件管理系统全程实施着对电子文件的连续（非间断） 性管理
支持其运行
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二、电子文件管理系统的特点
3、技术与管理要求的特殊性 注重信息的完整（三要素） 强调信息和系统的安全
备份、容灾要求较高
支持其运行
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二、电子文件管理系统的特点
4、多样性 为什么？ 所关联的信息系统不同（财务、营销、人事、不同行业信息
系统） 与信息系统的关系不同（嵌入、接合） 支持其运行的技术平台不同 文件管理需求不同
安全性——确保系统与信息的安全 特别强调行政有效性和法律证据性 备份、容灾；用户角色定义、权限分配、身份认证、防火墙、操作日志
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三、电子文件管理系统的开发
2、系统开发目标
确保电子文件行政有效性和法律证据价值 确保电子文件最大限度地支持机构的职能活动 保护电子文件的完整、真实与可靠，维护系统内记录的长期可读 保证机构内、外在线文件的检索和利用 保护系统内的电子文件中涉及的各人隐私与知识产权 确保文件在完成现行期后的归档与在线移交
检索利用和编研开发等各项业务的信息系统。（档案室档案管理系统、档 案馆档案管理系统等）
档案与文件的关系：
文件是档案的前身，档案是文件的归属。
AMS与ERKS的不同： 对象不同 功能不同
AMS与ERKS的关联： 数据交换关系（移交、调用） 功能延续关系（如元数据采集）
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档案管理系统（AMS）与ERKS
接合关系 在将必要的文档管理功能嵌入各业务信息系统后，
设计一个独立的电子文件管理系统，并通过标准的数据 接口，保证该系统和各业务信息系统在文件数据流上的 无缝连接和文件管理上功能集成。
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IS ERKS
IS
IS
ERKS
IS
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档案管理系统（AMS）与ERKS
档案管理系统（AMS）：
用于对档案实体和档案信息进行管理，完成档案的收集归档、整理编目、
档案管理系统（AMS）与ERKS的关系示意图：
ERKS
数据接口
AMS
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文件管理系统（FMS)与ERKS
计算机术名
文件管理系统（FMS) ： 操作系统中负责管理外存空间中的文件的管理程序。
文件管理系统的功能（FMS) ：
FAT：File Allocation Table
统一管理外存，负责存储空间的分配和回收 NTFS：New Technology File System
基于计算机的信息系统由硬件、软件、数据库、远程通信、人员和 处理过程组成。
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信息系统（IS)与ERKS
信息系统模型：
反馈
输入
信息系统
输出
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信息系统（IS）与ERKS
信息系统（IS) 与ERKS的两种关系： 嵌入关系
以信息系统为母体，将电子文件管理所需实现的功 能嵌入其中，即通过对作为母体的业务信息系统的改造 （二次开发），使得原信息系统能够对产生的电子文件 进行科学管理和利用，保证电子文件的行政有效性和法 律证据价值。
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用，保证电子文件的行政有效性和法律证据价值的计算机软硬 件系统，尤其是与之相应的软件程序。
（广义）保证电子文件科学管理和有效利用，保证电子 文件的行政有效性和法律证据价值的管理系统。包括：软硬件 系统 、技术手段、管理方法、法规标准和组织体系等。
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一、电子文件管理系统的含义
2、电子文件管理系统的基本功能 电子文件的生成 电子文件的流转 电子文件的利用 电子文件的鉴定、处置 电子文件相关信息的采集 电子文件的存储和备份 电子文件的转载、迁移 支持机构正常的业务活动
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二、电子文件管理系统的特点
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二、电子文件管理系统的特点
1、与业务活动密切关联
成
为
证 据
形 成
业务活动
文件 决定其功能 支持其运行
组
管 理
织 在
文件系统
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二、电子文件管理系统的特点
为此需要详细分析、分解机构的业务
机构
职能1
职能2
职能3
业务活动1
业务活动1
业务活动1