电子档管理程序文件V0
文件管理标准V1.0
文件管理标准一、目的为了确保公司相关文件为现行有效版本，能供相关人员共同、持续使用。
所涉及记录符合质量管理体系的有效运行，符合追溯等要求。
特制定此控制程序。
二、范围本制度主要适用于本公司制定的标准规范类文件、记录类文件，及外来文件。
三、职责3.1总经理：负责批准发布公司制定的所有文件及记录表格。
3.2综合管理部：所有文件的归档保存，文件发布格式的最终矫正，及所有文件的发布。
3.3制造部(品质)：3.3.1负责规范公司业务活动中涉及的过程的文件的制订、修订等。
3.3.2负责各部门记录文件格式的统一及归档。
3.3.3负责对现有体系文件定期检查、评审和更新。
3.4各部门：3.4.1负责人负责在文件拟定阶段提供制定、评审意见。
及文件发布后的执行监督。
3.4.2负责人负责本部门业务过程中涉及的记录表单的制定及执行监督3.4.3记录填写人员负责填写信息的真实、准确、完整性。
四、定义4.1受控文件：规范公司业务活动中涉及的过程的规范性文件，规范部门内业务操作流程或方法的制度文件、与产品相关的技术类文件(包括图纸、组装图、源代码、封装代码、工艺流程文件、检验标准等)，外来文件(包括国家法律、法规，国家/行业标准，供应商名录等)。
4.2非受控文件：如行政任命、事务性通知，因检查或评审向上级或客户提供的文件。
五、流程图5.1程序控制文件编写流程图各部门 制造部(品质)综合管理部总经理5.2部门规范、管理办法，作业指导，技术类文件编写流程图各部门综合管理部总经理5.3记录文件编写流程各部门制造部(品质） 综合管理部六、作业内容 6.1文件分类文件编制发起通过不通过 不通过无异议实际情况沟通文件初稿编写文件编制文件审核件 文件初稿确认文件修改 文件发布流程 文件发布 文件检查更新文件归档文件审批件通过文件发布流程 文件审核件文件审批件文件发放 文件归档文件检查更新 通过不通过不通过通过记录编制文件格式统一记录使用 分职能整理 记录归档记录维护文件使用 文件使用6.1.1程序控制文件：因公司业务活动中涉及的过程应遵守的途径和方法而编制的文件，例如：与顾客有关的过程、设计与开发过程、采购过程、检验过程、生产过程、服务过程等。
用VFP制作文件管理程序
D-TLD管理程序
4.3 工程部负责对安全零件量产后的变更进行管理，对变更可能对安全特性产生的影响进行评价，并对工程文件进行维护管理；
4.4 生产部门负责按照作业文件的要求对影响安全特性的工序进行控制，并对产生的记录进行标识和保存；
5.1.1 客户明确要求需作为安全零件进行管理的零件，包括客户图纸、品质基准、技术标准等资料中明确定义了安全特性的零件；
5.1.2 被确认与人身安全有直接关系的零件；
5.1.3 法律法规对产品特性或参数有明确限定的零件；
5.1.4 公司内部认定需作为安全零件进行管理的零件。
5.2 根据公司产品类别及5.1项内容，公司现阶段涉及的主要为法律法规有明确要求的安全特性，如汽车内饰件的阻燃性和有害物质对应。因此公司内部管控的重点为塑胶粒子原材料。
6.2.2 工程部应在量产前对安全特性相关的过程能力进行评价，开始批量生产时Cpk≥1.33，并持续改进，短期过程能力Cmk/Ppk≥1.67,能力未达到要求时，应在实施100%检验。
6.2.3 品管部按照控制计划及作业文件要求的方式对安全特性实施监控，并定期对过程能力进行分析或实施SPC监控，能力不满足要求时，通知现场实施100%检验；
2. 适用范围
本程序适用于公司所有安全零件的管理。
3. 术语与定义
序号
术语
定义
1
安全零件
是指法律法规要求或者客户明确指定的，与生命安全相关的零件。即汽车、摩托车、拖拉机的转向、制动、悬挂、传动、信号指示等系统内涉及乘坐及行驶安全的总成或零件。
2
安全特性
是指被定义为安全零件的产品的众多特性中，被法律法规、客户或公司内部指定需进行存档责任管理的特性。
西安市电子文件归档与管理办法
西安市电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《西安市档案管理条例》等有关法规和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。
第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业、事业单位，其他单位参照执行(以下统称为各单位)。
第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义。
（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）电子档案经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。
（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据指反应电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）迁移指将原系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
（八）真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（九）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（十）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本单位实际，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，明确各环节的工作职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第五条各单位业务部门和档案工作部门要加强协调，在信息化建设和办公自动化系统的设计中，要有档案人员参与，要注意满足档案管理的功能需求。
电子档案管理办法
电子档案管理办法第一章总则第一条为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共和国档案法》有关规定制定本规定。
第二条本规定适用于公司各事业部、分公司(以下简称各单位）.第三条基本术语解释(一)电子文件:是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。
它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出,也称数字式文件。
（二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。
（三)电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程.(四)电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。
第二章管理体制和职责第四条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。
档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。
第五条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性.第六条在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。
电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务)部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责.第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读.档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
第三章归档范围、保管期限第八条本单位主要职能活动中产生的电子文件，归档前要对其进行鉴定.具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。
电子文件管理基础知识
主要内容
电子文件概述 电子文件管理的目标与原则 电子文件归档管理的内容与要求 电子文件保管的基本要求
一、 电子文件概述
电
电
电
电
子
子
子
子
文
文
文
文
件
件
件
件
的
的
的
的
特
结
特
概
点
构
征
念
电子文件的特征
特征一：电子文件是由电子计算机等数字设 备生成和处理的，其信息用二进制数字代码 记录和表示。这是电子文件与以往所有其他 形式文件的基本区别，也是电子文件与其它 数字信息的共同点。
特征二：电子文件是文件的一种类型，具有 文件的各种属性，特别是具有特定的要素、 作用和效力。 这是电子文件与其他数字信 息的基本区别，也是电子文件与其它形式文 件的共同点。
电子文件的结构
内容
背景
结构
内容：是指文件中所包含的表 达作者意图的信息（如文本、 数据、符号、数字、影像、声 音和图片等）。
三、电子文件归档管理的内容与要求 电子文件归档范围 电子文件归档方式 电子文件归档时间 电子文件归档要求 电子文件移交与接收
电子文件归档范围
不同文件格式文件的归档范围 电子文件附带材料的归档范围 双套制管理的归档范围
不同文件格式文件的归档范围
文本文件T 图像文件I 图形文件G 影像文件V 声音文件A 多媒体文件M 数据文件D 计算机程序文件P
电子文件的形成特点
电子文件的形成特点是指电子文件从制作到 生成过程中所表现出来的内在规定性，不包 括文件在形成之后的管理、利用过程中具有 的特性。
影响电子文件形成特点的要素主要有两个方 面：
档案馆电子档案与数据离线备份管理规范
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中文word文档库免费提供海量教学资料、行业资料、范文模板、应用文书、考试学习和社会经济等word文档江西省档案馆电子档案与数据离线备份管理规范1 引用标准与资料本规范引用或参考了以下标准、资料：GB/T 17678.2--1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范中国惠普公司支持服务事业部《备份系统管理参考手册》（2007-04-13）2 名词解释上述引用标准的术语与定义，均适用本规范。
2.1 近线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统或应用系统不可随时读取和修改备份于其中的电子档案和数据，备份策略、恢复方式等通过独立于操作系统、应用系统的存储管理系统实施。
2.2 离线备份指将电子档案和数据存储于可脱离计算机、存储系统保存的存储介质上，如光盘、磁带等。
2.3 在线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统、文件系统或应用系统可随时读取、管理存储于其中的电子档案和数据。
2.4 环码/圈码环码是位于光盘数据区内圈、夹持区外的一串呈环形排列的字符，内含生产厂家、刻录速度、染料、生产批次等重要信息，可直接人工识别。
环码是鉴别正品光盘的重要标志。
圈码，又称为喷码，是位于光盘夹持区内圈的一串圆形字符，常用激光蚀刻而成。
圈码主要表示光盘生产大楼编号、楼层与生产线编号、染料、生产流水号、机器槽位、生产日期、生产时间等重要信息。
3 备份对象及格式3.1 备份对象3.1.1 电子档案备份对象为：文书、照片、音频、视频、科技图纸等类电子档案，传统载体档案数字化文件。
数据备份对象为：各类档案资料目录数据库、系统数据。
3.1.2 文书类电子档案备份范围：原始格式文件，JPEG或TIFF格式的数字化文件，PDF/A格式文件，XML封装包。
文件管理程序文件
.1.目的对公司的质量管理体系及质量管理体系相关的文件、资料进行订定公司各种文件之制订，修改，发行及旧版本之管理准则，以确保各部门皆能持有最新发行的文件，使品质管理系统有效的运作。
2.围适用于文件的拟制、批准、编号、发放、使用、保管、修订、作废等过程管理适用于对客户的资料的接收、保存、使用等过程管理（不包含图面与技术资料，图面与技术资料请参照QP-ENG-001）3.职责3.1 总经理：质量手册之核准、颁布3.2运营总监：程序文件的核准、质量手册的审核3.3管理者代表：质量手册的制订和程序文件审核3.4 职能部门：文件的制订、审批、提交、接收、使用、保存及提出修改意见质量记录的填写、保存、定期将过期记录销毁3.5 文控中心：负责质量体系文件及外来文件的保管、发行、回收、记录、作废、借阅等过程处理及原稿保存，建立文件目录清单4.定义&缩写5.作业容文件架构、制订者、审批权限、保管注：制订或修订文件，应由制订者召集单位负责人及相关涉及部门及管理代表研讨，以确保文件之适用性与可操作性，各阶层文件之制订、审查核准依照文件审核权责执行.（如上表）各部门代码文件格式组成部分5.3.1 文件组成：封面应提现文件最新版本及修订记录容，分发涉及部门份数及有效审批。
a.质量手册：封面、修订记录、手册容。
b.程序文件：封面、1.目的 2.围 3.职责 4.定义(无定义时填写“无”)5.作业容6.流程图7. 参考文件8.使用表单。
c.作业指导书类：①工作指引（WI）：封面、目的、围、职责、定义、作业容、附件、表格；②操作规（SIP、SOP、SPP）：封面、修订记录、作业容，格式无具体规定，设计应满足现场实际运作需要即可。
5.3.2 文件页次格式：第 * 页共 * 页进行撰写文件编号5.4.1每份文件应确保仅有唯一一个编号，一二阶文件由文控中心根据《文件清单一览表》进行编号，给到每位制定者，三阶文件由制订部门经理或文员管控，并建立相应的文件清单，文件编号受控的有效性由文控中心监管，并定期对现场使用的文件版本、受控状态等进行确认。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法1 范围本标准规定了在公司活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
2 总则2.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保真实性、完整性和有效性。
电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2.2 对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
2.3 明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
2.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
归档电子文件：具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。
归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
2.6 保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
3 电子文件的真实性、完整性和有效性保证真实性：对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
有效性：电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3.1 建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，以保证电子文件的产生、处理过程符合规范，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，其内容包括：3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。
3.1.2 登记处理过程中的各类操作者（打印者、发文者、收文者、存储管理者等）。
3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。
录取考生电子档案打印的简易实现方法
!"#!$%&$'(')*+&,-./&$01$21(3$&)%)$$(%((录取考生电子档案打印的简易实现方法冯桥华安顺职业技术学院!贵州安顺!")#$$$摘4要 在招生工作中 如何便捷地整理并打印出考生电子档案 在实践中 采用排除法通过编写批处理程序文件删除不需要打印电子档案的考生照片 能够显著地提高打印录取考生电子档案的工作效率 提高招生服务质量 关键词 批处理文件 电子档案 招生(23;7J/;/1?56157.3011?//J/81.503893J/259/K4;30//2L/0=M345N-4-5?A I5J;319.;51<15K073A5.31<:;<<767!L I.MA;I-5?A I5!")#$$$(:21.481 #-\LK K-J Z[[B K-\O Z J. LZ O\Z M J J M-A K M-N cJ/-\\LK K f M B/-K K q C K[K,\J Z-/,P/[K C,Z-b K-/K-\[] /-cJ M,\/,K IC/-A\LK K f2 ,[IC/Z-B K\LZ N\Z NK[K\K\LK,M-N/NM\K C q cLZ\Z C\LM\NZ-Z\-K K N\Z cJ/-\\LK K[K,\J Z-/,M J,L/b K a]O J/\/-A aM\,L P/[K C,M-C/A-/P/,M-\[] /B cJ Z b K\LK O Z J.K P P/,/K-,]Z P cJ/-\/-A\LK K[K,\J Z-/,M J,L/b K Z P,M-N/NM\K C M-N/B cJ Z b K\LK kIM[/\]Z P K-J Z[[B K-\C K J b/,K& </FE5.62 aM\,L P/[K C\INK-\K[K,\J Z-/,M J,L/b K K-J Z[[B K-\44'批处理文件是<>2!">的命令集"它们串在一起形成一个你希望操作系统在你的命令下执行的过程#批处理文件具有以下三个共同特征!它们以纯,9>D##-文件存在磁盘上"它们均有文件名且扩展名为U9F()$*#使用批处理命令构成的批处理文件在某些应用场合能够方便$高效地管理磁盘上的文件和进行大量重复性的操作"比如批量复制文件$批量删除文件#高校招生录取工作结束$新生入学进校后"招生院校需要对入学新生的电子档案进行管理"其中一项重要的常规工作是在全国普通高校招生网上录取院校子系统中对入学新生的电子档案进行阅档及打印"将打印完毕的新生电子档案分发给院系装入学生档案#高校新生录取电子档案经过全国普通高校招生网上录取院校子系统,以下简称录取系统-下载处理后以电子文件的形式保存,主要为数据库形式-"它不仅是录取系统的核心数据"也是构成学生入学档案的重要组成部分#具有两个方面的特点!一是只能依赖于录取系统进行阅档及打印操作"二是不能实现自动化$批理化的处理#传统的打印新生电子档案的办法及思路为!在录取考生名册中标识出需要打印的新生名字"并进行人工检索查询$然后阅档再打印电子档案#在完成该项作业前"操作人员需要对已经入学的新生名册和录取系统中的新生名册进行数据比对"找出哪些需要打印的入学新生信息#对于招生院校而言"每年录取的新生少则千人"多则近五千人以上#以某高校为例)%$6年省内录取新生376'人#对于这些入学新生的档案打印"不能单纯的全部将电子档案打印出来再进行分检"而采用传统的筛选方法打印入学新生档案比较耗费人力$物力和时间#对于非计算机专业的招生工作人员而言"在操作上较为困难#不仅费时$费力"而且容易出错"在打印考生电子档案的过程中容易产生漏打考生档案$重复打印考生档案等情况#为了有效地解决上述问题"在长期的招生工作实践中"结合工作实际"采用Q f,K[和批处理命令相结合"避免了复杂程序代码编程工作"根据工作人员的信息技术应用水平"提供一种简单易行的快速解决方案"只需进行一些简单的控制台命令操作"并配合Q`D Q:相关函数的使用即可完成"该方案适用于具有一定计算机应用能力但缺乏计算机编程实践知识的招生工作人员使用##录取新生电子档案分检打印的原理录取系统在招生录取工作中"自动将阅档考生的照片及档案存放在院校子系统的系统目录内#以贵州省为例"是将当年录取考生的照片存放在D!e!Z,IB K-\C M-N>K\\/-A C e9N2 B/-/C\J M\Z J e<]Z,IB K-\C e&Y M,IK C D>\Z J M A K)%$)e G I/g LZ I e录取院校国标码e!Z O-[Z M N e V>i X路径下,以下简称'录取考生照片文件夹(-#这些考生照片中"部分考生因各种原因未报到入学,放弃入学-或者在录取过程中进行了退档处理"大部分考生照片均为学校正式录取并且办理了入学手续$注册学籍的新生#为了便于考生电子档案的打印"我们采取排除法的工作思路"将没有注册学籍的录取考生照片删除掉#,执行该项操作的前提是已经对当年的录取系统中的所有数据进行了完整$安全的数据备份操作#-我们对分科类分层次录取的考生在阅档中"如果发现考生电子档案没有显示电子照片"就可以放弃对该考生电子档案的打印操作"转而对下一电子信息科技风"#"$年%月名考生进行阅档"如果显示考生照片则打印出电子档案"直到该科类批次录取的同一专业的考生电子档案打印完毕"然后继续对下一科类批次的录取新生电子档案进行打印"直至所有科类招生类别的新生电子档案打印完毕#&新生电子档案打印的具体实施)&$新生入学名册的数据的收集整理新入入学数据的收集$整理可以采用学校教务部门提供的学籍注册数据"学校教务部门仅需提供学生在学籍注册时的'考生号,V>d -('姓名,`<-(及'专业,i ?<D -(信息"提供的数据文件格式为!Q`D Q :文件格式#)&)新生录取数据的导出在全国普通高校招生网上录取院校子系统中通过'文件(菜单中的'导出投档单(命令调出'导出投档单(窗口"单击'全部选定(按钮将所有录取考生的信息全部导出来#导出的文件名由'院校子系统(自动命名"文件名为'\NN&NaP (#使用R /C IM [E Z f cJ Z 软件打开导出的文件"输入数据库操作命令D"X ?P /K [N .C L \Z ..f [7将录取考生的考生号,V >d -信息复制到电子表格文件中,文件名为..&f [C -#)&(数据的预处理操作数据预处理主要是在录取新生数据中将已经办理学籍注册的学生标识出来"未标识的学生考生号即为需要在录取系统中存储考生文件夹内需要删除的主要文件名"其扩展文件名为&=X G 格式#操作如下!首先启动Q f ,K ["将上述两类数据分别复制到CLK K \$和C LK K \)工作表中#在本例中将录取系统导出的数据复制到CLK K \$工作表内"C LK K \)工作表存放的是学校教务部门提供的学籍注册数据+采用Q`D Q :中的b [Z Z .Ic ,-函数在C LK K \$工作表中将未注册学籍的录取考生信息标识出来#这部分标识出来的考生是不需要进行打印电子档案操作的#具体方法是在CLK K \$工作簿中新增,插入-一数据列"本例中为U 列"在U 列输入公式!^R :""V W X ,9)"q C LK K \)q 69!U ")"E 9:>Q -#经过上述操作后"在U 列中将显示从CLK K \)中查询到匹配的数据"即已经注册学籍新生的姓名#如果显示为'rY *9(则表示在录取考生名册中该考生未到校入学报到及办理学籍注册手续"这部分数据是我们要处理的数据对象#)&3批处理文件的编写及运行在CLK K \$工作簿中新增,插入-一数据列D "选中单元格D $输入如下公式!'^s NK [s l 9)l s &+cA s ("该公式将生成一条删除文件的命令"将以考生号,9)单元格内容-命名的=X G 文件从当前路径中删除#通过单元格填充柄将D$单元格的公式向下填充直至数据列无数据显示#操作完毕可以看到在D 列显示形如!'NK [$17)%$%%6%%%%%&+cA (的字符"如下图所示#使用Q f ,K [自动填充功能生成的批处理命令图44通过Q f ,K [数据筛选功能"将C LK K \$工作簿中U 列显示为'rY *9(的内容筛选出来"启动记事本"将D 列的数据列'复制(后'粘贴(到记事本中#将新建的记事本文件保存为扩展名为&aM \的文本文件"并复制到'录取考生照片文件夹(中+双击批处理文件等待批处理文件执行完毕#根据计算机的处理速度及需要删除考生照片的文件数量约耗时$8)分钟#批处理文件运行完毕"将会自动关闭窗口#打开录取系统"可以发现没有注册入学的录取考生电子照片已经在录取考生照片文件夹中删除而无法正常显示#而已经办理了注册入学手续的录取考生照片则能够正常显示#)&7考生电子档案的打印招生工作人员在录取系统中"可以按照录取考生的科类$批次依次进入阅档界面"对录取考生按照专业$姓名进行排序后依序进行打印"如果当天打印不完"可做适当的记录"待下次打印时从标记处继续打印#这样打印出来的新生电子档案可以同录取系统中生成的录取新生名册一一对应,未注册入学新生除外-"为院系在学生档案的整理中提供检索依据"方便后期新生电子档案的分发$查找$整理等工作"实现高效的电子档案管理#)&0其他注意事项招生工作人员在使用全国普通高校招生网上录取院校子系统进行阅档录取工作中"应及时在录取工作期间完整地将所有被录取考生的电子档案,考生照片$体检表等-完整地下载下来"确实无法下载的应及时做好工作记录"存档备查#在操作过程中"招生工作人员务必要提前做好录取系统的数据备份工作+在批处理文件执行完毕后"需要对录取考生照片文件夹中的剩余考生照片进行复核"以确保数据的一致性及完整性#(结语由于录取新生电子档案的打印依赖于录取系统"需要在录取系统中逐一通过人工阅档处理及进行打印"在没有找到更好的处理办法前"采用排除法和批处理文件对未注册入学新生电子照片进行删除操作的思路"对于新生电子档案的整理和打印提供了一种简易可行的解决方法"相对于传统的处理办法具有简单易行$可操作性强的优点"能够有效地提高招生工作人员打印考生电子档案的工作效率"提升招生服务质量和水平#参考文献&$'<>2!">0用户伴侣&学苑出版社!#>U Y127%112%6%321*F X &$7&基金项目 安顺职业技术学院院级基金资助项目阶段性成果$安职院立)%$19%)%作者简介 冯桥华$$'11+4%!男!贵州安顺人!工程硕士!安顺职业技术学院信息工程系副教授!研究方向(数据库管理,软件编程等"!科技风"#"$年%月电子信息。
教务系统V0功能说明
教务系统V3.0功能说明强智综合教务管理平台基于先进的设计理念，提供灵活、便捷的管理功能，可适应学校教学管理、教学改革的要求，如：学分制改革、大类招生改革、分级教学改革、二级管理改革等。
可为学生、教师、教学秘书及管理人员提供简便、快捷的网络化信息化教学服务；系统可实现本科、专科等不同层次学生的管理，可实现普通全日制学生、留学生等多类型的学生管理，并适应多校区的管理模式；系统可适应学年制、学分制以及学年/学分混合制的管理需要。
系统业务功能基于模块化的思路构建，主要包括：基础资源管理子系统、培养方案管理子系统、开课管理子系统、排课管理子系统、选课管理子系统、学籍管理子系统、考务管理子系统、教学评价子系统、成绩管理子系统、毕业管理子系统、学生服务子系统、教师服务子系统等。
1.1系统管理子系统系统管理子系统为管理人员提供各项整体运行参数设置功能，涉及到个人设置、公告留言、文档管理、在线问答、数据字典、上传路径设置、流程管理、日志管理、权限管理、安全管理等功能。
1.1.1个人设置用户可通过个人设置模块修改、维护个人真实姓名、自定义分页数量；维护个人登录密码信息；查看教务系统发布消息的详细信息。
1.1.2公告留言系统支持各级教学管理人员可以面向不同用户群发布教学相关文件通知，并提醒有未阅读文件，用户可通过教务处门户或学校信息门户查阅。
通知公告分为全局通知公告，也可以针对学生、老师等不同对象发布通知。
提供通知公告弹出提示功能。
群组管理对消息和公告的发布群体定义群组，消息发布后指定群组下的成员才可以收到相应的消息和通知。
⏹类别管理对发布的消息和公告做分类管理。
可以分为评教通知、管理员留言、教务处公告等等。
消息和公告的类别由管理人员自定义。
支持对类别的增删查改等操作。
⏹已发、已收公告/留言查询系统将已发公告、已发留言、已收公告、已收留言分开管理。
用户可以根据自己的权限查询和维护留言和公告。
1.1.3文档管理文档管理提供针对教务管理部门的相关电子文档进行分类归档管理、查询功能。
电子文件归档与电子档案管理
（七）电子文件的信息的易更改性
（八）电子文件的信息存储的高密度性
（九）电子文件的多种信息媒体的集成性
（十）电子文件的信息的可操作性
2021/（6/14 十一）电子文件非实体归档的可能性
19
电子文件归档与电子档案管理
第二部分：电子文档管理技术
一、电子文件工作流程及环节 包括：形成、登记、办理、积累、鉴定、归 档、检测、整理等诸多环节。
2021/6/14
9
电子文件归档与电子档案管理
第一部分：电子文档管理基本理念
四、电子文件的管理原则 4、真实性保障原则
是指对电子文件的内容、结构和背景信 息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状 况一致。
2021/6/14
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电子文件归档与电子档案管理
第一部分：电子文档管理基本理念
四、电子文件的管理原则 5、完整性保障原则
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电子文件归档与电子档案管理
第一部分：电子文档管理基本理念
六 、电子文件的稿本及其稿本代码 电子文件稿本代码： M——草稿性电子文件；U——非正式电子 文件；F——正式电子文件。
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电子文件归档与电子档案管理
第一部分：电子文档管理基本理念
七、电子文件的特征（重点） （一）电子文件的数字化信息形态
一、基本概念 3、电子文档 电子文档即归档的电子文件，是指具有参 考和保存价值并作为档案保存的电子文件。
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电子文件归档与电子档案管理
第一部分：电子文档管理基本理念
二、有关电子文件管理的标准和法规性文件
1、中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002 《电子文件归档与管理规范》 2、国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂 行办法》 3、黑龙江省档案局文件《关于加强电子公文 归档与管理的几点意见 》
电子文档归档管理规范
Q/X F杭州市幸福机电科技有限公司企业标准Q/X F021A—2010电子文件归档与管理规范2010-03-31发布2010-05-01实施杭州幸福机电科技有限公司前言本标准是根据技术中心电子文件归档管理的需要，由技术中心组织，参照GB/T 18894-2002 《电子文档归档与管理规范》和GB/T17687.1-1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》起草。
本标准的附录A和附录B为规范性附录。
本标准由技术中心提出并归口。
本标准起草部门：技术中心、综合办。
本标准主要起草人：张洁裔、彭宇林。
本标准于2010年4月2日由公司副总经理陈勤法批准发布，于2010年5月1日起实施。
第一章总则第一条为了加强技术中心产生的科学技术电子文件（以下简称电子文件）的归档、管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，特制定本办法。
第二条本标准适用于技术中心在军民品研发过程（包括售前技术支持）中产生的所有电子文件的归档与管理。
第三条基本术语解释（一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件：指我公司技术中心产生的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
本规范具体指：军品按公司新产品研发程序文件规定的需形成文件的所有技术文件和图样，专业会议文件，与各协调单位进行沟通、交流、汇报等形成的传真、信函和汇报材料等；民品主要为售前技术方案、新产品研发过程形成的最终技术文件（方案论证报告、材料采购清单、使用维修说明书、调试细则）等，各种工程设计图纸（包括机房图、电气原理图、机构装配图、零件图、接线图等），以及考查报告、图片，出差报告等。
第二章电子文件归档与管理体系第四条技术中心建立档案室，负责电子文件保存和管理工作，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。
归档，指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。
下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!电子文件基本特征第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
电子文件归档与电子档案管理办法1.总则1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
第四章电子文件管理要点
2020/11/29
第四章电子文件管理要点
一、电子文件管理的现有规范
第四章电子文件管理要点
电子文件管理的现有规范
《磁性载体档案管理与保护规范》,档案行业标准（DA/T15-1995）1996年2月 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,国家标准（GB/T17678.–1999） 《归档文件整理规则》,档案行业标准（DA/T22-2000）2000年12月 《电子文件归档与管理规范》国家标准（GB／T 18894—2002）2002年 《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局、中央档案馆规章2003年7月 《公务电子邮件归档与管理规则》档案行业标准（DA/T 32-2005）2005年4月 《纸质档案数字化技术规范》档案行业标准（DA/T 31-2005） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-2008 《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009） 《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009） 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009） 《电子文件管理条例》中办、国办 2009年39号文
电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和 保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当 与内容信息的保管期限一致。
——《电子文件归档与管理规范》第7.2.4条
第四章电子文件管理要点
三、电子文件如何收集归档？
（二）如何收集归档？ 5、其他要求：
（1）检测 在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检
四、电子文件如何整理？
（三）如何整理？ 1、分类 2、排列与分盘 3、编光盘档号 4、编目与著录
关于电子档案管理痛点
关于电子档案管理痛点电子档案管理痛点5篇【篇一】电子档案管理痛点电子档案管理系统平台第一章系统概述1.1系统背景1.2建设目标1、规范管理2、减少重复投入3、科学管理4、方便使用第二章系统功能2.1功能结构2.2基础设施2.2.1档案类别设置此模块主要负责档案文件类别的新增、删除、修改和查询操作。
2.2.2档案子类设置此模块主要负责子类别的新增、删除、修改和查询。
2.2.3样式设置本模块的功能是设置文字、字体、样式、大小、透明度和倾斜度。
2.3档案处理系统2.3.1档案扫描主要负责对图片文件的扫描、修改、删除。
进入影像文件扫描，按对应功能操作的不同，显现出的功能按钮也就不同，如初始状态只有“新增批次”和“放弃”、“退出”按钮可用。
2.3.2档案处理2.3.3档案关联主要负责将图片文件等档案材料与居民关联起来。
2.3.4档案审核主要负责对关联之后的文件进行审核和删除关联。
2.3.5档案立卷主要负责立卷和查询卷信息。
2.4档案管理系统2.4.1档案借阅管理a.档案借阅登记记录用户要借阅的档案类型、是否已归档、借阅案卷、借阅日期、借阅者、借阅期限和同意借阅领导的签字等信息，检索到用户所需的档案进行借阅登记，并打印借阅单。
当借阅实物档案时，要手工登记档案的借阅表，若检索到的条目下没有原文，而该文件的载体是“纸质”时，科长页面中登记档案借阅申请信息，然后到档案室进行借阅。
在进行借阅时，借阅方式和审批流程的选择项应能自由定义。
对于用户无权查看的档案，需要进行借阅申请，待得到批准后。
如果是电子档案，可根据用户权限判断，如果有权利查看可直接通过查询即可借阅，如无权查看的档案，待审批流程批准后方可借阅。
注：1此流程是针对于那些借阅者不具有权限的档案，对于那些具有权限的档案，用户不必经过此过程即可借阅档案。
2此流程可由用户根据实际工作情况自定义。
b.档案归还管理可对用户归还的档案进行登记，并提供续借功能。
同时具有设置归还者填写档案使用效果表单后，才能完成归还手续办理操作的功能。
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F、各部门文员需要建立本部门的电子文档清单，每月由文员进行备份。
G、各部门硬盘配置为原则为2T/盘，进行文件的拷贝储存，备份完后可按照7.2条款进行标识管理。
7.4光盘及移动硬盘保管
环境：环境温度在14℃-20℃之间，相对温度在35%-45%之间；远离热源、酸碱等有害气体和强磁场；光盘不得擦除、刻划、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染和污垢，避免阳光直射
B、不在档案管理系统中存储，以及从档案管理系统中集中下载、脱机保管的电子文件的存储，使用不可擦除型光盘作为电子文件的存储载体，并依据《档案编制规则》标注档号。
C、光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套提供利用。两套光盘分开保管。
D、移动硬盘的管理，按照要求在本部门文员处进行保管，并进行移动硬盘的标识，每月由标准化部进行抽查确认。
序号
术语
定义
1
电子文件
指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘、移动硬盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。
2
归档电子文件
指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
4.职责权限
4.1行政部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。
6．归档电子文件的检验与移交
6.1归档移交部门应当于每年第一季度采用可卸载式归档方案将上一年度应归档的电子文件移交给标准化部文控中心。
6.2归档电子文件的移交内容包括归档电子文件，电子文件原数据表及有关材料。专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，必须将专用软硬件及相关技术资料送交标准化部一起备案，并填写《专用软硬件设备登记表》。
4.2负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。
4.3负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。
4.4标准化部负责各部门电子档的备份保存、分类及管理工作。
5．文档格式的转换
格式的电子文档，各部门应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。
6.3归档电子文件的移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》。检验表一式两份，一份由标准化部归档保存，一份由电子文件形成单位保存，检验内容包含：
可读性：确保电子文件能正常被计算机识别、运行，并能准确读出。
安全性：用杀毒软件检测归档的电子文件，确保电子文件未被病毒感染。
A、按年度、部门或问题分类；
B、按保管期限分类；短期及长期
C、按文件格式分：文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、数据库文件、计算机程序文件、多D媒体文件等。
E、按文件类型分：计算机程序文件、数据文件。
F、按存储载体类型分：光盘、硬盘等。
7.3归档电子文件的存储、保管和利用
A、如有档案管理系统，其中归档电子文件存储在档案数据库中，综合管理部每年对电子文件进行备份。
操作名称：电子档管理操作规定
Operation
客户：/
Customer
产品名称：/
Part Name
产品编号：/
Part No.
文件编号：XX/SD-003
Doபைடு நூலகம்ument No
版本：V0
Revision
日期：2020-10-21
Date
版本
Revision
更改内容
Revision Details
生效日期
齐全性：按归档范围检查应归档电子文件全部归档。
完整性：每份电子文件与相应的纸质文件保存一致。
7.归档电子文件的整理
7.1归档电子文件的整理按照公司规定的要求进行整理。
将带有归档标识的电子文件进行分类，同一的电子文件分类方案应保持相对稳定。
7.2归档电子档的分类
把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。分类不宜过细，要知足。分类有如下几种：
更新，请使用受控之文PLEASED REFER ONLY TO
件。THE CONTROLLED COPY.
1.目的
为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件
的归档和保管程序，特制订本规定。
2. 适用范围
适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。
3. 术语与定义
7.5光盘检测与维护
标准化部要对存储电子文件的光盘每年进行一次抽样读检查，抽检率不低于20%，如发现光盘损坏或出现问题，应及时反馈并由IT管理员处置.
8.0记录
无
Effective Date
V0
初版发行
2020-10-21
编写人：
Prepared by
审批人：
Approved by
如此印章并非红色，IF THE CONTROL STAMP
表此文件并非合法之版COLOR IS NOT RED ,THEN IT
本，并不会受到控制及IS AN UNCONTROLLED COPY.