(完整版)公司电子文档管理规范bybonnie

电子文档管理规范

GL-24

第一章总则

第一条、为适应公司信息化建设的需要，规范电子

文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有

效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条、本制度所称的电子文件是指在数字设备及

环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，

依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送

的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

第三条、本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项

活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形

成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。

第四条、本办法适用于本公司范围内的所有部门。

第二章电子文件管理体系

第一条、行政管理部门建立与各部门档案人员、数据管

理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件

归档与管理中出现的问题。

第二条、为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双

套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值

的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，

同步归档保存。

第三条、一般电子文件的分类；

1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据；

第三章电子文件的收集与保存

第一条、电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文

件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作

备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多

次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。

第二条、对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政部进

行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。

第三条、电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时

保存。

第四条、电子文件稿本代码：

M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件；

第五条、文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其

来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文

件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的

分类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。

第六条、成文日期是文形成的日期其基本格式并一律用8位阿拉伯数字表示，表示日历年内日历月的顺序数，表示日

历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示。

例1：20110000，即：表示年度为2011年，月、日不详。（指现有公司没有编号的电子文件，可以全部统一编号）

例2：20110314，即：表示年度为2011年3月14日。第七条、密级在计算机内以“汉语拼音代码”存储，以“汉

字代码”显示。

汉语拼音代码汉字代码名称

序号代码保密级别

1 2 3 4 5

GK 公开

NB 内部

MM 秘密

JM 机密

UM 绝密

公开级

内部级

秘密级

机密级

绝密级以上3-5项需在文件格式上设置密码

第八条、各部门在电子文件审核传阅过程中必须按以上

要求进行标注否则每出错一次处罚责任人50元一次，对于对公司所造成恶劣影响和损失的由责任人全部承担。

第四章电子文件的归档

第一条、发至行政部备案的电子文件由公司行政部集中、分类归档，文件办理的部门也应将自己部门所属文件即

时整理归档。集中归档的，电子文件形成部门应当定期把应

归档的电子文件向行政部移交，并按档案管理要求的格式将

其存储到符合保管期限要求的移动磁盘。

第二条、存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签，

注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容，归档后的电

子文件的载体应当设置成禁止操作的状态。

第三条、特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时

存有相应的查看软件。

第四条、相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他

说明等应当同时归档，

第五条、归档完毕，电子文件形成部门应当将存有归档

前电子文件的载体保存至少1年，行政部进行永久保存。

第五章归档电子文件的移交

第一条、对归档电子文件，应当按照有关规定认真检验。检验合格后如期移交至保管部门，进行集中保管。联网情况下，在履行相应的手续后，归档电子文件的移交和接收工作

可以在网络上进行。

第二条、接收部门应对载体进行检查，查看载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完

整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其

相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

第三条、检验结果分别由移交部门、接收单位填入《归

档电子文件移交、接收检验登记表》

第四条、档案保管部门应当按照要求及检验项目对归档

电子文件逐一验收。移交的电子文件检验不合格的，退回形

成部门重新制作。

第五条、档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件

移交、接收检验登记表》的填写、签字和盖章等环节。登记

表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部

门自存，并将电子文件的档号返登入《电子文件登记表》

第六章电子的邮件管理

第一条、电子邮件账号必须由申请人本人使用，禁止将电

子邮件账号转借给他人使用。

第二条、电子邮件是按性质和用途确定的文件种类的名称

标题用汉字表示。文种项依实际情况著录，如命

令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议

纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、计划

书等。

第三条、发送保密资料邮件，按保密级别不同分别对待：

1、公开级：内部级电子文件按公司制度要求发送。