数据分类汇总方法

数据分类汇总方法

在实际的工作应用中，我们经常需要查看数据的不同形态，比如某一区域的销售总额、某种车型的零部件总成本、某个仓库的库龄汇总……，那么怎样从明细数据得到需要的汇总数据呢？从明细数据到汇总数据主要有以下四种方法：（1）利用Excel分类汇总功能（2）使用数据透视表（3）使用条件汇总函数sumif（4）利用Access作为中转工具。

来看一个具有广泛代表性的实例。这是一个“销售订单”数据表，在数据表中以“字段表”的形式记录了各个销售地区不同的销售信息，包含：总价、运货费、订购日期等（如下图所示）。下面我们将以“销售地区”为分类依据，对相关数据进行一系列汇总。

（一）利用Excel分类汇总功能

在Excel的【数据】页签中可以看到分类汇总功能，如下图所示：

进行了排序的字段，如果字段中记录了文本信息，那么排序后就可以进行分类，为应用“分类汇总”功能提供了前提。

在这个实例中，若要按不同的“销售地区”统计“总价”和“运货费”的总和数据，就需要先对“销售地区”进行“升序”或“降序”操作，使相同的“销售地区”信息在一起。分类完成后，可以利用“数据”菜单中的“分类汇总”命令，设置“分类字段”与要汇总的字段，汇总结果见下图。

汇总表的左上角有小的【123】字样，这表示的是层级，如果不想看到明细数据，只看到各地区的汇总数据，鼠标单击一下【2】就可以了，如下图所示：

（二）利用数据透视表

说到分类汇总，不得不提Excel中的“数据透视表”功能。它是一个专门用来对数据进行分类汇总的数据框架表，由4个框架区组成。

这4个区域都可以包容一个或多个源数据表中的字段信息，“行字段”区和“列字段”区的作用是分类；“数据项”区的作用是汇总（汇总有“求和”、“求平均”、“计数”等多种方式）；“页字段”区的作用则主要是分类筛选。无论是哪个区域，都是将字段列表中的“字段名”拖拽到相应的位置。

现在我们用“数据透视表”来统计刚才“销售地区”的“总价”和“运货费”总和，操作会更加简便和灵活。

选择“数据”菜单中“数据透视表和数据透视图”命令，借助对话框可在新的“Sheet”表中生成一个数据透视表。

接下来，把“数据透视表字段列表”中的“销售地区”字段拖拽到透视表的“行字段”区，可实现以“销售地区”自动分类；然后再将“总价”字段和“运货费”字段先后拖拽至中间的“数据项”区，“总价”和“运货费”两个字段数据的就实现了“自动求和”汇总（如下图所示），非常神奇而高效！

（三）使用条件汇总函数sumif

在Excel中有很多函数可以用来计算数据，有些可以在计算数据时添加条件，这就为数据的分类汇总提供了方便。我曾向大家介绍过两个条件计算函数：一个是Countif（可用于“分类计数汇总”），另一个则是Sumif（可用于“分类求和汇总”）。

如果统计“销售地区”为北京的订单总个数，函数的计算公式应为

“=COUNTIF($B$2:$B$29,”北京”)”。如果计算北京地区的订单“总价”汇总，函数的计算公式是“=SUMIF($B$2:$B$29,G4,$C$2:$C$29)”，其他地区的“总价”汇总数据可利用单元格填充抦进行填充（如下图所示）。

（四）使用Access作为中转

如果数据量比较大，分类汇总项又比较多时，可以借助Access作为中转工具对数据进行分类汇总。首先需要创建一个mdb的数据库文件，然后向表中导入数据，导入的外部数据可以有多种格式，经常用到的比如xls和txt文件等等。

数据成功导入之后在数据库中就多出一个数据表了，如下图所示：

要对数据进行相关分析，需要创建个性化的查询。在【创建】页签下又【查询向导】，如下图所示：

如果是要在多张表

中查询数据的话，选

择交叉表查询向导

需要查询显

示出的字段

汇总后的数据如下图所示：

汇总之后的数据可以复制也可以导出，便于后面工作中的应用。

总结

前面提及到的四种方法都可以实现明细数据到汇总数据的转换，大家可以根据个人喜

好选择适宜自己的汇总方法。