合同管理办法

一、合同管理办法

第一章总则

第一条为了规范集团公司及所属各子公司、各分支机构（含不具备法人资格的办事处、基地及其他派出机构）签订合同的流程，加强集团公司对合同的统一管

理，确保合同的签订符合法律、法规的规定，明确合同管理职责，界定合同

管理界限，减少和避免公司对外经济活动中的法律风险，提高公司经营管理

水平和经济效益，保障公司的合法权益以及保证合同的顺利履行，特制定本

办法。

第二条集团公司各部门及各子公司、各分支机构对外签订的所有合同均适用本办法。

本办法所称合同是指合同、合约、协议、契约、备忘录、意向书等依照法律

规定，对相关各方具有法律约束力的书面或电子形式的法律文件。

第三条公司对各类合同管理，实行“统一管理、分级审查、归口负责”的原贝U。“统一管理”即由指定的专职部门负责合同的保管、归档、借阅、复印等，公司

内部需要办理前述事项的，应遵照该部门相关规定；“分

级审查”即合同签署之前，应按公司内部合同签署流程，由业务部门申报，职能部门审查，相关领导批示并最终签署的过程；“归口负责”

即合同审查过程中，各部门各司其职，在各自业务范围内对其出具的意见承

担相应责任。

第四条人事行政部负责建立健全合同管理制度，监督、检查各部门合同管理情况，负责合同签订后的正本（原件）统一归档和管理，执行合同登记、统计及报

告制度，组织合同管理知识培训。

第五条合约部负责合同商务条款审核的管理工作、法务部负责法律条款审核的管理工作，并为合同承办部门提供法律服务，同时合约部与法务部协助业务

部门合同的签订和管理，实时了解合同履行情况，及时提供建议，防止发生

风险。合同履行出现纠纷的，法务部应及时提出处理建议，与经办部门共同

协商解决。并负责合同修改稿与完成稿的复核。

合约部应根据各部门业务需要，分类建立合作方管理数据库，并注重选择合

作较好的单位建立长期合作关系，在满足需要和提升品质的前提下，控制成

本和降低风险，并负责合同修改稿与完成稿的复核。

第六条合同经办部门按其部门职责申请合同立项，确定合同经办人，对潜在的合作方进行可行性论证、意向接触和资信调查，报请主管领导和合约部审批；组

织合同的谈判，起草合同文本，并组织合同审查会签，负责合同的执行。合

同执行过程中发生需要变更、另行签订补充协议或其他对合同正常履行产生

影响的情况的，应及时与合约部、法务部沟通协商，征求其意见后，按公司

内部管理流程报批执行。

第七条合同审查会签部门的职责：

（一）业务部门和分管领导按职责，负责对合同的相关条款的可靠性、可

行性及税收问题等问题提出审查意见。

（二）合约部和法务部对合同内容提供专业意见，将业务部部门与对方协

商后的商务条款以合法合理的形式体现于合同文本中。

（三）财务部门负责对合同涉及的资金来源、支付方式的合理性、可行性

及涉及税收冋题等提供专业意见。

第八条本办法中的合同经办人是组织合同谈判、签订和履行相关工作的第一责任人。

合同经办部门应对合同自协商至履行完毕的全过程负责；合同经办人对期间

出现的任何与合同有关的问题，按国家有关法律及本办法的办法，须及时与

部门负责人、归口管理部门进行协调，并由经办人（或另指定专人）负责进

行处理。

合同经办人在岗位变动或离职时，合同经办部门应指定专人和合同经办人

办理合同相关资料的移交手续。

第二章签订合同的准备

第九条公司对外各项工作，需要签署合同的，应以合同签署作为确定工作正式开展的标志。

第十条合同经办部门应在签订合同至少乙个工作日前，填写《招标计划审定表》（见附件2），将合约事由、签约要求及初选合作方等资料报送合约部。

按公司要求需要进行招投标的合同，合同经办部门应在签订合同至少30个

工作日前，将相关资料报送合约部。

第十一条初选合作方应具备签约资格。合同经办部门没有初选合作方的，也可以不提供相关资料，最终由合同经办部门和合约部共同选择合作方。

第十二条合约部收到合同经办部门《招标计划审定表》后，指派采购、招投标会同经办部门经办人一起，负责合同合作方的选定、合同条款的谈判及签订工作。第十三条工程合同金额超过100万元合同，非工程合同超过50万元的合同，由集团合约部牵头同平台项目公司组成谈判小组进行谈判；工程合同金额低于

100万元（含）的合同，非工程合同低于50万元（含）的合同，由平台项

目公司牵头同平台项目公司合约部组成谈判小组进行谈判。

谈判小组一般应由技术、法务、财务及与合同内容相关的其他职能部门派员

参加，业务部门和合约部负责组织和确定参加的具体人员。

第十四条合同谈判前应召开准备会议，各部门协商确定谈判事项，明确谈判原贝叽策略、重点及主谈人员。

第十五条经办人对合同谈判中遇到的重大问题，应及时向部门负责人汇报，必要时向部门分管领导请示。

谈判结束后，经办人制作谈判备忘录，并经我方全体参加人签字确认；备忘

录应记录会议时间、参加人员、进展情况、形成的一致意见、声明保留意见、

需要请示的事项、双方存在的主要分歧以及下一步谈判的应对意见。

第十六条合约部和合同经办部门应从签约资格、合同价格、合同约定的乙方责任、乙方项目负责人、履约能力、资信情况等几个方面综合考察、选

定合同合作方。

对于合同合作方的选定，包括合同经办部门推荐的初选合作方在内，原则上

应考察不少于3家。

第十七条合同文本应尽可能使用公司制定的合同范本。

第三章合同的审核

第十八条合同合作方选定后，由合同经办部门的经办人填写《合同审核会签单》（见附件3），将合同文本及其附件提交各级分管领导审核。

第十九条合同必须经法务部审核。法务部主要负责对合同的法务条款进行审

核，同时有权对合同的商务条款提出建议。合同经办人应及时将建议反馈

给合同合作方，并进行修改。

第二十条各级分管领导应认真、及时签署审核意见，各级审核时间原则上遵照下述办法：

（1）标的在人民币10万元（含）以下的合同，1个工作日内；

（2）标的在人民币10万元〜50万元（含）的合同，2个工作日内；

（3）标的在人民币50万元以上的合同，3个工作日内。

第二十一条对于标的在人民币50000元（含）以下的合同以及合同经办部门和特定合作方签订的合同（如财务审计合同、融资合同等），合同经办部门可

直接选定合同合作方并进入合同会签流程，但合同经办人必须在《合同审

核会签单》上注明。

第二十二条除第二^一条办法的情况外，其它所有合同的合作方都必须由经办部门和合约部共同考察确定，否则合约部有权在合同审核会签时予以否决。

第四章合同的签订

第二十三条对通过审核的合同，合同经办人负责办理合同的签字、盖章手续。

第二十四条合同经办人有责任保证审核、修改后的合同与签字、盖章的合同在条款内容上保持一致。

第二十五条合同各方应有代表人签字，并注明合同签订日期；人事行政部在合同盖章时应督促代表人签字和签署日期，并督促合同经办人将盖章签订后的合同及时归档。

第五章合同的履行

第二十六条合同经办部门负责合同的履行、申请付款、验收等工作。

第二十七条分期付款的合同进行支付时，须由合同经办部门填写《合同付款申请单》（见附件4），同时提交相关证明文件；合同尾款支付须经有关

部门确认无遗留事项后方可支付。