施工企业工程物资集中采购可行性探讨

施工企业工程物资集中采购可行性探讨作者：曾崇文来源：《财讯》2017年第05期集中采购作为促进企业降本增效，希望通过集中采购降低工程物资采购成本，保证工程物资采购供应质量，开展物资集中采购的必要性和可行性进行分析后，从施工企业集中采购管理者的角度出发，结合企业的实际情况，提出了工程物资集中采购管理模式的转变。

并对物资采购规划、供应商管理、量化评标、合同管理和结算管理的具体内容、业务流程和操作方法做了深入的探讨。

工程物资集中采购采购管理供应商（1）推行集中采购的起因当前，推进集中采购的方案和措施是企业的一种发展趋势，越来越多的央企、国企开始意识到开展集中采购的必要性和紧迫性。

1.探讨集中采购的意义第一，控制采购成本提升企业降本增效的能力集中采购对企业降本增效方面的作用是较为明显的。

一是实现了规模效应。

集中需求统一采购，无疑会提升议价能力，从供应商方面得到更多的优惠，调控订货节奏、减少采购次数，节约采购费用，降低采购成本，增加企业利润。

二是提高了采购效率。

集中采购可提高公司监管效率，降低采购的选择风险和时间成本、优化资源配置能力，科学化供应链管理。

三是能更好地控制采购质量。

集中采购有利于控制供方的质量和数量，批量采购同一类的物资能使厂商更容易实现标准化供应，提高供应商材料供应的准确性、及时性，从而提高采购效率。

第二，促进采购管理向供应链管理转型实施集中采购，一是有利于加强供应商管理。

通过集中采购，企业能建立稳定的供应渠道，与信益好、实力强的供应商保持长期而稳定的合作关系，确保优质低价和良好的售后服务。

二是有利于提升采购专业化水平。

通过集中采购，企业能够优化企业组织架构，实现专业化分工和规范流程，提高采购部门的业务能力，提升采购人员的专业素质。

三是有利于降低采购风险。

通过集中采购，企业能够准确地把握市场供需态势及价格走势，实现正确决策和快速的调整，有效监控采购资金流动和物资的使用情况，动态分析项目成本状况，增强抗市场风险能力。

四是有利于反腐倡廉。

通过集中采购，实现统一监管，能克服采购中的“暗箱操作”行为，在企业内部形成“公平、公正、公开”的采购环境，避免采购活动受到权力和个人意志的干扰，实现采购业务的决策民主、操作公开、过程受控、全程在案、永久追溯。

第三，全面提升企业管理公司管控上，推进集采要求企业进一步压缩管理层级，上收分散的采购权力，强化公司层面的管控能力；实现物资标准化管理；生产环节上，要求企业物资需求计划的准确、及时、规范、合理，在考核供应商、配送物资、监管质量等方面与有关部门协同推进；资金管控上，推动集采要求财务部门在采购资金的预算管理、支付策略、结算方式、结算审核等方面与采购部门密切合作。

集中采购实现了流程统一、操作规范、信息共享、过程控制的管理。

除此之外，集中采购也离不开绩效考核等相关部门的支持与配合。

推动集中采购，能促进企业各相关领域管理水平的全面提升。

2.物资采购管理中存在的主要问题第一，采购供应部门与生产部门间的冲突频发由于采购流程不规范，职责分工不明确，在采购供应与生产出现矛盾时，经常出现生产部门与采购部门互相扯皮，推卸责任的现象。

第二，采购权力过于分散逃避监管目前，公司的物资采购放权给分（子）公司和项目部，致使公司职能管理部门难于履行监管职责，日常的监督检查解决不了实质性的问题，只能起到改善的作用。

加上监管体系不完善，公司的采购权过于分散，采购管理受到严重的制约，缺乏对采购管理的监督管理，各分（子）公司和项目部采购的方式不尽相同，在采购方式上缺乏规范性。

第三，采购决策权过大缺乏监管分（子）公司或项目部在实施采购行为时决策权力过大，少则几万元，多则上亿元，在物资采购供应商选择局限性较大。

同时由于采购活动主要由下级单位的采购管理部门以及采购员操作，其他部门缺少发言权，评审过程流于形式，不能客观系统地反映采购管理水平的总体绩效。

对采购活动多数没有做到事前参与、事中监督、事后控制，采购决策权力集中在极少数管理者手中，对其没有约束机制，难于做到有效的监控。

第四，供货价格和质量难于保障虽然公司规模发展越来越大，项目越做越大，但是对主要工程材料的采购供应商管理比较混乱，没有系统的管理，对供应商的选择缺乏客观性，对合作过的供应商也没有进行绩效考核，对供应商的实力、信誉、供货能力都无从了解，存在管理上的风险。

第五，物资采购成本的增加采购管理不够公开、透明，过程中缺少对成本的动态控制，对材料的采购计划、库存、领用及现场消耗、材料的节超及剩余不能做到心中有数，导致项目对物资采购管理缺乏重视，主动性不够，没有节超意识，导致项目在主材的成本控制上经常超支。

3.存在问题分析第一，采购管理重视程度不够工程项目具体实施以工程分包和施工进度为主，项目管控重点是抓进度、管资金、控质量。

这使得项目对物资采购管理业务不够重视，普遍对物资采购部门不够重视，对采购人员的素质要求较低，认为能把东西买回来不影响生产就行了，采购部门就是花钱部门。

第二，采购管理体系建设不完善一是部门性不强，也不够专业。

有的单位的采购是由经济部门执行操作，职责不明确，没有设立和明确采购的监督管理部门的管理职责，这一点不但在管理制度中没有体现，在操作中也没有对监督管理部门的职责行为作出规范要求。

二是监督管理机制不健全。

监督机制只限于采购部门、采购人员和供应商参与的内部监督监管，缺乏有效的外部监督机制。

三是缺乏较为专业的采购管理人员和采购员。

第三，采购管理监管制度不健全和执行力度不够。

采购管理制度应该是企业采购得以实施的依据和保障，只有制度完善了，才能保证企业采购行为的规范、合法，由于监管制度的不健全，导致在制度的执行上存在着缺失。

甚至部分项目领导对公司采购管理制度所知甚少。

第四，采购管理流程不规范不统一。

具体表现为：一是目前部分单位采购管理部门根据自己的情况制定了自己的采购流程，采购行为从开始到结束的整个流程环节不规范不统一，导致各单位实施差异很大，具体操作形式各异；甚至存在先采购后补流程资料的行为；二是管理内部流程不健全，岗位职责分工不明确，责任落实不到位，增加了采购风险。

（2）推行集采管理工作的可行性分析1.推动企业内部管理的提升集中采购作为企业内部管理提升中的重要一环，如何提升采购管理水平？一是推进集中采购范围，二是应把企业的采购管理进行集中，建立集中采购电子商务平台进行采购，提高采购管理信息化水平，三是推进采购管理的统一集中，不是集中实施。

物资采购的集中不是权利的集中，而是利用电子商务采购平台这个工具来规范采购的规则，使工具和办法统一，集中各分（子）公司、项目部的力量对采购管理工作进行提升，规范公司的采购业务，全面实现对企业管理的提升。

2.集采管理可行性分析第一，组织管理机构条件分析公司现行的物资采购管理组织机构较为简单，由物资管理部门负责对下属分（子）公司和项目部进行采购业务的监督和指导，集中采购的推行，首先公司领导要重视集采的重要性，建立统一的领导小组，集中采购不是单个部门就能管理好的，在计划上、合同的签订、资金的结算之付和公司经营现金流均涉及到相关的部门，只有在公司集中采购领导小组和各有关部门齐抓共管之下，集中采购才能发挥它真正的功效。

第二，管理条件分析健全的管理流程是公司治理的基础，是开展集中采购的制度保障。

如何确保现行的管理制度向集采管理的过度，工作流程上要加入公司总部对采购活动的统筹把握。

例如，管理制度上要对集中采购、招标采购、招标活动和评标标准进行规范要求，集采规模、实施细则和工作方法的规定，绩效考核制度如何保障采购项目的顺利向公司集中；工作流程上，公司集中采购领导小组和职能部门负责哪些工作流程，分（子）公司负责哪些流程，各项工作流程的始点、控制点和终点各由谁具体负责等实质问题都要在原有的管理流程上进行改进，使管理制度和工作流程在采购模式转变为集中采购后能迅速调整、适应，从而在制度上保障公司集中采购顺利实施。

在运作集中采购电商平台之前，首先对物资管理、采购管理人员进行有效的培训，为全面推行集采工作创造人力资源条件，然后建立统一的电商平台，为实现公平、公正、公开的阳关采购奠定基础条件。

（3）实施集采管理组织架构1.集采管理组织机构企业的集中采购是一项复杂的系统工程，通常涉及公司的各个职能部门和生产单位，组织机构由以下三部分组成。

第一，集中采购领导工作小组集采领导小组作为公司集采管理的最高领导机构，由公司领导及较为专业人员组成，负责对公司集采工作进行检查、指导和监控，对集中采购结果的评定工作，以及供应商的准入评审。

第二，集中采购的管理部门及协同部门集中采购的实施，首先要解决的就是组织机构的问题。

集采管理部门由机电物资部门负责，作为集采工作的一级平台是集中采购的组织者和管理者，主要职责包括审核采购计划、询价方案及招标方案；负责采购结果的审核；负责物资价款的结算管理工作及向供应商支付货款；负责供应商的管理与考核。

第三，分（子）公司及项目部采购管理机构中，分子公司及项目部作为集采工作的二级平台主要履行如下职能：1）按月编制需求计划并根据现场实际情况调整采购需求；2）对物资进行检查、验收，按照合同约定保管物资；3）加强对集采物资的现场管理分配调用，提高现场物资的管理水平；4）配合一级平台对供应商进行考核，接受并配合一级平台对其物资管理情况进行检查、考核和评比工作。

2.集采管理系统架构进行系统框架设计时，首先应考虑公司总部与子公司、项目部的职能定位。

公司的集中采购管理部门应从两方面对采购项目进行管理，一方面从采购项目的立项、采购计划的提报、询价或招标项目的开展、合同的签订，到合同交付给用户单位进行合同的履约，再到项目的结算付款；一方面从供应商的准入预审、准入评审和供应商的绩效考核。

分（子）公司、项目部作为集采工作的二级单位，作为用户单位应以配合公司集采工作为主，做好合同的履约执行，并配合公司做好项目的结算工作。

按照“一个系统、两级平台”的管理思路，集采管理系统应包括采购管理、供应商管理、合同管理、物资编码管理、系统管理及统计分析等模块。

其中采购管理包括采购项目的立项、采购计划的审核、询价或招标管理；供应商模块应包括供应商准入、供应商考核和供应商档案管理；系统管理包括组织机构管理、用户管理、职责权限管理和工作流程设置；统计分析模块包括市场价格查询，计划分析、采购分析和综合查询。

3.集采管理制度及流程管理制度本着加强公司内部管控能力，提高供应商管控能力，提高绩效管理水平，在公司层面要制定“一个办法，三个细则”，加强集采的制度保障。

集中采购管理办法是指导集中采购的基本办法，是搭建集中采购管理体系，提高公司整体议价能力，降低采购成本，实现“公平、透明、阳光”采购管理基础。

集中采购管理办法应规定办法的适用单位、组织机构、职责分工、集采范围、集采工作的流程、信息化平台建设、及监督考核的规定。