刍议高校院级文秘内勤员的软实力

刍议高校院级文秘内勤员的软实力
学校管理 （ 西安理工大学理学院 陕西西安 710048 ）
【摘 要】 新时期做一名合格高校的院级文秘内勤员需要具备一定的学历 、 “硬实力 ” ， 资历等 更需要的是拥有良好的品德 、 勤奋踏实的 “软实力” 。 积极进取精神 、 亲和力和良好的性格气质等 工作作风、 【关键词】 新时期； 高校； 文秘内勤员； 软实力
20 世纪 90 年代初， “软实力 ” 知识、 哈佛大学教授约瑟夫 · 奈首创 不想动脑子、 不想点子， 安于现状， 跟不上新时期工作要求。 （ Soft Power ）概念 。“软实力” “硬实力” ， “硬实力” 相对于 而言 是指 院级文秘内勤工作看似简单而平凡， 好像什么人都能做， 其实要真 “软实力 ” “功课 ” ， 大学文凭、 正做好它， 技能证书等可以证明的能力， 而 是指暂时没法 还需做 要不断进取。 一要有政策意识， 如人事 用证书考核的能力， 比如思维能力、 沟通能力、 表达能力、 快速学习 新的政策不断涌现， 作为文秘内勤员要认真学习， 掌握必要的政策， 能力、 团队协作能力、 性格品质等。高校院级文秘内勤员， 既承担学 才能办理具体的事务。二要不断掌握新的办公自动化的技术， 譬如 又承担协助办公室主任负责学校及学院 需要按规定的尺寸处 院文书处理和内勤服务等， 全学院办理医疗保险的照片上传校医保办时， 政策的上传下达， 理好才能上传， 在办公室起着承上启下 、 沟通协调和服务保障的 这就需要学习计算机处理图片的技术 。三要谦虚好 “窗口 ” 。 在院级文秘内 还要虚心向周围的人 作用。文秘内勤员的工作是学院办公室的 学。作为文秘内勤员不仅要向书本学习知识， “硬实力” “软实力 ” 勤员 都达到的情况下， 而优秀的 是获得成功的 长处学习， 向领导学、 向同事学、 向同行学、 向教职工学和请教， 不断 重要基础。要想成为一名合格的院级文秘内勤员， 除了具备一定的 提高自身的学识和能力。四要勇于探索， 不断创新工作。要想成为 “硬实力 ” 资历等 之外， 更需要拥有良好的品德、 勤奋踏实的 循规蹈矩， 已不适合时宜。 文秘内勤员工 学历、 一名优秀的文秘内勤员， “软实力” 。 工作作风、 作虽然千头万绪、 进取精神、 亲和力和良好的性格气质等 繁杂琐碎， 但也有自己的规律可循， 这就要求文秘 一、 立德修身， 彰显人格魅力 内勤员， 在工作中做一名有心人， 善于发现和总结工作规律， 改进工 作方法和手段， 创新性开展工作， 使工作内容和形式常做常新。 一个人的品行很重要， 若以自我为中心， 处处只考虑自己， 长期 以往， 肯定不得人心。因此， 院级文秘内勤工员工作中要以大局为 四、 具有亲和力 要学会换位思考， 加强与教师、 学生的沟通和交流， 想师生之所 文秘内勤员亲和力是指文秘内勤员在工作过程中所表现出来 重， 急师生之所急。工作要言必行、 行必果；敢作为、 勇担当。 人要 各系、 校职能部门和兄弟院系融洽关系以及所产生的亲 想， 的与师生、 真诚善良， 近、 办事公道。工作热情、 服务周到。 对前来办公室办事的 和谐和凝聚的力量， 由此形成工作的感召力 。 文秘内勤员的亲 教师和学生， 和力是强化文秘内勤员与学院领导 、 不受职务、 职称、 身份和地位等因素的影响， 要一视同 各系主任和师生关系的粘合 仁， 不另眼相待。工作始终以给教师、 学生和领导服务的满意度作 剂， 是加强文秘内勤员与学院领导 、 各系主任和师生之间交流的润 内练修养外显气度， 注重 与师生关系生 为标杆。不断加强学习理论和业务知识， 滑油。亲和力弱的文秘内勤员容易忽视师生的需求， 塑造人格魅力， 疏， 以良好的品行， 赢得师生的好口碑。 与亲和力强的文秘内勤员相比工作起来比较艰难；亲和力强的 二、 养成勤奋踏实的工作作风， 树立良好形象 人气指数高， 工作上容易获得师生的 文秘内勤员与师生关系融洽， ［1 ］ 院级文秘内勤员向上承接校级各职能部门下达的工作任务， 对 配合和支持， 工作进展相对顺利 。 因此， 作为文秘内勤员应努力 内接受院领导及办公室主任的工作安排， 培养亲和力， 向下要组织和落实各项工 这不仅仅是工作性质的内在要求， 更是一种工作素养。 作任务和安排， 工作责任重大。如果院级文秘内勤员没有勤奋踏实 文秘内勤员在日常工作中， 要从思想上、 行为上增强亲和力， 不能让 的工作作风， 工作上敷衍了事、 得过且过， 那么工作就会在自己手中 师生来办公室办事受到冷落。面对来办公室办事的师生， 要面带微 出现差错或延误。因此， 作为文秘内勤员要养成勤奋踏实的工作作 笑， 礼貌用语， 主动热情真诚服务， 要细微之处显真情， 如刚下课的 眼、 手、 腿、 耳和嘴勤。即工作中善于动脑筋， 要实 文秘内勤员笑脸相迎给递上一杯热茶水， 便拉 风。一要做到脑、 教师来办公室办事， 干加巧干， 不能因循守旧或满足于按部就班；要有眼力见， 工作要自 近了文秘内勤员与教师的心理距离， 使教职工感到院办公室就是 ， 觉、 主动， 做好超前服务， 不能被动等待安排；要勤动手， 工作要作文 “教工之家” 乐于来办公室办事， 乐于和行政管理人员沟通和交 字记录， 多动笔总结工作成功的经验和失败的教训， 以提高自己工 流， 使教职工更好地理解和支持办公室的工作 。 作的能力和水平， 不能嫌麻烦。 不怕跑腿， 不论是到校级职能部门 五、 有良好的性格和气质 拿文件、 资料， 还是送材料， 自己能干的事自己跑， 不麻烦别人；要能 文秘内勤员在工作中除了整洁的仪表、 大方的举止外， 还应有 良好的性格和气质。常言道， 性格决定命运。其实性格好坏对工作 不断改进工作；要给领导多请示多汇报， 给 听取不同的意见和建议， 教职工多宣传学校及学院的政策， 给教职工办不成的事能耐心解 性格好有利于个人的发展和事业的成功；性格不好影响 也有影响， 释， 个人的发展， 以理服人。二要踏实肯干。院级办公室的工作头绪多、 量大， 文 事业较坎坷。 文秘内勤员的工作繁杂琐碎， 必然要求 秘内勤员的工作更是具体、 琐碎， 容不得文秘内勤员玩虚的， 比如文 文秘内勤员性格坚毅且有耐心；文秘内勤员经常与校职能部门 、 各 一天不管可以， 几天不处理， 系主任和师生等打交道， 免不了有时出现误解和不满， 这要求文秘 秘内勤员最简单的工作收发报纸信件， 信箱里爆满， 学校的收发员投不进东西， 能不抱怨。 还比如新入职 内勤员具有豁达开朗的性格；文秘内勤员工作涉及面广， 除了日常 的教师办理教师资格证， 如果文秘内勤人员不把收齐整理的材料上 工作， 还要处理许多临时性工作和突发性事件， 这要求文秘内勤员 影响新入职教师的按期转正， 就是工作失误。 这就要 不同对象要 报校人事处， 要有机智灵活的应变能力；文秘内勤员面对不同场合 、 求文秘内勤人员在实际工作中， 善于控制自己的情绪和行为， 要努力做到求真务实， 要说真话， 办 养成处变不惊、 沉着稳重的性格；文秘 ［2 ］ 要脚踏实地、 埋头苦干和乐于奉献， 不能拈轻怕重、 推诿揽功。 内勤员要尊重领导、 同事和师生， 培养爱心奉献和团结协作精神 。 实事， 以勤奋踏实的工作作风， 维护办公室的良好形象， 并获得师生的认 作为文秘内勤员要客观分析自己气质特征中的长处和短处， 最重要 可和支持。 的是扬长避短， 懂得气质有可塑性， 通过学习和培养， 以独特的气质 三、 有进取精神， 工作没有进取精神， 不进则退 适应工作的需求。 （ 下转第 130 页） 有的文秘内勤员甘当磨子， 不推不动， 工作过程中不想学习新