档案与档案工作概述课件

档案的管理及保护
讲课提纲
第一节 档案与档案工作概述 第二节 档案的保管与保护 第三节 档案工作业务要求
第一节 档案与档案工作概述 P1
一、档案 （一）档案的概念：《中华人民共和国档案法》 中定义：本法所称的档案，是指过去和现在的 国家机构、社会组织和个人在从事政治、经济、 科学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和 社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
（二）档案业务工作的内容 P18 狭义：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用
六个环节。 收集—由各部门、个人而集中。 整理—分门别类，使之有规可循，有目可查。 鉴定—鉴别、挑选，去粗取精。
保管—采取保护措施、进行妥善管理。 统计—对档案有关状况进行登记、统计、分
析研究。
利用—通过各种方式和手段，满足档案利用 者需求的工作。
3、专门档案，是指一些社会机构和组织在某些专 门业务工作中形成的档案材料。如人事档案、会 计档案、教学档案、病历档案、工商、税务、军 事、外交等等。由于社会分工细致，专门档案种 类繁多，难以尽数。
（四）档案的作用 P5
1. 机关工作的查考凭证。熟悉情况、总结经验、 进行决策，要查考以往记载，以便于决策科学 化，提高办事效率。档案是过去的记录，可提 供依据。(规划、总结、工资)
同时，这些机关和单位的档案中凡是具有长期 和永久保存价值的，都应按规定由各级档案馆集 中保管。
(2)全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一、 分级、分专业负责监督和指导。
• 统一：在全国范围内实行统一的业务指导、监督 和检查。
• 分级：地方各级档案行政管理机关具体指导、监 督和检查本地区的档案工作。
（五）档案发挥作用的规律 P8 1、档案发挥作用总是由局部到整体，由当前到长远。 2、随着时间的推移，档案的机密性会逐渐减弱甚至
消失。 3、随着时间的推移，档案的作用会由它的实际价值
向科学价值扩展。
4、档案作用的发挥受一定条件的制约。 一是受一定的社会环境制约：国家的社会制度、 法制水平、政治经济形式； 二是受社会档案意识制约； 三受档案管理水平制约。
二、档案工作 P11 （一）档案事业的构成 • 广义：档案工作是指整个档案事业。
▲档案室工作 P11
档案馆工作 P13
五位一体：档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案 利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心
档案行政管理工作 P17 档案专业教育工作 P17 档案科学研究工作 P18 档案宣传工作 P18 档案外事交往工作3. 政治性 4. 科学性 5. 文化性
▲（四）档案工作的基本原则 P22 《档案法》规定：“档案工作实行统一领导、
分级管理的原则，维护档案的完整与安全， 便于社会各方面的利用。”
1. 统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则
(1)国家全部档案由各级档案机构分别集中保存。即 全国一切机关、部队、团体、企业和事业单位形 成的档案，均由各机关和单位的档案机构或档案 人员集中保管，任何单位或个人都不得拒为已有。
• 分专业：中央和地方专业主管机关档案部门，根 据本专业、本系统的特点，负责本系统含下属单 位档案工作的管理。
会团体、个人。
• 从内容看：有政治、经济、科学、教育文化艺术 等等。
• 从载体看：甲骨、石刻、纸张、磁盘、光盘等。 • 从信息的记录方式看：手写、刀刻、印刷、录音
等。
（二）档案的产生及历史
在我国迄今发现最早的文字记载的档案是3000多 年前殷商时期的甲骨档案，当时在世界范围内还 出现了石刻档案，泥版档案、 纸草档案、
1、文书档案，也曾被称为党政档案、行政档案， 是机关、团体、部队、企事业单位等在领导和 行政管理活动中形成的档案材料。如指示、请 示、批复、通知等。
2、科技档案，全称为科学技术档案，是由生产技 术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生 和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科 技文件材料转化而成的档案材料。
羊皮纸档案等等。纸张出现后档案的载体、数量 发生了根本性的变化。现在，随着科技的发展， 出现了以感光材料、磁性材料为载体的档案，如， 照片档案、影片档案、录音档案、录像档案、电 子档案等。
（三）档案的种类与划分 P4
科学分类是实施科学管理的基础。标准不同， 档案分类的结果便不同。现在广为流行的、被 普遍接受的分类方法：以内容为标准划分为文 书档案、科技档案和专门档案。
概念的基本含义： 1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。
国家机构、社会组织和个人开展工作、履行职责 必然需要一定的载体和手段。古人讲“言而无文， 行之不远”，制发各种表达意图的文件便是其重要 的载体和手段之一。
另一方面还要利用过去的文件，经整理保存备查 的文件－－档案。
这些档案是伴随着人们实践活动自然而然地产生的 是最为原始的历史记录。这也是档案区别于图书 和报刊资料的标志之一。
2、档案是由文件有条件地转化来的。 档案和文件是处于不同阶段的同一事物，有密切 联系，文件是档案的前身。转化条件：
• 办理完毕的文件才能作为档案保存；即完成了文 书处理程序P3
• 对今后有查考利用价值的文件材料； • 按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义
的上档案。
3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样。 • 形成者极其广泛：国家机关、企、事业单位、社
2. 生产建设的重要依据。(开发新产品、反倾销案 件)
3、是科学研究的可靠资料。(自然科学：水利、气 象、地震科研成果；社会科学：资本论、史记。 协和病案)
4、是政治斗争的工具。(国内、国际、西藏) 5、是宣传教育的生动素材。(展览、著书立说、影
视作品) 将上述五个方面进行归纳，概括为两个基本方面： 凭证作用和参考作用。
• 档案是历史的真凭实证。 P7
产生过程：社会实践活动中直接形成的；档案本 身的物质形态保留着真切的历史痕迹，如手稿、 批示、印信，照片、录音带、录像带，具有可靠 的凭证作用。
• 档案是第一手的参考资料 P8 人的真知来源于实践，人不可能事事实践，有 继承性，档案直接、原始地记录了前人的经验、 教训，是第一手的参考资料。