档案服务社会化问题解读

档案服务社会化问题解读

人类社会进入到网络社会后，网络渗透到社会的各个层面，网络的飞速发展催生了传统档案服务方式的一系列深刻变革，也给档案服务社会化带来了新的挑战。基于这一时代背景，相关“档案服务社会化内在逻辑”、“档案服务社会化生存问题”及“档案服务社会化基本原则、实现路径、运行机制”等一系列问题便被赋予了广阔的研究价值与深远的探究意义。

标签：档案服务社会化；档案信息资源；信息公平

我们已然步入了一个信息化的时代，一个许多人都热衷于网络的年代。在网络狂飙的席卷之下，信息技术革命带来了诸多行业的深刻变革。作为传统档案管理领域变革的具体体现，档案信息化便迎合了现代档案事业自身发展的需要，而与档案信息化相伴相生的便是档案服务社会化。信息技术的应用为档案服务社会化开辟了广阔的发展空间，电子记录归档保存、馆藏档案数字化及档案信息网络化服务成为档案信息活动发展的主流趋势。但是我们还应看到，信息技术的应用也给档案服务社会化带来了一系列问题和矛盾冲突。与此相关联，档案服务社会化已成为档案部门响应社会诉求、契合自身目标、实现档案价值、服务国家发展的一种理性选择。

一、档案服务社会化理论梳理

（一）档案服务社会化概念分析

长久以来，我国档案工作处于“重藏轻用”的状态，“档案服务社会化” 问题的提出也只是近10年内的事情，其相关研究起步较晚。而所谓“档案服务社会化”主要是指档案工作社会化和档案信息服务社会化两个方面。具体来说，档案工作社会化主要是指档案馆的社会化及与档案馆社会化相关的档案的开放及利用等；档案信息服务社会化，就是要以丰富的档案信息资源为基础，最大限度地开发和利用档案信息资源，面向社会，强化档案信息的各项服务功能和环境，建立规范的档案信息服务体系，力图实现档案信息社会效益和经济效益的最大化，其目的就是要改变过去那种档案利用仅仅局限于机关的行政事务和学者们的历史研究等领域的状态，而将档案信息发挥作用的范围扩大到全社会。

（二）档案服务社会化内在逻辑

社会信息化将现代档案事业置于一个集理念、方法和技术于一体的综合环境之中。“开放”、“自由”、“平等”及“以人为本” 的服务理念和“方便”、“快捷”、“高效”的服务方法和信息技术逐渐融人到档案服务社会化的进程之中。因此，较传统档案服务活动而言，档案服务社会化呈现出历史必然性：

第一，开放服务的特征

在我国，长期以来，源于对档案安全和档案为党政部门服务的考虑，档案机构一直把自身封闭于狭窄的“象牙塔”内，这种做法有违现代档案馆的根本性质。就现代档案馆的根本性质来说，它应是一个外向的开放系统，具备为社会各方面提供服务的特质，而不是内向的封闭系统。档案馆不应该仅仅是收藏档案的基地，更应该是广泛组织档案信息交流，为社会各方面服务的中心。

第二，自由、灵活、方便的特质

近年来，伴随着计算机技术的更新换代，传统的“手工管理”已被“计算机管理”所取代，“方便、快捷及高效”的管理方法为档案服务社会化开辟了广阔的发展前景。计算机技术在档案管理工作中的应用将现实工作中档案管理的对象由传统单一的纸质档案演变为两类，即数字化的档案信息和纸质档案。档案信息资源数字化便于构建以用户为中心的虚拟档案信息馆藏，有利于档案信息用户在网络上自由、灵活、方便地搜寻、浏览和下载档案信息资源，显示出档案服务社会化“自由、灵活、方便”的特质。

第三，平等服务的优势

相较传统档案服务对象，伴随着档案服务社会化进程的推进，档案服务工作正由为少数人服务转向为大多数人、为社会、为平民服务，逐渐拥有了“平等服务”的优势。而在档案服务社会化背景下，档案利用已由工作查考发展到为学术研究部门或为社会各方面提供服务，其服务对象也随之扩展至普通平民，档案利用者的类型向大众化方向发展，档案工作服务对象正在日益扩大。其“平等服务”的优势逐渐显现。

第四，以人为本的意蕴

档案服务社会化进程中，档案机构秉承了“以人为本”的服务理念，确立了“公众需要什么，我们就做什么”的利用原则。这一点可以从“上海搭建中华老字号企业档案信息资源共建共享平台” 这一实例中得到印证。“中华老字号企业档案信息资源管理和共享系统”，能实现文本档案、照片档案、音视频档案、实物档案的规范化、标准化处理，特别在面对用户的查询利用方面提供了形式新颖、途径多样的检索方法，推进了各类档案信息资源合力整合和共建共享良好氛围的形成。

二、档案服务社会化生存问题

伴随着档案服务社会化的深入发展，档案服务社会化进程中又显现出许多新型的生存问题：

（一）档案信息安全方面的问题

信息技术在为档案服务社会化提供技术手段与技术支撑的同时，也带来了档案信息安全方面的伦理问题。这就要求我们在利用信息技术与网络媒介推进档案

服务社会化的过程中，需要重视管理制度建设，更需要关注档案服务人员工作责任心这一重要的职业问题。

（二）档案信息公平存取方面的问题

通过数字档案资源和网络环境而进行的档案服务社会化与传统档案服务有很大不同。长期以来，我国档案界基于单一的“你查我调”的阅读原件方式。而在网络环境下，电子文件等数字档案资源可以供很多人在网上同时使用而分毫无损，真正从档案信息存取手段上实现了档案服务社会化。然而，数字化、网络化环境下的档案信息服务社会化依赖于对计算机和网络设施的拥有，但截至目前，我国拥有计算机和网络设施的人口依然是少数群体。因此，从整个档案服务社会化进程来看，数字化、网络化一方面推动了档案服务的社会化，另一方面也可能使不平等现象加剧。而如何在档案服务发展的同时使更多的人享有档案信息存取的平等，是档案服务社会化过程中不能忽视的一个问题。

（三）档案信息公开与公平利用方面的问题在社会档案活动的各个环节，特别是档案服务社会化过程中，最突出的问题表现在公民利用档案信息的充分性、有效性和公平性方面。就公民对档案信息的利用权而言，现实状况与法规要求以及基于信息权利时代的理想状态之间存在很大差距。因此，伴随着公众档案信息要求与呼声的提高，档案信息如何在有关法律法规的范畴内，最大化地向社会公开和提供利用，这不仅是一个单纯的制度或技术问题，更是一个相关档案信息公开与公平利用的问题。

（四）档案信息知识产权保护方面的问题

档案服务社会化过程中所涉及的知识产权保护事项主要是著作权。近年来，档案部门频频接受官员、学者及其他社会著名人士的档案捐赠。某些企事业单位或个人出于经济效益考虑，将本单位或个人活动中形成的档案文件委托给档案寄存中心（大多为档案部门举办）代管。档案来源的多样化导致馆藏档案著作权状态的多元化、复杂化，档案机构在档案信息的管理、利用过程中极可能引发著作权益纠纷。而如火如荼的数字档案馆建设，更将网络环境下档案知识产权的保护问题推向了舆论中心。知识产权保护问题决不是单纯的法律问题或经济问题，隐藏在后的是典型的伦理问题，即公平与效率的平衡机制问题。

三、档案服务社会化基本原则、运行机制、实现路径

（一）诚信服务：首要的道德原则

网络技术与计算机水平的提高推动了档案服务社会化的进程，与此同时，人文道德因素越来越渗透到档案信息活动的各个领域之中，而且影响越来越大。在档案服务社会化过程中，应把诚信服务作为营造良好档案服务社会化环境的首要道德因素。在档案信息活动中，诚信有着极为深刻的含义和重要作用，它是档案信息活动主体必须遵守的根本性道德规范。档案信息活动主体只有树立诚信服务道德观，才能更好地推动档案服务社会化进程。