1.3采购信息记录

采购信息记录
采购信息记录是MM主数据的一种。

其中包含某种物料与某个或者某些供应商之间的联系。

信息记录为公司的采购提供了相关信息。

在创建采购订单时，系统会按照采购订单信息，自动去后台匹配适用的采购信息记录，找到订单可用供应商，价格等信息。

系统会将所匹配到的信息记录的相关内容拷贝到采购订单中，并且系统会根据采购信息记录中的相关信息来判断该采购采购订单是否有效。

采购信息记录可以记录最近使用该采购信息记录的采购订单编号及行项目号，可以记录不同供应商所提供的历史价格信息，可以借助采购信息记录可以实现对供应商的评估工作。

事务代码及路径
这里需要注意的是，在创建信息记录时一般是需要输入供应商及原材料的。

但是存在一种情况是不用输入物料号就创建信息记录。

无物料号的信息记录一般用于消耗性采购。

这里所说的消耗性物料一般指如办公的笔记本，签字笔，垃圾桶，生产线上使用的胶带，手套等。

由于消耗性物料一般会分配给公司的某一部门，故在创建消耗性物料的采购申请单时需要填入成本中心。

（为了方便理解，可以把不同的成本中心看作不同的公司部门）
库存性物料信息记录的创建过程与消耗性物料的过程类似，我们以消耗性物料为例讲解信息记录的创建过程。

业务示例一：某公司采购一批消耗性物料,需要为其创建信息记录并参考消耗性信息记录创建消耗性物料的采购订单。

STEP1:创建信息记录，不填入物料号
输入短文本，物料组，订单单位，排序字符串（用于信息记录的查找）以及计划交货时间1，标准数量1，净价50。

保存，信息记录号为5500000289
STEP2：创建采购订单
输入采购订单，信息记录号，账户分配类别设置为成本中心，成
本中心设置为1000。

信息记录的关键字段及应用:
在一般数据视图中，并没有太多需要我们注意的地方。

大部分数据都是来源于供应商主数据（“供应商数据”栏位）与物料主数据（“采购订单的计量单位”栏位）。

（1）“可使用起始时间”与“可使用终止时间”可以通过这两个字段实现审批功能
在“供应选择”栏位中，可以看到“可使用起始时间”与“可使用终止时间”。

我们可以使用这两个时间来实现信息记录的审批功能。

当“可使用起始时间”与“可使用终止时间”为同一天，则相当于信息记录在锁定（未审批）的状态。

则该条信息记录虽然已经建立，但是没有生效，无法将信息记录中的信息带到采购订单中。

如果将终止
时间改到9999年，则在功能上实现了信息记录的审批。

当然，这个
功能只是当企业客户需要的时候才会使用。

系统默认此时间为空，也就是立即生效。

业务示例二:用信息记录实现条件价格的审批功能
Step1:创建信息记录（未审批状态）
起始日期和终止日期为同一天，代表该信息记录的价格未通过审批
Step 2:参考信息记录创建采购订单，
输入供应商3334，物料DEMO-T001,系统会自动带出供应商
这里我们可以发现，此信息记录由于未通过审批是不可以使用的，当我们修改了可用日期之后，相当于完成了批准的操作，此时信息记录
就可以使用了。

Step 3:通过修改信息记录的日期来实现审批
Step 4:参考信息记录创建采购订单
（2）常规供应商
如果设置此标识，这类似于启用了一个准货源清单。

但是需要注意的是，在有配额的情况下不会规定常规供应商。

在实际情况中可能会出现一下三种情况：
①信息记录中启用了常规供应商，供应商为A；对于采购物料没有建立货源清单。

由于没有货源清单，又在信息记录中维护的常规供应商。

则在创建采购申请单时会自动建议供应商A为供货源。

②信息记录中启用了常规供应商，供应商为A；对于采购物料建了货源清单，货源清单中供应商为B。

虽然设置A为常规供应商，但是由于在货源清单中供应商设置为B。

则在创建采购申请单时会优先提取供应商B。

③在信息记录中设置A为常规供应商，B没有设置为常规供应商对于采购物料没有创建货源清单。

在创建采购申请单时系统会优先提取常规供应商A。

业务示例三:在信息记录中启用常规供应商
描述由于供应商3334产品优良，我方决定采购物料DEMO-T001时都向供应商3334采购。

STEP1：这里我们为供应商3334对于物料DEMO-T001创建信息记录时，定义供应商3334为常规供应商。

保存。

采购信息记录编号为：5300007163
STEP2：在后台中需要设置启用常规供应商功能
在这里对1000工厂启用了常规供应商功能
STEP3:在创建采购申请单时，输入物料号DEMO-T001，信息记录5300007163，会自动带出固定的供应商3334。

(3)
(4)在采购组织数据中的参考栏目里，会看到最近针对供应商及物料创建的凭证。

在已经设置“信息更新”的条件下，创建采购订单，报价，合同都会自动创建信息记录。

这里要特别注意的是，报价和合同都能够把其中的价格带入信息记录。

但是采购订单不能把价格带入到信息记录中。

不过可以将最后的订单信息带到“采购组织数据2”的“参考栏目中”。

业务示例四：自动创建信息记录
方案一：通过报价单
对于原材料DEMO-T001及供应商3334，我们是没有维护采购信息记录的。

但是由于我们创建过询价、报价单。

系统会为其自动生成采购信息记录
Step1:创建询价单（ME41）
Step2:创建报价单（ME47）在报价单的创建过程中信息更新要选择B 这样才能自动创建信息记录。

Step3：查看信息记录
发现采购信息记录已经自动创建，报价单中的价格信息也被一并带入
方案2：通过合同，自动创建信息记录
对于原材料DEMO-T002及供应商3334，我们是没有维护采购信息记录的。

但是由于我们创建过合同。

系统会为其自动生成采购信息记录Step1:创建合同（ME31K）同理合同创建的过程中信息更新栏位也要
选B，才能实现自动创建信息记录的功能。

Step2:查看信息记录
可见采购信息记录已经自动创建，合同中的价格信息也被一并带入（5）维护条件类型：点击“条件”，可维护条件类型。

在此处维护的条件类型可以带入采购订单中。

如果在信息记录中没有维护价格，那么在采购订单中系统会要求用户输入价格条件PBXX。

信息记录价格的维护新的价格会将原有价格自动划分阶段，根据采购订单不同的交
货日期选择不同的价格。