医院线上报销的实现与思考

现代营销上旬刊XDYX 财务报销是医院财务管理基础、重要的环节，连接医院和员工，涉及多个部门，流程较长。

整个报销过程需要严格审核，需要经办人耐心等候，有时甚至需要经办人来回奔波，这也是线下报销的痛点。

医院的员工大多承担医教研的任务，平时就分身乏术，财务报销不便，加重了他们的负担。

随着人工智能、大数据的发展，医院根据自身费用报销问题和员工诉求，通过对费用报销业务进行深入调研，开发了线上报销系统和手机应用，打造移动、智能的财务工具，让广大员工实现线上申请和线上报销。

这一举措优化了费用报销流程和模式，提升了财务管理效率和财务服务水平，使员工的报销满意度大大提高，不仅减轻了经办人的负担，也减轻了财务人员的负担。

从另一层面看，要把握数字革命下的新机遇，医院开发线上报销系统势在必行，通过提升费用报销业务，促进管理模式转变，加强预算执行管控，实现精益管理，助力医院财务逐步实现数智化转型。

一、从线下报销到线上报销
（一）线下报销的流程和缺点
传统的线下报销是报销人根据医院的政策制度，在发生经济活动以后，整理好原始凭证（外出业务活动审批表、发票、合同等），手工填制报销单，填好以后逐级找领导签字审批，审批完成以后拿着报销单到财务科办理现场报销，财务科通过审核和复核，报销单传递给出纳付款，出纳付款后，报销单再传递给会计手工填制记账凭证的过程。

传统的线下报销手续复杂，经办人报销一项事由可能需要多次往返财务科、领导办公室、报销资料存放地，容易引发不满情绪。

线下报销需要填制统一的空白的报销单，经办人需要来财务科取。

报销单的审批进展不透明，很难查询报销单所处审批节点。

财务人员审核压力较大，需要熟悉医院的各种报销制度和标准。

（二）线上报销的流程和转型后的进步
线上报销是经办人通过手机应用或者电脑事前申请，在经济业务发生后用手机或者电脑填制报销单，输入事由、金额、预算项目等信息，上传相关材料提交报销单，等待电子审
批通过后，一次性将报销单及其附件递交至财务科，财务科审核、记账、付款的过程。

线上报销相较传统的模式有了以下的进步。

1.线下报销需要到财务科现场排队，会计人员现场审核需要花多长时间，报销人就要等候多长时间，尤其是在报销高峰期，耽误的时间更多。

报销现场排长队，报销人等候的时间太长，而且等了很久报销单也不一定能顺利通过审核，容易引起报销人的抱怨。

现场审核对财务工作人员来说压力较大，因为排队现场环境嘈杂，等待审核的报销单很多，而财务人员只能根据排队顺序接单审单，不能根据业务的类型、业务的熟悉程度自主安排审核任务，造成工作效率不高，工作心理压力大。

一边是报销人长时间等候，一边是财务人员紧张的审核节奏，这种模式容易引起双方的矛盾。

而线上报销打破了时空限制，经办人可以随时随地填单，财务人员可以随时随地审核，实现了移动报销，优化了报销体验，增加了双方的办公灵活性，促进双方和谐。

2.线上报销可以更好地实现预算管理，线上报销系统提前设置了预算项目和项目额度，可以实时监控费用动态，全程掌握预算进度，提高资金管控的效益，财务可实现对预算执行进度、现金耗用情况的管理和掌控，也增强了业务科室预算管理、合理规划开支的意识。

3.线上报销将报销业务细分为几种报销类型，经办人可以根据实际情况选择相应的报销单类型，财务人员可以通过报销单类型分工审核，提高了工作效率。

4.线上报销是财务信息化的必然产物，要想后续实现报销单批量支付的高效化，实现报销单自动生成会计凭证，就要夯实线上报销这一基础环节。

线上报销全面梳理经济业务，细分报销单类型使报销单模板标准化，在经办人填制费用类别时，就自动关联会计凭证中的会计科目，这样才能实现财务核算自动化，助力会计人员用更多精力提升分析和管理能力。

5.传统的报销模式下，纸质报销单呈送至哪一个环节，经办人常常要询问很多人。

线上报销的审批流程可视，经办
医院线上报销的实现与思考
周肖康
（南方医科大学第三附属医院
广东广州510630）
摘
要：近些年，医院的发展规模扩大，支出增加，医院财务制度和报销政策越来越严格。

传统的线下报销主要依赖人工
审核，有限的人力不能承担越来越多的报销任务，报销难的问题一直困扰着报销人和财务工作人员。

随着信息化时代财务数智化的发展，传统的线下报销模式逐渐被淘汰，医院纷纷探索线上报销新方式。

本文针对线下报销转线上报销以来的变化、线上报销出现的问题、员工借款和报销展开论述，以期帮助医院财务更好地规范资金使用，控制财务风险，解决报销难的问题。

关键词：线上报销；员工借款；医院财务制度中图分类号：F606.6
文献标识码：A
DOI：10.19921/ki.1009-2994.2023-08-0035-012
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人可以实时查询，自行跟进、催审，加快了报销进程。

6.过去，审批停留在哪个环节没有通过，审批人口头告知原因，报销单上没有体现。

现在，审批人驳回的原因可以留痕，也让报销单的复核人留意到了审核重点。

而且线上报销可以在某业务类型的报销单界面，列示相关报销制度、附件说明、内嵌制度和规范，减少了报销人和财务部门的沟通成本。

比如，在外出业务活动报销单界面列示差旅费管理办法，在外出进修报销单界面列示进修管理办法，在版面费报销单界面列明所需附件清单，使报销单在填报环节就更加规范，提高了报销单的审批通过率。

7.线上报销系统对发票有验真和查重的功能，财务人员不用担心报销人使用假发票报销或者重复报销；线上报销可以自动加总报销金额，减少了计算错误。

8.线上报销有利于财务部门进行成本费用分析，可实时获取费用报销信息，围绕费用类型、时间频度等进行多维分析，提升了费用数据的价值水平，帮助财务部门增强对报销业务的精准管控，辅助财务决策。

9.传统的纸质报销单需流转至多人手中，容易造成单据的遗失，导致相关人员互相推诿责任，而线上报销的最后一个环节才递交单据，也只会在财务部门内部流转，大大降低了单据遗失风险。

二、线上报销实现以后的问题
线上报销具体操作的宣传不到位，经办人操作手机应用常常遇到困难，比如在审批表的填写时，填了借款，但实际上没有来财务办理借款，导致报销单上显示冲销借款，容易引起误会。

财务人员每次遇到这样的报销单，都要查询借款的真实情况，增加了工作量，而需要借款的员工却不知道审批表的借款金额处需要填写才能借款。

这是由于宣传不到位和功能设置不完善导致的，线上报销推行以后，经办人常常发生提交不了报销单的情况，原因是在填报时选错了部门、预算项目等，导致填单耗时长，体验不佳。

经办人上传附件不够规范，如照片不清晰、附件没有命名。

有的报销单需要上传多张附件，上传成功后系统界面显示多张附件，而附件又没有命名，排列也没有规律，导致审核人员毫无目的地点击查看，给人一种凌乱之感。

系统显示附件供财务人员查阅时不够方便，当附件很多时，系统没有翻页的功能，导致财务人员重复查看或者漏看。

有些事务繁忙的领导不习惯使用线上审批，因为线上审批必须登录手机或者电脑的报销系统，报销系统的工程师只能在审批流程上设计“主管领导线下审批”的环节，这种报销单就需要打印后找领导签字，签字后再由财务科结束该报销单的线上审批。

所以即便我们引入了线上报销，但实际上还是免不了线下的审核，只是相对而言，减少了线下往返找领导签字的麻烦。

经办人递交纸质报销单时，经常出现发票不合规、附件不齐全的现象，导致退单。

而财务审核人员通过电话、微信等渠道通知经办人补充材料，经办人常常遗忘，财务审核人员有时需要反复提醒，即使经办人再次补交资料，还是有没交齐的情况，使财务人员重复审核。

这既增加了财务工作人员的沟通时间成本，影响工作效率，又容易引起经办人的厌烦。

纸质报销单及后附附件递交财务科以后，还需要经过审核、记账、凭证审核、出纳付款几个流程。

报销单在财务部门内部的流转没有跟踪，容易遗失。

一份报销单可能因材料不完整退单，可能因为缺少主管领导签字被递交至领导，也可能在财务部门内部工作人员的手中等待处理。

如果单据的量很大，会经常面临不知道某份报销单在谁那里的窘境。

此外，线上系统还不稳定，偶尔会发生发票查重失败的情况。

三、员工借款模式的改变
线上报销实现以后，员工借款的方式也发生了改变。

员工借款管理需要提高管理水平，减少员工拖欠借款不还、只借不还的现象。

（一）员工借款的发生
员工借款分为以下这些情况：差旅费、长途交通费、体检预借费用、员工去外地参加活动预借费用、培训费、进修费、党建和团建经费、设备归口部门申请付款给设备供应商或者填制设备信息类对公借款单来还公务卡、其他各种事由的借款。

（二）线下借款的流程
过去，员工借款主要通过填写线下的借款单。

该借款单上有唯一的单据编码，需要填写的信息有借款科室、借款人、借款日期、还款日期、借款金额、收款方的户名、账号、开户行、借款用途，还包括审批意见和领导签名，由科室负责人、财务审核、医院领导逐级审批。

此借款单一式三联，白联、黄联和绿联。

白联交给财务，是财务付款的依据；黄联交给借款人，还款或者报销时，借款人把黄联交给财务，财务便知道是对应归还或者报销哪一笔借款；绿联财务科先留存，等到借款人把该笔借款结清，财务便把绿联给借款人，表示借款已还清。

（三）线上借款的流程及优缺点
员工借款主要通过线上填制借款单或者审批表、申请表进行。

如外出业务活动审批表、外出参加学术活动审批表、外出进修申请表、党建专项经费使用申请表、团支部经费使用申请表等，员工填写借款金额，线上通过审批后，打印纸质版交至财务部门等待付款。

这样生成的线上借款单有唯一的编号，虽然没有一式多联，但是它可以重复打印。

另外，员工可以直接由审批表或者申请表，点击进入“我要报销”的界面，报销单直接关联相应的审批表，冲销借款金额。

而借款单的报销需要先填写报销单，再在借款冲销金额栏选择对应的借款。

线下借款单不易保存，同一编码的借款单只有三联，通常第一联白联用于付款的原始凭证，第二联黄联交给借款人后，他们往往因为不知道用途而疏于保管，第三联绿联用于借款结清后财务返还给借款人，但是这一步骤往往双方都不太重视，因为结清了，借款人就离开，财务也会在账务系统做账冲销借款。

所以这一流程的实践不太成功，财务部门积累了很多已结清未领取的绿联和很多并没有给到借款人的黄
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时间越久，这些借款单底联越容易破损，复写在上面的字迹也变得模糊，保存的意义降低。

从这一角度看来，能够永久保存和重复打印的线上借款单更胜一筹。

在员工的借款管理中，我们想达到“前款不清，后款不借”的目标，一般都需要财务查询账目，根据员工姓名查询摘要，看是否有未结清的借款，但是实际操作起来很困难。

尤其是对于常常需要借款的员工，比如设备科和总务科的员工，常常填借款单来还公务卡（物品已经通过公务卡支付购买，但发票还没有收集完全尚不能填报销单，而公务卡的还款日马上到），积压很多未报销的借款单，而实际工作往往让他们在未结清欠款的情况下还得继续借款。

因此，“前款不清，后款不借”的要求不能太严苛，但又不能完全放任不管，否则员工都将养成只借不报的习惯。

线上借款开通以后，设置了提醒功能，若借款时有未结清的欠款，系统会提醒。

这一点也比线下借款优越。

当下，我院的借款多数是采取线上模式。

员工先在线上填制借款单或者有借款功能的审批表或者申请单，等线上审批完成后，员工凭打印生成的借款单到财务办理借款，只有支付成功该次借款才算成功。

然而，我院的线上借款设置是只要审批完成就可以在日后冲销，导致员工在填报销单时，在借款冲销处填写“没有借款”，如在一些外出业务活动报销单里，显示借款冲销金额，而实则没有借款，导致会计审核需要查看账目确认是否借款；常常办理借款的员工，因为借款单多，有的成功借出，有的没有，在填报销单时，选择了没有借出的借款单冲销，导致报销单显示错误的冲销借款金额和支付金额没法填写收款信息；还有员工在选择冲销借款时，选择错了一笔借款。

对此，首先，系统工程师需要完善借款的功能，支付成功的借款才能被冲销。

其次，会计审核需要在审核报销单时认真审核冲销借款的对应性。

因为一些紧急情况或者报销系统暂时关闭的情况，我院依旧保留了线下借款单，对此报销时线上无法冲销，只能备注此笔报销已线下借款，并附上借款单的照片。

为了提高借款的管理，财务需要定期核对借款的结清情况，对于那些超过一定期限没有办理报销或者还款的借款，需找到员工本人了解原因并催其尽快办理。

四、建议和对策
加强报销系统工程师与财务人员的沟通，完善审批流程和借款功能。

工程师和财务人员均应熟悉医院的各类报销制度及其更新变化，让审批流程契合医院的制度。

在目前的系统里，借款时填写借款单或填写审批表，出纳在实际借出款项后，会进行“已支付”的操作。

然而，报销单的借款冲销操作没有受到借款是否支付的限制，报销人常常在没有借款的情况下进行冲销操作或者点错了一笔借款，所以系统工程师应该设置借款冲销操作的限制及提示信息。

有的员工以为只要线上审批通过就可以收到报销款，以为已经完全实现无纸化便不妥善保管原始凭证；有的员工迟迟不交纸质报销单，不知道要把通过审批的报销单打印出来作为所有附件的首页。

为了解决这一问题，报销系统可以在
审批完成时跳出提示窗口或者推送通知：“请妥善保管原始凭证并打印报销单，及时交到财务科。

”
报销虽然引进了线上审批，会计人员可以在线上查阅原始凭证，但是线下审核报销单的原始凭证和其他附件仍是重要的一个步骤。

线下翻阅报销单后附的附件是否真实、完整、正确，一方面起到会计监督的作用，另一方面符合会计档案的保存要求。

然而，会计人员在审核纸质材料发现问题并告知经办人以后，经办人忙忘了或会计人员忙忘了，导致积压了很多有问题的单据，时间久了，会计人员需要重新复核才能回忆起具体情况，然后再告知经办人，影响工作效率，所以应降低退单率。

退单常常是因为缺少附件、附错附件、缺少签字、缺少盖章、缺少情况说明等，要把这些常见问题在会议上传达，也可以在常见的报销单类型下，在系统里设置提交相关附件的提示，以列表的形式告知附件要求。

刚刚推行线上报销时，我院组织了报销培训，但很多员工因为各种原因没能参与，而且参与的员工很多也因为时间过去太久也忘记了培训时讲的知识，所以建议医院印发报销宣传手册，发放到每个科室并传达给每位员工。

为了宣传到位，财务科和宣传科可以联合拍摄报销的小视频，以更加生动有趣的形式分享财务报销的知识。

后期，财务科、报销系统开发方应和银行合作开通银医互联功能，实现报销款结算的便捷化。

五、结语
财务报销向数字化、智能化转型，是当下数字化时代的必然趋势，是信息化时代财务领域的初步实践，线上报销有利于规范审批流程和控制支出规模。

优化改良线上报销的服务，需要不断探索，既要符合单位的财务制度，又要解决报销难的问题；既要为医院节省成本，又要让员工有便捷化、高效化、透明化的报销体验。

这一切需要财务人员的努力，也需要医院各部门的协作。

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作者简介：
周肖康（1991—），女，汉族，湖南省郴州市人，南方医科大学第三附属医院，硕士，研究方向：医院财务管理与会计。

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