声像档案管理杨春民

（3）文字说明——文字说明是对照片档案 内容的介绍和补充，它与照片相辅、互不 可分。文字说明包括事由、时间、地点、 人物、背景、摄影者等诸要素。 2、照片档案的种类 主要包括普通胶片照片和数码照片两种。


（二）照片的选择 对收集归档的照片档案，档案人员应 精心挑选，对存有真伪疑义的照片应采取 必要措施进行鉴定；对反映同一内容的若 干张照片，应选择其主要的、主题鲜明、 影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的照 片归档，力求完整性、完美性、典型性相 统一。
பைடு நூலகம்

5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民风民俗和著名 人物的声像材料； 6、其他具有保存的价值材料；




（二）声像档案的归档时间 应根据实际情况，采取随时归档与定期归档 相结合的方式。 随时归档。对具有归档保存价值的声像材料， 其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后，向 档案室归档，一般不跨年度。 定期归档。依《档案法实施办法》之规定， 声像档案应随立档单位其他载体形态档案一并向 有关档案馆移交。特殊情况下，经同级档案行政 管理部门同意可提前或延迟移交。



二、声像档案的特点 （一）形象生动 声像档案以画面的可视形象，生动地将档 案内容展现在利用者面前，有的配有声音，具 有较强的形象性和直观性，能使利用者有“身 临其境”的感觉，其生动性和形象性是其他类 型档案难以达到的。 （二）时空感受 声像档案运用先进科学技术，可将一瞬即 逝的现场记录和再现，并可进行超越时空的传 递，具有较强的时间感和空间感。



拍摄时间：以8位阿拉伯数字表示， 如：20120208 拍摄者：拍摄人或单位 文字：事由、人物、时间、地点、背景、拍摄 者等。 （2）组合照片的说明（如一组大型体育活动 或太极拳年会的照片） 组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全 部信息内容及其他需要说明的事项，并标明所 含照片的起止张号和数量；组合照片应在每一 组照片的左上角或右上角以“①”“②”“③” 等组符号表示。组联符号不宜跨册。

二、声像档案的归档制度 按照《中华人民共和国档案法》确定 的档案管理原则和《机关档案工作业务建 设规范》的有关规定，单位、部门或个人 在各种重大活动中拍摄的具有保存价值的 声像档案应及时向档案部门移交归档，任 何部门或个人不得以任何借口据为已有。





（一）声像档案归档范围 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果 的声像材料； 2、领导和著名人物参加本单位、本地区有关 重大公务活动的声像材料； 3、本单位组织或参加重要外事活动的声像材 料； 4、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、 重自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；
第三 声像档案的整理


一、照片档案的整理 二、录音录像档案的整理 三、录音录像档案划分保管期限和价值鉴 定

一、照片档案的整理 照片档案的整理应遵循“三个有利于” （有利于保持照片照片档案的有机联系、 有利于保管、有利于提供利用）的原则。 归档的照片与底片影像一致；无底片的照 片应翻拍底片，无照片的底片应冲洗照片； 照片档案的底片、照片应分开存放。

（三）照片档案的分类、排列及编号 对于照片档案数量较少的单位，照片 档案可从属文书档案工科技档案，并统一 整理、编号；对于照片档案数量较多，且 所收集的照片档案与文书档案或其他类型 档案相对独立的单位，应将照片单独分类、 编目，单独存放。




1、底片的分类、排列、编号 （1）底片的分类 对于大部分单位来说，底片数量不多， 可不分类，只按底片收集的先后顺序编流 水号即可。 对于底片数量和类型较多的单位，可 按以下几种方式分类： 第一，按制成材料分类，可分为软制底下 和硬制底片，黑白底牌和彩色底片； 第二，按形成方式分类，可分为原底片与 翻版底片；





（三）便于复制和转换 声像档案复制简捷，并可运用多媒体技术 在不同载体之间互相转换，利用数字多媒体技 术进行存储和传播。 （四）携带使用方便 声像档案信息存储量大，体积小，携带方 便，可多次重复使用。 （五）保管要求高 声像档案是由感光材料和磁性材料为档案 载体，这些材料对温湿度变化、灰尘、有害气 体、外界磁场较敏感，保管要求高。





（2）底片的排列与编号 底片排列是按收集时间顺序进行 底片号编制格式：全宗号－保管期限代码－张号。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Ｙ、Ｃ、 Ｄ”对应代表永久、长期、短期。 张号：在某一全宗某一保管期限内底片从“1”开 始顺编流水号。例：76－Ｙ－6，即代表焦作市 档案局永久卷中的第6张底片。 底片号登录顺序顺序与照片号登录顺序保持一致。



（三）直接参与收集 即单位档案机构派员直接参与现场拍摄的 收集方法。 （四）随时收集 即要求档案人员平常要注意收集有关活动 信息，发现线索及时跟踪，及时收集。
声像档案的收集工作要注意“四结合”




1、档案部门与相关部门结合，调动相关部门 的积极性，多层次、多渠道地开展搜集工作。 2、档案馆（室）收集声像档案与清理机关、 团体、企事业单位的积存声像材料相结合，明 确声像档案收集的重点单位。 3、向机关、企事业单位征集与个人征集相结 合，取得单位和个人的有力支持，进一步拓宽 搜集渠道。 4、无偿收集与有偿收集相结合。




（3）照片档案的编号 照片号的编制有两种格式 格式一：全宗号－保管期限代码－册号－张号 格式二：全宗号－保管期限代码－张号 其中全宗号、保管期限代码与底片号中的全宗 号、保管期限代码是一致的。 册号：是指在某一全宗某一保管期限内照片册 的排列从“1”开始编流水号。 张号：格式一中的张号是指照片在册内的排列 从“1”开始的顺序编号；格式二中的张号是指 在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1” 开始的顺序编号。




一、声像档案的收集原则 为保证将有保存和利用价值的声像材料 收集齐全，在收集工作中应遵循“以我为主、 突出主题、质量精良、内容齐全”的原则。 （一）以我为主——即以本单位形成的并能 反映本单位职能活动的声像材料作为收集重 点。 （二）突出主题——即收集的声像材料要能 反映出重要活动、会议等主要内容、场景人 物的实况。

三、声像档案的作用 （一）较强的凭证作用 （二）重要的科研和宣传素材 （三）便捷的信息交流手段 （四）较高的艺术欣赏价值
第二节 声像档案的收集归档

当前，我们在行政执法监督和业务指导中 发现大部单位都存在着没有声像档案或声像档 案收集十分不全的现象，应引起我们各单位的 重视。




例一：焦作市档案局（馆）的照片档案分类 大纲与编号方法： 分类大纲：党群类、行政类、业务类、领导 视察类四类。 编号方法：采用全宗号－保管期限－册号－ 序号编号方法。 如：76－Ｃ－1－3代表焦作市档案局长期 保管的照片档案中的第1册（党群类）的第 3张照片。



例二：全市重大活动照片档案分类大纲及 编号方法： 焦作市交流及侨务活动（全宗号119）、 焦作市城市建设重大活动（全宗号104） 等等。 如：119－Ｙ－11即代表侨务活动永久保 管的第11张照片。



（3）底片装袋插册 底片应放入底片袋内保管，一张一袋，并 在底片袋右上方标明底片号。翻拍底片应 在底片袋左上方标明“Ｆ”字样；拷贝底 片标明“Ｋ”字样。对大幅底片，应垫衬 柔软的中性偏碱性纸张后放入专用档案袋 档案盒。 底片装袋插册后应填写册内备考表、册脊。
2、照片档案的分类、排列及编号 （1）照片的分类 应在全宗内按保管期限－年度－问题 进行分类。跨年度且不可分的照片，也可 按保管期限－问题－年度进行分类。不同 全宗照片不可混杂。分类方案应前后一致， 不应随意变动。 （2）照片的排列 应在分类方案的最低一级类目内，按 问题结合时间、重要程度、保密等级进行 排列。




2、格式：单张说明或组合说明 （1）单张照片说明 题名：简明准确概括基本内容、人物、时间、 地点、事由。 照片号：照片在照片册中的顺序号。 底片号：底片在底片册中的顺序号。 参见号：与本张照片有联系的其他载体档案的 档号。如：2012年焦作市档案局长会议照片 （参见号76－1－88－1）表示与焦作市文书 档案永久目录88案卷号第1页对应。

（一）照片档案的构成与种类
目前的照片档案有两种：一种是用一 般相机和普通胶卷，采用可见光使胶片感 光的照片；另一种是运用数字技术与光学 技术相结合而成的照片，即我们通常说的 数码相片。


1、照片档案的构成 （普通）照片档案由底片、照片及文字 说明三部分构成。 （1）底片——底片是与被摄景物颜色相反的 负影像，以感光胶片为载体。 （2）照片——照片是与被摄景物颜色相同的 正影像，它是通过底片冲印而成的。



采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可 以从简。但其说明编写应符合客观准确、编写 及时的要求。 （五）照片档案的组卷及目录编制 照片经分类、排列、编号后，即可按照片编号 顺序装入照片册的芯页上。特殊规格照片应与 其他照片一并组卷，另外存放，并在册内目录 中注明。



（六）照片档案的鉴定 1、照片档案的鉴定 （1）鉴定的内容。包括鉴定照片形成的年代、 反映的内容及载体材料等。 （2）鉴定的方法。有通过史料考证鉴定；调查 询问有关人员考证鉴定；实地考察鉴定；内容 对照比较考证鉴定；请有关专家进行技术鉴定 等。 2、照片档案保管期限的确定 根据照片档案的价值确定其保管期限，分永久、 长期、短期三种。可参照与之相对应的文书档 案的只管期限确定其保管期限。




第三，按底片呈像分类，可分为负片和反转片； 第四，按尺寸大小分类，可分为2寸、4寸和特 大号等； 第五，按年度分类，即按不同历史时期、不同 年度产生的底片来分类； 第六，按内容分类，即按底片反映的问题、项 目、产品等来分类。各单位可根据实际情况采 用切合本单位实际的分类法。 注意：一个全宗的底片要单独整理，不同全宗 底片不可混杂。


（三）声像档案归档要求 声像档案的搜集、征集和移交应符合 《照片档案管理规范》（GB/T118212002）《磁性载体档案管理与保护技术规 范》（DA/T15－95）等有关标准要求。 对于录音录像带要特别注意保护好， 防止被消磁，失去效用。



三、声像档案的收集方法 （一）集中收集 即有计划、有针对性地进行阶段性收集， 这是声像档案收集的重要途径。 （二）定向收集 即向某项活动的主办、承办单位或参与活 动的单位和个人进行重点收集。


（三）质量精良——对收集来的声像档案材 料必须精心挑选，把主题鲜明、影像清晰、 画面完整、未加修饰剪裁的声像材料归档。 （四）内容齐全——归档的声像材料内容要 完整。即照片档案要有照片、底片、文字说 明（应含事由、时间、地点、人物、背景、 摄影者等诸要素）齐全，照片与底片相符； 录像档案要录像片、解说词、文字说明（含 录像片的片名、制式、语种等）齐全。
声像档案管理
焦作市档案局 杨春民
第一节 声像档案概述



一、声像档案的概念 声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机 构、社会组织以及个人从事政治、经济、外交、 文化、教育、科学研究等各种活动中形成的有保 存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载 体，并以文字说明的历史记录，亦称音像档案、 视听档案。 声像档案作为档案的一种载体形式，是纸质 档案的重要补充，是机关、企事业单位档案的重 要组成部分，也是党和国家的宝贵财富。



注意：照片档案的编号应做到不重号、不 空号、不漏号。 照片档案经分类、排列、编号后，即可按 编号顺序将其固定在照片册的芯页上。对 于大幅照片，要将其放入专用的档案盒 （袋）中。 照片编号装册应填写册内备考表、册脊及 本册情况说明



（四）照片档案的说明 文字说明是照片档案不可或缺的重要组成 部分（说明其意义）。 1、内容包括六要素：事由（照片所反映的 事情或事物的缘由）、时间（拍摄时间）、 地点、人物（照片中主要人物的姓名、身 份）、背景、作者（拍摄人或单位）。