第九章 采购、应付帐款与存货子系统

（一）输入入库单和出库单 临时存放存货入库数据和存货出库数据。 1.入库单的格式及处理过程 2.出库单的格式及处理过程 （二）审核
（三）记帐
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功能：利用临时入库单、临时出库单文 件的数据更新存货结存文件、入库单文 件、出库单文件的数据的处理过程。 记帐过程所使用的文件 临时入库单文件、临时出库单文件、存 货目录文件、存货结存文件、入库单文 件、出库单文件等。 记帐方式：在线记帐、批量记帐。
二、采购模块设计
采购价格管理 处理请购单 编制采购合同 采购合同查询和输出 传递采购信息

（一）采购价格管理 功能：帮助用户解决如何管理不同（相同） 供应商在不同（相同）时期对不同（相 同）产品的报价，如何随时提供给采购 部门最新最完整的存货采购价格，如何 处理存货的新老报价等。 采购价格管理模块格式见下图。
（二）处理请购单 功能：录入请购单、自动获取请购单、审核请购 单。 （三）编制采购合同 功能：采购合同的制订、修订、注销等。 • 编制采购合同模块格式设计 （四）合同查询和输出 功能：根据用户的需要将查询的结果通过屏幕和 打印机输出。 内容：查询任意合同、查询合同结果、综合查询。
（五）传递采购信息 功能：根据用户需要，从采购合同文件、 采购价格文件中提取并加工数据，通过 网络系统或其他传输系统将采购合同等 信息传递给供应商和其他部门。
存放仓库信息，每条仓库对应一条记录。 文件结构见“第四章存货目录文件”。

（三）供应商文件
该文件用于存储所有供应商的固定信
息，每个记录对应一个供应商。 文件结构见“第四章存货目录文件”。
（四）采购合同文件
采购合同文件中一张采购合同只能和一个 供应商签订采购业务，但一张采购合同可 以包含数笔不同内容的采购业务。 既可将采购合同设计成一个文件，也可将 采购合同设计成两个文件：“采购合同固 定信息文件”和“采购合同变动信息文 件”。 文件结构见“第四章存货目录文件”。
（）应付帐款子系统数据流图
供应商 发票 输入 调入 库单 采购 审核 结算 采购 结算表
EDI系统
更新
发票文件
入库单 采购合 文件 同文件
付款 处理
存货 系统 采购 系统
总账子 系统
总账 子系统 文件
自动 转帐
（二）应付帐款子系统数据流图
1.输入供应商发票。 2.采购结算。根据采购订单文件、入库单 文件和发票进行核对，确认采购成本。 3.付款处理。(1)在应付系统生成凭证；(2) 总账系统生成凭证。 4.自动转帐。如在应付系统生成凭证，则 进行自动转帐后传递至总账系统。

（五）发票文件
存放供应商传递给企业的发票。 文件结构见“第四章存货目录文件”。

（六）存货结存文件
该文件存放所有存货收、发、结存数据， 该文件每月一个，一年共12个，每个文 件存储每个月各种存货的期初、收入、 发出、结存的数据。 文件结构见“第四章存货目录文件”。

（七）入库单文件
1.临时入库单文件 存放采购子系统传入的采购入库数据或通 过入库单录入模块录入的入库单。该文 件中的入库单经过检测后，正确无误的 入库单转储到入库单文件。 2.入库单文件 文件结构见“第四章存货目录文件”。
7.描述存货模块记帐所使用的文件及根据临时入库单（出 库单）进行记帐的过程（加权平均法计价）。
答：记帐是指用临时入库单、临时出库单文件更新存货结存文 件、入库单文件、出库单文件的过程。所使用文件：临时 入库单文件、临时出库单文件、存货档案文件、存货结存 文件、入库单文件、出库单文件。记帐过程如下： (1)打开临时入(出)库单文件，并扫描每一条记录，如已审核， 则处理该条记录。 (2)以该记录的存货代码为查找键在存货档案文件找到该存货 的计价方式，在存货结存文件找到该存货记录，将临时入 (出)库单上的数量和金额累加到该记录的本月收(出)数量和 本月收(出)金额。 (3)将临时入(出)库单中该存货记录追加到入(出)库单文件中。 (4)将临时入库单中该存货记录的处理标志字段赋值“T”。 (5)临时入库单全部记录处理完毕后，将处理标志为“T”记录 删除。(6)结束。
（三）付款处理 功能：从发票文件中筛选出付款到期日未 付款发票，用户根据企业情况选择要付 款的发票，系统自动生成准备付款通知 书，供出纳使用。 （四）自动转帐 功能：①根据发票文件自动生成机制凭证； ②根据付款通知书文件自动生成机 制凭证。
四、存货模块设计
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输入入库单和出库单 审核入库单和出库单 记帐 结帐 帐表生成与输出
（八）出库单文件
1.临时出库单文件 出库单输入系统后先存于临时出库单文件 中，该文件中的出库单经过检测后，正 确无误的出库单转储到出库单文件。 2.出库单文件 文件结构见“第四章存货目录文件”。
（九）费用统计标准文件
该文件用来统计材料领用部门、领用用 途、费用科目之间的对应关系，为自动 生成有关机制凭证提供依据。 文件结构见“第四章存货目录文件”。
第四章
采购、应付帐款与存 货子系统
主要内容 • 采购、应付账款与存货子系统概述 • 采购、应付账款与存货子系统的处理流程 • 采购、应付账款与存货子系统软件介绍
第一节 系统概述
一、采购、应付帐款、存货子系统的特点 （一）数据存储量大 （二）数据变化频繁 （三）核算内容广泛 （四）核算方法复杂 （五）与其他子系统有较多数据传递关系 （六）管理要求高
第二节 系统处理流程
一、手工处理流程
请购者
编制
供应商 传递 验货 验收报告
收 货、 制 证
编制 请购单 采购单
存 货 核 算
发货
传 递 票 据
发票、单据
付款、 制证
记帐凭证
记帐 总帐
明细帐
日记帐
二、电算化处理流程
（一）采购子系统处理流程
请购单 输入 审核 请购单 供应商 其他部门
批准
生产控 制系统 存货 系统 请购单 文件 选供应商编 采购合同 供应商文 件 存货采 购价格 传递
（三）其他初始信息 包括仓库目录的设置、核算部门设置、结 算方式设置等信息的设置。
（四）年初建账 功能：将用户输入的采购、存货、应付帐 款等基础数据存入相应文件中，为系统 核算提供基础数据。 内容：包括“采购初始业务”的录入、 “存货初始数据”的录入、“应付帐款 初始业务”的录入等。 “年初”指的是开始使用本系统的时间。
电算化系统与手工系统的区别
电算化条件下实现数据的高度共享和及 时传递。 电算化条件下保证数据的一致性和工作 高效性。 电算化条件下加强了统计分析能力。 电算化条件下是的无纸采购、付款业务 成为可能。

第三节软件介绍
采购计划模块数据传递关系图：见用友 课件－供产销－采购计划－概述－数据 传递关系。 采购计划的业务处理流程图：见用友课 件－供产销－采购计划－概述－业务处 理流程。 采购管理数据传递关系及业务处理流程 见该模块的概述部分。
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补充： 记帐过程所使用的文件：临时入库单文件、临 时出库单文件、存货目录文件、存货结存文件、 入库单文件、出库单文件等。 记帐方式：在线记帐、批量记帐。 结帐的含义：是指计算或确认所有存货的期末 结存数量、单价、金额，以及发出存货的成本； 自动生成下月或下年的存货结存文件，将本月 结存数据作为下月期初数转移到下月结存文件。 功能：包括月结和年结。

补充资料：数据文件
（一）存货档案文件
存货目录文件：记录存货代码、名称、 计价方式及最高最低储量等信息的文件。 每种存货占一条记录。通过阅读该文件 便可以掌握企业有什么存货、每种存货 的规格型号等信息。 该文件在系统初始化时使用。 文件结构见文件“第四章存货目录文 件”。

（二）仓库文件

以后内容不讲！！！
补：采购、应付帐款与存货子系 统功能模块
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系统初始化模块 采购模块 存货模块 应付帐款模块 系统服务模块
一、系统初始化
系统针对本企业的具体情况进行的初始设 置，包括存货目录设置、供应商档案设 置、仓库目录设置、核算部门设置、结 算方式设置、增值税税率设置、年初建 账等基本操作。
（三）存货子系统数据流图
1.出入库单处理：通过输入模块将各种入库单、出
库单送入计算机，保存在临时入库单、临时出库单 文件中。 2.审核：审核临时出库单、临时入库单。 3.记帐、结帐：记帐是用临时入库单、临时出库单 文件更新存货结存文件、入库单文件、出库单文件。 结帐是确认所有存货的期末结存数量、单价、金额， 以及发出存货的成本；自动生成下月结存文件，将 本月结存数作为下月月初数。 4.输出帐表。 5.自动转帐：各种出入库数据生成凭证传递到相关系 统。
（三）存货核算与管理 及时反馈各种存货的需求情况；反映存货 入库、出库情况；正确计算期末存货的 数量、价值，及时提供存货的资金占用 情况；反映和监督各生产单位材料的耗 用，正确计算产品的材料费用，考核各 部门的材料消耗情况。
（四）提供各种管理信息 系统要准确及时地为企业各部门和管理者 提供采购、应付帐款、存货的各种核算 和管理信息，并通过网络将各种信息传 递到其它子系统。
存货档案 文件
采购合 同文件
（一）采购子系统处理流程
1.获取请购单：录入、存货系统传入、生 产控制系统传入。 2.审核请购单：采购部门审核请购单。将 请购单与存货文件中的最高最低储量比 较，审核是否合理，合理则批准。 3.选择供应商与编制采购合同： 4.采购信息传递：通过各种形式将采购合 同传递给供应商及其他部门。
（三）存货子系统数据流图
入库单
采购 子系统 采购合 同文件
出库单
输入
费用统 计文件
仓库 文件
审核
临时出库单 文件 结帐