对职业院校档案信息化建设的思考

案 的数字化 和数据库建设 ，在部分 中心城市建设 示范性数字档 案馆 ， 开展公众网上查询档案信息服务 ， 加快 推进 信息化标准体 系、 安全保 障体系和人才队伍 建设 。 ０ ３年高校档案信息化高层 ２０
论坛暨第五次学术研讨会上提 出 “ 要努力建设服 务主导型的数
字摄影 、 数据库等 现代信息技术 ， 通过对馆藏档案资源的深度开 发和广泛利用 ， 断提高征集 、 不 收藏 、 研究 、 宣传 、 管理和服务 的 效率和水平的过程 。职业院校的档案信息化需要多种技术 的支 持， 这些技 术主要包 括有 ： 算机技 术 、 据库技 术 、 计 数 多媒 体技 术、 网络技术 、 通信技术 和 自动控 制技术等 ， 这里确认 的是从过
第 １ 期 ３
收稿 日期 ：０ ２ ０ — ８ ２ １ — ２ ２
对 职 业 院 校 档 案 信 息 化 建 设 的 思 考 术
陈 艺娟
（ 河南 推拿 职业学院人事科 ， 河南洛 阳，７ ０ ３ ４ １２ ）
摘 要 ： 业 院校 档 案信 息 化 建 设是 职 业 院校 档 案 现代 化 进 程 的 主要 课题 。 档 案 信 息 职
化 就是职业 院校在 档案 管理 中要从领 导重视 、 档案 队伍建设 、 全能馆 员培养 、 资金 保
障、 现代 档案信 息技 术应 用、 现代 档案资 源整合 与 管理 、 档案服务 创新 等 多个层 面入
手 ， 流程 地 提 高职 业 院校 档 案 工 作 的现 代 化 水 平 。 全 关 键 词 ： 业 院校 ； 案信 息化 ； 案馆 员 职 档 档 中 图分 类 号 ： ２ ０ Ｇ７． ７ 文 献 标 识 码 ： Ａ
ｌ 我 国高校 档 案信 息化建 设现 状
２０ ０ ２年 １ 月印发 的《 国档案信 息化建设实施 纲要》 １ 全 ㈨明
确提 出了全 国档案信息化建设 的 目标 和任务 ： 本着统筹规划 、 统
一
要我们对职业 院校档案信息化工作有一个整体 的认识 ，从职业
院校档案信息化工作 的全过程去思考和探究全面推进职业 院校 档案信息化工作 。
育 网等平 台 ， 将馆藏资源的 内部管理和利用与 网上虚拟展示 、 外 部宣传和用户接待等结合起来 ， 实现内外实体信息适 时交换 。 职业 院校档案信息化 的核心是档案数字化 ，其 主要内容包 括： 档案 目录数字化 ， 建立 档案 目录数据库 ， 载体档案的数字化 ， 组建影像档案数据库及 多媒体数据库等 ｌ。大多数 职业 院校档 ５ ｌ 案馆 （ ） 室 档案 数字化需要从 档案资源 的数字化起步 ， 对档 案信
程 中 的认 识 。
字档案 馆 ， 即文件形成 电子化 、 传播档案 信息 网络化 、 在线编研
系统化 、 档案利用 超市化 、 馆藏档案数字化 、 来馆利用趋零化 ” 等
一
系列新理念和新设想 ． 。这表 明高校档案工作进入 全面信息 ２ ＿
化和现代化建设 的新时期 ，更是职业 院校档案信息建设 的风 向 标。 档案工作是职业院校工作的重要环节 ，它真实 和全面地记
科 技情报开发 与经济
文章编号 ：０ ５ ６ ３ （ ０ ２ １ — １３ ０ １０ — ０ ３ ２ １ ）３ ０ ０ — ３
Ｓ Ｉ Ｅ ＨＩＦ Ｒ ＴＯ Ｅ Ｅ Ｏ Ｍ Ｎ Ｃ— Ｃ Ｏ ＭＡ ＩＮＤ Ｖ Ｌ Ｐ Ｅ Ｔ＆ Ｅ Ｏ Ｏ Ｙ Ｔ Ｎ ＣＮ Ｍ
２１ 年 第 ２ 卷 ０２ ２
职业 院校档 案信 息化 可分 为 ５ 个层 次 ： 一是技术 的信息化 ， 主要是 指以 自动控制系统等为代表的信息化 ；二是数据处理 的
录着职业院校教学 、 பைடு நூலகம்研 、 管理 、 学生流动等诸 多方面的全过程 ，
是印证职业院校历史和服务社会全貌的一项基础性工作 ，是职
信息化 ， 即将馆藏资源及管理数据用计算机进行处理 ， 以实现资
职业教育是建设 富强文 明民主和谐 的社 会主义强 国的重要 保 障。２ ０－ ２ ２ ， 国职业教育 在院校生数将从 ３４ ９ ０ ９ ０ ０年 我 ５ 万人 上升到 ３８ ０万人 。 ３ 这表明职业 院校档案工作是涉及数以亿计 的
用 的档案其信息量有 限； 经费投入不足等不少问题。也有人总结 为： 现代 管理手段并没有充分利用 ； 现有 电子文件没有归档 为电 子档案 ， 而任 由其 自生 自灭 ； 档案管理 队伍人 力缺乏 ， 尤其缺 乏
源共享 ； 三是管理和办公 自动化 ， 即在以上两个层 次工作的基础
业院校各项工作 的重要组成部分之一 ，是衡量职业 院校 教学质 量和社会服务水平的基本依据 。在职业院校评估 中既是一 项内 容， 又有着贯穿全过程 的独特作用 。
职业 院校档 案信 息化建设 工作 是社 会发展的需要 、高 校教 育教学 改革深入发展的需要 、 档案本身发展 的需要 ＿ 。但现实情 ３ ＿
懂计算机 网络技术 的人才 ；档案工作者对档案信息化 的意识不
在 校生 和社会 劳动者 的一项重要工作 ， 必须引起足够 的重视 ， 而 信息化建设是其科学发展 的重要保证 。
到位 、 信息技 术水平低 ； 学校 领导对档案管理 的重视不 到位 ［ 。 ４ ］
这些 问题 说 明职业 院校档案信 息化工作 面临着极大 的挑 战 ， 需
标 准 、 级建设 、 分 安全保 密的原则 ， 加快档 案信息化 基础设施
建设 ， 加强电子文件归档和 电子档案的规范化管理 ， 推动馆藏档
２ 职 业院校档 案信 息化 的理 论 内涵
档案信息化工作是围绕着档案资料和信息 、 研究 、 服务和利
用这 ３项基本 工作来展 开的 ， 是指利用 网络 、 计算 机 、扫描 、 、 数
上 进行 档案 信息化的全面规划 ， 逐步开发利用档案信息资源 ， 完 成 馆管理信息 系统 ； 四是馆藏 资源 、 藏 、 究和管理一体 化的 储 研 信 息化 ， 使档案信息化达到一个新的高度 ； 五是档 案信 息化从 内
部 扩展 到外部 ， 即利用馆 内网 、 校园 网、 因特 网 、 档案 网 、 职业教