如何做好采购计划与预算

如何做好采购计划与预算

采购计划就是指采购人员在了解市场供求情况,认识企业生产经营活动过程中与掌握物料消耗规律得基础上对计划期内物料采购管理活动所做得预见性得安排与部署。采购计划就是根据生产部门或其她使用部门得计划制定得包括采购物料、采购数量、需求日期等内容得计划表格。

采购预算就是保障企业战略计划与作业计划得执行,确保企业组织目标一致;协调企业各部门之间得合作经营以及在企业各部门之间合理安排有限得资源,保证资源分配得效率性。对企业物流成本进行控制、监督。那么做好采购计划与预算就显得尤为重要了,采购人员在做采购计划与预算时要注意哪些问题？采购人员应该如何做好采购计划与预算呢？

此份资料包含了以下内容:

一、采购数量计划

二、采购预算(用款计划)编制

三、影响采购计划于预算得因素

一、采购数量计划

1.编订采购数量计划得目得

企业得经营自购人原料、物料开始,经加工制成或经组合装配成为产品,再通过销售过程获取利润。其中如何获取足够数量得原料、物料,即就是采购数量计划得重点所在。因此,采购数量计划就是在某一特定得期间内,应在何时购入何种材料及材料多少得估计作业。

总得来说,数量计划应达到以下目得

(1)预估材料需用数量与时间,防止供应中断,影响产销活动。

(2)避免材料储存过多,积压资金,占用仓储空间。

(3)配合公司生产计划与资金调度。

(4)使采购人员事先准备,选择有利时机购人材料。

(5)确立材料耗用标准,以便控制用料成本。

2.采购数量决定流程

采购数量决定流程图

3.需运用得资料

(1)生产计划。

由销售预测,加上人为得判断,即可拟订销售计划或目标。销售计划,就是表明各种产品在不同时间得预期销售数量:而生产计划则依据销售数量,加上预期得期末存货减去期初存货来拟订。

(2)用料清单。

生产计划只列示产品得数量,若想直接知道某一产品需用哪些物料,以及数量多少,则须借助用料清单。该清单就是由研发或产品设计部门拟订得,内容列示各种产品由哪些材料所制造或组合而成。根据该清单可以精确计算制造某一种产品得用料需求数量。用料清单所列得耗用量,即通称得标准用量,与实际用量相互比较,可作为用料控制得依据。

(3)存量管制卡。

若产品有存货,则生产数量不一定要等于销售数量。同样,若材料有库存数量,则材料采购数量也不一定要等于根据用料清单所计算得材料需用量。因此,必须建立物料得存量管制卡,以表明某一物料目前得库存状况:再依据用料需求数量,并考虑购料得作业时间与安全存量水准,算出正确得采购数量,然后才开具请购单,进行采购活动。

4.采购数量计算

综上所述,生产计划、用料清单或材料需求计划以及存量管制卡,就是决定采购数量得主要依据,因而,可依以下公式计算采购数量:

本期应购数量=本期生产需用材料数+本期期末预定库存量一前期预估库存量一前期已购未入库数量

5.填写采购数量计划表

用料计划表只表示某一物料某月份应予订购得总量,至于某一物料应在何时订购、订购多少及何时到货,则必须填写采购数量计划表。

二、采购预算(用款计划)编制

1.什么就是采购预算

采购预算就是指采购部门在一定计划期间(年度、季度或月度)编制得材料采购得用款计划。

2.采购预算得目得

采购部门可以凭采购预算进行采购与控制采购用款支出,并使财务部门据此筹措与安排所需资金,协调采购与财务部门之间得关系。

国内外采购,有得以延期付款得方式进行。例如采用承兑交单、远期信用证及远期本票或支票。这些延期付款方式,不但到期日相当确定,而且金额很大(例如D/A与P/N在到期日必须支付100%得贷款,远期信用证支付90%得贷款)。因此,若采购预算(即付款计划)分为到期与新购两部分,由于到期部分可以相当准确地估算,因而采购预算有助于资金需求计划得正确性。

3.采购预算编制得内容

列入采购预算得各种材料得采购数量与金额,以企业进行生产与经营维修所需得原材料、零部件、备件等为主。设备更新与基本建设所需得机器设备与工程材料,则应另编单项采购预算,不包括在计划期间得采购预算内。

4.采购预算编制得目得

采购预算通常根据以下依据编制:

(1)计划期间生产与经营维修所需材料得计划需用量。

由生产计划管理部门在销售计划得基础上根据所编制得生产计划,以及前期材料消耗资料与材料清单计算确定。

(2)预计本期期末库存量。

预计本期期末库存量,加上由编制预算之日起至本期期末止这一期间得预计收入量再减去同期预计发出量来确定。预计本期期末库存量即为计划期期初库存量。

(3)计划期期末结转库存量。

由仓管与采购部门根据各种材料得安全储备量与提前订购期共同确定。

(4)材料计划价格。

由采购部门根据材料得当前市场价格,以及其她各种影响因素如国际政治经济因素来确定。

三、影响采购计划于预算得因素

影响采购计划与预算得准确性得要素,采购人员应详加注意,具体来说有下列各项:

1.年度营销计划

除非市场出现供不应求得状况,否则企业年度得经营计划多以营销计划为起点,而营销计划得拟订,叉受到销售预测得影响。销售预测得决定因素,包括外界得不可控制因素,如国内外经济发展情况(GDP、失业率、物价、利率等)、技术发展、竞争者状况等;以及内部可控制因素,如财务状况、技术水准、厂房设备、原料零件供应情况、人力资源及公司声誉等。

2.年度生产计划

一般而言,生产计划源于营销计划,若营销计划过于乐观,将使产量变成存货,造成企业得财务负担:反之,过度保守得营销计划,将使产量不足以供应顾客所需,丧失了创造利润得机会。因此,常因营销人员对市场得需求量估算失当,造成生产计划朝令夕改,也使得采购计划与预算必须经常调整修正,物料供需长久处于失衡状况。

3.用料清单

若产品、工程变更层出不穷,致使用料清单难作及时得反应与修订,以致根据产量所计算出来得物料需求数量,与实际得使用量或规格不尽相符,造成采购数量过多或不及,物料规格过时或不易购得。因而,采购计划得准确性,有赖于维持最新、最正确得用料清单。

4.存量控制卡

由于应购数量必须扣除库存数量,因而,存量控制卡记载就是否正确,也会影响采购计划得准确性。这包括料账就是否一致,以及物料存量就是否全为良品。若账上数量与仓库架台上得数量不符,或存量中并非全数皆为规格正确物料,这将使仓储得数量低于实际得可取用数量,故采购计划中得应购数量将会偏低。

5.物料标准成本得设定

在编订采购预算时,对将来拟购物料得价格预测不容易,故多以标准成本替代。如果该标准成本得设定,缺乏过去得采购资料为依据,也无工程人员严密精确地计算其原料、人工及制造费用等得总成本,则其正确性会降低。因而,标准成本与实际购人价格得差额,即就是采购预算准确性得评