展会流程图(通用) (2)
展览展会操作流程（详细操作流程及附表）
展览展会操作流程（详细操作流程及附表）时尚实业展会展览操作规程（提案）1．0参展目的及原则2．0展会信息收集3．0参展前准备工作3．1信息调研3．2真实性调查及风险防范3．3询价和议价3．4财务预算3．5订立合同4．0展会策划4．1展位选择4．2展台布置4．3广告信息发布4．4潜在客户邀请4．5展品及布件的运输和保管5．0参展人员5．1参展人员的分工5．2参展人员行为规范和培训6．0展会总结6．1效果分析6．2信息收集6．3总结报告附件：1．年度展会信息收集表格2．参展信息及参展提案3．展会预算表4．参展方案模板5．展会信息收集概要6．客户信息登记表7．总结报告模板/.本<展会操作规程>将作为公司参展的指导性文件，其中部分细节虽参展经验的增加可进行调整升级。
/1．0 参展目的及原则沈阳时尚实业有限公司参展目的：企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集沈阳时尚实业有限公司参展原则：1．参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。
避免盲目的、冲动的、铺张浪费的参展行为。
2．参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作3．参加展会应做详细周密的策划, 包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。
4．除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的形象，并能即时把握商机，实施销售。
5．展会应与市场拓展紧密集合，地区性展会应为我公司拓展市场区域，展会后应及时跟进，做好后续宣传和客户开发工作。
6．展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。
2．0 展会信息收集市场管理部应在每年初1月份进行本年度各地展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各部门，具体由市场调研负责。
展会信息渠道为：互联网、专业和行业杂志、户外广告和电话行销信息、行业协会活动等对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，以作为参展决策参考。
展会操作流程图
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LOGO+公司名称
（三）客户邀请与信息搜集 委派公司销售负责会前的客户邀请与信息搜集工作，职责如下： 1、送请柬或者邀请函，尝试邀请潜在的客户到公司的展台前参观展台，并 准备一些较独特的产品作为礼物赠给客户。 2、到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在 客户。
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费用预算
事业部
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展位费用： 展位搭建费用： 住宿餐饮费用： 宣传物品制作费用： 交通费用： 展品参展相关费用：
如有展会参展疑问，可邮件联系： jeremywang369@
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05
展期工作及人 员安排
事业部
LOGO+公司名称
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LOGO+公司名称
工作内容 1、前台接待：负责接待经销商进入展区，派发活动宣传彩页，向参会人员 告知本公司展位及产品，负责产品的简单介绍，让客户明白公司的产品和 服务的范围。 2、产品介绍员：负责品牌、产品展示、讲解及整体营销策略的介绍，与客 户深入沟通，进而达成合作意向。 3、信息搜集：参加展览过程当中派遣部分职员到其他公司或同行业公司收 集客户和同行业企业的信息资料。 信息资料包括：（1）产品信息；（2）市场信息；（3）第三方信息；（4） 竞争对手信息。 人员安排 大家各司其职，不得擅离职守。适当的啥情况对参展人员进行现场考勤。 按照展会工作时间作息。
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展会基本流程
CONTENTS
1 公司运作关系图 2 公司运作关键材料 3 部门分布及相应职能 4 促成后流程概述 5 境外增值服务
2
3
展位 销售
光地 搭建
公司运作关系图
主办方
展会拓展部
搭建方
展会操作部
人员签证
各国领馆
签证专员
人员 服务
国际段机票
出票处
境外接待
地接社
行程专员 行程专员
参展全程指导 客服专员
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销售流程图
展会 介绍
18
促成后流程概述
报名
签合同
催预付款
确认展位
收集人员资料表 及会刊资料表
跟进签证情况
发签证须知
催余款
展前 一个月
展前 两个月
催人员费
收集人员确认表 及展具增租表
பைடு நூலகம்
确认特殊需求
发出行须知
跟进出行准备
展前
催剩余款项 三个月
跟进出行
客户回访
展期 当月
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盈握商机 拓展未来
境外增值服务
20
盈握商机 拓展未来
境外增值服务
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盈握商机 拓展未来
境外增值服务
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盈握商机 拓展未来
境外增值服务
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盈握商机 拓展未来
境外增值服务
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盈握商机 拓展未来
境外增值服务
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盈握商机 拓展未来
WE ARE INTOP
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4
盈握商机 拓展未来
需求挖掘与培养
订单
客户培养与维护
数据收集与处理
展览业务的操作流程图
一个展览业务的操作流程一．接洽阶段获取参展客户信息上门拜访客户取得客户参展相关资料明确展览设计图交付日期二．设计阶段与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价研究客户反馈意见并再次修改交付最后定稿之设计图及工程报价三．签约阶段同客户确定工程价格明确同客户的相互配合要求签定合同四．制作阶段根据部门工作单完成制作及准备工作安排客户到工厂实地察看制作及准备情况完成主办、主场、展馆等各项手续五．现场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变更项目配合客户展品进场客户验收六．展会期间及撤场阶段安排展会期间现场应急服务和增值服务配合客户展品离场现场拆除七．后续跟踪服务展会的后续总结报告为客户提供行业会展信息和分析邀请客户参观公司其他服务案例一．项目接洽阶段1．获取参展客户信息：以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。
上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会，行业中的主要厂商基本上会继续参展，所以上届会刊是很好的渠道。
会刊资料往往登载有平面图（可以看出是否展位属于特装，一般面积在36平米以上是需要特别布置的）、展商的联系方式和简介（有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面）。
会刊资料可以配合现场实景照片进行比较，重要展会进行拍摄存档（数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）。
展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页，一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾，有些不仅会列出上届的展商，为显示其展会效益，网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。
行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商，有些专门的采访类栏目，类似展会快报的性质，里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。
正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有已经在服务的客户参展，最好能够通过他们获得展位平面图（在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图），上面是最新的参展商，该届展会的特装客户可以一目了然。
进撤展流程图
一、名词解释：会展物流：指为满足参展商展品展览的特殊需要，将展品等特殊商品及时准确地从参展商所在国(地)转移到参展目的地，展览结束后再将展品从展览地运回的过程，包括展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览中的装卸、搬运，以及在此过程中所需要的信息流动。
二、项目背景：1、会展产业是现代流通服务业在体验经济时代的全新拓展。
但与普通企业物流系统供应链相比，会展物流体系供应链具有区域公共性的特质，高效现代的会展物流体系在会展物流供应链模式的基础上建构起了完整发达的网络化物流体系。
2、普通企业物流系统与会展物流系统的供应链比较普通企业物流系统的供应链会展物流系统的供应链通过图例比较，会展物流系统的供应链与参展商、组展商和场馆之间的信息沟通是多向流通的。
在会展活动开始以后，它可以实现展会现场信息共享、快速反应和精确提货配送等功能。
会展物流的本质是会展相关物资产品的空间移动与管理，物流运作体系与参展企业及会展组织者的经济利益直接挂钩，高效现代的会展物流体系应结合参展物资产品的特点和会展经济运作的特性，以建立完整科学的网络化物流体系，达到效益最大化。
但是，会展与物流的结合并不是机械的组合，而是融会贯通的科学融合。
因此，对于两个都是新兴的行业的融合而言，目前的会展物流市场存在许多不足。
三、会展物流的现存问题：1、时间高效与成本的矛盾：会展五六要求高效性，通常需要在开展前把参展产品运输仓储并送往展馆。
可是，为了确保时间的准确性和高效性，那么高昂的仓储费用会导致成本过高。
如果想及时到达而忽略了突发时间（如进出口清关和运输途中的突发事件等），那么可能会延误到达目的地的时间。
2、质量与成本的矛盾：首先，要确保展品质量使得装载空间难以充分利用；其次，包装的质量好坏与展品的损坏率有直接关系；再者，运输中途转车无法监控，丢失东西时有发生。
因此，展品质量与物流成本之间构成矛盾，这直接影响了会展物流的运作。
展会流程
展会流程展会前：一. 展会摊位确定有2种方式：1.参观完展会后，现场预定展会摊位（这种方式比较少，如美国OFC）2.通过第三方代理（非展览会主办机构）预定（一般是从A,B,C代理商提供的服务，随团套餐，费用等多方比较）--- 建议：选服务比较好，签证等手续办理高效，人员接送及时的商务团二. 了解展会各种信息：1.参展的时间，地点，展区分布等。
2.确定参展公司名单及展会摊位分布平面图了解参展公司的各种信息（可以从第三方代理和展会官网了解）三. 具体摊位选择：1. 是否接近东西南北门的主通道，十字路口，尽量选择人流量居多的位置2. 是否有竞争对手---- 对于国内同行，我们要尽量避开；对于国外大型品牌，我们要尽量靠近。
四．展会摊位的细节有：1. 摊位的面积：3m * 3m (标准摊位) ; 3m * 4m ; 64 平米（特装展位）室内一般的标准国际摊位为：3m*3m，提供的标准配置一般包括：一桌两椅两射灯（或日光灯），一个220V5A的插座，一个纸篓。
三面围板（2.45*95）。
--- 要了解接待台，立柜，围板等具体尺寸，方便贴海报进行宣传，如展具不够可向主场搭建商提前预订或现场租赁（现场租赁比较贵）。
2. 如何摆放和设计展具，可以和第三方确定，如到现场不满意，可自己调整。
五．展会人员及携带物品的确定：1.确定参展人数及每个人的任务分配（如：样品及宣传册的管理，费用的报销等），责任到人。
2.确定样品，宣传册的数量，重量以保证不会超重，阿联酋航空，托运最多30公斤，手提最多10公斤。
其他一般是托运23公斤，手提8公斤（办理登记时如行李超出规定的重量，尺寸要补交钱）六．如何去参加参会：1. 必须确定有港澳通行证，护照等，并确保证件的有效期，签证等手续可提供各种证件资料，交由第三方代理代办2. 确定时间（提前X天准备过去），航班等3. 提前到达展会后，先确定展位及布置，如有不当可作出相应调整，不是特别重要的物品可放在现场。
展会工作流程
3天
策划部
讨论会
第二次设计方案评审，确定展会设计方案
进行二轮设计评审，细化设计方案，去除不合格设计思路。制定符合形象的展示方案
3天
策划部
第三次设计方案送交学校相关老师评审
由老师评审，并进行调整后，最终确定设计方案。
展前20天
策划部
讨论会
搭建根据方案制定具体施工计划。
确定展板设计图
3
合同签署
完成施工效果图并与合作方签署合作合同。
3天
外联部
4
展会工作分解任务书
分解工作任务书
2天
蔡腾
联系租用音响等相关事宜
2天
易雅芝
各部提交最终参会人员。
3天
蔡腾
交至蔡腾处
确认邀请情况
2天
蔡腾
产品准备完毕，现场辅助产品准备完毕、
3天
宣传材料准备完毕
包装运输
搭建
展前5天
现场布展
1
前期
搭建展柜制作，喷绘等
3天
宣传部
2
布展施工、设备安装调试
1.参展搭建
2.产品到位，调试人员到位
2天
宣传部
1.基本搭建完成
2.完成各自区域设备安装、调试
2天
搭建组
参展
展会2天
展会现场
1
展前
提醒展会纪律注意事项
现场指挥组
2
展中
参展工作手册
2天
现场指挥组
撤展
展后1天
撤展
1
拆除展位
收好帐篷，桌椅等
2
展商产品
组织好展商的撤离
展览业务的操作流程图
一个展览业务的操作流程一.接洽阶段获取参展客户信息上门拜访客户取得客户参展相关资料明确展览设计图交付日期二.设计阶段与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价研究客户反馈意见并再次修改交付最后定稿之设计图及工程报价三.签约阶段同客户确定工程价格学习资料明确同客户的相互配合要求签定合同四.制作阶段根据部门工作单完成制作及准备工作安排客户到工厂实地察看制作及准备情况完成主办、主场、展馆等各项手续五.现场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变更项目配合客户展品进场客户验收六.展会期间及撤场阶段安排展会期间现场应急服务和增值服务配合客户展品离场现场拆除学习资料七.后续跟踪服务展会的后续总结报告为客户提供行业会展信息和分析邀请客户参观公司其他服务案例一.项目接洽阶段1.获取参展客户信息：以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。
上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会，行业中的主要厂商基本上会继续参展,所以上届会刊是很好的渠道。
会刊资料往往登载有平面图（可以看出是否展位属于特装，一般面积在36平米以上是需要特别布置的人展商的联系方式和简介（有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面）。
会刊资料可以配合学习资料现场实景照片进行比较，重要展会进行拍摄存档（数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）。
展会专设网站比较有规模的展会基本上建有专门的网页，一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾，有些不仅会列出上届的展商，为显示其展会效益，网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。
行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商，有些专门的采访类栏目,类似展会快报的性质,里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。
正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有已经在服务的客户参展，最好能够通过他们获得展位平面图学习资料（在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图），上面是最新的参展商, 该届展会的特装客户可以一目了然。
展会流程图通用
展会流程图展会目的展前展中精选文档展后1、展会的选择：依照展会的规模、专业性、地域性及是否切合公司发展规划来进行选择。
（市场部）（提前6个月）2、报展程序：填好参展表格，进行展台地址的精选及确认，确认展位估计（市场部）(提前3个月)3、布展：展位、展台、展板的设计，如需要特装展台，则完成特装展台设计和特装样品摆放。
（市场部及广告公司共同策划设计）（提前1个月）4、花销估计：由市场提出估计计划，包括特装估计，提交财务审察。
（市场部、财务部）（提前1个月）5、展前培训：市场部和技术部组织相关参展人员进行培训。
（市场部、技术部、销售部）（提前3周）6、对其他参展商的模底：检查认识竞争对手动向。
（市场部）（提前1周）7、展品的准备及运输（市场部、物控部）（提前2周）8、客户邀请（销售部）广告宣传（市场部）（提前1个月）1、展会现场安排，依照展品的受关注程度，随时调整参展展品的摆放。
（市场、销售、技术部）2、介绍产品时一致口径，保持斗志。
积极热情的款待每一位前来观展的顾客。
（市场、销售、技术部）3、展会期间，记录客户的信息，留下客户的名片也许是联系方式，实时整理名片及资料（市场部）4、与同行交换客户资源，认识竞争对手的产品状态，掌握最新技术进展并即时反响。
（市场、销售、技术5、防范同行探询信息,保证公司商业资料安全。
（市场部、销售部、技术部）1、展后总结评估（市场部）（展会后1周内）2、客户分类,将名片分类按地域划分归属（市场部）（展会后3周内）3、实时跟进联系客户(以电话或邮件的方式)（销售部及各地做事处）（展会后3个月-6个月内）4、将展会上所掌握的信息反响给技术和销售部门。
（市场部）（展会后1周内）5、总结展会收效:对本次展会进行总结：成功和不足，并提出改进意见。
评估包括人流量，规模，展览商数量，专业性，服务质量，成交额等,为下一次参展供应依照。
(市场部) （展会后3个月内）总之，参加展会就应有所收获，这与展前展中及展后所做工作密不可以分。
展会工作流程(全面完整版)
展会工作流程(全面完整版) (可以直接使用，可编辑全面完整版资料，欢迎下载）展会流程展会方案工作流程：2021 第四届全国汽车用品（郑州）交易会暨第四届汽车羊剪绒产品订货会一、组织机构：主办单位：中国汽车用品行业联合会中国汽车维修行业协会郑州市人民政府承办单位：宏达国际车业广场郑州鑫达实业二、交易会时间：2008 年 6 月 30 日——7 月 2 日三、交易会地点：郑州国际会展中心四、活动内容：汽车用品展销/订货/行业交流/主题活动五、展会流程：6 月 30 日—7 月2 日 09：00—17：00展销/订货/行业交流6 月 28 日 09：00——17：0029 日 09：00——21：00参展商全体布展，地点：会展中心一层展馆6 月 30 日 08：30——16：30参观商报到、登记、领参观证7 月1 日——2 日 09：00 —— 16：30参观商报到、登记、领参观证、展销/交流/订货7 月2 日 15：00—— 21：00 撤展六、主题活动时间安排：6 月 29 日 09：30---11：002021 中国汽车用品流通商颁奖典礼地点：金水阳光生态园6 月 30 日 09：00——9：30开幕仪式会展中心正广场 B 馆前6 月 30 日 13：30---17：40流行趋势发布会地点：会展中心轩辕堂6 月 30 日 19：00 ——21：00答谢晚宴地点：会展中心轩辕堂7 月 1 日上午、时间待定2007—2021中国汽车用品行业优秀供应大会及颁奖典礼地点：金水阳光生态园2021 羊剪绒订货会工作内容安排表门岗接待流程图展览项目的工作流程一．接洽阶段获取参展客户信息上门拜访客户取得客户参展相关资料明确设计图交付日期二．设计阶段与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价研究客户反馈意见并再次修改交付最后定稿之设计图及工程报价三．签约阶段同客户确定工程价格明确同客户的相互配合要求签定合同四．制作阶段根据部门工作单完成制作及准备工作安排客户到工厂实地察看制作及准备情况完成主办、主场、展馆等各项手续五．现场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变更项目配合客户展品进场客户验收六．展会期间及撤场阶段安排展会期间现场应急服务和增值服务配合客户展品离场现场拆除七．后续跟踪服务展会的后续总结报告为客户提供行业会展信息和分析邀请客户参观公司其他服务案例一．项目接洽阶段1．获取参展客户信息：以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。
会展策划流程图
会展策划的内容和基本流程一、会展策划的内容会展策划行为离不开市场，策划者必须以市场为导向，利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展。
在整个策划活动中，以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持与信赖十分重要。
会展策划会展的效果评价与测定计划、实施、评估，是现代经营管理的三个步骤。
会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。
当整个会展策划、实施工作结束后，会展人员应及时进行评估，总结经验，寻找问题，并写出评估测定工作总结报告，为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献，不断提高会展策划的水平。
会展评估工作一般可分为以下两个方面：一是对展览环境、对展览筹办工作及展览后台工作的评估，这一部分工作在展览会结束时完成；二是对展台工作及展览前台工作进行评估，这一部分比较复杂，先在展览会结束时针对展台工作进行评估，然后在展览的后续工作过程中，跟踪评估。
二、会展策划的基本流程会展策划的基本流程。
1.成立策划小组会展策划工作需要集合各方面的人士进行集体决策，因此，首先要成立一个会展策划小组，具体负责会展策划工作。
一般而言，会展策划小组应由以下几种人组成。
人才。
一般由总经理、副总经理或业务部经理、创作业务主管。
又叫总监、策划部经理等人担任。
在会展公司里，业务主管（贸易展示会经理）具有特殊地位，他是沟通会展公司与展会服务承包商、参展商的中介，一方面，他代表会展公司与展会服务承包商、参展商等洽谈业务；另一方面，他又代表展会服务承包商、参展商等监督会展公司一切活动的开展。
策划人员。
一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担，主要负责编拟会展计划。
文案撰写人员。
专门负责撰写各种会展文案，包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务合同协议文书、会展业务法律文书等。
展会工作流程
展会工作流程展会工作流程一、展会布展1、10月1日由文力、裕光辉负责展会的布展工作，确保展览公司按照事先既定的施工进度进行施工布展。
2、10月2日由冯唯奇、霍建华、裕光辉负责展会的布展工作，确保展览公司按照事先既定的施工进度进行施工布展。
二、展会前期布置1、签到签退：展会期间，公司所有参加人员每日于8：30前到农展馆大门处找北分助理签到，签到后领取胸贴。
展会结束时间为每日下午4：30，公司所有参加人员每日于4：30以后到北分助理处签退。
如未签到签退按旷工一天计算，只签到或只签退的人员按迟到、早退计算。
2、早会：展会期间，每天8：30～8：40，由金总主持，所有参展人员必须参加。
早会主要是布置工作，对昨天的情况进行总结，并对不够完善的地方进行补充，同时对当天的工作提出要求、激励斗志。
3、前期布置3.1行政部经理负责将参展证发放给第一批进入人员（包括总部人员、分部客户经理），带领第一批人员进入会场后将参展证收回，再带领第二批人员进入会场。
全部参展人员（除工程监督）进入会场后由行政部经理收回所有参展证。
3.2总部人员负责将礼品、纯净水、纸杯、桶装水、宣传资料、办公用品、各种表格等摆放到工作台位置，并熟悉展会环境。
3.3分部客户经理到北分助理处按计划领取咨询客户登记表。
签收完毕后，分部客户经理将表格发放给设计师，并熟悉展会环境。
3.4分部客户经理到行政助理处按计划领取插线板并分配给设计师，同时负责在展会当天结束后上交给行政助理。
3.5客服人员与北分助理将部分宣传资料放到前台，并熟悉前台环境。
北分助理根据参展设计师名单负责将分部设计师的指示牌贴到各分部的指定工作台上。
3.6客服人员到行政助理处领取宣传资料，分部客户经理到客服人员处按计划领取宣传资料，交接双方必须办理交接手续。
对于超支领用的，分部客户经理需经北分副总同意后方可领取。
3.7分部设计师按指定席位就坐，并熟悉展会环境，将名片、笔、空白纸、图纸、设计方案、宣传资料、笔记本电脑、客户咨询表等工具准备充分。