Access数据库基础与应用工作任务5 创建和管理数据表

图2.12 “客户”表的数据记录
1．创建“客户”表结构
通过分析“客户”表的记录中各字 段的数据特点，结合生活和工作中的常 识、规律及特殊要求，我们确定了表中 各字段的基本属性，如表2.2所示。
表2.2
字段名称 客户编号 公司名称 联系人 职务 地址 城市 地区 邮政编码 数据类型 文本 文本 文本 文本 文本 文本 文本 文本 字段大小 7 20 5 10 20 5 6 6
5.3.3 创建“订单”表
“订单”表用于记录商品在销售过程 中的基本信息，如图2.21所示。
图2.21 “订单”表的数据记录
1．创建“订单”表结构
通过分析“订单”表的记录中各字 段的数据特点，结合生活和工作中的常 识、规律及特殊要求，我们确定了表中 各字段的基本属性，如表2.3所示。
表2.3
字段名称 订单编号 商品编号 订购日期 发货日期 客户编号 数据类型 文本 文本 日期/时间 日期/时间 文本 7 字段大小 8 4
“订单”表的结构
其他设置 主键、有（有重复）的 索引、设置掩码格式为 “00\ 主键、有（有重复）的 索引、查阅字段 说 明 用掩码来构造格式，如“1305001”，表示2013年5月的001号 订单 与“商品”表中的项相同
工作任务5 创建和管理数据表
5.1 任务描述
在前面创建的商品管理系统中，我们 曾经创建了“商品”、“类别”和“供应 商”三张数据表。 在商店管理系统中，我们将实现对商 品管理系统的升级，原有商品管理系统中 的数据可以继续使用。
在本任务中，我们将采用“导入”方 式，导入“商品管理系统”数据库中的“ 商品”、“类别”和“供应商”表，新建 “客户”和“订单”表，并建立已有表和 新表之间的联系。
（4）确定每个字段的属性，如字段大小、格 式、默认值、必填字段、有效性规则、有效 性文本和索引等。 （5）确定表中能够唯一标识记录的主关键字 段，即主键。
5.2.2 子数据表
子数据表是指在一个数据表视图中 显示的已与其建立关系的数据表视图， 如图2.8所示。 在Access的数据表中，如果数据表 建立了关系，在主数据表视图上，每条 记录左侧都有一个关联标记 。 单击该标记，可显示出该记录对应 的子数据表的记录，并且关联标记将变 为 。
电话
文本
15
（1）打开“商店管理系统”数据库。 （2）单击【创建】→【表格】→【表设计】 按钮，打开表设计视图。 （3）设计“客户编号”字段。
① 在“字段名称”中输入“客户编号”。 ② 在“数据类型”下拉列表中选择“文本”。 ③ 在“说明”列中输入说明文字“由两位地区 字母缩写和4位数字组成客户编号，形如DB0001”。
5.3 任务实施
5.3.1 导入“类别”、“供应商” 和“商品”表
1．打开数据库
打开“D:\数据库”中要导入数据表的 数据库“商店管理系统”。
2．导入“类别”表、“供应商”表 和“商品”表
（1）单击【外部数据】→【导入并链接 】→【Access】按钮，弹出“获取外部 数据Access数据库”对话框，指定要导 入文件为“D:\数据库\商品管理系统 .accdb”，如图2.9所示。 （2）单击【确定】按钮，弹出如图2.10所 示的“导入对象”对话框。 （3）在“表”选项卡中分别单击选中“供 应商”、“类别”和“商品”表。
有（有重复） 默认值为0、必须输入>0 的整数、输入无效数据时的 提示“订购量应为正整 数！”、必填字段
与“客户”表中的项相同
订购量
数字
整型
销售部门
文本
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
3
查阅列，来源是“A部” 和“B部”、有（有重复）
（1）打开“商店管理系统”数据库。 （2）单击【创建】→【表格】→【表设计】 按钮，打开表设计视图。 （3）设计“订单编号”字段。按表2.3所示 设置“字段名称”、“数据类型”、“说 明”、“字段大小”、“输入掩码”及“ 索引”。
“客户”表的结构
其他设置 说 明
主键、必填字段、有 由两位地区字母缩写 （无重复）的索引，设置 和4位数字组成客户编 掩码格式为“LL\-0000” 号，形如DB-0001 必填字段、有（有重 复）的索引 有（有重复）的索引 有（有重复）的索引 有（有重复）的索引 有（有重复）的索引 输入掩码“邮政编码”
（4）设计“商品编号”字段。 ① 按表2.3所示定义商品编号的字段名 称、字段大小和索引。 ② 设置查阅向导。 由于“商品编号”字段在“商品”表中 已存在，因此这里的“商品编号”属性设置 与“商品”表中的项相同。 且“订单”表在编辑时，其数据可以直 接引用“商品”表中的数据，因此将该字段 的数据类型修改为“查阅向导”。
5.2 业务咨询
5.2.1 设计表
在建表之前，需要认真考虑以下问题。 （1）创建表的目的是什么？确定好表的名称， 表的名称应与用途相符。 （2）表需要哪些列（字段）？确定表中字段及 字段的名称。
（ 3 ）确定每个字段的数据类型。 Access 针 对字段提供了文本、备注、数字、日期 / 时间、货币、自动编号、是 / 否、 OLE 对 象、超链接、附件、计算、查阅向导等数 据类型，以满足数据的不同用途。
④ 设置字段为“主键”。 ⑤ 设置字段大小为“7”。 ⑥ 设置“输入掩码”格式。 ⑦ 设置“必需”属性为“是”；索引为“ 有（无重复）”。
（4）按表2.2所示，创建“客户”表中的 其余字段。 （5）单击快速访问工具栏上的【保存】按 钮，保存“客户”表的结构。
2．编辑“客户”表数据
（1）单击窗口状态栏右边的【数据表视图】 按钮 ，将“客户”表从设计视图切换到数据 表视图，如图2.20所示。 （2）按照图2.12所示，输入“客户”表的所 有记录。 （3）关闭“客户”表，系统将自动保存表中 的记录。
（4）单击【确定】按钮，完成表的导入。 单击【关闭】按钮，返回“商店管理系统 ”数据库，导入表后的数据库如图2.11所 示。
5.3.2 创建“客户”表
在数据表的创建方法中，最常用的 一种方法是使用设计器创建表。 利用设计器不仅可以创建表，也可 以修改数据表的结构。
使用设计器创建表包括使用表设计 器在设计视图下创建表结构，然后在数 据表视图下编辑表记录。 “客户”表是用于记录客户基本信息 的，如图2.12所示。