信安之星iSecStar打印管理系统技术白皮书

信安之星iSecStar打印管理系统

技术白皮书

南京信安宝信息科技有限公司

信安之星系列产品与解决方案

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目录

一、打印管理概述 (3)

二、产品系统概述 (6)

三、系统功能介绍 (10)

四、系统特性说明 (18)

五、安装与部署 (20)

六、支持与服务 (23)

七、南京信安宝信息科技有限公司简介 (24)

一、打印管理概述

1，传统打印现状

随着现代办公条件与设备的快速提升与发展，打印、复印、扫描等文印事务与日常工作日趋紧密，文印量越来越大，文印设备、耗材、维护的成本不断上升，文印信息安全，机密信息的打印管理，都迫切的出现在管理层面前，而人工的传统管理模式又无法适应高度信息化、网络化、智能化的现代移动办公管理形势，专业而先进的文印管理系统是急需、必备的现代办公管理工具。

在日常的办公中，文印是一件平常却必不可少的工作，但如果这个环节不顺畅，以致频繁发生故障，将直接影响到办公效率，甚至或给工作带来损失。

有的用户，非常看重打印效果和打印成本——一方面对打印的质量要求苛求，另一方面对打印成本控制得也很严格，希望用尽可能经济的成本实现最佳的表现效果，从而确立在商务客户心目中的专业形象，创造更多的商业机会。

有的用户，尤其是一些管理松散的单位，员工利用单位的打印资源打印私用资料的风气让人瞠目结舌，打印比如小说杂志、时事新闻、私人照片、电子书等私用资料现象严重。据一家全球主流打印机厂商调查，办公室内的打印成本浪费率高达40％，大部分为打印与工作无关的私用资料，还有一些则是不负责任的打印浪费，私自打印的资料远多于工作需要所打印的资料，浪费程度可见一斑。

计划、标书、配方、图纸、报价单、客户资料、管理数据、核心机密等，是一个单位最重要的数据，有些单位可能安装入侵检测系统来防止一些外部的威胁，但是很多的数据泄漏其实是来自企业内部的，有些员工任意将重要资料打印带出公司，可能导致的损失是无法用金钱来衡量的。

大家都知道，单位里的很多文印事务或多或少的存在打印浪费的习惯和现象。以业务部为例：业务员经常要打印一些产品宣传资料、报价单、合同、订单等文件给客户，往往资料整理完毕没有经过仔细校对就直接打印了，打印完后经常会发现其中的某些内容、格式、字体、排版等不完善，一但给出去，如果其中的内容不严密、格式不美观，可能会给企业造成重大损失或者会影响企业的形象，所以只能重新校正内容后再进行二次打印，可是打印出来后经常还会发生第一次打印的问题，还需要修改校正后再打印，如此，本来在打印前经过仔细审核校对后，只需要打印一次就可以了，但结果往往会打印3到5次，甚

至更多！大家可以想象这种不良的打印习惯给单位造成的浪费有多大！

重要企事业单位每天的打印量十分巨大，有时候打印队列十分的长，但是突然有紧急文件打印，这时就只能等待排队，严重影响了工作效率，甚至耽误了重要的订单！而在队列的中的打印任务甚至有可能只是一些员工私自打印的资料，这些都是目前企业打印管理不合理造成的。

打印资源的消耗上，以我们一个客户为例，企业有20台各型打印机，平均每台设备每月5000张的文印量，一年的纸张消耗量在120万张，墨盒墨粉的消耗同样巨大，还有设备维修维护，管理人员疲惫不堪，成本费用消耗巨大，而且还在逐年的增加，在我们给出分析报告及方案后，用户看到了大量的资源浪费，成本与管理失控的严重问题，认识到打印管理系统的重要作用与价值。

2，打印管理三大问题总结

1）、成本控制与资源浪费问题

●打印机每天忙个不停，纸张、油墨、设备损耗等费用巨大，处于完全失控状态。

●随意打印问题普遍而严重，不论是否需要先打印再说，导致大量无人认领的打印

文档大量堆积，浪费现象十分严重。

●使用单位设备文印非工作资料现象严重，如：打印下载的电子书籍、小说、新闻，

帮朋友等外部人员文印资料，等等，大量的私人文印占用耗费了公用资源，影响

正常工作，极大增加单位及部门开支。

●文印设备处于共享等随意使用状态，即造成耗材成本的极大浪费，又导致设备过

度损耗，频繁的缺墨，维修，故障等，时常影响正常工作内必需急需的文印需要。

●无管控的文印，耗费纸张、油墨或墨粉、电力等，与当前低碳、环保的大趋势不

符合。

2）、机密信息安全防护问题

●单位的特殊性质及不断的发展，积累了大量的核心机密数据，但随意的打印与带

出导致了严重的信息安全漏洞。

●对于机密数据的打印，是谁打印的，打印了什么文档，打印的时间、地点、机器、

打印机设备等，没有详细的记录与管理。

●全部或重要部门、个人的打印内容没有备份存储，要能提供快照备份，甚至原始

文档备份，存档备查或文档恢复。

●传统打印都是直接打印输出纸张，但机密数据容易泄密，人还没有到打印机旁打

印资料就输出了，或者有事忙碌，或者忘记，不能立即赶到打印设备位置，事后发现重要资料丢失或信息泄密等。

●对于内部资料，需要有水印、页眉的等打印技术来加强安全性。

●没有专业打印管理系统的情况下，日常的共享等打印，会在连接的机器上存留打

印的文档数据，容易导致泄密。

●传统的网络打印，数据在网络中的传输是明文的，对于机密文件的打印有很大的

安全隐患。

●另外，现在大文档的打印比较常见，容易导致网络阻塞，或因网络不稳定导致打

印中断，一个文档有时频繁多次打印才能成功，即浪费又耗时。而专业打印系统提供打印压缩与传输控制，打印提交快速简单稳定。

3）、企业管理方面的问题

●打印设备如果缺乏管理导致频繁故障，极大影响日常工作与效率，甚至给工作带

来严重损失。

●管理上，成本控制，费用节省，是任何单位的核心管理内容，而无管控的文印导

致的浪费是巨大。以多年的经验估算，全单位的文印设备，按100台文印设备计，一年纸张的耗费一般在300万～1200万之间，这么多纸张的运输是以卡车计的，其它耗材消耗及设备维护费也是巨大的，费用成本控制是必须的。

●管理上，文印报表是最基础的管理信息工具：

按部门统计：全单位、部门、个人等。

按周期统计：天、周、月、季度、年度等。

按类别统计：打印、复印、扫描等。

●安全管理上，打印内容的审计，全部、或重要部门、或个人的打印需要备份存档，

以备特殊事件的追查。

●安全管理上，打印资料的安全保密，需要专业打印复印扫描的管理系统，支持私密

打印（跟随打印），添加水印、页眉等打印功能。

●文印设备的科学管理，可以对文印设备进行调度，指定打印设备与打印部门及人的

对应关系，避免局部打印设备的过度疲劳、或过度闲置使用，可以合理管理高中低端打印机的配置使用。

●文印管理的云服务的应用，漫游打印是云服务的直观体现，能实现：科学、高效、