工作表保护和数据有效性的综合案例

工作表保护和数据有效性的综合案例

彭志伟

广州市数宇软件有限公司

数据有效性是Excel当中一个非常实用的功能，它可以对单元格的输入内容进行限制，从而达到表格数据输入规范和准确的目的。工作表保护可以锁定工作表的内容，并且可以控制哪些单元格允许用户填写，哪些单元格不能填写。企业学员对这两项功能也特别感兴趣，在企业中的应用也很多，尤其是用在模板方面。

下面这个范例是一张报销单的例子，它综合了工作表保护和数据有效性两个功能来实现的。首先，请大家先新建立一个Excel文档，并仿照下图建立一个数据表。

报销单功能描述：

●整张报销单中，除了白色底纹的单元格可以录入数据以外，其他的单元格都被保护。

●C5单元格只能输入1-4个字符，如输入错误能提示“本单元格文本长度必须为1-4

个字符。”字样。

●E5单元格只能输入介于18到60之间的整数，如输入错误能提示“本单元格必须

输入18-60之间的整数。”字样

●G5单元格做成下拉菜单，菜单项包括“男”和“女”。

●C6单元格做成下拉菜单，菜单项包括“财务部”、“销售部”、“培训部”和“人事

部”。

●F6单元格能自动出现当前日期。

●F8:F11区域单元格只能输入数字，并且整张报销单的总金额不能超过一万元，单

元格设置为带货币的两位小数格式。

●D12单元格能自动统计F8:F11区域的总和。

操作提示：

1.选中C5单元格，打开“数据/有效性”，在“有效性条件”作如下图设置：

4.对C6单元格作如下图的有效性设置：

5.在F6单元格中输入函数= today() 。

6.选中F8:F11区域，将此区域的有效性设置为自定义，并输入以下公式

=AND(ISNUMBER(F8),SUM($F$8:$G$11)<10000)

7.在D12单元格中输入函数= sum(F8:G11)。

8.选中数据表中所有白色底纹的单元格，打开“格式/单元格”菜单，将“保护”选

项卡中的“锁定”选项前的勾去掉，如下图。

9.最后，打开“工具/保护/保护工作表”菜单，对工作表加密并设置密码。至此，整

个例子完成了。如果需要，还可以将它制作成模板保存。

今天我把这个范例共享给大家，同时附上原文件Validation.xls，可以用作上课和演示用途，希望能给大家带来一些启发和帮助。同时由于水平有限，欢迎大家批评和指教。( 完)