电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范GBT18894-2002
电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-211、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
2、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA/T18 档案著录规则DA/T22 归档文件整理规则3、术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1电子文件electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.2归档电子文件archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1）3.3背景信息context指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3.4元数据metadata指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.5逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。
3.6物理归档physical filing指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3.7真实性authenticity指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范电子文件管理指的是利用电子文件和技术，有效地收集、存档、索引、安全存取和管理电子文件的过程。
随着近年来新技术的发展，电子文件管理已经成为一项重要的管理主题。
因此，为了维护有效的电子文件管理，出台《电子文件归档与电子档案管理规范》变得尤为必要。
一、电子文件归档电子文件归档指的是将电子文件归档到企业内部的电子文档库以及跨企业的电子文档库中，以便于保存及查询。
归档可以实现文件的精确长期存储，以便后续对文件进行检索和复用。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应当建立可持续的电子档案归档系统，并做好归档文件的安全存储；2、电子文档应当精准的归档在安全的文档管理系统中，以便于快速查找和保存；3、电子文件归档时应注意规范，文件存放位置需明确标识；4、归档的电子文档应当定期备份，以确保数据的安全；5、归档的电子文档应当定期更新，及时修正或删除。
二、电子档案管理电子档案管理是指在可靠的电子文件管理系统中，利用信息化技术，依据文件存储管理规定，对电子文件进行安全可查，以及维护和保护的过程。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应建立文件存储管理制度，并确定文件存储系统的安全等级；2、企业应定义电子档案管理角色，将电子档案管理责任清晰分配；3、企业应对电子文件进行完整的安全管理，保护电子文件不受任何形式的损害；4、企业应建立完善的电子档案备份与还原机制，以保障档案的完整性；5、企业应定期清除无用的档案文件，确保档案的完整性。
三、加强安全管理电子文件归档与电子档案管理的核心是安全管理，为了维护电子文件的安全，《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步加强了安全管理措施。
1、企业应当建立科学的安全管理制度，并加强安全管理措施以防止信息外泄；2、企业应当对电子文档库、归档文件及其它信息资源实施独立的权限管理；3、企业应当定期审计或监控系统，以确保系统安全及正常运行；4、未经授权的用户不得使用企业系统，以免造成不必要的损失；5、企业应当定期检查电子文档的安全性，以防止数据泄露。
电子文件归档管理制度
电子文件归档管理制度一、背景与目的随着信息化时代的到来，电子文件越来越成为组织中不可或缺的重要资产。
为了更好地管理、维护和利用电子文件，建立电子文件归档管理制度势在必行。
本制度的目的在于明确电子文件归档的管理流程、责任和权限，提高电子文件归档的规范性和效率，确保电子文件的安全性和可持续性。
二、管理原则1.立足法律法规：电子文件归档管理要严格遵守国家有关法律法规，包括《电子签名法》、《档案法》等，确保电子文件的合法性和权威性。
2.保证真实性：电子文件归档应保证文件的真实性和完整性，防止篡改和损坏，存档文件应能够还原原始文件内容。
3.保密安全：根据《保密法》的要求，对涉密电子文件应加强管理，确保电子文件的安全性和机密性。
4.合理规划：电子文件归档管理应建立科学、有效的规划，包括文件归档周期、存储方式、存储设备等，确保归档的规范性和合理性。
5.持续监测：建立各级文化和管理激励机制，逐步完善和提升电子文件归档管理水平，同时加强对电子文件归档活动的监测和评估。
三、电子文件归档管理流程1.文件鉴定：根据文件的属性和特征，确定文件的鉴定标准，包括原始文件、复制件、正式文件、非正式文件等，并对电子文件进行鉴定和归档分类。
3.文件整理：对收集到的电子文件进行整理，包括文档格式的规范化、文件命名规则的制定、文件的去重和冗余处理等，同时建立文件的目录结构和索引。
4.文件归档：根据整理好的电子文件，按照制定的归档规则和方式进行归档。
归档过程中要注意记录文件的存放位置、归档时间等必要信息，并建立档案目录和档案登记簿。
5.文件检索：建立快速、有效的文件检索机制，提供便捷的文件检索功能，确保用户可以及时、准确地找到需要的归档文件。
6.文件转递：当有需要时，进行文件的转递和传递，并进行相应的授权和审批，确保文件的安全性和合法性。
7.文件销毁：对于不再需要保留的电子文件，按照相关规定进行销毁处理。
销毁过程应有专门的销毁程序，并进行相应的记录和备份。
电子文件归档与电子档案管理规范
国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）依据中国国家标准《标准化工作导则—第1 部分：标准的结构和编写规则》（GB/T 1.1-2009）规则起草。
电子文件归档与电子档案管理规范
中华人民共和国国家标准
01 制定过程
03 内容范围 05 意义价值
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
目录
02 标准目次 04 引用文件 06 社会评述
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）是2017年3月1日实施的一项中华人民共和国国家标准， 归口于中国国家档案局。
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文 件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。该标准适用于机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理 可参照执行。
谢谢观看
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）与《电子文件归档与管理规范》（GB/T -2002）相 比，主要变化如下：
主要起草单位：国家档案局。 主要起草人：毛海帆、王岚、丁德胜、侯佳、方昀、黄玉明、刘伟晏、蔡学美、马淑桂、张楠。
标准目次
参考资料：
内容范围
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文 件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。该标准适用于机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理 可参照执行。
电子文件归档制度
电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。
然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。
本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。
一、电子文件归档的重要性电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。
电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。
以下是电子文件归档的重要性：1.便于检索和使用电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。
传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。
2.提高工作效率电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。
例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。
3.信息安全电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。
对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。
二、电子档案管理规范的重要性电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。
该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。
以下是电子档案管理规范的重要性：1.保证文件合规性电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。
例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。
2.降低风险电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。
例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。
3.提高管理效率电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。
例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。
三、实施电子档案管理规范的建议为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议：1.建立标准规范企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)1 范围本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位，其他社会组织可参照执行。
各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。
各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 19667.1-2005 基于XML的电子公文格式规范第 1 部分：总则（Specification for the structure of electronic official documentbased on XML—Part:1 General principles ）GB/T 19667.2-2005 基于XML的电子公文格式规范第 2 部分: 公文体GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DB/T 380-2002 江西省归档文件整理规则中办发[1996]14 号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23 号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局第 6 号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7 月28日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006 年12 月19 日中华人民共和国电子签名法ISO 15489 Information and documentation —Records managemen（t 信息与文献——文件管理）ISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records —Part 1: Principles （信息与文献——文件管理——元数据原则）ISO 14721 Open archives information system (OAIS, 开放档案信息系统)W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)ISO/IEC 26300 :2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT（) 信V1息.0技术—办公应用程序开放文档格式）ISO 19005-1 :2005 DOCUMENMTANAGEME-NETLECTRONICDOCUMENFTILE FORMAFTORLONG-TERMPRESERVATIO-NPART1: USEOFPDF1.4 (PDF/A-1) （文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分：PDF的使用）《电子文件管理指南》，国际档案理事会电子文件管理委员会,19973 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records ）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件的快速增长和电子档案管理的复杂性使得一个健全的电子文件归档和档案管理制度成为一个组织中不可或缺的一部分。
本文将介绍一个电子文件归档与电子档案管理制度的制定和实施。
2. 目标电子文件归档与电子档案管理制度的目标是确保组织能够高效地管理其电子文件和档案，保证文件的可访问性、完整性和安全性，并满足合规要求。
3. 制度内容3.1 电子文件归档原则标准化命名规范：制定明确的文件命名规则，包括文件名格式、日期格式、部门代码等，以确保文件能够被轻松地识别和分类。
文件分类与归档规则：确定不同类型文件的分类方法，建立文件目录结构和归档规则，以便于文件的查找和管理。
文档版本控制：确保文档的版本唯一性和可追溯性，为文档修改和更新提供准确的历史记录。
3.2 电子档案管理流程文件收集与整理：明确文件的来源和格式要求，并建立文档接收流程，确保文件能够及时收集，并根据相关规定进行整理。
文件存储与备份：确定合适的电子存储介质和存储设备，定期进行备份，以防止文件的丢失和损坏。
权限管理与审计：建立权限管理机制，以确保只有授权人员能够访问和修改文件，同时开展定期的安全审计，发现并纠正潜在的安全风险。
3.3 电子档案保护与合规性数据安全措施：确保文件的机密性和完整性，采取数据加密、网络安全等措施，防止非授权人员访问和篡改文件。
合规性要求：遵守相关法律法规和标准，如隐私保护法、电子数据保存法等，确保电子文件的合规性和法律效力。
灾难恢复计划：建立灾难恢复计划，针对可能发生的系统故障、网络中断等情况，制定恰当的应急措施，尽快恢复档案系统的正常运作。
4. 制度实施4.1 培训和宣传制定电子文件归档与电子档案管理制度后，组织应组织相关培训和宣传活动，确保所有人员了解并遵守制度要求。
4.2 系统建设与运营为了支持电子文件归档与电子档案管理制度的实施，组织应购置合适的电子档案管理系统，并定期维护和更新系统，确保其正常运行。
电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范一、范围在企业活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
二、定义电子文件是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质（或载体）上，并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络上传递的文件。
三、电子文件的种类管好电子文件，科学分类是前提。
对电子文件的分类目前一般如下：1、按存储载体分，电子文件有三类：（1）磁盘文件（包括软盘和硬盘）；（2）磁带文件；（3）光盘文件。
2、按内容形式分，电子文件有八类：（1）记载文字、符号和插图的文本文件；（2）用扫描仪、数码像机获得的图像文件；（3）通过计算机辅助设计获得的图形文件（CAD电子文件）；（4）用音频设备获得的声音文件；（5）用视频设备获得的影像文件；（6）用多媒体技术制作的多媒体文件；（7）存放数据的数据库文件；（8）生成电子文件所依赖的操作系统文件和命令文件。
3、按生成形式分，电子文件有两类：（1）原始文件，即通过计算机直接产生的电子文件；（2）转换文件，即通过扫描仪、数码像机等设备对传统文件进行载体转换等处理而产生的电子文件。
4、按属性分，电子文件有五类：（1）普通文件；（2）只读文件；（3）隐含文件；（4）加密文件；（5）压缩文件。
四、电子文件的归档电子文件形成公司应指定有关部门或人员负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管。
电子文件归档工作应从三方面抓起：1、归档前的鉴定（1）鉴定电子文件的真实性、完整性和有效性归档前应由电子文件的形成单位按照规定项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验。
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
（2）确定电子文件的密级密级划分确定工作按照国家关于纸质文件的密级规定办理，其中将有密级文件划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。
电子文件归档制度范本
电子文件归档制度范本第一章总则第一条为加强电子文件归档管理，保障电子文件的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。
第二条本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
第三条电子文件归档应遵循真实性、完整性、准确性和及时性原则，确保归档电子文件的安全、可靠、可追溯。
第四条电子文件归档工作应纳入单位档案工作体系，统一领导、统一规划、统一实施。
第二章组织与管理体制第五条单位应设立档案管理部门，负责电子文件归档工作的组织、指导、监督和检查。
第六条单位各部门应根据归档要求，指定专人负责本部门电子文件的收集、整理和归档工作。
第七条档案管理部门应建立电子文件归档管理制度，明确归档范围、归档时间、归档流程等要求，并对归档工作进行培训和指导。
第三章电子文件的收集与整理第八条电子文件的形成部门应确保电子文件的真实性、完整性、准确性和及时性，对电子文件进行分类、标识和加密处理。
第九条电子文件的收集应涵盖各类业务活动，包括文本文件、图像文件、音频文件、视频文件等。
第十条电子文件的整理应按照档案分类和编目规则进行，确保归档电子文件的可追溯性和利用价值。
第四章电子文件的归档与保管第十一条电子文件的归档应采用电子档案管理系统进行，实现电子文件的在线存储、检索和利用。
第十二条归档电子文件应进行验收，确保文件的真实性、完整性、准确性和及时性。
第十三条归档电子文件应按照规定的存储格式和期限进行保存，确保文件的可读性和可恢复性。
第十四条档案管理部门应定期对归档电子文件进行审计和检查，确保文件的安全和可靠。
第五章电子文件的利用与销毁第十五条归档电子文件应按照档案利用规定进行查询、借阅和复制，确保文件的合法性和保护隐私。
第十六条电子文件的销毁应按照档案销毁规定进行，确保文件无法恢复和泄露。
电子文件归档与管理规范
交接保管
9.1移交、接收与保管要求 对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将起如期移交至档案保管部门，进行集中保管。 在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。 9.2移交、接收检验 9.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及 其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。 9.2.2 检验项目如下： ——载体有无划痕，是否清洁； ——有无病毒； ——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续； ——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； ——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要 求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
7.2鉴定
7.2.1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和 划定保管期限。
7.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责 人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)。如果文件 形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交 给接收单位。
保障措施
5.1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管 理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。 5.1.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。 5.1.2登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。 5.1.3登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。 5.1.4登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。 5.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。 5.2.1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。 5.2.2设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的飞速发展，电子文件和电子档案在各个领域的应用日益广泛。
为了确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，提高电子档案管理的规范化和科学化水平，特制定本制度。
一、电子文件的定义与分类电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子文件主要包括文本文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件等。
二、电子文件归档的原则1、完整性原则归档的电子文件应包括内容、背景信息和元数据等，确保文件的完整性。
2、真实性原则电子文件的内容、结构和背景信息应与形成时的原始状况一致，确保其真实性。
3、可读性原则归档的电子文件应采用通用的格式和标准，以便在不同的计算机系统中能够读取和使用。
4、时效性原则电子文件应在规定的时间内完成归档，确保其及时纳入档案管理体系。
三、电子文件归档的流程1、收集各部门指定专人负责电子文件的收集工作，将本部门产生的电子文件按照规定的分类进行整理。
2、鉴定对收集的电子文件进行鉴定，确定其保存价值和保管期限。
3、整理对鉴定后的电子文件进行整理，包括文件的分类、编号、命名等。
4、审核由部门负责人对整理后的电子文件进行审核，确保其准确性和完整性。
5、归档审核通过的电子文件按照规定的格式和存储介质进行归档，同时建立相应的归档目录。
四、电子档案的管理1、存储电子档案应存储在安全、稳定的存储介质中，如磁带库、磁盘阵列等，并定期进行备份。
2、保管建立专门的电子档案保管库房，控制库房的温度、湿度、防尘、防火、防盗等环境条件，确保电子档案的安全保管。
3、利用建立电子档案利用制度，明确利用的权限和流程。
利用者需提出申请，经批准后按照规定的方式进行利用。
4、销毁对于超过保管期限的电子档案，应按照规定的程序进行销毁，并建立销毁记录。
五、电子档案的安全管理1、访问控制建立严格的访问控制制度，对电子档案的访问进行授权和认证，防止未经授权的访问。
电子公文归档管理制度
电子公文归档管理制度第一章总则第一条为了规范电子公文的归档管理工作，确保信息的及时、准确和完整，提高办公效率，便利查询和利用电子公文资料，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有相关部门和单位电子公文的归档管理工作。
第三条电子公文归档管理应遵循便民、高效、安全、准确、规范、便于查询和利用的原则。
第四条对于本单位内部部门之间的电子公文管理，应采取电子公文归档系统的方式进行管理，并建立统一的电子公文归档管理规范。
第五条对于涉密、重要的电子公文，应根据相关法律法规和安全管理要求进行保密处理，并建立相应的安全保密机制。
第二章电子公文归档管理的基本要求第六条电子公文归档管理应具备严格的规范性和记录性，确保公文真实性和可靠性。
第七条电子公文归档管理工作应按照相关法律法规和单位规定进行，不得随意更改、删除、私自处理公文。
第八条电子公文归档管理应按照文件分类、文件编号、文件目录、文件检索等规范进行操作，确保文件有序、规范。
第九条电子公文归档管理应具备备份、恢复、迁移等操作功能，确保电子公文数据的安全和可靠。
第三章电子公文归档管理的组织架构第十条本单位设立电子公文归档管理中心，负责电子公文的归档管理工作。
第十一条电子公文归档管理中心成员包括主任、副主任、工作人员等，负责具体的电子公文归档管理工作。
第十二条电子公文归档管理中心应建立健全的工作制度和规范，确保工作的高效性和准确性。
第十三条电子公文归档管理中心应定期进行培训和学习，提高工作人员的技能和综合素质。
第四章电子公文归档管理的具体操作第十四条电子公文的归档应按照文件的重要性、紧急程度进行分类，建立档案目录。
第十五条电子公文的编号应采用规范的编号规则，确保文件的唯一性和辨识性。
第十六条电子公文的归档应按照文件的主题、时间、单位等要素进行整理和保存。
第十七条电子公文的检索应采用关键词、日期、文件名等方式进行，便于查阅和利用。
第十八条电子公文的备份应定期进行，确保数据的安全和可靠性。
电子文件归档与管理规范
9、电子档案提供利用方式有哪些？
1、提供拷贝。 2、通信传输。 3、直接利用。
10、做好电子档案管理需要哪些设 备？
① 硬件 ② 软件 ③ 网络
① 硬件
计算机 存储设备 输出设备 保管设备
② 软件
计算机操作系统
操作系统，是控制和管理计算机的核心。用来对计算机系统中的各种软、 硬件资源进行统一的管理和调度。任何其他应用软件必须要有操作系 统支持才能正常使用。常用的操作系统有DOS、Windows、UNIX、 Linux等。目前普遍使用Windows XP操作系统。
5、什么是电子文件归档？
文件形成部门或信息管理部门应定期 把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档 案部门移交，并按档案管理要求的格式将 其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
6、电子档案档号的编制
全宗号－保管期限－类型－年度－光盘号 举例： 8-YZ2008-001 8-DW2008-001 根据实体档案档号的编制方法编制电子档 案的档号。光盘号按照保管期限排大流水 号。
3、电子文件有哪些种类？
一、按文件的来源，分为: 1、发文 由本单位制发，用来表明本单位意图，发往外机 关单位执行的文件。 2、收文 由外单位制发，发到本单位需本单位贯彻执行或 阅知的文件。 3、内部文件 由本单位形成，在本单位内部使用的文件。
二、按电子文件的信息存在形式，分为: 1、文本文件（Txt，Doc，Wps） 2、图像文件（Jpeg，Tiff） 3、声音文件（Mp3，Wav） 4、影像文件（Mpg，Rmvb） 5、程序文件（Exe）
电子文件归档与管理规范
蒋 峰 枣庄市档案局
1、什么是电子文件？
电子文件最早被称为“机读文件”。
电子文件归档与管理精选全文完整版
可编辑修改精选全文完整版电子文件归档与管理为了适应信息化建设需要，规范学校形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。
第二章管理体制和职责第一条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。
第二条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。
电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第三条各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的兼职档案员，负责本单位各科室形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作。
第四条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。
档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。
第五条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
第三章电子文件收集、积累第一条各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。
盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累妥善保管。
采用物理归档到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。
第二条收集积累的电子文件类型（一）电子文件稿本电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。
1、定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。
电子文件归档管理制度
电子文件归档管理制度一、总则为规范电子文件的管理和归档工作，提高文件管理效率和服务水平，根据国家相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本管理制度。
二、管理范围适用范围：本制度适用于单位内所有涉及电子文件的管理和归档工作。
三、文件管理1. 文件命名规范电子文件的命名应当清晰明了，避免使用过长或过于复杂的命名方式，建议采用简洁明了的方式，包括文件主题、日期等关键信息。
2. 文件分类管理根据文件的性质和用途，进行分类管理，建立文件目录结构清晰的档案库，便于快速查找和查询。
3. 文件整理及时清理不再需要的文件，将有用文件整理归档，确保档案库内文件的整洁有序。
4. 文件备份重要文件应做好备份工作，确保文件内容不会因为意外事件丢失或损坏。
5. 文件传递文件传递时，应当及时通知接收方，明确文件的重要性和使用方式，确保文件传递的顺利进行。
四、文件归档1. 归档责任单位应指定专人负责电子文件的归档工作，并定期对归档情况进行检查和评估。
2. 归档期限根据文件的重要性和保留期限，制定文件的归档期限，及时进行文件的归档工作。
3. 归档标识对归档文件进行标识管理，确保文件的易查核和检索。
4. 归档保护对归档文件进行加密保护，防止文件泄露或被篡改，确保文件的安全可靠。
五、文件安全管理1. 文件权限管理对不同级别的文件及内容进行权限控制，确保文件的安全性和隐私性。
2. 文件备份重要文件应定期进行备份，存放在安全的地方，以防止意外事件导致文件丢失。
3. 文件传输加密对传输文件进行加密处理，以防止文件在传递过程中被窃取或篡改。
六、文件利用与销毁1. 文件利用文件的利用应符合法律法规，确保文件的合法合规利用，同时应保护文件的安全性和隐私性。
2. 文件销毁根据文件的保留期限和归档标准，定期对不再需要的文件进行销毁，避免文件的混乱和浪费。
七、督查检查1. 规范督查对文件管理工作进行定期督查，及时发现问题并进行整改。
2. 检查报告督查组应制定督查报告，对文件管理工作进行评估和总结，并提出改进建议。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
电子文件归档与管理规范GB/T 18894-20021 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA／T18 档案著录规则DA／T 22 归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3．1 电子文件 electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3．2 归档电子文件archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。
3．3 背景信息 context指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3．4元数据 metadata指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3．5逻辑归档 logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部门移交的过程。
3．6物理归档 physical filing指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3.7真实性 authenticity指对电子文件的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
3.8完整性 integrity指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。
3.9有效性 utility指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3.10捕获 capture指对电子文件(3．1)进行实时收集和存储的方法与过程。
3.11迁移 migration指将源系统中的电子文件(3．1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。
4 总则4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。
归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
4.6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证5．1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
5. 1. 1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。
5．1．2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
5．1．3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
5．1．4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
5．2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
5. 2. 1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
5．2．2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
5．2．3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
5. 2. 4 对电子签章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
5．3 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
5．4 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
5．5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证，身份识别方法等。
6 电子文件的收集与积累6．1 收集积累要求6．1．1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。
正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
6．1．2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
6．1．3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
6．1．4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。
文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
6．1．5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
6．1．6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
6．1．7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
视频和多媒体电子文件以MPEG、A Vl为通用格式。
6．1．8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
音频电子文件以WA V、MP3为通用格式。
6．1．9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。
专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
6．1．10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6．1．11 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
6．1．12 定期制作电子文件的备份。
6．2 电子文件的登记6．2．1 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A．1和表A．2)。
6．2．2 电子文件登记表应与电子文件同时保存。
6．2．3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
6．2．4 电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；F——正式电子文件。
6．2．5 电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A ——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件。
7 电子文件的归档7．1 归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
7．2 鉴定7．2．1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
7．2．2 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填人《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)。
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
7．2．3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
7．2．4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。
电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。
应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
7．3 归档时间逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
7．4 检测在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
7．5 归档电子文件的归档，按照鉴定标识进行。
电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。
归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
7．5．1 逻辑归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
7．5．2 物理归档7．5．2．1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
7．5．2．2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
7．5．2．3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
7．5．2．4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
7．5．2．5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
7．5．2．6 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》(见附录A的表A．4和表A．5)。
归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录A的表A．4)，以件为单位填写续页(见附录A的表A．5)。
7．5．2．7 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
7．5．2．8 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。