中铁四局集团工程项目常用物资网络竞价采购管理办法(20200809100316)

中铁四局集团工程项目常用物资网络竞价采购管理办法

第一章总则

第一条为解决工程项目常用物资传统采购方式中市场信息获取不足、采购透明度低、采购渠道窄等问题，同时进一步降低采购成本，局决定开展工程常用物资网络竞价采购。为有效开展此项工作，特制订本办法。

第二条网络竞价采购定义是指将物资需求信息投放到大型电子商务平台上，由潜在供应商在线进行报价、提交相应技术标准等，采购单位根据提交信息选择供应商的采购模式。

第三条平台建设局选择阿里巴巴作为常用物资网络竞价采购的电商平台，在阿里巴巴平台开辟采购专区，建立包含在线发布物资需求信息、在线生成订单、在线支付等功能的电子商务系统，供各单位使用。

第四条网络竞价采购物资种类包括各类钢材、五金电料、紧固件、焊接材料、小型机具、周转材料、消防器材、管通阀门、橡塑制品、安全防护用品等。

第二章职责分工

第五条局工管中心负责全局常用物资网络竞价采购的管理工作。主要职责包括：

1．负责制定和完善网络竞价采购管理制度和办法；

2．负责设计和完善电商平台采购业务流程，与阿里巴巴共同建立网

络竞价规则，维护网络竞价交易秩序；

3，负责建立优势资源渠道，发布合格电商企业名录。4．指导、监督和检查各子分公司开展网络竞价采购工作。第六条局物资工贸公司管理部门（以下简称物资公司）主要职责包括：

1．负责对接阿里巴巴采购运营部门，协调解决系统存在的问题，维护平台各项功能正常使用；

2．配合工管中心做好物资人员网购培训工作；

3 ．建立采购台账，定期与采购单位核对签认，并统计分析、上报相关资料与数据；

4．负责统一办理与成交供应商的料款结算。

第七条子分公司物资管理部门主要职责包括：

1．制定完善公司网络竞价采购实施细则，并督促落实。

2．负责审核物资申请计划，发布物资需求信息；

3．负责甄选报价，选定供应商，联系发货，确认收货；

4．负责协调解决收货验收过程中存在的问题；

5．负责统一办理与物资公司的料款与服务费结算。

第八条项目经理部物资部门负责提交物资申请计划、现场收货验收与签认及信息反馈等工作。

第三章业务流程管理

第九条设置账号

1．账号功能及权限：局工管中心与阿里巴巴配合，制定并赋予相应账号信息发布、成交确认、采购监管等操作权限。

2．局账号：由局工管中心在阿里巴巴平台注册，具备对各子分公司网上竞价、成交、到货、支付等信息的监督功能。

3．子分公司账号：各子分公司自行注册成为阿里巴巴采购用户后，向局工管中心报备账号用户名及账号管理人。该账号具备本公司项目信息发布、显示和成交确认等功能。

4．项目经理部账号：项目经理部在阿里巴巴注册项目账号后，向公司报备账号用户名及账号管理人。该账号只具备发布需求和显示各厂商报价的功能，不具备成交确认功能。

第十条需求发布

1 ．网络竞价与物流组织正常约需10 天的供应周期，项目经理部须提前上报物资申请计划。

2．子分公司物资部门审核物资申请计划无误后，将需求信息在网

络采购专区发布。经公司同意后，项目经理部也可自行发布需求信

息。

3．项目经理部对物资申请计划的有效性、规范性及准确性负责，

子分公司负责监督和指导。

第十一条信息推介

阿里巴巴利用技术手段将物资采购信息，多渠道主动向潜在供应商推送，使更多供应商获取需求信息并参与报价。

第十二条竞价方式

在竞价期间网络平台向所有供应商显示当前最低报价，各供应商可多次报价。

第十三条竞价有效期

竞价有效期影响网上报价的供应商数量。各子分公司或项目经理部根据实际需用时间确定合理的竞价有效期，但至少应保持3 天的时间。

第十四条成交下单竞价结束后，子分公司物资部门筛选出供应商的有效报价，按最低价成交的原则选择供应商，并下达供货订单。此环节操作受工管中心和物资公司的监督，如不选择最低价成交，必须报工管中心审批。

第十五条委托物资公司向支付宝担保账户转款线上成交下单后，子分公司物资部门向物资公司出具书面委托付款通知书。委托付款通知书作为物资公司代付料款的依据。物资公司据此向支付宝担保账户及时转款。

第十六条供应商发货

成交物资由供应商负责配送到订单上载明的交货地点，并随货提供发票和相关质量证明资料。

第十七条现场收货验收

项目经理部物资部门收货验收并签认后，由物流商负责将收货单据交供应商。

第十八条收货反馈和确认

收货验收后，项目经理部及时向公司物资部门反馈实际收货数量和金额等情况。公司物资部门据此及时向物资公司出具收货确认函。收货确认函需明确日期、供应商名称、成交订单号及付款金额等。

第十九条支付料款

物资公司根据收货确认函，通过网上操作将支付宝担保账户款项支付给供应商。

第二十条异常情况处理

1．到货物资数量质量存在问题，项目经理部应及时向供应商和公司物资部门提交验收记录，公司物资部门联系供应商协调解决相关事宜，物资公司负责督促阿里巴巴协助解决。

2．发生退款，子分公司物资部门与供应商沟通一致后，及时向物资公司出具退款申请，物资公司负责办理退款。

3．未按期到货，为防止支付宝系统自动划款，子分公司物资部门应及时与供应商联系，由供应商在支付宝系统办理延迟付款。

4．子分公司物资部门未及时出具收货确认函，导致支付宝系统自动划款的，视为收货验收无误，付款无误。

第四章内部资金管理

第二十一条每月25 日前，物资公司按照委托付款通知书金额汇总各子分公司当月网购物资情况及代付的资金，并与子分公司物资部门对账签认。

第二十二条每月25 日，物资公司依据双方签认单和相关资料，向子分公司在局资金部开设的结算账户办理内部委托收款。

第二十三条子分公司应及时核对物资公司托收的资料，如有异议，应于3 个工作日内向局资金部和物资公司反馈，无异议或逾期未反馈则由资金部直接将托收款项划转至物资公司。

第二十四条子分公司应在局资金部结算账户中留足资金，以备托收。因账户余额不足形成的托收透支款，由局资金部按一年期贷款利率计划透支利息，并纳入当期现款上缴。

第二十五条网络采购所有物资，物资公司按照委托付款通知书的采购金额收取1.5% 的服务费，并分别对子分公司开具服务费发票。当月服务费与料款一并向子分公司托收。

第五章协作队伍用料管理

第二十六条子分公司和项目经理部应将协作队伍施工必

需的二三类材料统一安排网络采购，并加强监管。

第二十七条项目经理部物资部门审核协作队伍提交的网

购物资申请计划。申请计划经项目经理部领导批准后，物资部门启动挂网流程。

第二十八条协作队伍网购料款结算按照子分公司网购结

算流程办理。项目经理部负责及时收回款项。

第二十九条网购形成的物资采购成本节余，由项目经理部与协作队伍协商分配，以鼓励和引导协作队伍积极参与网购。