来宾接待流程图
某知名公司客户来访接待手册(附表 流程图 座次礼仪安排 20P PDF)
3、确认接待后勤保障工作： （1）安排迎接的车辆及司机联络方式； （2）向签约酒店确认住房房号并将住房信息告知接待人； （3）安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、会场花卉、水果、烟茶；整理清洁 会议室、检测所需设施（如电脑、音响设备、网络、插座、投影仪等）是否完 好； （4）确定就餐包房（要求酒店谢绝广告推荐）； （5）安排会场礼仪人员； （6）确定馈赠客户礼品及购买； （7）确认返程时间及帮助客人订返程机票/车票； 4、接待礼仪 （1）仪表：面容清洁，衣着得体； （2）举止：稳重端庄，从容大方； （3）言语：语气温和、礼貌文雅； （4）态度：诚恳热情，不卑不亢； （5）迎接来宾：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站（机 场），接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序； （6）接受名片：要以恭敬的态度双手接受，默读一遍后郑重收入口袋； （7）过走廊：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步， 转弯处伸右手示意，并说“这边请”； （8）进电梯：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出； （9）座谈：客人落座后，要双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同 事； （10）送客：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人
来访参观接待流程图
来访参观接待流程、目的：为树立公司良好形象，规对外联系的工作流程化，加强公司在参观来访接待方面的管理，特制定本流程制度。
二、适用围：适用于公司参观来访接待方面的工作管理。
三、部门权责：1、行政部为公司接待工作的管理部门，负责接待工作的安排和管理，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。
2、公司各部门在接到参观来访预约后，须报行政部。
3、需公司领导出面或行政部协调的重要接待，应提前2天告知行政部。
4、行政部需要及时把来访参观者的信息上报公司分管领导，确定接待规格及标准及作陪领导。
5、对于重要宾客来访，行政部要协助对口部门拟定接待计划，根据集团接待相关规定，提前作好各项工作的事先安排。
6、原则上是不允许过多的外来宾客到生产车间参观。
7、宾客若有参观生产车间的需求，对接部门要向分管领导请示，批准后方可进入车间参观。
8、集团行政部或其它集团二级企业有需到车间参观，需要通知青峰行政部, 青峰行政部再进行相应的安排与准备9、对于所需要去的参观车间，行政部要提前通知车间负责人，车间负责人根据宾客身份和人数做好相应的生产安排和准备。
四、参观路线1、A （行政参观路线）：大门迎接T会客室T厂区环境参观T食堂（宿舍）参观T荣誉室参观T质量检验室参观T重点项目（车间）参观T会议室洽谈T 用餐安排或送客安排。
2、B （生产参观线路）：大门迎接T会客室T车间参观（针剂、提取、原料药和口服固体车间针对性的选择）T用餐安排或送客安排。
3、C （技术实力参观路线）：大门迎接T会客室T质量检验室参观T重点设备参观T重点产品工艺流程参观T样品室（实验室）参观T用餐或送客安排。
五、准备事项1、提前一个小时对厂区环境卫生进行巡查，及时纠正需改善的地方，对接部门提前对参观路线进行相应的考察确认。
2、提前20分钟在前台做好LED 显示屏的欢迎标语，有欢迎条幅或者参观指示牌的，要提前20分钟挂和摆放好。
3、根据来访宾客情况，行政部提前协调预留车位，对于重要宾客，要提前安排好保安在大门外的公路两边指挥人车分流，以免造成堵塞和乱停乱放现象。
公司接待标准及办会流程PPT课件
文明待客主要以主人 的语言、举止和态度 来体现：来有迎声,问
有答声,去有送声
公务接待流程及标准
公务接待流程及标准——待客
礼貌待客
注意礼貌用语的使用 问候语 请求语
感谢语
道歉语 道别语
公务接待流程及标准
对贵客或远道而来的客人，要指派专人出面，
02 提前到达办公楼门口，恭候客人的到来；
03
如需接站，接待人员要提前到达机场或车 站，以示对客人的尊重；
05
客人抵达后，若宾主双方早就认识，双方 直接行见面礼；
06
若是初次见面，一般是由礼宾人员或我方迎接 人员中身份最高的。
公务接待流程及标准
公务接待流程及标准——迎客
确定车辆(目的地)
就餐
推介会
合影
会议前会客、会场 签到
推介会流程及标准
与外宾会谈
客方译员
主方译员
客2
客1
主1
主2
客
主
3
3
与外宾会谈
客
主
4
4
推介会流程及标准
与上级领导会谈
B2 B3
B4
B1
A1
与上级领导会谈
A2 A3
A4
• 注：A为上级领导，B为主方领导
推介会流程及标准
拍照站位
主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居 中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在 1号领导右手位置；可参见下图的座次排列：
主讲人：某某
时间：20XX.XX
• 注意续水时不要倒得太满（八分为宜）； • 续水时应慢，以免开水溅到客人身上，如会议时间长中途应更换香巾。
会所接待管理流程图
会所接待管理流程图
批准： 审核： 制定：
要求：
1、 公司来宾接待，隶属于总经办统一管理，董事长秘书、行政人事部主管和会所主管必须给与紧密配合，应严
格按以上流程执行。
2、 会所主管必须按要求配合厨师制定出招待菜单，以备筵席招待时选用。
3、 总经办主任对来宾的接待效果负主要责任，会所主管对会所的现场环境和菜肴标准负主要责任。
4、 总经办主任、董事长秘书、会所主管对招待成本和费用管控负完全责任。
5、 会所人员的工作绩效由会所主管负责，员工上班时间可以实行弹性制，但必须经总经办主任批准。
6、 会所环境状况、菜肴质量和招待成本，及客人对服务质量的评估作为会所接待的关键绩效考核要素。
公司商务接待流程及标准(图示)
公司商务接待流程及标准一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理"的原则。
二、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。
三、管理商务部为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报商务部,并协助拟定接待计划,需公司领导出面、商务部协调的重要接待，应提前2天告知商务部。
四、计划与准备1、商务部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待,应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。
在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表,酌情安排接待标准.2、商务部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、商务部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。
4、商务部根据情况计划安排来宾用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目.5、因会议需要商务部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。
6、商务部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作商务部接待人员协调安排，统一调度。
7、如有需要商务部应根据情况提前为客户购买车票及机票。
五、接待标准一级接待标准：陪同人员：总经理、副总经理、商务部经理1、迎接:总经理、副总经理、商务部经理在机场、车站、公司门口迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。
正规的做法，是要先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人，后介绍集体。
接待流程及管理规定
接待流程及标准一、目的为树立公司良好形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则做好各种接待工作。
二、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门.三、管理综合办公室负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划、行程安排，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司其他部门在接到重要来访预约后，填写访客接待表（如已拟定行程，需附于访客接待表后）,报至综合办公室,并协助拟定接待计划，需公司领导出面、综合办公室协调的重要接待,需提前2天告知综合办公室.四、计划与准备1、综合办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，应详细了解来访人员的基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。
在此基础上拟定接待计划，编制日程安排表,酌情安排接待标准.2、综合办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所.3、综合办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预订来宾下榻酒店。
4、综合办公室根据情况安排来宾用餐地点、游览路线、购物商场、娱乐项目。
5、因会议需要，综合办公室需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并安排现场摄影摄像等.6、综合办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好,重要接待期间，项目经理部所有车辆由综合办公室协调安排，统一调度.7、如有需要，综合办公室应根据情况提前为客户购买车票及机票.五、接待标准(一)、一级接待标准：一级接待标准对象：中国国家元首、中国国家部委级领导、股份公司领导、集团公司领导、业主主要领导、项目监理总负责人及其他重要客人。
陪同人员：总经理、副总经理、综合办公室经理及相关部门经理流程安排：1、迎接:总经理、副总经理、综合办公室经理及相关接待人员在机场或车站、公司门口迎接，注意迎候时间，提前在迎接地点等候。
参观接待工作流程图
参观接待工作流程图第一篇：参观接待工作流程图参观接待工作流程图为了充分展示山西省高速公路运行畅通、安全、信息监控和12122客服对外形象规范和做好外来参观接待工作使各级外来参观人员能够全面、系统了解山西高速公路运行情况和高科技设备在高速公路上的运用特制订外来参观接待工作流程如下一、工作流程：见流程图二、工作要求1、相关工作人员接通知后按规定着装提前一小时进场做好准备。
2、相关工作人员职责技术人员调试大屏、音响等设备检查运行情况确保所有设备处于完好状态。
如遇故障立即排除若故障严重暂时无法修复应汇报领导。
调度人员根据任务要求协同技术人员调试设备配合讲解人员调取所需资料确保任务顺利完成。
讲解人员一是协同技术人员、调度人员调试音响确保音响设备正常运行杜绝异常情况出现二是讲解时精力集中、面带微笑、举止优雅、吐字清晰、语速适中。
宣传片播放时讲解人员应缓退至一侧宣传片接近尾声进场继续讲解。
引导人员指挥中心指派两名人员在东西大门执勤负责引导工作。
服务人员指挥中心指派负责主席台的后勤服务工作。
客服人员在做好本职工作的同时配合讲解人员工作应有一名客服人员提前做好准备当介绍到客服席时下达“起立、半面向右转”口令客服人员面带笑容以注目礼向主席台点头致意礼毕下达“半面向左转坐下”口令要求思想端正、态度认真、动作标准、整齐划一客服人员进入本职工作状态。
3、观摩人员未完全离场时相关工作人员不得随意离岗。
4、观摩人员离场后如设备运行正常关闭设备反之技术人员须查找故障予以排除设备运行正常后关闭除客服人员外其他人员离岗。
第二篇：信访接待工作流程图信访接待工作流程图权力运行风险表现：风险①：没按要求保证工作日举报电话畅通，接待工作不细。
风险②：对收到的信访事项不按规定登记或者不按规定程序办理。
风险③：未按规定报主管领导批示擅自处理。
风险④：对信访投诉互相推诿，久拖不办；在查处违纪案件中，坚持原则不够，泄漏检举人、投诉人。
风险⑤：答复意见未经主管领导审批擅自处理，造成不良后果。
茶楼服务流程图
茶楼服务操作流程一、工作准备服务员准备客用的所有经过消毒的器具放于工作台，以便客人来时及时取用；吧台应准备相关的所有需用品；应摆放于台面的物品（如烟缸、台卡、纸巾、等）应整齐有序的置放于台面上；备齐娱乐用品，并擦拭干净，以便使用。
二、服务员站位为迎接客人的到来，服务员在做完卫生后开始分区域站位，期间保持优美站姿，要求挺胸收腹，头正肩平，男生双手背于背后，女生双手交握，头发以前不过眉，后不过领，侧不过耳为要求。
三、迎宾客人来时应热情迎接，用姓氏称呼客人，“先生/女士，欢迎光临！”并迅速把客人引领到合适的座位，各服务员作好交接。
四、服务员接待服务客人：礼貌招呼，热情主动。
为客人上香巾，点茶，小吃等；记住客人习惯、爱好及特殊要求，作好相关记录。
使用“请”、“您好”“打扰一下”、“”、“很乐意为您效劳”等礼貌用语。
五、吧台出茶、出果盘等：根据进货情况，吧台出茶时应检查茶有无质量问题，变质的茶各其它饮品不能冲泡。
六、服务员为客人取茶，并向客人展示所点的干茶。
七、为客人发茶发茶时注意应该先水后茶的茶的冲泡,以及先茶后水的茶的冲泡方法，以及冲泡器具的选用。
八、巡台服务包括客人如需点小吃、果盘等，应为客人热情推销。
执台期间应勤换烟缸，为客人续水，清洁台面等，保持客人饮茶的高雅环境。
九、买单客人叫买单时，到收银台为其打单，告诉客人消费数量，唱买唱收，如有找零请客人点清收好，客人如要发票，应让客人稍等，马上去收银处拿发票；如客人有打折卡的，应在打折完毕后将打折卡退还给客人。
十、送客要求服务员为客人拉椅，提醒客人带好随身物品，“请带好随身物品！”，并且送客人离开茶楼。
十一、恢复台面按规定收回娱乐用品等，杯具收回到工作间清洗，迅速摆好台面物品，检查周边清洁度，迎接下一批客人。
茶楼服务要点一、迎宾：1、准时到岗，用2分钟时间核对预订；2、仪容仪表，着装符合茶楼规；3、打开厅部分的灯具；4、当班迎宾员应随时关注茶楼门口车辆往来，当发现有车向茶楼门口驶来时，应立即走至门外的台阶上，当车速减慢时，应小跑上前替客人打开车门，其标准为：左手打开车门，右手扶住车顶，并微笑着向客人大声问好：您好!欢迎光临，走在客人左前方1米处，将客人引领到门厅，并大声转告其他同事，如：“小二，看座，三位客馆到!”待应答后，将客人引领到适当的餐桌前，拉椅、让座、微笑向客人行30度鞠躬礼并说：“祝各位在此度过一段愉快的时光”，再后退三步转身离开，回到原岗，准备接待下一批客人。
前台接待服务流程图
前台接待服务流程图
1. 客户到访
• 1.1 客户到达前台
–客户走进公司大厅，前台接待员立即注意到客户的到来。
• 1.2 确认客户身份
–接待员礼貌地询问客户的姓名或预约信息，以确认客户身份。
2. 安排接待
• 2.1 确认客户事由
–接待员了解客户来访的目的，是否需要会议室、面谈或其他服务。
• 2.2 安排相关事宜
–根据客户需求，接待员安排合适的接待服务，包括领导会见、资料递交等。
3. 接待流程
• 3.1 引领客户
–接待员引导客户至指定地点，如会议室或指定工作区域。
• 3.2 提供基本信息
–接待员向客户提供相关公司基本信息或简短介绍。
4. 结束服务
• 4.1 完成事宜
–客户事宜结束后，接待员感谢客户光临，确认客户需求是否满足。
• 4.2 结束服务
–所有服务顺利结束后，接待员为客户开门，并送客户离开。
5. 客户反馈
• 5.1 收集客户反馈
–接待员向客户索取反馈意见，了解客户对服务的满意度和建议。
• 5.2 反馈处理
–将客户反馈意见记录并及时处理，以优化前台接待服务流程。
以上是前台接待服务流程图，为客户提供高效、周到的服务。
感谢您的阅读！。
公司接待标准和流程图
公司接待标准及流程一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。
二、适用范围本标准适用于公司各部门因业务发生的各种接待工作。
三、管理行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，首先填写《接待申请表》报总裁审批，行政部备案并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应提前1天告知行政部。
四、计划与准备1、在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。
在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
2、行政部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
2、行政部根据来宾的重要性，安排拍照留影环节，事前要安排好场地，由企划部负责，具体如下：1、、现场拍摄：主要人物会前拍摄：活动前一定要和主办方和承办方的负责人沟通，确定拍摄人物重点（包括主办方领导以及受邀主要来宾等），并且记录主要领导或重要来宾交谈的场面，包括寒暄和互赠名片，尽量能够结合背景的陈设，交代会议场所和环境。
2、活动过程拍摄：A、领导讲话拍摄：如果条件允许，尽量抵近拍摄。
这样可以将主席台的横幅、投影等反映会议内容的信息拍摄在画面当中。
拍摄时机需要摄影者掌握，一般在讲话者抬头与参会者眼神交流活有手势时按下快门，这样可使讲话者显得更加生动。
也有的领导自始至终不抬头交流，这样的讲话者拍摄一般可在讲话开始时活结束时会出现讲话这抬头的机会。
但是为了保险起见，低头的时候一定要拍上几张以免内容缺失。
拍摄角度一般要与讲话者同高，尽量不使用仰角或俯角拍摄，并和讲话者保持45度左右的角度；B、会场拍摄：主席台拍摄一定要有全景和单人的特写。
参观来访接待流程
大客户 部
样品展示
接待员提供参观的类型、级别、路线等信息，大客户部负责全程样品摆放工作
检测中 心
介绍检测中心
接待员提前通知检测中心，将卫生打扫干净，人员服装整齐、试播录音等，并提供参观的类型、级别、 人数等信息，由检测中心负责指引、介绍、播放录音（中英日）
冷库 G座冷库
车间 现场加工
车辆安 排
派车
接待员提前通知G座冷库，将库内外及周边卫生清扫干净，并提供参观的类型、级别、人数等信息，提前 准备好大衣。并由专人带领进入库内进行讲解。 接待员提前与生产经理联系，提供参观类型、级别、人数，确认好可参观的车间，并提前半小时通知， 将其卫生收拾干净。由生产厂长带领参观。
负责整个参观
讲解员 过程的讲解工 接待员提供参观的类型、级别、路线、人数等信息，由讲解员做好前期准备，所有信息都要了解。
作
策划部 拍照
接待员提供参观的类型、级别、路线等信息，策划部负责全程拍照工作，便于事后做好宣传及存档
认证部 录像
接待员提供参观的类型、级别、路线等信息，认证部负责全程录像工作，便于事后做好宣传及存档
责任人
12.空调
夏天要将空调提前30分钟打开，保持室内凉爽
13.礼品
根据参观人员的级别准备礼品，参观人员每人有一份礼品，京鲁鱿鱼仔两袋用京鲁远洋手提袋准备好； 重要客户准备虾蟹礼盒，提前跟段经理联系好。
保卫科
监督检查厂区 内外的环境
接待员提供参观的类型、级别、路线、人数等信息，保卫科负责监督检查厂区内外的环境卫生等情况
由接待部门负责人直接与办公室联系（必要时接待员需做好协助办理工作）
联系电话
其他情况
备注 （在合适的
选项内打
新旧会议室都需进行打 扫
办公室秘书课件接待工作-PPT
互赠 礼品
制定 方案
宴请
正式 会谈
欢送 来宾
24
三、接待工作中的技巧
当客人要求面见主要领导时 当领导临时因事外出时 当客人贸然来访时 当来了不受欢迎的客人时
25
谢谢听课，再见！
26
第十章商务活动与商务旅行
开放参观与签约仪式 庆典活动与剪彩仪式 新闻发布会 商务旅行
27
教学目的
通过教学使学生熟悉 商务活动和商务旅行的基本 内容，掌握商务活动和商务 旅行的操作程序。解决商务 活动和商务旅行的实际操作 能力问题。
48
第一节 秘书的参谋工作
❖ 一、秘书的参谋作用
❖ （一）秘书参谋作用
❖ （二）秘书参谋作用在具体工作中的体现
❖ 二、秘书参谋工作的要领
❖ (一)秘书如何正确发挥参谋职能
❖ （二）秘书参谋六忌
❖ 1、忌妄自出谋划策
❖ 2、忌传讲待行决策
❖ 3、忌炫耀参谋成果
❖ 4、忌显示先见之明
❖ 5、忌简单询问请示
第九章 接待工作
第一节 接待工作概述 第二节 接待工作的基本程序 第三节 接待礼仪
1
接待工作
❖接待工作，指的是社会组织在交 往和联络中所进行的迎送招待、 联系洽谈等服务性活动。属秘书 部门的日常工作。
2
第一节 接待工作概述
一、接待工作的内容 二、接待工作的类型 三、日常一般性个体接待 四、接待工作的原则与要求
37
❖ （二）剪彩仪式的程序 ❖ 1、会场设立主席台 ❖ 2、请来宾就座 ❖ 3、宣布剪彩仪式开始 ❖ 4、奏国歌 ❖ 5、领导致辞 ❖ 6、剪彩 ❖ 7、陪同参观
38
第三节 新闻发布会
❖ 一、发布会前的准备工作 ❖ 1、确定新闻发布会的主题
客户接待流程及注意事项
1.公司画册 2.企业PPT 3.企业光碟 4.欢迎牌 5.贵宾卡 6.礼品 7.横幅 8.铅笔 9.白纸
二、资料准备
三、会议室布置
会议室物品准备 1、水果、纸巾、餐碟、水果盘、瓶装水、牙签、垃圾桶； 2、茶水、烟灰缸； 3、鲜花、台面花； 4、座位牌、会议室座位安排； 5、音响、投影仪、激光笔、电脑、水写笔、相机、摄像机； 6、导游麦
1. 主动为客户打开车门
2. 客户上车后要离开时，会习 惯性地在车内挥手告别。 此刻，请一定要微笑并挥 手目送客户车离送行离开 4车间
3车间/研发 中心
保安室
十二、返程安排
◆从宝发到九州港 1. 在珠海停留：安排车送到客人下榻的酒店。 2. 不在珠海停留：安排车送客人到珠海九州港乘船。
*开门的礼仪： 接待人员必须主动的在第一时间为客户开门，并等待宾主双方的人员全部进入或离 开。
六、住宿安排
根据接待级别确定住宿标准； 按照客人级别可分别选择以下住宿地点： A、宝发客房：528、530； B、金岸酒店、佳多利酒店： C、珠海南屏南湾大酒店： D、其它酒店； 提前做好酒店预约工作。
以此类推.
门
门
2 3
1
4 2
31
就餐礼仪 (续)
2. 西餐注意事项和座位安排 1). 刀叉使用顺序： 由外向里。 在不知道时，要看别人如何行事，不宜先为；
2). 餐桌上不当众修饰自己； 3). 不为对方劝酒夹菜； 4). 进餐时不要发出声音。
1、请客户就座
七、双方洽谈
2、交换名片(双手递上和接送名片)
②如果客户有行李，开门后，由司机把行李 帮忙搬运到前台暂时保管。
乘车礼仪(普通轿车上) 座次安排
情况1：1个接待人员
来宾接待流程图(WORD1页)
综合管理部做来宾接待日志，把相关申请文档资料 及来访相片存档。并做来宾接待日志月报表。
1
文件名称 接待管理制度（试行）
文件编号 实施日期
2008.8.6
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文件名称 接待管理制度（试行）
文件编号 实施日期
2008.8.6
版本号 页 次
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来宾接待流程图
责任者
对口部门
流
程
输入/输出 /
注
对口部门接收到相关任务
解
接收任务
对口部门
对口部门填 接待申请单
接待申请单
必须按实际情况填写清楚，以便综合管理部安排相 关事项。 （ 《接待申请单》见附件）
对口部门 综合管理部
通知陪同人 员及门卫
各尽其职，通知相关部门及陪同领导人。
对口部门 协助部门
来宾到访
来宾到访，对口部门负责接待陪同参观。其他涉及 部门负责协助。对口部门负责拍 5 张以上参观照片。
对口部门
到访完毕 通知综管部
来宾到访完毕后，综管部整理访后相关工作。
综合管理部
做接待日志， 资料归档
接待Байду номын сангаас志
综合管理部 对口部门 协助部门
检查卫生 准备会议室 做欢迎牌
各尽其职安排清洁工作。 （如有不达标，须在来宾到 达前一小时内整洁完毕） 。准备会议室、投影仪、水 果（水果在到达前半小时内准备） ，开启正前门，准 备电子欢迎牌或横幅。
综合管理部
订酒店，订 餐， 准备车辆
预订具体情况
综合管理部将已订酒店、餐饮、车辆具体情况及联 系方式告知对口部门。如有变动须第一时间通知对 口部门该项接待主要负责人。
接待标准流程
1.目的为规范公司对外接待和参观指导工作,保证接待工作的高效有序进行,树立公司良好形象,保证给来访公司的领导与客户提供一个满意的接待服务;2.适用范围本制度适用于公司的商务接待活动;3.职责行政管理部作为参观接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障;各部门作为来宾接待部门,负责配合行政管理部的接待工作,及时提报、反馈来访信息,协助拟定接待计划,参与来宾接待;4.参观接待流程处理接待信息来宾对接部门或公司领导获悉来宾来访通知后,及时传递信息至行政管理部；如因时间紧急,应及时电话通知行政管理部负责人;行政管理部及时与来宾联系,全面了解来宾基本情况,包括来宾姓名、性别、职务、来访具体时间、人数、航班信息、来访目的和要求、是否需用车、订房或其它要求,并及时落实;上述来宾信息由来宾对接部门联系取得的,来宾对接部门将信息及时反馈给行政管理部;编制接待日程安排表行政管理部根据来宾的来访行程编制接待日程安排表,包含日期、时间、事件、地点等内容;制定接待计划行政管理部在全面了解来宾信息的基础上协调来宾对接部门拟定接待计划,排出接待议程,确定接待负责人及参与人员,酌情安排接待标准,并报公司领导审批;安排接待人员接待计划通过公司领导审批后,行政管理部根据实际工作的需要安排接待人员,告知接待人员相应的接待任务及注意事项;肩负接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程;一般情况下,来宾没有离开前,接待人员不宜随意更改;传达接待信息行政管理部根据日程安排表通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所;接待前期准备工作包括会议的主持人、组织人、与会人员;通知参会人员包括来宾、公司员工具体的会议时间、地点,提醒与会人员按照日程表安排准时参加;选择：中小型会议20人以下首选第三会议室,其次为第二会议室；人数超过20人,则选择六楼培训室;1桌椅摆放：根据会议类型、性质、人数,结合会议室具体情况安排会场布局,主客桌要安排恰当,会议用桌要平整,无污垢,无破损,椅子要赶紧整洁,椅子左右距离合适,桌椅各成直线;如与会人数较多,需提前准备好椅子,在会议室根据来宾的数量进行准备,要求摆放前后排插孔摆放;2桌牌：根据与会人员名单提前将桌牌打好,并确认摆放位置;3鲜花：根据来访客户的级别而定,提前3小时准备到位,鲜花需根据要求摆放到讲台上;4电器设备：包括电脑、投影仪、翻阅/激光笔、白板、移动音箱、固定音箱、话筒,按规定位置摆放,确保物品干净整洁,无破损,能够正常使用;投影仪正确摆放,确保投影仪不歪斜,对正投影幕,应提前1小时调试完毕；音箱整齐摆放在墙角处,提前调试好音量及效果,放在会场靠边适当位置或墙角处；各种设备都有备用会前,五分钟检查设备设施是否能够正常使用;5白板笔、白板刷、复印纸：白板笔黑、蓝、红各两支需提前备齐放在指定位置并检查是否有墨,复印纸准备一包放在指定位置;6茶水、点心准备：确定点心、水果品种、数量及费用,提前一天完成购买；会议前1个小时,将点心、水果洗净放在托盘上放置在指定位置；准备好放果皮的托盘和纸巾,放于指定位置；将茶水杯或矿泉水摆放会议桌的所定位置通常夏季摆放矿泉水,春秋冬三级摆放茶水；会前5分钟泡好茶水、咖啡并摆放好;7空调：夏天将空调提前30分钟打开,保持室内凉爽;8会议室卫生：保洁员在会议前1个小时做好桌子、椅子、地面、窗帘等卫生情况,各个地方都要打扫到位,保证会议室内外无异味、无杂物;会议资料准备：行政管理部落实会议需要汇报材料,演示材料,并于会议前半个小时按照客人的数量提前准备好宣传资料并摆放整齐;来宾来访前一周制定参观路线方案,明确参观路线、解说人、准备好解说词;行政管理部根据来宾信息准备横幅,欢迎牌,指示牌；在一楼迎宾前台摆放2个鞋套机,根据客人数量在四楼第一会议室准备白大褂、鞋子、帽子、口罩,白大褂纽扣全部打开,衣服必须叠放整齐；鞋套机需提前检查,如遇人多,鞋套机不够用时需有协助人员发鞋套;注意事项提醒：在公司各个显眼的地点张贴注意事项;及办公场所进行全方面的4S;如来宾需要公司安排住宿的,则由行政管理部行政助理按规格要求预订酒店,并事先到酒店考察是否符合要求,明确付款方、付款方式并预付定金；预订成功后,把确认函信息提前告知客人；如有需要,为来宾办理入住、退房手续；在来宾住宿期间,根据来宾要求与酒店进行沟通协调;车辆安排/送机1确定接/送机司机、车辆安排、接/送机人;2物品准备：接机牌中英文版本、日程安排表中英文版本、南宁市地图;3需在地图上标出访问时所要到达的地点;4接待负责人将来宾的基本信息情况、航班信息、住宿信息以书面形式告知负责接/送机司机;司机在收到接/送机用车任务后,按照要求接送;6如无法安排车辆的应通知来宾并告之坐车方式,特别是飞机的,可通知其坐机场高速专线或打出租车;：确定司机、车辆安排及用车时间点,并将信息告知司机;司机接受用车任务后,按要求接送;确认餐饮娱乐项目负责人,由餐饮娱乐项目负责人预订餐馆、娱乐场所,交付定金;在预订前应对餐馆/娱乐场所的位置、交通、特色、价格等方面进行考察;、酒水,与餐馆方确认菜谱菜谱重需有一两道菜是根据客人口味安排的;时间、地点、出席者名单、座位安排;向宴请出席者发布具体通知,包括宴请的时间、地点、出席人物、车辆安排等;就餐过程中,接待人员可以适当地带动气氛,促进双方的感情交流注意事项：接待人员本人不要喝酒过度,结帐不要当来客面,出外结帐;提前确认旅行社；横幅、欢迎牌、指示牌：确定横幅、欢迎牌、指示牌的内容,交由领导审核,通过审核后及时联系制作,于接待前一天与制作方交接完毕;礼品：制定礼品标准,呈公司领导审批,领导审批后进行购买,并包装好;摄影：确定摄影负责人,摄影地点、座位安排及摄影时间；：通知各个部门整理好各自的区域卫生;宣传栏：提前两天完成二楼、三楼宣传栏的更新;转账/现金预支：接待过程中需要支出费用的,各项目负责人制定费用预算,填写现金预支单或用款申请单,经总经理审批后,持表单到财务部预支;接待准备工作前期确认来宾到达的前一天,对各项接待准备工作进行前期确认,确保每一项准备都落实到位;正式接待接机司机、接机人提前半个小时到达机场,持接机牌在出口住等候来宾;司机、接机人接到来宾后,帮来宾提行李,引导来宾上车;来宾行程是否有变化,及时调整车辆安排;根据来宾要求,将来宾送至下榻酒店或直接送到公司;15分钟设立形象岗,在一楼迎宾前台摆放2个鞋套机,摆放好水牌;参观组负责人于来宾到达前半个小时,根据来访者数量,准备好的白大褂、帽子、口罩等整齐摆放在四楼第一会议室的会议桌上;3来宾到达前半个小时,开放会议室空调,会议室一切准备工作已就绪;来宾快到达厂区时,接待负责人应组织参与陪同人员在厂区大门口站立迎接以示礼貌;接待负责人及陪同人员应衣着得体,精神焕发,佩戴工作牌;引领来宾到指定会议室就坐;;会议期间,接待人员应做到：1会议进行期间,每隔40分钟续水、咖啡一次；2会议期间及时提供服务,如临时资料的准备、复印、打印等,如有事需要离开,必须找人替岗,保证会议有人值班；3会议期间,做好保洁工作,尽快整理补充和更换各种用品,保持台面整洁；4为客人指示洗手间和吸烟区方向;8按接待计划,需要安排相关人员与来宾进行技术交流的,由接待负责人负责代理相关人员与来宾进行技术交流,安排人员做好技术交流会议记录;9来宾要求参观厂区的,接待人员告知来宾参观注意事项,并将来宾指引至第一会议室穿大白褂、戴帽子,然后解说人员按事先安排的路线带领来宾参观;参观结束后,第一会议室负责人要收拾好白大褂、帽子,并放回原处;1餐馆就餐：按照接待计划安排向宴请出席者发布具体通知;2叫外卖：负责餐饮的接待人员根据就餐人员数量和要求,电话叫外卖,要求外卖方于12:00前送到公司四楼,并提供发票;外卖送到后,按指定位置摆放好,同时放上纸巾,就餐完毕负责餐后清洁;送别来宾参观视察完毕无需安排宴请的,接待负责人及配套人员应与来宾握手,送来宾上车并送来宾离厂;由公司安排司机、送机人、车辆从公司或酒店送来宾到机场的,应交代司机安全驾驶;接待后续工作：安排人员做好接待工作的收尾工作及费用报销;记录接待信息接待负责人及时安排人员整理参观过程中形成的各种音响、文字资料,撰写参观接待记录,总结接待过程中的经验教训,改进建议,并将接待记录反馈至行政管理部负责人;附则本流程的解释权归属行政管理部;本流程自2012年9月1日起执行;如之前相关流程与本流程不符的,按本流程执行;相关文件/质量记录。
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logo XXXX 有限公司
宾客接待流程图示
受 访 人 员
门 岗 保 安
来 访 人 员
备注：1. 厂区大门是公司的一个形象窗口，保安在接待来访宾客时要不卑不亢，有礼有节、以礼相待；
2. 若遇紧急或突发事件无法处置时，及时反馈给上级领导处置；
3. 保安对来宾所问与本职工作无关的话题一律回复：“很抱歉，不是本职工作，无法回答您，请您理解”！
人员来访
接待开始
礼貌问候并询问来访情况
注意：“您好”、“请 ”、“请问”、“这边请”、“请稍等”、“谢谢合作”等礼貌用语的
使用！
来客信息筛查并严格登记
非公务来访 离开
公务来访
现场电话确认
相关部门受访人员
拒绝接待
同意
接待
礼貌、委婉回复 离开
注意：表示歉意，善意提醒来访预约并欢迎再来！
确认来访者有效的证件信息（身份证/驾驶证等有效证件）
填写《来宾临时出入证》
准入放行
相关部门受访人员接待
来宾，并在《来宾临时出
入证》上签字
接待完毕
登记离开信息，回收《来宾临时出入证》
离开
注意：“您/请慢走”，礼貌送别，并欢迎再来，目送客人离开！。