文件及记录控制程序(完整版)
文件管理及记录控制程序(含表格)
文件管理及记录控制程序（ISO9001-2015）1.目的1.1规范质量管理文件的编制、审批、收集、编目、标识、归档、贮存保管、修订审批和修订版别状态的控制要求，以确保管理文件内容的充分性和适宜性,并为持续改进提供依据。
1.2明确文件发布、分发的控制要求，使管理文件有需求使用的单位可及时获取，同时有效防止作废文件的非预期使用。
1.3明确对企业知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流、适时更新的规定，实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，2.适用范围适用本公司质量管理体系中所要求的各项程序、办法、标准类、外来文件以及过程中的记录,包括3C及EICC所需要的文件。
3.名词定义3.1管理文件：是指公司管理体系的《管理手册》、程序文件，和确保程序有效运作和控制所需的准则和方法类文件，以及外来文件。
3.2外来文件：3.2.1公司：与公司营运相关的，外部的法律、法规和标准，统称为外来文件。
3.2.2各部门：公司发行的一、二阶文件及各部门自己发行的三、四阶文件为内部文件，其它的统称为外来文件。
3.3受控文本：指文件分发的文本中，必须对文本的修订、分发和作废进行相应识别和控制的每一份文本，皆称为受控文本。
反之称为非受控本。
3.4工作记录：指管理体系运作生成的，即按程序文件要求所生成的格式化的、有关质量管理的结果性记录、证据，统称为工作记录(简称记录)。
3.5发文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有从该单位开出的记录，统称为该单位之发文记录。
3.6收文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有该单位接收到的其它单位流转或分发性记录，统称为该单位之收文记录。
3.7单一式记录：指同一份记录只需由单一部门填制记载、签核生效，称之为单一式记录。
3.8联单式记录：指同一份记录由两个（含）以上部门同时填制记载、并共同签核完毕方可生效的记录，称之为联单式记录。
质量管理体系文件：记录控制程序
记录控制程序1目的对记录进行有效控制和管理，以便为产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行提供实证，为质量跟踪、质量改进提供分析依据，特制定并执行本程序。
2范围本程序适用于公司质量管理活动和质量管理体系运行的相关记录。
3职责3.1行政部负责《质量管理记录清单》的编制、下发工作，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
3.2各责任部门负责按《质量管理记录清单》做好本部门记录的标识、保管、使用和销毁工作，并编制本部门记录清单，并对各自管辖范围内的记录的格式、正确性和完整性负责，并进行控制。
4工作程序4.1记录的建立和编号4.1.1记录所用的格式由各使用部门编制，经部门负责人审核后，报行政部审批。
行政部对各部门上报的各类记录进行确认、分类、统一编号、备案并规定保管期。
特殊情况下需要时也可采用其它格式或随机记录，但必须在行政部登记备案；行政部负责编制公司质量管理记录的总清单，各部门负责编制本部门质量管理记录的清单。
4.1.2各部门的记录格式需要增加、修改或作废时，应及时通知行政部登记备案。
4.1.3记录的编号按照《文件控制程序》4.3条规定执行。
4.1.4质量记录的各责任部门应按质量记录范围、类别或时间顺序收集整理质量记录，编制目录清单，应做到易于识别，便于检索，并定期归档保存。
4.2记录表格的印制质量管理体系文件规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由行政部负责印制（用量小的表格使用部门按标准表格可进行打印或复制）。
行政部必须及时承制或委外印刷，满足各部门的使用要求。
4.3质量记录的填写4.3.1按质量记录设置的项目逐项填写，不得缺项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
4.3.2记录人员必须真实、及时记录各类质量活动和结果，不得后补、伪造、随意涂改，确认记录有误可采用“划改”的方法，在原有记录相应处进行划改。
即在原有文字或数据上划两道横线，并在划改附近适当位置写出更改后的内容，划改后由划改者签名或盖章并写明日期，以明确更改人和修改日期。
文件与记录控制程序
文献与统计控制程序1.目的建立和规范公司文献、统计以及其它各类信息的管控。
2.合用范畴合用于公司内部全部文献、统计、其它信息的管控3.有关文献4.定义4.1.文献：信息及其承载媒体。
4.2.受控文献：对文献的制订、修改、发放、使用、标记、修改、回收、保存、销毁等管理状态得到控制的文献。
4.3.非控文献：受控文献的非控副本，因文献外发等需求产生。
发放后不需要对文献的状态进行控制，不需控制非控副本的修改，也不需进行回收。
只有受控文献，才可增领非控副本。
4.4.归档：将文献和统计进行整顿、保存的过程。
4.5.一级文献：管理手册4.6.二级文献：程序文献4.7.三级文献：技术文献、制度类文献、品质类文献等用于规范、指导有关做作业的文献。
4.8.四级文献：即质量统计表单等，叙述所获得的成果或提供所完毕活动的证据的文献。
质量统计涉及但不限于电子版，纸版等形式。
4.9.技术文献：设计文献、工艺文献、产品、模具和工装的图纸以及设备维护使用等文献。
4.10.设计文献：产品、过程设计开发阶段输出的文献，涉及设计任务书、使用阐明书等。
4.11.工艺文献：指导生产工艺和现场操作的文献，涉及工艺卡片、工艺流程图、作业指导书等。
4.12.图纸类：产品、模具和工装等的图纸。
4.13.设备维护使用类文献：设备的操作规程，维护保养工作批示、实验仪器资料、量检具资料（含有关软件及电子信息）等。
4.14.品质类文献：产品及生产过程品质管理有关的检查规范、检查原则、检查卡片等。
4.15.管理类文献：各部门与质量管理体系有关的管理方法、规定、制度等。
4.16.公司原则、技术条件：合用于我司的各类型公司原则、技术条件。
4.17.外来文献：与公司运作及产品有关的来自于公司外部的文献，如顾客原则/图纸、国标、行业原则、地方原则、公司原则、法律/法规等。
4.18.试制受控：量产前产品试制阶段或量产过程中变更验证阶段需现场使用的系列工艺文献、检查文献等，因实验或试制因素无法正常受控而采用的临时受控方式。
文件及记录控制程序
1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。
2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。
3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。
3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。
3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。
3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。
3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。
4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。
4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。
4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。
4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。
4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。
4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。
4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。
4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。
5、文件控制流程图6 过程要点描述。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。
2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。
3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。
3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。
4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。
5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。
文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。
职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。
质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。
5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。
记录的职能代号同文件的编号标准。
5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。
5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。
一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。
文件及记录控制程序
1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。
2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。
3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。
3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。
3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。
3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。
3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。
4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。
4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。
4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。
4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。
4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。
4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。
4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。
4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。
5、文件控制流程图6 过程要点描述7、记录管理流程图9附加说明文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1文件及记录的编码规则9.1.1质量体系文件编号规则为：发行日期：2022年7月1 日版本： G0ABC XX QX XXXX XXX作业文件序列号：001-999程序文件号（上层文件号）质量体系文件类别号：手册：M；程序：P；记录：R；子公司代号（YZ-迎洲，JZ-机制，YH-云海）公司代号9.1.2程序文件编码规则为：QP 0803程序文件号 (0803为变更管理程序)9.1.3三层次文件编码规则为：XX / QP XXXX XXX各子公司标识/ 程序文件代号程序文件号三层次文件序列号9.1.4 记录表单文件编码规则：XX / QPR XXXX － XXX各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号9.1.5质量手册文件号为“QM”9.1.6 程序文件页面设置格式8.1.6.1程序文件表头ABC集团有限公司（宋体小二加粗居中）文件及记录控制程序 (四号加粗居中)文件编号： QP0701（宋体5号）页数： 5/7（宋体5号）发行日期：2022年7月1日（宋体5号）版本： G0（宋体5号）9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；9.1.6.3 程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）9.1.6.4程序文件提纲目录：1.目的；2.范围；3.定义；4.职责；5.流程图；6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件；9.记录明细表（表格形式）； 10.文件变更记录（表格形式）。
(完整版)01文件与记录控制程序
版本/版次C0文件名称文件与记录控制程序文件编号DGCX-QP-01 页次第 1 頁，共10 頁文件履历修改记录版本号修改内容生效日期A0 2011年8月10日第一次制定发行2011.8.10 B0 2015年3月30日第一次体系升级修订2015.3.30 C0 2018.8.28第二次体系升版修订2018.9.3文件评审部门职位姓名/日期部门职位姓名/日期文件制定、审批及受控制定审核批准受控状态受控周秋君阳恩飞谢小恒版本/版次C0文件名称文件与记录控制程序文件编号DGCX-QP-01 页次第 2 頁，共10 頁1. 目的对本公司所有与质量管理体系相关的文件和记录进行控制，确保文件的充分性和适宜性，确保在文件使用的各相关场所得到适用文件的有效版本，防止各类失效、作废、违规或无效文件的非预期使用。
2．范围适用于与本公司质量管理体系相关的文件、形成文件的信息、记录及各类程序执行证据的控制，包括各类纸档、电子档、电子邮件、图片、视频和外来文件等。
3．权责项目序号文件阶别制订审核批准评审3.1.1 一阶文件品保部主编常务副总总经理各部负责人3.1.2 二阶文件各部负责人品质总监管理者代表各部负责人3.1.3 三阶文件各部门(工艺指导书、技术图纸、BOM、APQP/PPAP/FMEA工具操作手册、设备操作及维修保养规程由工程部制定；物料和制品检验标准、抽样计划和放行准则、MSA/SPC由品保部制定；公司规章制度、职业纪律等由人资部组织制定；各岗位操作规范由各部制定) 各部负责人品质总监(工艺技术类由管理者代表)相关负责人（需要时）3.1.4 四阶文件各部门各单位负责人品保经理/各部负责人相关负责人(需要时)3.2.质量管理体系文件原稿由品保部文控归口管理，负责受控、收发、保管；4.定义版本/版次 C0 文件名称文件与记录控制程序文件编号DGCX-QP-01页 次第 3 頁，共 10 頁4.1体系文件：体系文件架构为一、二、三、四阶，一阶文件（质量手册）为质量策划及管理实施的纲领文件；二阶文件（程序文件）为一阶文件的展开，对各部门的职能要素、相互关联及工作流程提出了基本要求；三阶文件（包括技术标准、产品规格书、作业指导书、检验指导书、控制计划、FMEA 、过程流程图、管理细则、规章制度等）为二阶文件的展开，对具体工作做出了明确要求和指引；四阶文件（表格、记录、标签、图片信息证据等）为二、三阶文件的实施记录或执行结果。
文件及记录控制程序
C．正本文件：在每页文件背面适当位置盖“正本文件”章后由文控分类保存于资料室。
D．外来文件：在每页文件的正面右上角适当位置盖“外来文件”章后发行至相关部门。
E．作废文件：参考5.8内容。
F．印章格式如下：
1.受控文件章：2.技术文件发行章：3.正本文件章：
4.外来文件章：5.作废文件章：
文控
文控
文控
由作业部门制定
按相关要求盖章发行
所有文件发行及回收要有相关记录
按相关保存期限置于资料室保存
变更后副本文件及过期质量/环境记录申请作废
附件二：质量环境手册/程序文件封面
深圳铭鼎电业有限公司
SHENZHEN MD ELECTRIC CO.，LTD
_____________
修订记录
修订日期
修订内容
A
一年
2
管理评审报告
QR-总-002
A
一年
3
管理评审总结报告
QR-总-003
A
一年
4
质量目标一览表
QR-总-004
A
一年
5
年度内审计划表
QR-总-005
A
一年
6
内审检查表
QR-总-006
A
一年
7
纠正措施单
QR-总-007
A
一年
8
预防措施计划
QR-总-008
A
一年
部门：管理部
序号
记录名称
记录编号
版次
保存期限
3.2相关部门：
3.2.1负责制订及修改相关工序或岗位所需的指导文件。
3.2.2负责本部门职责范围内文件及资料管理。
文件及记录控制程序
修 订 日 期修 订 记 录修 订 内 容 页 次版 本受控文件章制 定 核 准 审 核 XXX 光电有限公司文件及记录控制程序文件编号 文件版本 生效日期 页 码QP-01 A/0 2022-6-6 1/10页码2/10一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。
二：范围本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。
四：职责4.1 文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或者过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控管理者代表总经理程叙文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/ 部门负责人五：文件管理流程流程5.1文件格式确定5.2文件编制5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放5.6参考文件发放流程说明1、文控负责制订文件 (各类文件) 格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO 等等。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
为确保知识可满足产品和服务的符合性，加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。
2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。
本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。
3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识：包含a)内部知识（如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；b）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。
5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订，并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订；5.3.2负责相关文件的审批、批准。
5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号，并对编号的唯一性负责；5.4.2负责对外来文件进行编号管理；5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作；5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。
6．流程图7．流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识，并以文件化的形式进行总结和沉淀。
体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。
b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划；c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。
文件和记录控制程序(含表格)
文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。
4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。
相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。
4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。
4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。
若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。
4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。
4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。
IATF16949-文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1、目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2、范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3、职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4、文件管理工作流程及说明权责部门/人工作流程图工作要点说明相关文件/记录制定单位NONOYESYES 4.1制定：文件的制定须由职能部门依各类文件格式拟稿，在以权责表审核。
（权责表5.3）4.2变更：文件若有修改或增订的必要时，有原职能部门修订，注明变更原因及修订内容，依权责表审核。
4.3废止：文件与资料若不符合现状须废止时，须由原职能部门填写《文件申请单》，注明废止原因。
依权责表审核。
文件废止后，原文件的编号不得重复使用。
受控作废文件应全部收回，予以销毁，但至少保留一份原件加盖作废章“作废”后留存。
作废文件作为重复利用纸的应作“作废”的标记或用不可擦拭比作“打叉”标记。
4.4外来文件的管制：各部门接受外来文件是。
统交由文控中心编号，编制《外来文件记录表》，并加盖“外来文件管制”章。
经编号的外来文件，其原稿由文控中心保存。
外来文件的接受、购入视同制定，更新视同修订，废止为不再使用。
《文件申请单》《外来文件记录表》管理代部门负责人4.5审核/会签权限见权责表5.3文件制/修/废废审议、会签确认编号/版本5、补充说明5.1文件的分类5.1.1内部文件：本公司内部自行规划后参考外来资料制定发型的书面文件，如质量手册、程序文件、作业指导书、表单等。
文件与记录控制程序
XXXX 有限公司文件名称: 文件与记录控制程序版本版修订次文件编号页数9 页生效日期持有部门代码承认/日期: 确认/日期: 制定/日期:文件与记录控制程序改订履历修订生效日期次改版次及日期次数年月日改订理由承认确认作成文件与记录控制程序改订履历修订生效日期次改版次及日期次数年月日改订理由承认确认作成文件与记录控制程序修订：共次9 页生效日期：第 1 页1.0 目的：为确保本公司文件及资料的完整性、正确性，以防止误用或者混用及分发的合用性，同时对公司的相关记录进行程序化管理，特制定本程序。
2.0 合用范围:本程序合用于公司所有文件、资料，包括质量管理、环境管理(包括环境管理体系和RoHS 管理)、职业健康安全管理等方面的文件和记录的控制。
3.0 权责：3.1 一、二阶文件的制(修)订、零阶、三阶文件、记录的发行由体系管理部门负责，图纸及技术资料的发行由技术管理部门负责。
3.2 三阶文件的制(修)订及各表格的制(修)订，由各责任部门负责。
3.3 文件及记录的保管3.3.1 质量手册、环境手册、职业健康安全手册、程叙文件、三阶文件、表格的正本文件由体系管理部门管制，技术资料的正本文件由技术管理部门管制。
3.3.2 各部门产生的记录由各部门负责保管。
4.0 相关文件5.0 名词定义：5.1 零阶文件：即外来文件,如国际规则和标准、国家法律或者行业规定、顾客的要求(标准、规定等)、其他相关方的要求。
5.2 一阶文件：即基本规程,文件后缀为“方针”、“手册”。
方针类的文件主要有经营方针、质量、环境、安全等方面的方针；手册类的文件主要是指质量手册(QM)、环境手册(EM)、职业健康安全手册(HM)等。
5.2 二阶文件：即职能规程,文件后缀为“程序”。
分为品质管理、环境管理、内部监察、职业健康安全等方面的程序。
QP：指公司质量管理体系中之程叙文件；EP：指公司环境管理体系中之程叙文件；HP：指公司职业健康安全管理体系中之程叙文件；QEHP：指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用程叙文件；QEP：指公司质量/环境管理体系中之共用程叙文件；EHP：指公司环境/职业健康安全管理体系中之共用程叙文件；QHP：指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用程叙文件。
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文件及记录控制程序
※※※※※※※※※此文件未经批准﹐不准复印※※※※※※※※※※
1.0目的
确保与质量体系相关的文件不被误用，确保记录于使用、收集、汇总、存档、处理等阶段得到适当控制，特制订本程序
2.0范围
适用于本公司与质量体系相关的内部及外来文件、所有同体系相关的质量记录。
3.0权责
本程序由文控中心制定及管理，相关人员配合执行。
4.0定义
4.1质量手册：有关公司经营组织与各机能的概括性、原则性的摘要说明。
4.2程序文件：有关事务的处理方法、手段、顺序等的说明。
4.3作业指导书:为执行品质要求，在技术、制造上所规定的具体方法、手段与判定要领等。
4.4受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到管制的文件。
4.5非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到管制的文件。
5.0内容
5.1文件的分类：
A.从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种。
B.从文件架构上分为四级：一级文件为质量手册；
二级文件为程序文件;
三级文件为作业指导书；
四级文件为表单、记录、资料等。
5.2文件与资料编号方法说明。
A.质量手册的编号为QM-001。
B.程序文件的编号为QP-□□□。
代表宏旭日用制品；QP代表程序文件；□□□代表文件的流水顺序号。
C.作业指导书的编号为WI-（□□）-□□□。
WI代表作业指导书；其后的三个□代表文件流水号；括号中“（□□）”为可选取项，代表部门。
D.外来文件的编号以原有编号为准。
如无原有编号，其编号为QE□□□□□□□。
QE代表外来品质文件，其前面的六个□代表年月日，后面的一个□代表外来品质文件的文件序号。