文件及记录控制程序-答案

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文件与记录控制程序

文件与记录控制程序

文件与记录控制程序一、概述文件与记录控制程序是指为了确保组织内部文件和记录的有效管理、使用和保护而制定的一套规范和流程。

该程序旨在确保文件和记录的完整性、可追溯性和安全性,以便支持组织的运营、决策和监督。

二、目的文件与记录控制程序的目的是:1. 确保文件和记录的准确性和可靠性,以支持组织的运营和决策。

2. 确保文件和记录的完整性和可追溯性,以满足法律法规和相关标准的要求。

3. 确保文件和记录的安全性,以防止未经授权的访问、修改或丢失。

4. 提供文件和记录的有效管理和使用的指导和流程。

三、适用范围文件与记录控制程序适用于组织内所有的文件和记录,包括但不限于:1. 内部文件:包括组织的政策、流程、规范、工作指南等。

2. 外部文件:包括组织与外部实体的合同、协议、报告等。

3. 内部记录:包括组织的会议纪要、工作报告、项目进展等。

4. 外部记录:包括组织的客户数据、供应商数据、财务数据等。

四、文件与记录控制流程文件与记录控制程序的流程如下:1. 文件和记录的创建:a. 根据需要,确定文件和记录的类型、格式和内容。

b. 由相关部门或人员负责创建文件和记录,并确保其准确性和完整性。

c. 文件和记录的创建应遵循相关的规范和流程。

2. 文件和记录的标识和分类:a. 对于每个文件和记录,应进行标识和分类,以便于管理和检索。

b. 标识和分类应基于文件和记录的内容、类型、重要性等因素。

3. 文件和记录的存储和保护:a. 文件和记录应存储在安全、可靠的介质中,如服务器、云存储等。

b. 对于重要和敏感的文件和记录,应设置访问权限,限制未经授权的访问。

c. 定期进行文件和记录的备份,以防止数据丢失。

4. 文件和记录的访问和使用:a. 对于需要访问和使用文件和记录的人员,应进行授权和培训。

b. 访问和使用文件和记录的操作应记录,以便追溯和审计。

5. 文件和记录的修改和变更:a. 对于需要修改和变更的文件和记录,应进行审批和记录。

文件控制程序 考试试题

文件控制程序 考试试题

文件控制程序考试试题1.文件管理的目的是文件的编制、审核、批准、发放、使用、回收、作废等流程必须经具有相应权限的部门和人员审批。

2.公司将文件分为四级,其中程序文件是第一级文件,该类文件的编码规则是“P-XXXXX”;作业指导书是第二级文件,该类文件的编码规则是“W-XXXXX”。

3.除年度评审外,当公司结构、业务、法规等发生变化时需进行再次评审。

4.受控文件是指文件原件,存档时加盖红色的“受控”印章。

5.记录要连续、完整,以提供整个产品实现过程的证明。

6.负责建立《受控文件清单》,并维持更新的是文件控制管理员。

7.当一份记录上出现两次以上的修改时,为了确保记录的识别性和严谨性,应该重新编制并标注版本号。

8.品管部每年对各部门文件保管情况进行检查,发现问题时用通知该部门整改。

9.文件最小保留期限,自产品放行之日起,不少于质保期限和法规要求的期限。

10.文件的标识确保清晰、准确。

文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、正文、编制、审核、批准、日期等作为有效标识。

11.因为某种原因需保留的作废文件,都应进行适当的标识,在该文件的明显位置加盖印章,并在登记簿中记录。

1.非受控文件虽然不加盖受控标识,但是公司还是需要控制其修改、使用、回收和废止。

√2.由总经办负责对公司各部门文件管理和使用情况进行指导、协调、检查和监督。

×(应为文件控制管理员)3.新文件版本号以A0表示。

×(应为V1.0)4.受控文件是指加盖了红色“受控”印章的受控原件。

√1.公司文件分为四级,分别为第一级文件、第二级文件、第三级文件和第四级文件。

第一级文件为程序文件,包括公司各项管理制度、规章和标准等,编码规则为“P-XXXXX”。

第二级文件为作业指导书,包括产品制造、检验、测试和维修等作业指导书,编码规则为“W-XXXXX”。

第三级文件为记录文件,包括各种记录表、检验记录、测试记录和维修记录等,编码规则为“R-XXXXX”。

记录和文件控制程序

记录和文件控制程序

记录和文件控制程序1、目的确定、保存,然后在适当时间有系统地销毁环境记录。

2、范围2.1 本程序适用于所有的环境相关记录。

2.2 本程序适用于纸类和电子形式的记录。

3、责任3.1 环境部门有责任确认所有环境法规要求的各类环境记录、文件及其保存期限。

3.2 法律部门负责参考其他法律所规定的保存时间决定各类文件的保存期限。

3.3 与这些文件相关的雇员责任遵守这些标准要求。

4、程序4.1 确定适当的文件进行保存文件控制的第一步是彻底确认哪些文件出于规章和工作原因需要保存。

表16-1 列出了许多应该保存的环境文件以及保存各类文件的估计期限。

例如,该表显示仓单将保存三年,这是资源保存和恢复法(RCRA的要求,如果违反,公司可能每天被罚款25000美元。

表16-1 显示的许多其他期限不一定是规章要求,而只是使工作更方便。

如果被处以罚款或提出诉讼,具备这些文件的副本是非常重要的。

4.2 文件的收集收集文件的一种方法是指示文件相关人员交送一份副本给你。

有时这种方法不太可靠,因此最好是自己收集或使用原始文件影印一份副本。

需密切监控确保符合性。

4.3 文件的索引表16-1 说明了环境文件索引的一种方法。

当然还可用其他方法的首写字母组织。

无论选择哪种方法,应使用电脑,这样更容易分目搜索。

4.4 文件的归档和存贮环境文件应组织良好,保存至最新且被锁起。

这样做有部分原因是因为大量的环境诉讼。

文件被保存在防火的房间,防火的文件箱,或者在另处保存备份副本也是好办法。

如果文件体积超出现有空间,则应在现场有一套常用文件柜,不常用文件则保存在场外。

4.5 过时文件的清除出于两个原因,一旦超出了表16-1 所列的时间,就迅速销毁过时文件是非常重要的。

第一,旧文件在诉讼中可能成为祸水,因为如果它仍存在,则可能必须被出示。

另外,大多数公司空间有限,旧文件将浪费更重要文件的空间。

为使过时文件的清除工作迅速而有效,使用前面提到的计算机索引系统将很有价值。

文件控制程序含记录

文件控制程序含记录

文件控制程序含记录摘要:本文旨在介绍一种文件控制程序含记录的方法,该方法旨在提供对文件访问和修改的安全性和可追溯性。

通过使用该程序,用户可以跟踪文件的访问历史和修改记录,以保证文件的完整性和安全性。

1. 简介文件控制程序是一种用于管理和控制文件访问的应用程序。

它通过记录文件的访问和修改操作,提供了对文件的安全保护和追溯能力。

该程序可以帮助用户跟踪文件的使用情况,并确保文件不被未授权的用户访问或篡改。

2. 功能特点2.1 访问控制文件控制程序可以限制对文件的访问权限。

用户需要通过身份验证才能访问文件。

该程序支持多级权限控制,可以根据用户的权限级别来控制对文件的访问权限。

这样可以确保只有经过授权的用户才能访问敏感信息。

2.2 修改记录文件控制程序会记录每次文件的修改操作。

每当文件被修改时,程序会自动记录修改的内容和时间,并将记录保存在一个安全的数据库中。

这样,用户不仅可以查看文件的最新版本,还可以追溯到文件的历史版本,从而了解文件的修改历程。

2.3 审计功能文件控制程序提供了审计功能,可以对文件的访问和修改进行审计。

管理员可以查看审计日志,了解谁访问或修改了文件,并在必要时采取相应的措施。

审计功能可以提高文件的安全性和整体管理效率。

3. 使用场景文件控制程序适用于各种需要保护文件安全性和可追溯性的场景,比如:3.1 企业内部文档管理企业内部会产生大量的电子文档,包含各种机密和敏感信息。

通过使用文件控制程序,企业可以限制对文档的访问权限,防止未授权的用户获取敏感信息。

3.2 政府机构文件管理政府机构经常处理大量的文件,包括公文、政策文件等。

通过使用文件控制程序,政府机构可以保证文件的安全性和可追溯性,避免文件被篡改或泄露。

3.3 法律事务管理律师事务所需要处理大量的法律文件和案件材料。

通过使用文件控制程序,律师事务所可以确保文件的完整性和安全性,以及方便地查看文件的修改历史。

4. 实施步骤4.1 确定需求和目标在实施文件控制程序之前,需要明确需求和目标。

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用,各现场使用的文件是有效版本。

2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。

3 术语定义3.1 受控文件:依标准之要求,经授权人员核准,并正式发行的文件。

3.2 外来文件:国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。

4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制;4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理;4.3 各主管领导负责文件的审批。

5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理;各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管,合同及其它需留档的文件由档案室管理。

文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例:AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。

职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准,由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。

质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19;环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。

5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例:AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。

记录的职能代号同文件的编号标准。

5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置,但应保证编码规则的一致性。

5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求,规定清楚做什么事,由谁去做,怎么去做,什么时间完成,达到什么标准。

一般由以下几个部分组成:1、目的;2、适用范围;3、定义(可选);4职责(可选);5、程序或内容;6、相关支持性文件;7、相关记录;8、流程图(可选)。

文件和记录控制程序

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1.0 目的为确定本公司文件和记录的管理有统一的标准,以防止误用或混用,特制定本程序。

2.0 适用范围本程序适用于本公司所有质量体系内相关文件、记录的控制。

3.0 职责3.1文件和记录的制(修)订,由质量部专人负责。

3.2 管理类文件包括质量手册、程序文件、工作规范、外来文件、技术图纸及相关技术资料等,由质量专人管理。

3.3 各部门负责本部门职责范围内文件和记录管理。

4.0 定义无5.0 程序内容5.1文件分类,本公司的文件和记录分为:QM —质量手册; QP —程序文件; WI —工作规范;FM —记录、表格; W —外来文件; T —技术文件。

5.2文件编号5.2.1 QM类、QP类文件资料按以下规定编号:流水号T类文件资料按以下规定编号:本公司代码分类代号流水号WI类文件资料案以下规定编号:本公司代码分类代号 / 部门代码流水号FM类文件编码:文件号+FM+序号5.2.1.1本公司代码为:AC5.2.1.2 外来文件无编号时的编号为:AC-W-XX,如有则采用原来的编号。

流水号5.2.1.3 QM类、QP类、WI、W、T、FM类文件流水号01—99。

5.2.2 FM类文件:各部门将设计原稿交质量部文控中心集中编号保管,使用时各记录表单的流水号按5.2.1.3执行,同时在其后加版次识别(如:AC-QP-01-FM01A),如有更改则以A、B、C等类推。

5.2.3 WI类文件编号部门代码如下:总经理01;管理者代表02;销售部03;;采购部04;质检部06;生产部07。

5.3文件的制定、审核、修改5.3.1 本公司体系文件由各相关部门编制后,按下表所列职责进行审核,批准后交综合部统一编号发布。

5.3.2 文件的修订(更改)由原制订单位负责,填写《文件更改申请表》,经审核、批准后,交质量部统一修订或改版和发布,收回作废文页并作修订记录。

5.4文件版次5.4.1 文件版次以大写英文字母表示,第一次发行为A版,第二次B版,依此类推。

文件与记录控制程序

文件与记录控制程序
发放前必须审批及登录。
3.5.5保管受控
a、原稿(无须盖章)由文控负责保管。
b、发放后的文件由接收者保管。
c、文件修订变更,文件发放更改时旧版文件由文控统一收回。
4.权责
4.1质量/环境手册由管理者代表编写,总经理审核,文控负责收发。
4.2质量/环境程序文件由管理者代表负责编写,总经理批准,文控负责收发。
A.质量/环境手册编码:(举例)
KD-QM-001
顺序号
质量/环境管理手册代号
公司名称代码
B、质量/环境程序文件编码(举例):
KD-CX-001
顺序号
质量/环境程序文件代号
公司名称代码
C、工作文件编码(举例):
KD-XXX-WI-***
顺序号
工作文件代号
部门代码
公司名称代码
备注:外来文件属特殊文件,有其不确定性,直接按照原有编号进行编号管理,须分类编制外来文件清单、加盖“外来文件”印章。
5.5.4如果收集到本公司作为新工艺、采购、生产、检验、校准等外来文件的最新版本,管理者代表应及时通知文控发放新的外来文件(发放时依5.5.3相关要求进行),原下发作为新工艺、采购、生产、检验、校准依据的外来文件应收回并作废,文控回收之外来文件同时盖“作废章”,且标识处理。
5.6作废与销毁
所有失效或作废文件由相关部门文件保管人员及时从所有发放或使用场所撤出,交于文控统一加盖“作废章”。与有效文件隔离,除留原稿作废文件存档外,其它文件可作环保纸使用。有关公司机密的作废文件不可作环保纸使用,应及时销毁。
5.8记录表格的控制
5.8.1记录表格的标识与编制
a、各部门依实际需要编制本部门的记录表格,交文控统一编码后方可使用。
b、文控对已批准使用的记录表格应编制《记录表单一览表》并保存原稿。

文件和记录控制程序

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文件和记录控制程序1.提高组织效率:文件和记录控制程序可以帮助组织更好地组织和管理文件和记录,确保它们的易于访问和使用。

这可以帮助员工更快地找到所需信息并更好地处理工作任务,提高整体工作效率。

2.强化文件和记录的安全性:文件和记录控制程序可以确保文件和记录的安全性,防止其被非法获取、篡改或损坏。

通过实施访问控制和安全策略,可以限制未经授权的人员对敏感信息的访问。

3.促进合规性:文件和记录控制程序可以确保组织遵守内部政策和外部法规的要求。

例如,根据特定行业的监管要求,控制程序可以确保文件和记录的保留期限符合要求,并实施审计和监控机制来确保合规性。

4.改善决策制定和问题解决:文件和记录控制程序可以提供组织历史记录和数据分析的依据,以支持决策制定和问题解决。

通过管理和整理文件和记录,可以更准确地评估业务绩效,并发现潜在的问题和机会。

主要功能1.文件分类和标识:文件和记录控制程序应该将文件和记录进行分类并进行标识,以便更好地组织和访问。

这可以通过建立适当的文件目录结构和命名规则来实现。

2.文件访问和权限控制:文件和记录控制程序应该实施访问控制措施,确保只有获得授权的人员可以访问特定文件和记录。

这可以通过密码保护、用户身份验证和访问权限设置来实现。

3.文件保留和销毁:文件和记录控制程序应该明确规定文件的保留期限和销毁规则。

这可以帮助组织遵守法规要求,并避免不必要的文件积累。

4.文件备份和恢复:文件和记录控制程序应该确保它们的备份,以便在意外事件或灾难情况下可以快速恢复。

这可以通过定期备份文件和记录,并妥善保管备份数据来实现。

5.文件审计和监控:文件和记录控制程序应该建立审计和监控机制,以便跟踪文件和记录的活动和变更。

这可以帮助检测潜在的安全漏洞和未经授权的访问。

实施步骤1.确定需求:首先,组织需要明确文件和记录控制的需求。

这可能包括法规要求、安全需求和组织内部需求。

在明确需求的基础上,制定文件和记录控制策略。

文件和记录控制程序(中英文)

文件和记录控制程序(中英文)

文件和记录控制程序1.0 目的 Purpose对与管理体系有关的文件、资料和记录(含电子版)进行控制,确保所有使用部门使用的文件和记录(含电子版)都有效。

Control over documents and materials related to management system so as to ensure that all the documents and materials and records (electronic)used by each department are current and valid. 2.0 范围Scope合用于所有与管理体系等有关的文件、资料和记录(含电子版)的控制。

Applicable to the control over documents and materials and records (electronic) related to management systems.3.0 职责 Responsibility3.1 管理者代表负责手册(质量手册、 EHS 手册)及程叙文件的批准。

Management Representative is responsible for the approval of manuals (quality manual,EHS manual) and procedure files.3.2 质量部经理负责质量手册、 EHS 手册的审核,程叙文件的复核。

QM is responsible for verification of quality manual, EHS manual , recheck procedure files.3.3 体系工程师负责质量手册、 EHS 手册的编制、更改和控制;程叙文件的编写和三级文件的审核。

ISO specialist is responsible for compilation, alternation and control of quality manual and EHS manual and procedure documents and review thesupportive documents.3.4 文控室负责检查文件编号、控制,外来文件的控制、管理。

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序

1 目的对质量管理体系有效运行所需要的文件和记录进行控制和管理,以保证质量管理体系运行中的各场所使用有效版本的文件,并为质量管理体系有效运行提供证据和信息。

2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件和记录的控制。

包括外部提供的文件(标准、法律法规等)和资料。

文件和记录的形式可以是文字、图表、拷贝或其他电子媒体。

3. 职责3.1管理者代表负责文件发放范围及程序文件的批准。

3.2办公室为文件和记录控制的归口管理部门,负责质量管理体系文件的发放、管理与控制及质量记录的编号和管理控制。

3.3其它各有关部门负责与本部门有关记录的编制、正确使用、收集、归档、保管和处理。

4工作程序4.1 文件和记录的分类与编号4.1.1 质量管理体系文件分为以下几类:a)质量手册b)程序文件;c)第三层次文件。

4.1.2本公司记录分为两类:a)质量管理体系运行所需记录,如培训记录、内审记录等;b)生产过程控制检验记录,如生产过程记录、设备检修记录、产品检验记录等。

4.1. 3文件和记录的编号方式:4.1.3.1《质量手册》的编号:4.1.3.2程序文件的编号:4.1.3.3 第三层次文件的编号a)管理制度(办法)编号:b)技术文件编号:c)外来文件的编号沿用原编号。

4.1.4文件分受控和非受控两类。

“受控”一般是指受到更改的控制,当“受控”文件在发生更改时,能全部追溯到使用人。

“非受控”文件只进行签发,不通知更改。

4.2文件和记录的编制4.2.1《质量手册》和程序文件由管理者代表组织编写人员编制。

4.2.2生技部负责编写技术文件如有关产品标准、工艺文件、作业指导书或操作规程、检验文件等文件。

4.2.3其它质量文件由相关部门负责组织编写。

4.2.4各种记录的格式由使用部门设计表式,部门负责人审批,由办公室统一编号后方能使用。

每份记录应设有满足证实产品质量特性或质量体系有效运行的项目,以及记录时间、地点(部门、工序)和记录人员签名,必要时,应规定记录的传递流程。

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序简介文件和记录控制程序是一种用于控制文件和记录的访问和管理的软件。

它可以帮助用户对文件和记录进行分类、存储、查找、修改、删除等操作,有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。

功能文件管理文件管理是文件和记录控制程序最基本的功能之一。

用户可以通过文件管理功能对文件进行分类、存储、查找、修改、删除等操作。

其中,分类是指对文件进行归档,使得用户可以根据文件的不同特征来进行分类;存储是指将文件保存在本地或者远程服务器中,以方便用户随时访问;查找是指用户可以通过关键词来查找自己需要的文件;修改是指用户可以对文件进行增加、删除、修改等操作;删除是指用户可以彻底删除文件,以释放空间。

记录管理记录管理是另一个重要的功能。

用户可以通过记录管理功能来记录某个操作过程的相关信息,以便日后查看维护。

比如,在一个销售系统中,记录管理可以记录每一次销售的时间、商品、价格、数量等信息,方便统计分析。

权限管理权限管理是一个非常重要的功能,它可以帮助用户对文件和记录的访问进行限制,保证数据的安全性。

在文件和记录控制程序中,权限管理通常分为用户权限和角色权限两个级别。

用户权限指针对某个特定用户设置的权限,比如只读、修改、删除等。

而角色权限则是通过为用户分配角色来实现的,一个角色包括多个权限。

审计功能审计功能可以帮助用户对文件和记录的访问进行监控,以便及时发现数据异常。

通过审计功能,用户可以获取到每个用户的操作记录,包括操作时间、操作类型、操作对象等信息。

当出现异常情况时,用户可以通过审计功能进行追溯,以找到问题所在。

应用场景文件和记录控制程序广泛应用于各种企业和组织中,尤其是对于需要管理大量文件和记录的企业和组织来说,其价值不可忽视。

以下是几个典型的应用场景:企业文档管理对于大型企业来说,高效的文档管理是非常重要的。

通过文件和记录控制程序,企业可以对自己的文档进行分类、存储、查找、修改、删除等操作,以便有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。

2023质量培训记录控制程序培训考核含答案

2023质量培训记录控制程序培训考核含答案

2023质量培训记录控制程序培训考核含答案填空题(分、错一空扣分)1.记录应及时填写、内容真实、内容完整、字迹清晰,易读,不易擦除。

不得随意撕毁和涂改。

2.记录不得任意涂改。

因笔误或计算错误要修改原数据,不能使用途改液,应采用单横划线(“一”)划去原数据,并使原有信息仍清晰可辨。

在其上方写上更改后的数据或内容,记录填写的任何更改都应当签注姓名和日期,3.如因某种原因不能填写的项目(记录中的空格),应用单横划线(〃一〃)划去。

4.操作人、复核人分别在记录上(签名),不得(代签).5.记录中,〃操作人、复核人〃相关栏目签名应签金名,不得只写姓或刍。

6.记录填写要(及时、真实)内容(完整)、字迹清晰,不得随意途改;如因某种原因不能填写的项目,应用〃-〃划去。

各相关栏目签名应签全名,不得只签姓。

7.记录应当保持靖渣,不得撕毁和任意途改。

8.记录上不得乱写乱画。

记录背面也不得乱写舌L画。

9.空白记录不得挪作他用。

10一个生产工序结束,或完成的记录,要及时交车间主任或工艺员审核。

11批生产记录应当由质量部门负责管理,至少保存至产品有效期后二年。

12.记录管理的目的:保持可追溯性。

13.与产品生产有关的每项活动均应当有色量,以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。

14.记录中时间制式采用(24)小时制。

15.在填写记录时,日期的书写格式应按照规定填写,填写格式正确的是:2022年02月18日。

16.我公司记录采用的哪一种时间制式?(分)答:采用24小时制。

24:00应记录为00:00.时间中的〃时〃和“分〃均应采用二位数表示,如:8时零7分,应记录为08:07.解答题:(分)记录填写应完整,不得漏写:审核人签名请记录以下压力表的正确示值和单位:0.43MPa请记录以下压力表的正确示值和单位:0.415MPa请记录以下压力表的正确示值和单位:0.50MPa请记录以下压力表的正确示值和单位:0.44MPa文件控制程序考核答题姓名:一部门:一成绩:填空题(分、错一空扣分)1.文件是质量管理体系的基本要素。

文件和记录管理控制程序

文件和记录管理控制程序

文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序的主要作用是管理和控制不同类型的文件和
记录,包括文档、电子邮件、数据库记录、图像和音频文件等。

它可以通
过创建文件和记录的索引、目录和分类来组织和管理这些文件和记录,使
其更容易被找到和访问。

1.存储和保护:程序可以将文件和记录存储在安全的位置,通过访问
权限来保护敏感信息,防止未经授权的访问和修改。

2.检索和访问:程序可以通过关键字、日期、类型等条件进行高效的
检索和访问,使用户能够快速找到所需的文件和记录。

3.版本控制:程序可以跟踪和记录文件和记录的变更历史,包括修改、删除和添加等操作,以确保数据的完整性和一致性。

5.自动化流程:程序可以自动化文件和记录管理的流程,包括文件的
创建、审批、分发和归档等,减少人工操作和提高工作效率。

6.数据分析和报告:程序可以分析文件和记录的数据,生成各种报表
和图表,帮助用户更好地了解数据和做出决策。

7.备份和恢复:程序可以定期备份文件和记录的数据,并提供灾难恢
复和紧急响应功能,确保数据的安全性和可靠性。

8.审计和合规性:程序可以跟踪和记录用户对文件和记录的操作,包
括查看、修改和删除等,以便进行审计和合规性检查。

总之,文件和记录管理控制程序是一种重要的管理工具,可以帮助组
织和管理大量的文件和记录,提供方便和高效的查询和访问方法,确保文
件和记录的安全性和保密性。

通过使用文件和记录管理控制程序,组织可以实现更好的文件和记录管理,提高工作效率和质量,减少风险和成本。

文件控制程序及记录控制程序培训试题

文件控制程序及记录控制程序培训试题

文件控制程序及记录控制程序培训试题工号: 005 姓名:得分:一、判断题: (每题 4 分,共 20 分),对的打“レ”错的打“╳”1.一阶文件:品质手册由管理代表批准;( √ )2.各部门的四阶文件 ------表单记录由部门主管批准即可;( √ )3.董事长负责批准一阶文件:质量手册的发布;( √ )4.二、三阶文件的批准由总经理 /管理代表负责;( √ )5. 表单记录时尽可能避免涂改,有修改时可将原字迹用钢笔或圆珠笔划删除线“ ”(如“235”),再旁边空白处记录正确的,并签字和日期;( √ )二、选择题: (每题 4 分,共 20 分)填入选择的序号如: a、b、c1. 二阶文件的文件阶层代码为 QP ;a 、QRb 、QPc 、OF2. 四阶文件的文件阶层代码为 QR ;a 、QRb 、SOPc 、003.文件发行时由相关部门填写 A 在批准后方可发行;a、文件制修订/作废/补发/发行申请单b、文件销毁记录表c、文件一览表4. 现场使用的文件必须有文管中心盖的蓝色 C 发行章;a 、红色:作废b 、外来文件c 、受控文件;5.各记录到规定的保存期限后,要销毁时呈相关主管核准后记录于 A ,在日历年底集中销毁;a、文件销毁记录表b、记录一览表c、文件一览表三、填空题: (每空 4 分,共 20 分)1. 品保部 QA 收集了一份流水号为“05”的外来文件,版本为“ 2006”,按我司的《文件控制程序》,该文件的编号应为 BOCA-OF-QA- 05 ,版本应为 2006 ;2.你帮技术部人员为流水号为“ 17”的图纸(外来文件)编号 BOCA-OF-TD-17 ;3. 四阶表单格式及撰写内容不设限,表单右下角要注明表单编号及版本号,再注明保存期限;四、回答题: (每题 10 分,共 40 分)1. 请写出下列部门的代码:商务部: CD 生产部: PD 物控部: MC 行政人事部: MA 技术部: TD2. 请写出下列三阶文件代码:作业指导书: WI 材料清单: BOM 岗位说明书: JD标准作业指引、公司管理制度: SOP 图纸: DR3. 为品保部二阶文件流水号为 07 的文件编号为: QP-QA-QR074. 为品保部二阶文件流水号为 07 的文件下属的流水号为 01 的表单编号为: QP-QA01-QR07。

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制,确保各相关场所使用的文件为有效版本。

为确保知识可满足产品和服务的符合性,加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。

2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。

本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。

3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识:包含a)内部知识(如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验,以及过程、产品和服务的改进结果);b)外部来源(如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识)。

5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订,并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订;5.3.2负责相关文件的审批、批准。

5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号,并对编号的唯一性负责;5.4.2负责对外来文件进行编号管理;5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作;5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。

6.流程图7.流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识,并以文件化的形式进行总结和沉淀。

体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。

b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划;c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。

文件记录控制程序

文件记录控制程序

文件记录控制程序1目的对与质量管理体系有关的以各种媒介为载体的管理性、技术性文件、资料记录及信息等进行控制,确保各相关场所使用有效的文件信息,防止误用失效和作废文件信息;同时通过对记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处置等活动进行控制,以保证记录的完整、真实、有效,为产品质量符合规定的要求和质量体系有效运行提供证据。

2范围适用于本公司质量体系有关的管理性和技术性文件、资料的标识、发放、回收、更改及作废处置等的管理及其控制,也包括适用的外来文件的管理和控制。

同时适用于各种媒介为载体的记录的管理和控制。

3职责1.1品质部是公司文件化信息的归口管理部门,负责各类文件化信息的分类、编号、发布及归档工作。

3.2管理者代表负责组织质量管理手册及程序文件的编制工作;3.1品质部负责管理类文件的编制组织、归档、发放及涉及的外来文件管理控制工作;负责本部门使用记录的收集和保管。

3.2技术部负责技术类文件的编制组织、归档、及其管理控制工作;负责本部门使用记录的收集和保管。

3.3各部门负责其职能范围内文件化信息制定、管理控制及本部门使用记录的收集和保管工作。

4程序要求3.4公司质量管理体系文件记录的类型公司质量管理体系文件记录的类型包含:a)管理类:质量手册、程序文件、管理制度、规章、管理办法、记录表单等;b)技术类:图纸、工艺规范、操作规程、作业指导书、检验标准、产品标准等;c)外来文件:产品引用的国家标准、行业标准、技术法规、适用的法律等。

品质部负责对公司质量管理体系涉及的管理类文件进行汇总编制《受控文件清单》(包括适用的外来文件);技术部负责对公司技术类文件目录编制,品质部进行汇总两类文件的清单,表明全公司对文件的管理和受控范围。

3.5文件的编制、审核和批准4. 2.1质量手册和程序文件由管理者代表组织各部门相关人员编制,由管理者代表审核,总经理批准。

4.2.2部门文件由各部门负责人指定人员编制,由部门负责人审核,副总批准。

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试题2:文件及记录控制程序答案(90分及格) 姓名: 职位: 部门: 得分: 一、 填空题(每空2分,共60分) 1、体系文件共分四层,分别为( 质量环境)手册 、程序文件 、三阶文件、四阶表单。

2、文件发行时必须加盖红色“OPD 受控”印章及蓝颜色“OPD 发文章”印章。

3、由体系组发行的文件必须妥善保存,不得丢失、污损、受潮或 涂改 。

4、文件发生丢失或破损时,需要申请补发时,需填写《文件补发申请表》 ,并经过 管理者代表 批准后,方可向体系组申请补发。

5、文件修订时,必要时需经过相关部门共同决议后方可进行修订,修订时申请部门需填写《文件变更申请单》通知体系组变更,文件变更后需将变更的相关信息填写入《文件变更履历表》中,便于后续查阅。

6、每月体系组将对各部门的文件使用情况进行抽查,抽查结果将记于《文件审查记录表》中,其抽查频率为 1次/月 。

7、体系发行文件对文件外部构架均有明确规定,我司规定文件外部构架必须包含 公司名称 、文件标题、文件编号、版本/状态、页码、编制人、审批人 、变更履历、生效日期 。

8、文件修订时,文件的版本会随之变更,那么当一份文件的现行“版本/状态”为“B/4”时,再次变更后该份文件的“版本/状态”为 B/5 。

9、发行文件作废时,文件的副本需加盖红色“OPD 作废文件” 印章。

10、本公司一阶文件共有 1个,二阶程序文件共 24个,《文件控制程序》的文件编号为 EQ-COP-01 ,EQ-COP-02对应的文件名称为《记录控制程序》。

11、文件变更时,除对相应的内容作变更外,还需对版本/状态、变更履历(生效日期) 进行更新。

12、记录时,不需要填写项目应用划“/”掉,不允许空白不填;当填写出错时,应使用“双横线”或“=”将错误内容划掉,再重新填写,修改时修改人需签名并填写修改日期。

二、 简答题(每题30分,共60分)
1、 OPD-EQM-01——2003
EQ-COP-01
WI-005
EQR-028 2、 请在附件表单内圈画出不符合记录填写要求的地方,并使用数字编号(5分/个)。

1、 5分; 2、 文件层次名称,15分; 3、 文件编号错1个或漏写1个,扣2分; 4、 文件编号均能完全正确,10分;。

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