文书档案移交目录样本
档案目录格式规范
档案目录格式规范新文书档案目录格式归档文件目录：年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004件号：03-1、03-2、03-3文号：大唐国际计[2008]XX号责任者文件材料题名：1.关于下达XXX2008年第一批小型基建计划的通知2.关于下达XXX2008年第二批小型基建计划的通知3.关于下达XXX2008年第三批小型基建计划的通知日期：XXX2008.01.12、2008.04.12、2008.10.22页数：3备注：一般来说，纵向目录式表格应距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
表格至顶端纸边距离应为35mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
目录式表格表标题部分应使用小二号宋体加粗，字段部分应全部使用四号仿宋体加粗，条目部分应使用五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
目录中“备注”项应填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等。
全引目录式样：0-5大类档案全引目录索引年度：2008年一级类目保管期限起止盒号起止件号存放柜号文件所在页号党群工作长期永久 1-18 001-050 25短期 1-5 001-150 30行政管理长期永久 6-7 001-090 38短期 8-10 001-120 39经济管理长期永久 1-2 001-198 25短期 3-6 001-100 31备注：索引表格应距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
2.一般情况下，索引表格应该位于纸张顶部边缘40mm处。
表格的首行字段应该有20mm的高度，其余部分应该按照18行*10mm的分布。
索引表的标题部分应该是小二号的宋体加粗，字段部分应该是小四号的仿宋加粗，条目部分应该是五号或小五号的仿宋体（具体大小取决于字符数量）。
文书档案交接文据及填写方法
档案交接文据档案交接文据的填写方法一、第一部分的填写方法1、确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。
①单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。
禁填曾用名称。
②领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。
③经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。
④移出和收进日期应当相同。
⑤上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。
⑥属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
2、交接性质由交接双方共同填写。
3、交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
①移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。
②寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。
③征购或代购：国家依法收买集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
④捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
4、档案所属年度栏应由档案移出单位填写。
应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。
二、第二部分的填写方法1、第二部分的各栏应由移出单位填写、接收单位核实。
2、档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。
一类一款顺序填入。
3、档案的数量一般应以卷为计量单位。
零散文件可用长度米为计量单位。
声像档案可用张、盘为计量单位。
2001年以后的文书档案以件为计量单位。
4、检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的有关材料。
一般应随档案移交案卷目录或归档文件目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。
5、检索及参考工具的数量单位为册（套）。
三、第三部分的填写方法1、移出说明栏应由移出单位填写。
2、移出说明栏应填入有关档案交接或需要说明的事项。
①档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。
②档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。
文书档目录数据交换格式与著录细则
福建省地方标准DB35/T161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则2002-01-25发布 2002-03-01实施福建省质量技术监督局发布前言本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。
为了规范我省文书档案目录数据库，特制定本标准。
本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。
本标准是根据GB／T 3792．1—1983《文献著录总则》、DA／T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。
本标准基本上遵循了DA／T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准具有以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。
本标准在编写格式上采用GB／T1．1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》。
本标准从2002年3月1日开始实施。
本标准由福建省档案局提出。
本标准由福建省质量技术监督局批准。
本标准由福建省档案局负责起草。
本标准主要起草人：刘虹黄建峰。
文书档案目录数据交换格式与著录细则1 范围本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。
本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
移交资料目录
移交资料目录
1. 背景
该目录是为了方便资料的整理和交接而设计的。
依据公司内部的规定和流程，移交资料目录必须被填写完整、准确无误，并得到领导的签字确认。
移交资料的范围和种类有限，具体要求请参考下面的内容。
2. 移交资料范围
移交资料主要指以下内容：
- 项目计划和进度表
- 已完成的任务和工作成果
- 公司内部规章制度文档
- 已经签订的合同和协议
- 重要报告和会议纪要等
3. 填写说明
移交资料目录的填写者应注意以下要点：
- 移交编号：唯一标识，不能重复。
- 移交日期：格式为“年-月-日”。
- 移交人员：指实际移交资料的人员。
- 接收人员：指实际接收资料的人员。
- 移交资料种类：请根据前面的资料范围来勾选相应选项。
- 移交资料简述：请描述该资料的具体内容和相关信息，方便接收人员查看和使用。
- 移交资料位置：请具体指定资料的存放位置。
4. 签字确认
移交资料目录需得到移交人、接收人和领导的签字确认。
务必在签字确认前仔细检查目录的正确性和完整性。
5. 总结
移交资料目录是文件移交的重要环节，涉及到资料的保管和利用。
填写者应细心、认真、负责地准备目录，确保移交资料的全面性和准确性。
单位文书档案移交协议书范本
单位文书档案移交协议书范本移交方（以下简称甲方）：单位名称：____________________法定代表人：________________联系地址：________________联系电话：________________接收方（以下简称乙方）：单位名称：____________________法定代表人：________________联系地址：________________联系电话：________________鉴于甲方因[具体原因]需要将其保管的单位文书档案移交给乙方保管，为明确双方的权利和义务，确保档案移交工作的顺利进行，根据国家有关法律法规，甲乙双方在平等、自愿、协商一致的基础上，达成如下协议：一、移交档案的范围1. 本次移交的文书档案包括但不限于[具体列举档案的类型，如行政文件、会议记录、合同协议等]。
2. 档案的时间跨度为[起始时间]至[结束时间]。
二、移交档案的内容和形式1. 档案的内容包括纸质文件、电子文件、照片、音像等相关资料。
2. 纸质文件应整理规范、装订整齐；电子文件应存储在可靠的介质中，并附相关说明。
三、移交时间和地点1. 双方商定，档案移交工作将于[具体日期]在[具体地点]进行。
2. 若因特殊情况需要变更移交时间和地点，双方应提前[提前通知的时间]通知对方，并协商确定新的时间和地点。
四、双方的权利和义务1. 甲方的权利和义务有权要求乙方按照本协议的约定妥善保管移交的档案。
应向乙方提供真实、完整、准确的档案资料，并对所提供档案的合法性、真实性和完整性负责。
应协助乙方做好档案的清点、核对和交接工作。
在移交工作完成后，不再保留移交档案的原件或副本。
2. 乙方的权利和义务有权对甲方移交的档案进行检查和验收，如发现问题有权要求甲方补充或更正。
应按照国家有关档案管理的规定和要求，妥善保管接收的档案，确保档案的安全和完整。
应建立健全档案管理制度，为甲方提供必要的档案查询和利用服务，但应遵守相关的保密规定。
单位文书档案移交协议书范本
单位文书档案移交协议书范本移交方（以下简称甲方）：单位名称：____________________法定代表人：________________联系地址：________________联系电话：________________接收方（以下简称乙方）：单位名称：____________________法定代表人：________________联系地址：________________联系电话：________________鉴于甲方因[具体原因]需要将其保管的部分或全部单位文书档案移交给乙方保管，为明确双方的权利和义务，确保档案移交工作的顺利进行，经甲乙双方友好协商，达成如下协议：一、移交档案的范围和内容1. 甲方应向乙方移交的文书档案包括但不限于[详细列举档案的类别，如文件、报告、通知、合同等]。
2. 对移交档案的具体内容进行详细描述，如档案的形成时间、涉及的部门或业务等。
二、移交档案的质量和完整性1. 甲方保证所移交的档案真实、完整、准确，且未经过篡改、损毁或丢失。
2. 如发现移交的档案存在质量问题或不完整的情况，甲方应负责补充或纠正。
三、移交时间和方式1. 双方约定档案移交的具体时间为：[具体日期]。
2. 档案移交的方式为：[如当面交接、通过特定运输方式等]。
四、双方的权利和义务（一）甲方的权利和义务1. 有权要求乙方按照本协议的约定妥善保管和使用移交的档案。
2. 应按照约定的时间和方式向乙方移交档案，并提供必要的协助和说明。
3. 对移交档案的真实性、完整性和准确性承担法律责任。
（二）乙方的权利和义务1. 有权对甲方移交的档案进行验收和检查。
2. 应按照国家有关档案管理的规定和要求，妥善保管和使用移交的档案。
3. 未经甲方书面同意，不得擅自将移交的档案转借、复制或提供给第三方。
五、保密条款1. 双方应对在档案移交过程中知悉的对方商业秘密、工作秘密等予以保密。
2. 未经对方书面同意，任何一方不得向第三方透露与档案移交相关的信息。
档案工作印章、目录、标签样式(通用)
档案工作印章、目录、标签样式（通用目录45 种）1、 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 档号章规格样式22、 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 文书档案封面33、 ------------------------------------------------------------------------------------------------ 卷内备考表（文书立卷适用）44、 --------------------------------------------------------------------------------------------------- 案卷目录（文书立卷适用）55、卷内文件目录（文书立卷适用）---------------------------------------------------------------------------- 66、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用） ------------------------------------------------------- 77、归档文件目录（文书立卷改革适用）---------------------------------------------------------------------- 88、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）------------------------------------------------------------------- 99、科技档案封面式样---------------------------------------------------------------------------------------------- 1010、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）------------------------------------------------------------------ 1111、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）--------------------------------------------------------- 1212、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）--------------------------------------------------- 1313、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）------------------------------------------------------------------ 1414、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）--------------------------------------------------------------- 1515、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）------------------------------------------------------------ 1616、会计档案移交清册 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1717、会计档案移交清册（样式） -------------------------------------------------------------------------------------------- 1818、会计档案销毁清册（样式） -------------------------------------------------------------------------------------------- 1919、干部档案登记表 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2020、干部职务变动登记表 ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 2121、工资变动登记表 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2222、干部档案目录 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2323、已故人员档案登记表 ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3624、已故人员档案检索表 ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3725、声像档案案卷目录（通用） -------------------------------------------------------------------------------------------- 3826、照片档案案卷目录 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3927、照片档案卷内目录 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4028、照片档案总说明 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4129、录音录像档案案卷目录 -------------------------------------------------------------------------------------------------- 4230、录音说明 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4331、录像说明 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4432、机读档案目录 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4533、底图档案目录 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4634、审计档案封面 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4735、实物档案目录（时间分类法适用）------------------------------------------------------------------------------------ 4836、实物档案目录（小类一时间分类法适用）--------------------------------------------------------------------------- 4937、实物档案小标签 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5038、发文汇编案卷目录 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5139、发文汇编卷内文件目录 -------------------------------------------------------------------------------------------------- 5240、全宗卷封面 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5341、全宗卷案卷目录 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5442、全宗卷卷内文件目录 ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 5543、图书资料目录 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5644、专题目录 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5745、目录标签 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 58 （1）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷等适用） -------------------------------------- 58（2）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷改革适用）-------------------------------------------- 59 （3）文件汇编、专题目录封面标签、背脊标签式样（文件汇编、专题目录夹适用） --------------------- 601、档号章规格样式档号章规格样式类别样式说明1.文书档号章（1）立卷（取立卷不装订）适用2.文书档号章（2）立卷改革（单件归档）适用3•科技档号章基建档案、仪器设备档案、科技档案适用4.会计档号章会计档案（报表、账簿、凭证及其他）适用5.保管期限章宋体小二号作废永久长期短期永久长期短期宋体五号，用于填盖文书档号章2 ）中的“期限”栏6.汉字粒O—二三四五六七八九十宋体二号6.英文字母粒A B C D E F G H I J K L MN O P Q R S T U V W X 丫Z宋体小二号7.阿拉伯数字粒0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 宋体3号23、卷内备考表（文书立卷适用）卷内备考表本卷情况说明立卷人检查人立卷时间4、案卷目录（文书立卷适用）案卷目录目录号:5、卷内文件目录（文书立卷适用）目录号:6档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）封面背脊全宗号类别号7、归档文件目录（文书立卷改革适用）归档文件目录盒内文件材料情况说明整理人：检查人：整理时间：年月曰9、科技档案圭寸面式样（基建、设备、科技档案适用）档号：档案馆（室号：缩微号：类别案卷题名编制单位编制日期保管期限 ____________________________________________________________密级__________________________________________________________________ 10、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）备考表说明:立卷人: 年月曰科技档案总目录科技档案分类目录类别:15、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）会计档案目录目录号:16、会计档案移交清册会计档案移交清册移出部门：接收部门:部门领导:经办人: 移出日期: 部门领导:经办人:接收日期:17、会计档案移交清册（样式）会计档案移交清册2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
陕西省文书档案目录数据交换格式
陕西省文书档案目录数据交换格式与著录项目细则的暂行规定1、范围本规定确定了文书档案目录数据库结构、数据交换格式、数据交换要求和著录项目细则等内容。
本规定适用于本省文书档案目录数据库的建库。
可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体档案数据库目录管理系统及其他专门档案资料目录数据库的参考。
亦可作为编制电子文件管理软件、目录管理系统的参考。
2、规范性引用或参考文件GB/T 7156-1987 文献保密等级代码GB/T 7408-1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法 DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/ T 13-1994 档号编制规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则SJ/T11268-2002 网络信息分类系统标准(信息资源目录体系) 陕西省档案局陕西省归档文件整理实施细则国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则(国档发[1987]4号)GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 18-1999 档案著录规则《中国档案分类法》1《档案分类标引规则》《中国档案主题词表》《档案主题标引规则》3、术语及定义下列术语及定义适用于本标准。
3.1档案著录建立档案目录过程中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录并录入计算机的过程。
3.1.1 文件级著录以一件或多件文件为一个著录条目的著录。
3.1.1.1 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;书刊、大事记、会议记录、文件汇集、报表、名册、画册、图册等装订成册(本)的为一件;来文与复文可作为一件，重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的，其正本与历次稿(包括定稿)可为一件。
3.1.1.2 多件未装订成册而题名又可概括的多份文件，如活页式会议记录、会议纪要、工作简报、呈阅件、非诉讼案件等可作为多件文件。
3.2案卷级著录以互有联系的若干文件组成的一个或多个保管单位为一个著录条2目的著录。