收文处理单归档时如何处理

《收文处理单归档时如何处理》（专题沙龙）

沧海一粟：收文处理单一般分为两类：一类是上级机关文件处理单，具体又可分为两种，一种是需要具体办理的，一般先有办公室主任签署“请某某领导阅示”，再有领导签署具体“批示意见”，有的还签有具体办理人的“办理结果”（大多是签署“已办理”）；另一种是不需要具体办理的，一般先有办公室主任签署“请某某领导阅”，领导大多阅后大多签署“已阅”字样，有的还传阅中层领导干部。另一类是其他机关文件处理单，体又可分需要具体办理的和不需要具体办理的两种。这些收文处理单归档时如何处理？请大家发表看法！

Maoyue：收文处理单，也有的称为文件处理单、公文处理单，主要栏目有来文机关、文号、文件标题、拟办意见（有的是分办意见）、批办意见和处理结果。从收文类型上看，一种是阅知件，一种是阅办件。对阅知件来说，一般是写上姓名和日期即可，也有圈阅的。但对阅办件而言，领导和部门一般都有明确的批办意见和办理结果的文字记录。有的人可能觉得阅办件收文处理单需要归档，阅知件收文处理单就不必归档保存了。我认为只要是归档的文件，其收文处理单也应当一同归档，而不应区分有无领导批示意见。因为收文处理单上的签名和日期恰恰是文书处理的历史记录。既然一份文件需要归档，我们何必在乎仅仅只有一页的收文处理单而非要加以区分呢？

都梁档案：我认为收文处理单不宜归档。首先，到目前为止我还没有看到国家档案局有明确的文件规定要求收文处理单必须随文件一起归档。因此，收文处理单归档缺乏政策强制推行的依据。其次，本人承认收文处理上有相关的领导和工作人员的批办处理意见，但这与实践贯彻执行文件是两个不同性质的事物。收文单上有批办处理意见，并不代表贯彻执行了文件，没有也不代表没有贯彻执行了文件，一个区区的收文单能够说明什么问题。其三，按照以前的做法，重要的收文单即有领导重要批示的随文件保管，说白了其实也是为本单位应付检查日后免除责任打下伏笔而已，对上对下都有个交代。收文处理单不是文件的组成部分，也不能说明文件的实际执行情况，公文的阅办和处理国家有明文规定，各单位具体的制度约束，收文单归档实在是画蛇添足，典型的形式主义。

山大档案：我觉得收文处理单应该与文件一起归档，原因如下：其一，收文处理单虽然是文件的“附件”，但也是整份文件的组成部分，在一定程度上反映了该文件的某些情况，而保证档案的齐全完整是档案工作的基本原则，基于这一原则，我觉得收文处理单不可随意抛弃；其二，如果将收文处理单善加利用，还可以起到点石成金、“变废为宝”的效果，例如将收文处理单按照一定顺序整理并装订成册，就会形成一种简便而实用的查找工具，如果该份文件丢失或损毁了，也可以从收文处理单上了解到相关内容，至少可以查找到一些有用的线索；其三，收文处理单尤其是对于重要文件的收文处理单务必要保存、归档，一方面这是工作的一个环节，另一方面也反映了单位对该文件的重视程度，反映了单位档案工作的规范化程度。

一井水：过去对文件处理单的归档要求是：有领导重要批示的归档；无领导批示的传阅单，单独保存2年，然后销毁。现在由于实行单件管理，为了保护文件，尊重历史，提出将

其视为文件的组成部分全部和文件一同归档。

eqnwork：收文处理单是收文文件的重要附属部分，清晰地记录了收文的流转和办理过程，具有重要的凭证价值，应随同收文一起归档保存。立卷时，收文处理单应放在文件首页之前，不满足要求的要通过托裱、折叠等方式使其与文件大小相同，并将其编入文件页码，使其与文件形成一个整体即作“一件”处理，归档章盖在收文处理单上。如果收文通过扫描后在OA系统中流转，则应在纸质文件归档时打印收文处理单一并归档。

小刀：收文处理单现在还有两种形式出现：一种是不足A4版面的一小块处理单，一般黏贴与文件前面，归档时可不动，排列顺序为：处理单、原文、附件、拟稿纸；另一种是

A4版面的正常处理单，归档时作为文件重要的一部分同样应该归档，排列顺序为：原文、附件、拟稿纸、处理单。

dingjianxiong：国家档案局第8号令即修改后的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十条规定：“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。”所以，作为文件办理的重要组成部分的文件处理单归档是毋庸置疑的。以往实际操作中，由于国家档案局没有明确规定，归档和不归档两种操作方式一直都并存着，但从来保持文件的运转流程完全以及文件的完整性来看，不归档是不合适的。至于文件单是放置在文件的前面还是在文件的后面，可视情况而定，只要不损害文件的实体和内容即可。

刘子芳：收文处理单归档时的处理问题，看似小问题，实际是工作中经常遇到的问题。尤其是机关档案员，经常问到。其实，收文处理单的处置问题，国家局、省局都有明确的规定。一是必须与文件一起归档；二是放在文件的首页，编页号，右上角加盖归档章。

译之：我们县要求不管是“收文处理单”还是“发文处理单”都在右上角印制河南省规定的归档章项目表格，在这里，“收文处理单”和“发文处理单”都充当了单份文件的首页，省去了盖章的麻烦，既便利了文件的归档管理，也不违反实施细则。

枫飞来：有些收文处理单甚至还简单，就是上面盖着要传阅的领导的名字章，领导阅过后不作批示的就直接在自己的名字上画圈，仅此痕迹。要说只是画个圈，保存的话确实是意义不大。如果有具体的指示意见，个人以为与收文放在一起作为整体归档为好。

Savvy：对于收文处理单归档还是不归档的问题，应以收文是否属于归档范围而定。从单位的实际情况而言，比如阅件居多的单位，可能感觉此类收文归档的意义不大，因为不需要执行，也就是说，如果文件本身不属于归档范围，那相应的，公文处理单也不需归档。

Chenshaomin：纸质档案中的收文处理单，我认为有两种处理方法。首先，凡是针对自己单位的下发的上级行文，则要完整保存，它与原件是不可分割的一份完整档案材料，整理归档中应尊重文件形成的日期，而收文处理单则按页码张数存档；其次，如果只是普发性的文件，那么收文处理单连同文件都不必保存，也不存在归档问题。

浪花儿：我认为收文处理单是反应一个单位在收到此文件时的主导思想、动态，与文件具有同等效力，应该归档。至于归档时，收文处理单放在什么位置最合适呢？也是我们思考的问题。在实际操作过程中，每个单位的收文处理单都是放在文件首页的。在我们这儿有人