档案为社会服务

3
一、概念
2、出租屋档案工作： 、出租屋档案工作： 出租屋档案工作， 出租屋档案工作，是出租屋管理工作的组成部 分。各级出租屋管理机构都必须加强对档案工 作的领导，将其纳入本单位工作计划， 作的领导，将其纳入本单位工作计划，统筹安 同步管理。（ 办法》第四条） 。（《 排，同步管理。（《办法》第四条）
4
二、出租屋档案工作的管理体制
1. 出租屋档案工作由市出租屋管理工作领导小 组办公室和市档案行政管理部门统筹规划、 组办公室和市档案行政管理部门统筹规划、 组织协调、统一制度；由各区、 组织协调、统一制度；由各区、县级市出租 屋管理工作领导小组办公室、档案行政管理 屋管理工作领导小组办公室、 部门和各级房地产主管部门分级负责监督指 部门和各级房地产主管部门分级负责监督指 服务中心依照本办法管理档案。（ 。（《 导；服务中心依照本办法管理档案。（《办 第五条） 法》第五条）
5
二、出租屋档案工作的管理体制
2. 街道办事处、 街道办事处、镇政府要加强对出租屋档案工 作的领导，明确一名领导分管，街道、 作的领导，明确一名领导分管，街道、镇出 租屋服务中心要配备专（ 租屋服务中心要配备专（兼）职档案工作人 员。 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律， 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，经 过档案业务培训，持证上岗。 过档案业务培训，持证上岗。 档案工作人员调离,必须办理档案交接手续 必须办理档案交接手续。 档案工作人员调离 必须办理档案交接手续。 （《办法》第六条） 办法》第六条）
2
一、概念
1、出租屋档案： 、出租屋档案： 出租屋档案，是指街道、 出租屋档案，是指街道、镇出租屋管理服务中心 受各级行政管理部门委托， 受各级行政管理部门委托，在从事出租屋管理活 动中直接形成的 具有保存和利用价值的各种文 动中直接形成的，具有保存和利用价值的各种文 图表、声像等不同形式的历史记录。（穗出 历史记录。（ 字、图表、声像等不同形式的历史记录。（穗出 租屋办[2005]2号《广州市出租屋档案管理办法》 租屋办 号 广州市出租屋档案管理办法》 以下简称《办法》 第三条） ＜以下简称《办法》＞
4、编号 • 归档文件应按分类方法和排列顺序逐件编号， 归档文件应按分类方法和排列顺序逐件编号， 即在每件文件首页出租屋固定式目录中填写归 档章。 档章。 归档章的内容包括：年度号、分类号、件号: 归档章的内容包括：年度号、分类号、件号 2004 Ea0101 01
•
11
四、出租屋档案的整理
b黄阁镇 黄阁镇
14
四、出租屋档案的整理
4、编号 4.2 年度号：归档文件形成年度（出租屋合同登记 年度号：归档文件形成年度（ 备案年） 备案年）。 4.3 件 号：归档文件排列的先后顺序号。 归档文件排列的先后顺序号。 2004 Na0101 01
15
四、出租屋档案的整理
5、排列 归档文件以件为单位， 归档文件以件为单位，在分类号的最低一级类目 首次出租屋合同登记备案后， （ 户 ） 中， 首次出租屋合同登记备案后 ， 出租人 材料排为第一件（ 固态材料排先 、 材料排为第一件 （ 固态材料排先、 动态材料排 后），从第二件开始排列承租人材料。承租人材 从第二件开始排列承租人材料。 料每件按年度——时间排列。一宗一件， ——时间排列 料每件按年度 ——时间排列 。 一宗一件 ， 每年断 号 （ 即从第二年起，每年形成的承租人材料从第 即从第二年起， 一件开始排列） 一件开始排列）。
四、出租屋档案的整理
4、编号 目前各区代号为： 目前各区代号为： 越秀区A、 海珠区C、 荔湾区D、 天河区E、 越秀区 、 海珠区 、 荔湾区 、 天河区 、 白 云区F、黄埔区G、花都区I、番禺区J、 云区 、黄埔区 、花都区 、番禺区 、开发区 K、从化市 、增城市 、南沙区 。 、从化市L、增城市M、南沙区N。 以南沙区为例： 以南沙区为例：
3.
6
三、出租屋档案的收集、归档要求 出租屋档案的收集、
1. 出租屋档案的收集、 出租屋档案的收集、归档工作应列入出租屋管 理工作程序和计划， 理工作程序和计划，纳入有关部门和人员工作 职责范围， 职责范围，任何部门和个人均不得以任何借口 拒绝归档或者据为己有。 办法》第七条） 拒绝归档或者据为己有。（《办法》第七条） 出租屋材料的归档范围包括在各项出租屋管理 活动中直接形成的， 活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文 具体归档范围和保管期限见《办法》 件材料（具体归档范围和保管期限见《办法》 附件1和《补充意见》第三点） 补充意见》第三点）
17
四、出租屋档案的整理
7、装订 7.1 出租人材料在成套文件齐全后，与出租人材料目录 出租人材料在成套文件齐全后， 一起装订为一件， 目录在前， 文件在后， 一起装订为一件 ， 目录在前 ， 文件在后 ， 其中动态
材料积累到一定程度再装订。 材料积累到一定程度再装订。
7.2 承租人材料在每宗出租屋合同解除或终止后，与承 承租人材料在每宗出租屋合同解除或终止后， 租人材料目录一起装订为一件，目录在前， 租人材料目录一起装订为一件，目录在前，文件在 后。 7.3 大于 幅面的要按 规格进行折叠，小于 开幅面 大于A4幅面的要按 规格进行折叠，小于16开幅面 幅面的要按A4规格进行折叠 的要用A4纸进行托裱 纸进行托裱； 的要用 纸进行托裱；长期保管的要用不锈钢钉装 短期保管的，装订材料不作统一要求。装订时, 订，短期保管的，装订材料不作统一要求。装订时 不得压字迹。 不得压字迹。
4、编号
4.1 分类号： 分类号： 办法》 结合行政区划，按区、 社区（ 《办法》： 结合行政区划，按区、街（镇）、社区（村、 栋或套）逐级设置。 片）、户（栋或套）逐级设置。（各区代号 确定为越秀区A、东山区B、海珠区C、 确定为越秀区 、东山区 、海珠区 、荔湾 区D、天河区 、白云区 、黄埔区 、芳村 、天河区E、白云区F、黄埔区G、 区H、花都区 、番禺区 、开发区 、从化 、花都区I、番禺区J、开发区K、 市L、增城市M）。（《办法》附件2中2.1） 、增城市 ） 办法》附件 中 ） 补充意见》 《补充意见》：1、行政区划调整后，越秀区、荔湾区出租 、行政区划调整后，越秀区、 屋档案区代号分别使用原来的A、 。 屋档案区代号分别使用原来的 、D。 2、原东山区、原芳村区出租屋档案区代号 、原东山区、 B、H不再安排给其他区域使用，已经使用 不再安排给其他区域使用， 、 不再安排给其他区域使用 已经使用B 作为区代号进行建档的原东山区、 、H作为区代号进行建档的原东山区、原芳 作为区代号进行建档的原东山区 村区出租屋档案在行政区域调整后不再修改。 村区出租屋档案在行政区域调整后不再修改。 12 3、南沙区出租屋档案区代号为 。 、南沙区出租屋档案区代号为N。
N a 01 01 户（套） 社区（ 社区（村、片） 街道（ 街道（镇） 南沙区
13
四、出租屋档案的整理
4、编号示例
a南沙街 南沙街
01××社区(分类号为 ××社区 分类号为 ××社区 分类号为Na0101) 02××村(分类号为 ××村 分类号为Na0201) ×× 分类号为 03××村(分类号为 ××村 分类号为Na0301) ×× 分类号为 01××社区(分类号为 ××社区 分类号为 ××社区 分类号为Nb0101) 02××村(分类号为 ××村 分类号为Nb0201) ×× 分类号为 03××村(分类号为 ××村 分类号为Nb0301) ×× 分类号为
• • •
19
四、出租屋档案的整理
9、编制出租屋归档文件目录： 编制出租屋归档文件目录： 6.3出租屋归档文件目录示例（《补充意见》附件 ）。 出租屋归档文件目录示例（ 补充意见》附件3 出租屋归档文件目录示例 归档文件目录夹样式 目录夹封面、背脊要贴上标签。样式如下： 目录夹封面、背脊要贴上标签。样式如下：
2.
7
四、出租屋档案的整理（《办法》九至十三条） 办法》九至十三条）
1、建档原则 出租屋材料以服务中心为立档单位， 出租屋材料以服务中心为立档单位，以“农村及原城 中村出租屋一栋一档，城市出租屋一套一档” 中村出租屋一栋一档 ， 城市出租屋一套一档 ” 为整理原 则 ， 所形成的材料分出租人材料和承租人材料两部分归 实行动态管理 《办法》第九条) 动态管理。 档，实行动态管理。(《办法》第九条 如果农村及原城中村同1栋出租屋分属不同产权人， 栋出租屋分属不同产权人， 应按照1个产权人1档建立出租屋档案；城市出租屋如果 档建立出租屋档案； 同1个门牌（可以是同1栋或1个特定的区域，如专业市场 个门牌（ 个特定的区域， 等）或同1个门牌的不同部分属于同1个产权人，应按照1 个产权人， 个产权人1档建立出租屋档案。（《补充意见》第二点） 档建立出租屋档案。 补充意见》第二点）
18
四、出租屋档案的整理
8、装盒 • 以“农村及原城中村出租屋一户一档一盒或 若干盒，城市出租屋一套一档一盒或若干盒” 若干盒，城市出租屋一套一档一盒或若干盒” 为原则,将归档文件按件号顺序装入档案盒 将归档文件按件号顺序装入档案盒。 为原则 将归档文件按件号顺序装入档案盒。 档案盒的样式和填写示例： 档案盒的样式和填写示例： 档案盒封面样式（补充意见第五点） 档案盒封面样式（补充意见第五点） 档案盒背脊样式
16
四、出租屋档案的整理
6、编制目录 6.1 出租人材料目录示例（《补充意见》附件 ） 出租人材料目录示例（ 补充意见》附件1） 6.2 承租人材料目录示例（《补充意见》附件 ） 承租人材料目录示例（ 补充意见》附件2） 6.3出租屋归档文件目录示例（《补充意见》附件 ） 出租屋归档文件目录示例（ 补充意见》附件3 出租屋归档文件目录示例
9
四、出租屋档案的整理
3、分类
•
•
出租屋档案的分类结合行业特点， 出租屋档案的分类结合行业特点 ， 保持 分类的唯一性和稳定性。 分类的唯一性和稳定性 。 所形成的材料 分为出租人材料和承租人材料两部分 出租人材料和承租人材料两部分， 分为 出租人材料和承租人材料两部分 ， 各自以“ 为单位整理归档。 各自以“件”为单位整理归档。 出租屋档案归档文件采取年度—— ——件的 出租屋档案归档文件采取年度 —— 件的 方法进行分类。 方法进行分类。