文件控制程序1-1
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
01#-文件控制程序
01#-文件控制程序Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 2/71 目的为确保公司QHSE管理体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于对公司QHSE管理体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制。
3 术语和定义（无）4 职责4.1 总经理办公室是文件归口管理部门，负责公司QHSE管理体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等管理。
4.2 各职能部门按照QHSE管理体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好管理控制。
4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及管理。
4.4 总经理办公室负责公司外来文件的管理，各职能部门负责各自业务范围内外来文件的签收、登记、传阅和归档等管理。
4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行管理。
5工作程序文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页）5.1 文件的分类5.1.1 内部文件内部文件是公司为保证QHSE管理体系有效策划和运行而制定并必须执行的文件，主要包括：a）管理手册——一级文件；b）程序文件——二级文件；c）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编；操作规程；施工方案；技术标准；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；d）记录（包括用于证实符合QHSE管理体系要求及产品实现过程和结果的各种记录表格、数据报告、过程活动记录等）。
5.1.2 外来文件Q/YZB-CX01-2012 文件控制程序 页 次： 3/7外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括： a ）法律法规及其它要求； b ）技术标准和规范；c）其他与QHSE 管理有关的文件。
文件和资料控制工作程序流程图Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 4/7Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 5/7例如：Q/YZB—GL—年份文件顺序号（均从01、02、03……）单位代码（如总经理办公室、检维修二车间……）管理文件（也可能为ZD、ZY或XM……）企业标准/公司代号上述编号表示，由总经理办公室2012年编制的08号管理类文件。
1文件控制程序
— 为构成管理体系的各种活动提供基本的和具体的程序文件。
5.1.2 由公司最高管理者制订质量方针、安全方针，并批准管理手册，文控中心负责管理手册的发放和管理。
5.2程序文件
5.2.1程序文件是战术性文件，确定谁、做什么、何时做，目的在于为执行构成管理体系的所有主要活动规定程序和方法，并明确具体的职责和权限，操作程序说明每个活动的内容、原因、时间、责任人、相关部门、结果记录方法等。
3.2文控中心负责受控印章的保管，任何其它部门不得私自雕刻、使用印章。
3.2文控中心负责整个质量、食品安全卫生体系的标准化审核。
3.3文控中心负责质量、食品安全卫生管理体系手册的拟制，管理者代表负责手册的审核，总经理批准发布。
3.4程序文件由各职能部门拟制，文控中心负责审核，总经理或管理者代表批准。
DG-HM-SC-XX
—DG-HM表示公司名称缩写
—SC表示管理手册专用代码
—XX表示手册修订次数
发行日期：手册最初版次制订发行日期。
修订日期：手册修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件版次：首次发行，版次为A，第二次发行版次为B，依此类推。
5.5.2程序文件编号方式， 发行日期，修订日期，修订次数，文件版次
DG-HM-CX-XXX
—DG-HM表示公司名称缩写
—CX表示程序文件专用代码
—XXX表示顺序号
发行日期：程序文件最初版次制订发行日期。
修订日期：程序文件修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序是一种软件工具，用于管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。
它提供了一种便捷的方式，使用户能够轻松地创建、编辑、复制、移动和删除文件。
通过文件控制程序，用户可以快速访问系统中的文件，并对其进行各种操作。
文件控制程序主要由以下几个功能组成：1. 文件创建和编辑：文件控制程序允许用户创建新文件并对其进行编辑。
用户可以选择不同的文件格式，并使用程序提供的编辑工具进行文本、图像、音频等内容的编辑。
2. 文件复制和移动：文件控制程序使用户能够复制和移动文件。
用户可以复制单个文件或整个文件夹，并将它们粘贴到指定的位置。
这样，用户就可以轻松地将文件从一个文件夹或磁盘驱动器复制到另一个文件夹或磁盘驱动器。
3. 文件删除和恢复：文件控制程序还提供了删除和恢复文件的功能。
用户可以选择要删除的文件，并将其从系统中永久删除，或者将其移动到回收站以便以后恢复。
如果用户意外地删除了一个文件，他们可以从回收站中恢复它。
4. 文件搜索和排序：文件控制程序允许用户搜索和排序文件。
用户可以通过关键字搜索文件，并根据文件名、大小、创建日期等属性对搜索结果进行排序。
这样，用户就可以更快地找到他们需要的文件。
5. 文件权限和保护：文件控制程序提供了文件权限和保护的设置选项。
用户可以设置文件的访问权限，限制其他用户对文件的访问和修改。
此外，用户还可以设置密码保护文件，确保文件内容的安全性。
6. 文件压缩和解压缩：文件控制程序允许用户对文件进行压缩和解压缩。
用户可以将多个文件压缩成一个压缩文件，以便更快地传输或存储。
而解压缩功能则允许用户将压缩文件恢复为原始文件。
文件控制程序在计算机系统中具有广泛的应用。
它为用户提供了方便快捷的文件管理方式，提高了工作效率。
无论是个人用户还是企业用户，文件控制程序都是必不可少的工具。
总结起来，在文件控制程序的帮助下，用户可以轻松地管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。
它提供了一系列功能，包括文件创建和编辑、文件复制和移动、文件删除和恢复、文件搜索和排序、文件权限和保护、文件压缩和解压缩等。
文件控制程序
一、文件控制程序1 目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。
2 范围适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。
3 定义3.1 受控文件是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。
3.2 外来文件是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。
4 职责4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。
4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。
4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。
4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。
5 工作程序5.1 本公司文件按其性质进行分类如下：A、管理手册（含方针和目标）A、程序文件C、管理文件（如管理制度、管理标准）D、作业文件（如操作规程、检验规范）E、其他文件（如质量计划、产品说明）F、外来文件G、质量记录5.2 文件的编号5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表：注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序号依次为01、02、03、……。
5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。
5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。
5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。
5.3 文件的编写与审批5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。
5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。
5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。
5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。
5.4 文件的发放5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。
01文件控制程序_secret
文件控制程序批准人：实施日期：1 目的为确保在使用场所得到适用文件的有效版本，使公司质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件处于受控状态，防止因误用文件而造成项目管理/监理服务不合格项的发生或影响管理体系有效实施，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于公司管理体系文件和实施中所形成的质量/环境/职业健康安全文件，以及项目管理/监理服务依据的外部文件的控制。
3 职责3.1 总经理负责批准公司质量/环境/职业健康安全方针、目标、《管理手册》、管理评审报告和其他规定应由总经理批准的文件。
3.2 管理者代表负责批准《程序文件》、内审计划、内审报告和其他规定应由管理者代表批准的文件。
3.3 副总经理负责批准由资源部、经营部组织编制支持性文件。
3.4总工程师负责审批项目管理规划、监理规划和其他规定应由总工程师批准的文件。
3.5资源部为文件控制的主要职责部门。
3.5.1负责监督、检查公司各部门文件编制、审批、标识、发放、使用、更改、回收、销毁和归档及有效性评价的管理；3.5.2负责编制与资源、行政管理有关的文件，报（副）总经理批准；3.5.3负责技术标准文本和专用计算机软件等的采购和外部文件在职能部门的传递。
3.5.4负责本部门与资源、行政管理有关文件的收发、登记、编目、报审、立卷、存档和处理。
3.6工程部3.6.1负责组织编制公司质量、环境和职业健康安全方针、目标和管理手册、程序文件和与项目管理/监理控制有关的文件。
3.6.2负责搜集、识别国家、北京市有关建设工程法律、法规、规范、规程、标准及相关文件在公司的应用，报总工程师批准。
3.6.3负责编制公司自有技术标准及项目管理/监理大纲。
3.6.4负责定期更新公司体系文件及技术文件有效版本控制清单。
3.6.5负责本部门与体系、技术管理有关文件的收发、登记、编目、报审、立卷、存档和处理。
3.7经营部负责与顾客有关的委托合同、协议、投标书等文件的拟定、商谈、发放、变更、归档、作废。
01文件控制程序
文件控制程序(Q/TMXG-CX-01-2010)1. 目的为了确保对质量管理体系所需用的文件实施有效的控制，特制定本程序。
2. 适用范围适用于对质量管理体系所需文件的编制、审核、批准、发放、使用、评审、修订、保存、失效文件的销毁、外来文件识别与使用的控制。
3. 术语和定义本程序采用GB/T19000-2008 idt ISO9000:2005标准给定的术语和定义。
4. 职责4.1计划处负责本程序的制定、修订，并负责质量管理手册、程序文件的管理；4.2公司办公室负责行政文件的管理；4.3生产技术处负责技术文件的管理；4.4公司其他各处室及各厂矿负责本部门文件的管理；4.5计划处负责对质量管理体系文件使用、保管情况的监督检查。
5. 过程控制5.1质量管理体系所需的文件5.1.1质量管理体系文件是体系运行、持续改进及员工培训的依据，质量管理体系文件应包括：a)形成文件的质量方针、质量目标；b)《质量手册》、程序文件；c)支持性文件，包括：各项管理制度、安全操作规程、作业规程、检验规范及各种记录表格等；d)记录，记录属于特殊文件，按《记录控制程序》的规定予以控制；e)外来文件，包括：适用的法律法规及国家或行业主管部门颁布的标准、规范。
5.1.2质量管理体系文件的载体可以是纸张、图片、胶片、磁带、磁盘等。
5.2文件的编制、审核、批准5.2.1《质量手册》的编制、审核、批准按《质量手册管理规定》要求执行。
5.2.2程序文件及所需记录的表格由各职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
5.2.3公司各项管理制度由各职能部门拟订，公司办公室负责核稿，分管副总或总工程师批准。
5.2.4公司下发的行政文件由各职能部门负责拟稿，公司办公室核稿，分管副总或总工程师签发。
5.2.5质量计划、作业规程、检验规范由生产技术处负责编制，处长审核，总工程师批准。
5.2.6安全管理制度、安全操作规程由安监局负责编制，局长审核，公司主管领导批准。
01-1文件控制程序.doc
1目的确保本组织质量管理体系所要求的文件得到控制,促使质量管理体系有效运行。
2适用范围适用于局总部、区域公司及所属的项目部在用质量文件的控制。
3 相关文件GB/T19001-2000idtISO9001-2000质量管理体系要求;SBC.QS.01.00-2000×××××建筑公司质量手册;SBC.QS.02.02-2000记录控制程序。
4 定义采用上述文件中有关术语的定义及下述定义。
4.1 质量文件指质量管理体系文件、工程实施的技术、管理文件、行政性质量文件和外来的质量文件。
4.2 文件的控制质量文件的编制、审核、批准、发布、发放、更改、作废、回收、使用状态标识、归档、销毁处理等工作。
5 职责5.1 局总部各部门5.1.1 办公室负责局行政性质量文件和外来质量文件的控制，对区域公司行政性质量文件的控制工作进行检查。
5.1.2 质量管理部负责质量管理体系文件控制,对区域公司质量管理体系文件控制工作进行检查。
5.1.3 工程部负责施工管理文件控制，对区域公司的施工管理文件控制工作进行检查。
5.1.4 科技部负责对技术文件和外来标准规范的控制,对区域公司技术文件控制工作进行检查。
5.1.5 其它各质量管理体系责任部门负责本部门分管的质量文件的控制。
5.2 区域公司有关部门5.2.1 办公室负责本单位行政性质量文件和外来质量文件的控制，检查项目部行政性质量文件的控制工作。
5.2.2 工程技术科负责本单位技术、施工管理文件的控制，检查项目部的技术、施工管理文件和外来标准规范的控制工作。
5.2.3 质量安全科负责质量体系文件的控制，检查项目部的质量体系文件控制工作。
5.2.4 其它质量管理体系责任科室负责本部门分管的质量文件的控制。
5.3 项目经理部负责本项目所有质量文件的控制，接受上级有关部门的检查。
5.4 资料管理员负责本单位在用质量文件的收集、整理、归档、存档、保管、查阅等管理工作。
文件控制程序1
文件编号 制定部门 标题
5.2 受控文件
COP01
版本 总经办
A3
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文件控制程序
5.2.1 必须盖有“受控文件”印章 5.2.2 必须在发布前经过审核及批准,以确保其充分性,适宜性,正确性,并确认其发放 范围是否适当,如需其他部门负责人核准文件,应由原作者或其部门负责人界定. 5.2.3 文件编制、审批与管制详见下图： 文件类别 拟定
文件编号 制定部门 标题
5.6 文件的修订:
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版本 总经办
A3
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文件控制程序
5.6.1 质量手册﹑系统运作程序﹑指导类文件制订版本为第 A 版,版次为 0,尔后修订 一次即改变该版次(00 C/00 01 02 ﹒﹒09),并抽变更之页,修改至第九次 B/00 B/01- „B/09 B/0„ 时候即更改版本为第 B 版 , 版次为 0 (A/09
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版本 总经办
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文件控制程序
QR-GM01-A0 QR-GM02-A0 QR-GM03-A0 QR-GM04-A0 QR-GM05-A0 QR-GM06-A0 QR-GM07-A0
文件编号 制定部门 标题
附件一:
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版本 总经办
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文件控制程序
5.3.3 程序文件的编写
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版本 总经办
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文件控制程序
5.3.3.1 目的:描述制定该作业管制程序之目的、控制要求。 5.3.3.2 范围:说明该作业管制程序适用的范围。 5.3.3.3 职责:作业内容中,涉及到主要部门或人员所须担当之事项. 5.3.3.4 定义:解释在本程序内容中,涉及非国际公认或特殊事项专业名称或英 文之缩写.若无需定义的名词,可标明无. 5.3.3.5 程序内容:说明该作业程序之流程及内容. 5.3.3.6 参考或引用文件:列举与该作业程序相关之程序文件、指导类文件等. 5.3.3.7 附件/表格:列举并附上与该程序文件相关之附件,可包括流程﹑表格 范例等.原始表格大小不予规定,但作为作业程序书之表格,不必将表 格放在文件内页格式中,只附表格在程序后供参考. 5.3.4 三级文件的编写: 三阶文件每页编写项目必须包括 : 公司名称﹑文件编号﹑制定部 门﹑版本、 版次﹑页码;首页还包括制定/日期﹑审核/日期﹑批准 /日期. 5.4 版本变更: 文件首次发行为 A0 版，首次修订为 A1 版，二次修订为 A2 版 „„..当变更至 A9 版 时，从 B00 开始，以此类推. 5.5 文件发放/回收: 5.9.1 文件经评审并批准后， 由文控在正本文件正面逐页加盖红色 “正本文件” 印章， 文控将分发之文件登录于《受控文件一览表》 ，并按规定的分发部门及数量， 制作副本，并逐页加盖“受控文件”印章，依照规定的分发要求分发至各相关 的部门。 5.9.2 文控发放受控文件时，应填写《文件分发/回收记录表》 、由收文部门签收，旧 版/作废副本由文控收回统一处理。作废的正本文件可作为知识经验由文控盖 “作废”印章隔离保管。 5.9.3 对发给顾客、认证机构或供方的质量体系文件或相关标准类文件需盖上“参考 文件”章；对发给顾客或供方的相关工程技术文件或图纸，需盖本公司“受控 文件”印章，必要时可加盖公司印章。所有的发外文件均由文控登记，并进行 发放，外发文件不需回收。 5.9.4 文件印章由文控负责保存管理。
01文件控制程序(MED)
为确保本公司质量管理体系文件的一致性、正确性、有效性和适用性，确保各相关单位（人员)在相关场所持有最新的受控文件，并防止不适当的文件被误用，特制定文件控制的要求。
2、适用范围
适用于本公司与质量体系有关的内部文件和外来文件的管理.
3、职责
3．1、质技部为本控制程序的归口管理部门;
3．2、公司各部门应按附件一《文件编号规则及分类表》规定及结合部门实际情况负责文件的起草、审批；质技部负责除财务档案、人事档案以外的公司质量体系文件统一归档的管理.
4.1。1、管理类文件：指企业为了行使计划、指挥、控制等管理职能使之标准化、规范化而制订的对人或人群的工作范围、职责、权限以及工作内容考核等所提出的制度规定、标准、办法等书面要求；
4.1。2、操作类文件:指为进行某项活动规定操作途径的一类文件。
4。1.3、记录类文件：指为所有完成的活动和达到的结果提供客观证据的文件，它包括过程记录、台帐、标记、凭证、报告等。
4．7、文件的保存期限
4。7。1、文件的保存期限应达到产品的使用寿命，确保在用的产品一旦受到国家主管当局检查时，能够及时的提供有关证明文件；
4。7。2、凡是有法律效力和作为历史资料的文件应永久保存；
4。7。3、作废质量体系管理文件保存时间为所涉及的产品使用寿命后两年，但从组织放行产品的日期起不少于二年;
4.7.4、作废产品技术文档保存时间应超出产品使用寿命两年，但从组织放行产品的日期起不少于二年；
4.7。5、各部门对质量手册和程序文件中没有明确保存期的过期文件，要依据上述原则对文件的保存期进行界定，填写在“文件清单”中的备注栏并严格执行。
4．8、文件的归档、保存
4。8。1、文档拟定稿批准后，原稿应交行政部档案室进行归档管理.
文件控制程序
☆☆☆知识是人类进步的阶梯☆☆☆1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。
2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。
3定义：3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。
3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。
3.3受控文件：体系文件、技术文件。
3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换4职责：4.1QCI&EHS部（文控部门）4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。
4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。
4.2HR 部4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。
4.3技术部4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。
4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。
4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。
4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。
公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。
4.7所有部门4.7.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。
4.7.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。
4.7.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。
4.7.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。
1-1文件控制程序
1.目的加强对文件和资料的管理工作，使质量、环境、职业安全健康管理体系（以下简称体系）文件和资料处于受控状态，确保与体系有关的所有场所的文件和资料都是有效版本，严格防止使用作废文件。
2.适用范围本程序适用公司制定的与各体系有直接关系的文件和资料控制工作。
本程序适用于公司各体系所覆盖的组织机构。
3.职责3.1公司总经理负责各体系手册的批准发布，管理者代表负责体系程序文件的批准发布。
3.2综合管理部负责各体系手册、程序文件的统编、修改和发放、回收和登记。
3.3各业务分管领导负责所分管业务系统有关文件的签发和会签，部门领导负责本部门发文的审核。
3.4综合管理部负责经综合管理部下发的体系文件的审核、编号、打印、登记和工程竣工文件、资料的分类、整理、归档、贮存和保管，以及对外来文件的签收、转发和登记。
3.5工程管理部负责公司范围内技术性文件和资料的统一管理。
3.6各单位分别负责本单位所签订的合同文件的保存。
3.7公司直属项目经理部负责项目经理部范围内文件和资料的统一管理。
3.8各单位资料员和项目经理部资料员分别负责本部室／单位内文件和资料的管理。
4.程序4.1受控的体系文件和资料的范围4.1.1质量、环境、职业安全健康管理手册，体系程序文件，质量、环境、职业安全健康管理计划。
4.1.2对外签订的工程施工合同、保修合同、采购合同、工程分包合同及劳务合同；与工程质量、职业安全健康、环境保护有直接关系的文件和资料：施工组织设计，包括有关的法律法规、部门规章、行业要求，国家、部委、地方政府、行业和上级主管单位制定下发的和装饰分公司内部制定下发的有关文件，各种技术和操作规程、施工规范、工艺标准、检验和试验及评定标准、图册、图集、工法、图纸、设计手册、施工手册、施工方案、技术交底、设计变更、工程洽商、合格供应商名册、合格分包商名册、合格劳务企业名册、作业指导书等。
4.1.3 与职业安全健康和环境活动相关的现场作业指导书或操作规程、技术交底。
文件控制程序-01
1 目的统一公司文件管理,确保重要文件有唯一编号,便于文件的识别追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2 使用范围适用于公司文件的编号管理和控制a）技术类文件：是指在公司生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b）其它文件：包括公司规章制度、合同协议、传真等。
c）编号文件包括纸质文件以及电子文件。
3 编码规则3.1公司名称缩写和各类文件代码太仓远达有限公司缩写为YD表示，程序文件用QP表示，作业指导书用QW表示，记录表单用QR来表示，外来文件用ED表示，各工段用工段的中文表示，如前处理、上挂、喷涂、下挂、包装、3.2文件序列码和版本号：为两位阿拉伯数字，本部分，从01开始，直到99。
表明文件的版本，用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成，如：A/0。
比如：YD/QP01—A/0 表示这个文件是一个A/0版程序文件YD/QW/喷涂01—A/1 关于喷涂部分的A/1版本的作业指导书YD/QR/喷涂01—A/1 关于喷涂部分的A/1版本的记录表单YD/ED/前处理01—A/1 关于前处理部分的A/1版本的外来文件3.3 技术类文件编码规定A/1版本的作业指导书3.4 其它文件编码规定3.4.1 规章制度编码用版本号4 文件的管理4.1 文件的签署和审批质量管理体系所涉及的文件在发布和使用前应得到适当的审批，以确保文件的有效性和适宜性。
4.2 有效文件控制4.2.1 各部门应编制本部门的《受控文件清单》，以控制所使用文件的有效性。
4.2.2 《受控文件清单》应清楚地标明文件当前的有效版本和修订状态。
版本号用“A”表示、修订状态用“0”表示。
若有变化，数字顺延。
4.2.3 《受控文件清单》的整理原则。
按部门内、部门外（部门外按部门）分类整理。
4.3 文件的收发、回收及归档4.3.1 各部门发放文件时，应要求各部门清晰、完整地填写《文件发放/回收登记表》。
4.3.2 在回收文件时，也应在《文件发放/回收登记表》上进行登记。
01-文件控制程序
01-文件控制程序1 目的规范公司管理体系运行中文件的管理，实施对文件的有效控制，确保各个部门及生产等使用场所持有适宜的文件，并防止非预期的误用。
2 范围适用于公司质量/环境/职业健康安全管理体系和强制性产品认证管理体系文件,以及与体系相关的外来文件的控制和管理。
3 术语和定义3.1 文件文件是指“信息及其承载的媒体”，包括管理手册、程序文件、作业性文件、制度规范、图样、报告、标准、记录表单等。
3.2 程序程序是指为进行某项活动或过程所规定的途径与规则，含有程序的文件可称为“程序文件”。
3.3 作业性文件指具体规定工作细则或操作细节要求的管理性和技术性文件。
3.4 受控文件指当文件的批准、发放、使用、更改等处于按本程序要求进行控制的状态时，该文件称为“受控文件”；当文件处于非受控状态时，称为“非受控文件”。
3.5 外来文件指与管理体系有关的国家法律法规、上级文件、各类外来标准、相关方提供的文件等。
4 职责4.1 行政课a）是本程序的归口管理部门；b）负责组织管理手册、程序文件的编制；c）负责管理体系文件和外来文件的发放、回收、作废，以及组织管理体系文件的评审、更改等工作。
4.2 其他职能、生产部门a）负责组织管理体系中与本部门主要职责有关的程序文件和作业性文件的具体编制；b）负责组织本部门内部使用的文件的编制。
4.3部门主管a）负责管理体系中与本部门主要职责有关的程序文件和作业性文件的初步审核；b）负责本部门内部使用的文件的直接审批。
4.4 管理者代表负责管理手册审核及程序文件、作业性文件的批准。
4.5 总经理负责管理手册、公司管理制度的批准。
5 工作程序5.1 文件分类a) 管理手册（包括方针、目标）；b) 程序文件；c）作业性文件；d）记录表单；e）外来文件。
5.2 文件的编写5.2.1 管理体系手册、程序文件的编写由行政课负责组织相关部门编写；手册、程序文件应按照相应的管理体系标准要求编写，同时应符合本公司实际，使手册、程序文件既符合标准要求、又具有可操作性。
01文件控制程序
3.0职责
3.1总经理负责方针、目标/指标、手册、程序文件的批准与发布。
3.2管理者代表负责主持方针、目标指标、手册以及程序文件的编制、修订及实施检查工作，负责工作文件、记录表格的批准与发布，并对其内容进行解释。
3.3各部门负责对相关程序文件、工作文件及记录的编制，以及在实施过程中对其可操作性方面进行适宜的修改。
G文件的作废
目标、手册、程序文件、工作文件在整体或部分换版时除留一份经标识（盖“作废保留”章）后存档以外，其他皆作废并即时销毁。在日常运作过程中有页次的修改时，回收的旧文件皆作销毁处理。体系文件的销毁由文控人员立即执行。
I文件的管理、归档
文件的管理应有标识、有较好的贮存环境、有保存期限、易于检索、保持清晰、目录归类
5.0.支持Байду номын сангаас文件
5.1《记录控制程序》
6.0.质量记录
6.1《文件发放清单》
6.2《文件更改申请表》
6.3《法律法规一览表》
4.2.1质量管理体系文件编号方法，
A QEM（质量环境手册）
QEM –00
文件序号
质量环境手册代号
B COP（程序文件）
COP – XX
文件序号（01~99）
程序文件代号
C WI（工作文件）
WI –XX - XX
文件序号
部门代号
工作文件代号
4.3文件内容的编制原则和方式
4.3.1程序文件包括以下内容：
A文件编制需求
由各职能部门依据GB/T19001-2008/GB/T24001-2004标准的要求和运作的需求提出。
B文件的编制
a）方针、目标/指标、手册及程序文件的编制工作由管理者代表主持，各相关部门负责本部门主要程序文件的编写。
01文件控制程序cxwj
1目的 (2)2 范围 (2)3 职责 (2)3.1 文件管理部门的职责 (2)3.2 文件编写人员的职责 (2)3.3 文件审核批准人员的职责 (3)3.4 文件使用人员的职责 (3)4 管理要求和方法 (3)4.1 文件的控制范围 (3)4.1.1 文件和资料包括 (3)4.1.2 归档管理的外来文件包括 (3)4.1.3 需要控制的文件的形式包括 (3)4.2 文件的编写和审批 (3)4.3 文件的标识和发放 (4)4.4 文件的更改和换版 (5)4.5 文件的作废 (5)4.6 文件的日常管理 (5)4.7 外来文件的控制 (5)4.7.1 外来文件分类 (6)4.7.2 外来文件管理职责 (6)4.7.3 外来文件的获取 (6)4.7.4 外来文件的分发 (6)4.7.5 外来文件的使用 (6)4.7.6 外来文件的更新与作废 (7)5 文件发放范围 (7)公司运行所要求的文件，是管理活动开展、验证和评审的重要依据，所以必须实施控制，确保管理体系运行有关场所都使用有效版本。
本程序合用于公司的各类文件的控制范围、编写和审批、标识和发放、更改和换版、日常管理以及外来、外发文件的控制要求和方法。
记录的管理按《记录控制程序》，其他技术文件按有关规定执行。
3.1 文件管理部门的职责3.1.1 外来文件⑴ 职能管理部负责对通信行业国家标准、行业上级部门的技术文件和技术标准的采集、发布，并贯彻、监督及实施，对标准的有效性负责。
⑵ 各工程管理部门负责建设方、监理单位提供的管理性文件、技术文件和技术标准的采集、发布，并贯彻、监督及实施,对公司技术文件和技术标准的有效性负领导责任。
⑶综合部门负责对供货单位提交的使用维护说明书、图样资料、保修证书等的采集、保存。
⑷人力部负责对行业类管理性文件及集团行政类文件的收信、发布，并贯彻、监督。
3.1.2 质量/环境/安全管理体系文件⑴ 职能管理部负责管理体系文件的归口管理。
1-文件控制程序
批准页1 目的为对质量、环境管理体系文件和资料进行控制，保证对质量、环境管理体系有效运行起作用的各个场所都使用相应文件的有效版本，制定本程序。
2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系的文件和资料的控制，如：体系文件：质量手册、环境管理手册、程序文件。
技术文件：标准—含国家标准、行业标准、公司制定的环境管理制度、工艺标准作业指导书、产品/原材料的技术规范(含验收准则)、包装要求等以及客户提供的技术要求；质量记录规范表格的控制规定于“记录控制程序”中。
3 参考资料**-**-** 记录控制程序4 定义4.1 受控本受控文件其分发、修订或更换均须按书面规定的控制程序进行，保证文件始终反映现行要求。
4.2 非受控本受控文件其分发按文件控制程序规定，但不保证其完全反映现行要求。
5 职责5.1 人事部负责质量、环境管理体系文件、技术文件的分发控制，并编制文件一览表。
5.2 各部门应对本部门使用的质量、环境管理体系文件、技术文件编制文件一览表。
6 程序6.1 文件编号指南6.1.1 质量手册编号WD-QM-XXXXYWD > *********公司QM > 质量手册XXXX > 版本编定年份Y > 版本号，同年第一版不必注明，第二版为A，第三版为B如：WD-QM-2010 表示：*********公司2010年版的质量手册6.1.2 环境管理手册编号WD-EM-XXXXYWD > *********公司EM > 环境管理手册XXXX > 版本编定年份Y > 版本号，同年第一版不必注明，第二版为A，第三版为B如：WD-QM-2015 表示：*********公司2015年版的环境管理手册6.1.2 程序文件编号WD-QP-XXQP > 质量管理程序及管理体系通用程序文件，如EP则是环境管理体系文件。
XX > 程序文件顺序号 2位阿拉伯数字如：WD-QP-06 表示，程序顺序号为《风险管理控制程序》。
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1 目的
本文件规定了与质量环境活动有关的文件的编制、审批、发放、更改、管理、处理的控制方法，以保证公司与质量环境体系运行有关的各个场所能使用有效的文件版本。
2 范围
本文件适用于公司各部门与质量环境活动有关的文件管理工作。
3 职责
3.1办公室：负责文件、资料的受控与质量环境体系文件、质量环境法律法规的归口管理。
3.2办公室负责各类行政文件的归口管理。
3.3品技部：负责技术类文件以及外来规范、标准的归口管理。
3.4各部门负责本部门的文件与资料的收集、整理和归档等。
3.5文件修订及废止审批：经原文件审批部门负责审批后实施。
3.6外来文件的发放审批：管理类文件由管理者代表审批决定发放单位与份数。
有关技术文件由生产副总审批决定发放单位与份数。
3.7管理者代表：负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.8生产副总经理：负责技术文件、图样的批准。
4工作程序
4.1文件的编号
4. 1.1 质量环境手册编号规定：KY/QEM1（1表示手册的版本为第一版）
4. 1.2 质量程序文件编号规定：KY/QP×××-××
该条款对应的文件顺序号(如01、02…)
ISO9001标准条款号
4.1.3环境程序文件编号规定：
文件顺序号(如01、02…)
ISO14001标准条款号
4. 1.4质量环境共用程序文件编号规定：
KY/QEP×××/×××-××
该条款对应的文件顺序号(如01、02…)
ISO14001标准条款号
ISO9001标准条款号
4. 1.5作业文件编号规定：
该部门编制的文件顺序号
编制部门代号
4.1.6 记录编号规定：Q、E、QE/××-××
该部门编制的记录顺序号
编制部门代号
Q表示质量类记录；E表示环境类记录；QE表示质量、环境共用类记录
4.1.7 外来文件标注：WL-xxxxxx（引入日期）如：WL-040226
4.1.8 图纸或技术文件可以产品的图号做为文件编号。
各部门下属单位或个人的代号为“本部门代号-顺序号”，如原材料库房可表示为：08-1。
4.2 文件的编制
4.2.1 文件的格式
质量手册、程序文件首页和正文的格式以现在发行版为准。
三层次文件可以不拘形式，但需要明显显示文件编号、文件名称、版本、实施日、制定日和编制、审核、批准签字。
4.2.2 文件的制定
4.2.3版次管理：文件新制订以A/0为版本号，表示第一版0次修订，以后修订则以A/1、A/2、A/3表示修订次数，版本更换以B/0表示，再修订以B/1、B/2表示修订次数。
版本管理依此类推。
所有文件发布前均应得到批准。
外部文件的版本以外部文件的为主，没有注明版本号的，以颁布日期作为版本号。
4.3文件的发放
文件的发放、回收均应在《文件发放、回收记录》表中登记，收文部门（内部）相应地在《收文登记表》中记录。
文件原件不盖章。
4.3.1质量手册、程序文件的发放
4.3.1.1由公司办确定发放范围后，交打印室进行复印，将原件和复印件交办公室分发。
应确保在质量环境的关键岗位以其他使用处均能获得现行文件的有效版本。
4.3.1.2由办公室在复印文件封面上加盖红色“受控”印章，并填上分发号（部门代号+发放序号）后，进行分发。
4.3.1.3如果各部门需增发，由部门负责人填写《文件申请单》，经公司办批准后交办公室承办；
4.3.2各类三层次文件的发放
文件经审批后，由编制部门填入“编制日”、“实施日”，送办公室受控后由编制部门按自行确定的发放范围进行发放，原件由编制部门保管。
各部门受控的三层次文件，均应复印一份交文件管理员作为公司文件进行存档。
4.3.3 外来文件的控制
各接收部门收到外来文件时，应移交文件内容的主管部门，由主管部门对外来文件进行识别，确认其适用性。
需分发时，先经审批确定分发范围后，进行复印、发放、登记。
属管理类文件应交办公室一份作为公司外来文件存档；技术类文件交品技部一份进行存档。
原件由文件内容主管部门保管。
4.4 文件的更改、作废
文件若有不符合现状，需要修改时，由修改提出单位填写《文件修订、废止申请单》，提出修订原因，经原文件审批部门（人）批准后进行修改，修改后文件的签收、分发与原版文件作业流程相同。
新文件发放的同时应将旧文件收回。
4.4.1版本号变更
4.4.1.1文件有修改，但主体内容未变，则将其版次由A/0变为A/1，发放单位只调换文件的修改页并在《文件发放、回收记录》表中注明。
若为字或词错误的修改则由发文单位文件管理员直接采用杠改。
4.4.1.2文件的主体内容发生变化，则需要更新版本，如A变为B。
4.4.2文件的废止
4.4.2.1文件使用部门对不适宜或过时文件应主动向文件的审批部门提出废止申请，审批过后，由文件的编制、发放部门将该文件及时从使用场所全部收回，作报废处理。
相关部门应在部门文件清单中对该文件特别注明。
4.4.2.2文件废止后原文件编号应列管不可重复应用。
4.4.2.3如有出于法律法规的或其他原因需保留参考的作废文件，由发放单位加盖“作废保留”章取消该文件的有效性后，交保留提出部门。
保留部门在部门文件清单中对该文件注明。
4.5文件的档案管理
4.5.1现场使用的文件须由责任部门文件资料管理员置于作业场所，并负责监控文件的现行
受控状态，确保现场使用的文件为最新有效版本，所有文件必须保持清晰，不得任意涂改、缺少及污损。
如出现不能看清的情况，应及时向文件发放部门申请调换。
4.5.2使用单位不得任意复制正式文件。
4.5.3 各部门文件资料管理员负责将本部门所持有的体系文件（本部门编制和接收的）形成部门《文件总览表》，并随着文件的受控状态，及时备注或更新。
建议文件的存放按照体系要素进行归类、编目，以便于查找。
如：《岗位人员任职要求》可归到4.4.2/6.2文件袋中。
4.5.4办公室每半年或管理评审前应对文件的适宜性进行评审，并根据评审结论发行一次其所有受控文件的最新《文件总览表》，供各使用单位核对其使用的文件资料是否为最新版本。
品技部每半年发放一次其保管所有受控图纸最新版本的《图纸总览表》供各使用单位确认是否为受控版本的图纸。
4.5.5文件如发现有缺页、破损、字迹模糊或数量不足，应向发放单位以《文件申请单》提出申请，并得到该文件审批人的批准后得以补发。
4.5.6任何未经授权的人不得在正式文件上，加以标记或书写任何文字符号。
4.5.7各部门应设立专职或兼职的文件资料管理员，文件管理需纳入内部质量审核项目中，以确保文件资料的规范管理。
4.5.8 对调职或离职的人员，在交接手续时，调离人员应将自己所持有、管辖的文件资料、记录（保括电子文档）写一份清单，写明名称、存放地点、份数、电子文档应写明密码等，随移交的文件资料附在一起，交部门文件资料管理员清点，无误后由文件文件资料管理员在移交清单上签字确认。
其他方面在此不做要求。
4.6文件的借阅
部门之间、部门内部需借阅文件时，应向该部门的文件资料管理员提出，借出和归还时均应在《文件借阅登记表》中记录。
4.7对承载媒体不是纸张的文件控制，可参照上述规定，必要时以三层次文件作补充规定。
5相关文件
《质量记录控制程序》 KY/QEP4.2.4/4.5.3-01
6质量环境记录
《文件发放、回收记录》 QE/PBB-01
《收文登记表》 QE/PBB-02
《文件申请单》 QE/PBB-03
《文件修订、废止申请单》 QE/PBB-04
《文件总览表》 QE/PBB-05
《图纸总览表》； QE/PBB-06 《文件借阅登记表》 QE/PBB-07
附件一：文件制订作业流程：。