合同订立及履约指南

合同订立及履约指南
1总则
本指南规定了公司各类合同审核、签订、归档的职责与基本流程。

本指南适用于公司各部门。

2引用标准
根据有关法律、法规和公司有关制度，制定本指南。

3定义
本指南所称合同，是指所有以公司名义对外订立的为实现一定经营目的，设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

4管理内容
4.1合同管理机构及其职责
法务全面负责合同的管理工作，主要职责是：
a)为公司合同的订立和履行提供法律咨询、资信调查等专项法律服务；
b)根据本规定，对公司各部门报审的合同提供法律审查意见；
c)参加公司重大合同的谈判、起草和签约工作；
d)参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼活动。

4.2合同订立指引
4.2.1除公司法定代表人外，其他任何人以公司名义对外订立合同都必须经法定代表人授权，并在授权范围内行使代理人职责。

违反上述规定对外订立合同的，一律视为非职务行为，由行为人个人承担一切法律后果，但公司追认的除外。

4.2.2授权委托书应采用书面形式，并须注明委托事项、委托权限、委托期限，由法定代
表人签字并加盖公司公章后生效。

4.2.3对无权代理、超越代理权或者代理权终止后仍然以公司名义对外订立合同的，公司
相关业务部门在知道或者应当知道的情况下，应立即以书面形式通知对方，表明我方是否对其行为予以追认。

4.2.4对外订立合同，除标的额5000元以下及其他即时清结的小额事项外，应当采用书面形式。

当事人协商同意的有关修改合同的文书、图表，也是合同的组成部分。

即时清结，是指在订立合同的同时，合同即已开始履行并履行完毕，当事人之间的权利义务关系归于终止。

4.2.5书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括传真、电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

4.2.6对于采用信件、数据电文形式订立的合同应谨慎判断其来源的真实性、合法性；对
其中可能影响我方重大利益的合同，必须要求对方签署确认书。

对于采用电子数据交换和电子邮件形式订立的合同，应要求对方通过传真、特快专递等方式传递书面文件。

4.2.7订立合同的一般流程：
a)根据业务需要确定合同项目，进行可行性分析；
b)选择签约对象，考察其签约资格及资信；
c)进行商务谈判，合同承办人员与对方达成合同初步条款；
d)办理合同审批手续；
e)法定代表人或委托代理人签字、加盖公章或合同专用章。

4.2.8合同对各方当事人权利、义务的约定应当明确具体，含义准确，合同纠纷处理方式
及管辖地应尽量争取由我方所在地人民法院管辖，涉外合同应尽量约定由中国国际经济贸易仲裁委员会以中国法律为准据法进行仲裁或参照国际惯例办理；
4.2.9订立合同应重点做好以下工作：
a)根据合同内容、性质，确定合同类别；
b)审查对方主体资格，主要从营业执照、注册资本、经营范围、经营方式、资信状况、履约能力、签约人的有效身份证件及对方提供资料的真实性等方面进行审查；
c)起草合同时，合同首部和尾部应写明当事人名称的法定全称（以营业执照为准），尾部还须加盖有效的单位公章或者合同专用章，并注明签约日期。

4.2.10各单位订立的合同对技术或质量条件有特殊要求的，一般应与对方另行达成技术协议或质量保证协议，该技术协议或质量保证协议应作为主合同的附件，与主合同具有同等法律效力。

订立可能涉及侵犯第三方知识产权的合同，一般应与对方达成知识产权保证协议，该知识产权保证协议应作为主合同附件，与主合同具有同等法律效力。

4.2.11我方应要求对方将在订立、履行合同过程中知悉我方的商业秘密（技术信息和经营信息）予以保密，未经允许不得泄露或者不正当地使用。

泄露或者不正当使用给我方造成损
失的，应当承担损害赔偿责任。

以上内容应在合同中以条款形式或单独订立保密协议予以明确，并特别注意对保密范围、保密期限和保密措施的约定。

4.2.12法律、法规以及公司规定需要招标的合同项目，在订立合同时应严格按有关规定执行，未经必要的招标程序，不得签约。

4.2.13在合同文本的书写上应避免使用”罚款”、”处罚”、”没收”等字样; 确有必要的,可变通采用违约金、有权不予退还等方式表达。

4.3合同履行指引
4.3.1合同依法成立后即具有法律效力，合同涉及的各有关部门应本着全面、实际履行原则，根据合同的性质、目的和交易习惯，严格切实履行合同。

4.3.2合同生效后，不得因合同各方的姓名、名称的变更或者法定代表人、负责人、承办人员的变动而不履行合同义务。

4.3.3合同承办人员应随时了解、掌握本单位合同订立后的履行情况，及时发现并妥善处理。

4.3.4各单位在合同履行过程中，如遇到可能影响合同正常履行的各种情形时，应及时采取相应对策，必要时应提请法务提供专项法律服务。

4.4合同的变更和终止指引
4.4.1在合同履行过程中，因业务需要可以对原合同内容进行变更，变更合同应与对方协商一致，采取书面形式。

4.4.2合同重大实质内容变更，应依照本指南4.5规定的程序重新进行审批。

属于本指南4.4规定的合同变更，应按照原合同的生效条件办理批准、公证、鉴证、备案、登记等手续。

4.4.3因对方原因变更合同造成我方损失的，除依法可以免除责任外，应由对方承担相应的赔偿责任，此责任应在变更协议中明确规定。

4.4.4合同终止后，应当遵循诚实信用原则，根据交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

4.4.5经协商一致或有下列情形之一的，我方可以解除合同：
a)因不可抗力致使不能实现合同目的；
b)在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要义务；
c)对方迟延履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行；
d)对方迟延履行义务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；
e)法律规定的其他情形。

4.4.6解除合同，应当以书面形式通知对方。

合同自通知到达对方时解除。

对方单方解除
合同我方对此有异议的，可以请求人民法院或者仲裁机构确认解除合同的效力。

4.4.7解除合同应依照本指南4.5规定的程序重新进行审查、批准或裁决。

属于本指南4.4.5规定的合同解除，应按照原合同的生效条件办理批准、公证、鉴证、备案、登记等手续。

4.5合同审查
4.5.1合同正式签署前，在本指南规定审查范围之内的合同，必须依照本指南的规定进行
法律审查。

4.5.2对使用对方提供的合同文本签约的应持谨慎态度，必要时可提请法务提供法律支
持。

4.5.3合同审查人员应当对合同条款的完备性、合法性、重大法律风险控制性进行全面审查。

审查意见具体项目分为四种：应该型，承办人员应该予以执行；建议型，承办人员应参考建议执行，但允许根据实际情况变通；争取型，承办人员在谈判中应该给予争取；提示型，仅供提示承办人员在合同签订中、履行中应注意的问题。

4.5.4根据本指南规定报审查的合同，应至少在合同签订前2日将合同文本送法务审查。

在各种文件、资料齐备的情况下，法务应于1日内出具审查意见。

遇特殊情况需延长的，应及时通知合同承办人员。

4.5.5对合同审查流程进行优化及简化，原则上必须使用公司法务编制的合同示范文本。

4.5.6除一般书面审查方式外，为加快工作流程，节省纸张成本，推荐使用电子审查方
式，具体流程为：首先，合同承办人员将合同及合同审查表电子版发送给法务; 第二，法务审查后，将审查意见回复给合同承办人员以及其他需要该审查意见的人员。

4.6违反合同的责任及纠纷处理
4.6.1合同当事人不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定条件的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。

4.6.2因对方违约给我方造成损失的，合同履行部门有关应及时采取措施，防止损失扩
大，并注意收集相关证据，依法追究对方的违约责任。

在我方因故不能履行或者不能完全履行合同时，合同履行部门应积极采取相应补救措施，主动争取对方谅解，并在此基础上达成变更、解除原合同及处理相关善后事宜的书面协
议。

4.6.3合同履行过程中发生纠纷，各部门应及时报法务，咨询可能涉及的有关法律问题，并本着合法、合理原则，与对方协商解决。

对于不能协商解决的合同纠纷，各部门应及时报告法务，决定是否采取仲裁、诉讼等法律途径处理。

由法务参与处理的合同纠纷，公司相关部门应给予必要的协助。

对隐瞒或不及时上报合同纠纷，造成超过诉讼时效或异议期限、损失扩大、难以取证等情形，致使公司利益遭受损失的，追究有关人员的责任。

4.7合同文本管理
4.7.1公司对外订立合同，一律使用公司公章或合同专用章。

4.7.2对盖章的合同实行登记制，由公章或合同专用章管理人员进行登记，记录合同号、合同名称、盖章日期、主办单位和承办人员等内容。

4.7.3对外订立的合同必须编号。

4.7.4各单位用于签约的合同必须一式多份，合同正式签署后我方应至少持有一份以上。

合同各页应盖有骑缝章。

因报批、公证、鉴证、备案、登记及结算、归档等需要多份合同书的，应不少于有关单位规定的份数。

4.7.5公司实行严格的合同归档制度，各单位合同承办人员及其他相关人员应按规定妥善保管合同。

合同承办人员应注意留存合同书及其他一切与合同有关的资料，在合同签订后及时将所有合同原件送至财务部门归档，合同承办人员因业务需要可留存合同复印件备用。

合同承办人员调离本单位或变换工作岗位的，应及时交回授权委托书并办理合同及相关资料的交接手续。

4.8其它
4.8.1公司对在合同管理工作中成绩显著或为公司避免、挽回重大经济损失的单位和个人，按规定给予表彰或奖励。

4.8.2本指南所指金额的计价单位均为人民币，外汇一律按规定折换成人民币计价；金额数“以上”包含本数，“以下”不包含本数。

4.8.3本指南执行中的具体应用问题，由法务负责解释。

4.8.4本指南自下发之日起实施。