档案管理制度

贾汪区档案人员岗位责任制一、认真学习党的路线、方计政策，认真贯彻实施《档案法》。

坚持原则，刻苦钻研业务，不断提高政治素质和业务技能。

二、加强组织观念，经常向单位领导请示汇报工作，取得重视和支持。

业务上受上级档案行政管理机关的检查、监督和指导。

三、负责对所属单位的档案工作和本单位各部门归档文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。

做到收集齐全、分类准确、编目科学、归档及时、方便利用。

并负责收集整理与档案有关的内部资料，丰富室藏。

四、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为单位各项工作服务。

五、严守国家机密，严格办理调、借阅手续，采取有效的措施，加强档案的保护，确保档案的完整与安全。

六、定期对档案保管状况全面检查，发现问题，及时采取有效措施，延长档案的寿命。

七、按照区档案局接收档案的范围年限的规定，定期向区档案局移交档案。

同时，按规定进行档案的鉴定工作。

八、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

一、根据《中华人民共和国档案法》有关规定，本单位在工作活动中直接形成的各种门类和载体档案均应归档，任何部门和个人不得据为已有。

二、文书处理部门或业务部门对年度办理完毕的具有保存价值的文件材料要收集齐全，分类整理，立成案卷，及时移交档案室，统一管理。

双方根据移交目录，清点核对，履行签字手续。

三、文书档案应在翌年上半年同单位档案室移交；会计档案留用一年，然后移交档案室保管；其他门类和载体的档案也应按国家有关规定，按时移交。

归档的档案质量应符合下列基本要求：1、归程文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、案卷的整理应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

能全面系统准确地反映本单位的工作活动情况。

3、移交归档的案卷必须进行系统的编目和技术加工。

4、所有归档的案卷必须有完整的移交目录和立卷说明。

一、档案人员要熟悉室藏档案情况，主动了解本单位各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

二、本单位领导人和单位所属部门，因工作需要查阅档案，均应办理登记手续；本单位其他人员查阅档案，需经领导批准后，由档案人员提供所需档案；外单位人员到本单位档案案查阅档案，需持单位介绍传，经本单位领导批准后方可查阅。

三、凡利用档案者，只限在档案室查阅，一般不外借。

确因特殊需要借出者，经本单位领导批准，并履行借阅手续。

借阅者对借阅档案资料要精心爱护、妥善保管，严禁私自涂改、复印、撕毁、加注、拆卷抽出或转借他人。

防止失密泄密，确保档案资料的完整与安全。

四、档案资料外借时，一般不超过五天，如需继续使用应办理续借手续。

归还时，档案人员要清理核对，无误后向借阅者当面注销，如发现有缺损、遗失等情况及时向领导反映。

依据《档案法》和有关规定，追究责任，严肃处理。

五、档案室所藏全部档案资料，年底必须清查核对一次，对全年查、借阅档案资料等利用情况进行统计分析，根据要求向区档案局报送情况。

六、档案部门应开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写大事记、组织沿革、全宗介绍、基础汇编、发文汇集和专题文件汇集等。

一、档案工作人员应认真贯彻《保密法》，保守党和国家机密，严格执行档案各项规章制度。

二、档案工作人员要坚持原则，不携带档案、文件外出，不随便谈论机密问题，严格履行档案调阅手续，不得私自向任何单位或个人提供档案资料。

三、非档案室工作人员未经允许不得随便进入档案库房，更不得在档案库房内会客闲谈。

四、复制属于国家秘密的文件材料必须到区定点复制单位（或区档案局复制），摘录、引用、汇编其属于国家秘密内容的按文件材料的原秘级管理。

五、需销毁的档案资料，要严格履行有关程序，编制销毁清册，经领导审批，报上级主管部门备案，销毁档案要指定专人监销或送区档案局统一监销，禁止擅自销毁档案。

六、保密档案的保管和使用，密级的变更和解密，必须按照《保密法》的规定办理。

一旦发现失泄密时，应立即采取补救措施，及时报告有关机关，并追究当事人的法律责任。

贾汪区档案鉴定销毁制度一、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本单位的保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

二、档案的鉴定工作，应在单位分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。

三、鉴定工作人员应根据鉴定档案价值的原则和标准，逐件、逐页地审查档案，分析档案的价值，以卷为单位，具体地分析档案的特点和状况，综合判定对社会利用需要的价值。

四、在档案鉴定中，凡经过变动的档案，应在案卷备考表中注明案卷变动情况。

五、鉴定工作结束后，由鉴定领导小组提出意见，写出鉴定销毁报告，并附上档案材料销毁清册，征求业务部门意见，报领导审批后销毁。

六、销毁档案必须严格保密制度，由两人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字，将销毁清册存入金宗卷。

一、档案室应建立档案工作和档案、资料统计台帐，对档案资料的收进和移出及时准确地进行登记。

二、准确编制档案工作情况统计年报，及时上报上级档案业务主管部门。

三、每年年终对室藏档案进行一次检查核对，做到记录准确、帐物相符。

四、对利用档案资料平时有记录，年终有汇总、有分析。

五、档案室编写的资料，编制的检索工具及档案室的设施均要登记造册，做到件件有登记，项项有统计。

一、档案室是保管档案的专用库房，室内要保持清洁、干燥，有防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防光、防潮、防高温等措施，确保档案安全。

二、档案部门应根据工作需要配备温湿度计、复印机、去湿机、照相机、收录机、吸尘器、空调、电子计算机等设备，改善档案保管条件，提高档案现代化管理水平。

三、档案人员要定期对档案保管的状况进行全面检查，并作好记录，发现问题及时解决。

四、档案室应对各种门类、不同载体的档案科学的分类，按不同保管期限分别排列、编目、上架，做到科学管理档案。

五、提供利用档案时，应履行手续，详细登记，归还时认真检查核对，无误后及时归档。

如发现问题及时向领导汇报，采取补救措施。

六、档案人员调动工作或向区档案局移交档案时，应办理交接手续；销毁档案应有销毁清册和批准手续。

七、案卷多柜存放应绘制案卷存放示意图，建立全宗卷，以积累存储本单位案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等资料。

贾汪区“三纳入”“四参加”制度为了确保我局档案材料（文书档案、业务档案、会计档案、照片档案等）的完整、准确，制定本制度。

1 三纳入1.1文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作，纳入本局各项管理工作程序，制定统一的工作流程；1.2文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作纳入单位有关部门的工作内容和有关人员岗位职责，实行责任追究制度；1.3文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作纳入单位年终考核机制，作为考核内容综合评定。

2 四参加2.1档案人员参加重要计划工作会议，提出档案材料的收集归档要求；2.2档案人员参加科研课题、设计项目等工作，指导文件材料的收集归档工作；2.3档案人员参加工程竣工验收，并验收其档案；2.4参加设备开箱等工作，并验收其档案。

安全消防制度为做好审计局安全消防工作，贯彻“以防为主”的方针，确保馆藏资料和国家财产的安全，特制订以下制度。

一、成立安全消防领导小组，负责库区和办公区的防火、灭火工作，并负责审计局安全防火教育工作。

二、按照公安消防部门的规定，配足配齐消防器材，实行“定人管理、定位放置、定量配齐、定期检查、非发生火警不得动用”的制度，使消防器材始终保持良好的战备状态。

三、注重督促检查安全消防工作，发现问题及时解决。

每半年对消防器材进行一次检查、保养，发现失效或损坏的器材，要及时更换或维修。

四、兼职义务消防员，负责安全防火工作。

每年组织一次灭火器操作演练，提高处置火灾事故的能力。

五、审计局全体人员均应会使用所配备的消防器材，并会报警。

电子文件归档制度为加强电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归管理暂行规定》等有关文件规定，结合本所实际，特作如下规定：一、电子文件的管理体制和工作职责1．电子文件是一种独立的档案门类和载体，它从形式到归档的管理过程中，由档案室负责。

2．电子文件应按照制度严格妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真。

3．电子文件实行集中统一管理，档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。

档案人员应熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

二、电子文件的归档方式1．电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本所工作实际，现强调物理归档。

2．各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记，把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中，办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类组盘，填写著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。

3．归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

三、电子文件的移交与保管1．电子文件要在每年六月份前将上年度应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

2．档案室负责电子文件归档前的监督、指导以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用工作，做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试前无电脑病毒。

3．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。

4．库存电子档案随电脑技术更新进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

5．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45℃—60℃。

四、电子文件的提供和利用1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

2．销毁电子档案，需经本局档案鉴定小组和分管领导批准后，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。

徐州市贾汪区档案管理人员文明服务规范为规范档案室接待、利用工作，建立有序的工作秩序，树立档案室的良好社会形象，更好的为三个文明建设服务，特制订本规范。

1、服务宗旨：积极开发档案信息、资源，即使提供准确、完整的档案资料，为社会各界服务。

2、服务范围：我国公民和组织，持单位介绍信和有效证明，可利用本室档案资料。

3、服务内容：接待查档、利用咨询、函电查询、预约查档、代查、代抄、代复、代寄、代保管、接待参观档案资料陈列展览等。