物业公司档案管理制度

档案管理制度
第一条本办法所称“档案”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的合同、协议、资料等，包括但不限于以下文件：
1、人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。

2、经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。

3、购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。

4、工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。

5、商户信息资料。

第二条职责
行政印章管理员兼任档案管理员，负责日常档案管理工作。

具体如下：
1、负责档案归档手续办理、更新《档案目录》。

2、负责档案查阅手续办理、维护《档案借阅登记表》。

3、负责档案存档、整理、核对、登记、交接等日常性工作。

4、工作变动时，应办妥移交手续。

5、对各部门的档案管理工作进行指导、监督和抽查。

6、其他档案管理事宜。

第三条归档
1、档案加盖印章后，档案管理员应跟踪档案去向，监督经办人员提交存档的档案。

2、经办人员提交存档档案，档案管理员于《档案目录》进行更新录入，经办人员于《档案目录》签字确认。

档案管理员应于接收前对档案进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。

3、档案管理员将档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。

存放时，遵循档案的形成规律和特点，分门别类。

4、档案以原件或正本归档。

特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《档案目录》注明原件或正本所在。

第四条查阅
5、需查阅档案的人员，应至档案管理员处领取《档案借阅登记表》，经所在部门负责人签批后，方可进行查阅。

查阅地点限于公司办公场所内。

6、档案不予外借、扫描，且查阅过程需由档案管理员陪同监督。

如有复印必要，
经借阅部门分管副总审批同意后（在《档案借阅登记表》备注栏内签字，并注明同意复印）方可复印，并在复印件加注再次复印无效。

7、查阅或复印档案时，应确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。

8、查阅涉及公司经营决策、发展规划、诉讼文书、重要档案、机密文件及尚未依法定程序披露的合同等，须经总经理批准。

9、档案查阅完毕交还时，档案管理员须当面核对，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。

第五条期限
常规性档案保管期限为五年，但涉及公司重大经营管理活动和商业机密，对企业经营管理和业务发展有长远利用价值的档案，则为永久保存。

对于保管期限到期的档案，须对保存价值进行重新核定，需继续留存的，延长保管期限，否则，由行政办公室报分管副总审批后统一销毁。

第六条处罚
为确保档案的完整与安全，对于发生下列行为之一的人员，公司有权视情节轻重给予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同等处罚，构成犯罪的转送司法机关严肃处理。

1、损毁、丢失或者擅自销毁公司档案的；
2、擅自抄录、复印、公布公司机密档案的；
3、擅自涂改、篡改、伪造、变造公司档案的；
4、违法违规出卖、倒卖公司档案的；
5、档案管理人员、经手人员有其他玩忽职守情形的。