文书工作与档案管理7 第七章 电子文书的形成与处理

2. 完整性 归档电子文书的完整性指电子文件的内容、结 构、背景信息和元数据等无缺损。
3．有效性 归档电子文书的有效性指电子文件应具备的可 理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、 存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
二、电子文书的收集与积累
1．收集与积累的范围 电子文件的收集范围应当是反映单位主要职 能活动，包括文书和业务工作在内的电子文 件，以及相关的支持软件和数据等。
数字签名是一种采用字母数字串，领导人利用自 己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处 理，生成一个“数字签名”形式。
（四）电子文书的签署与用印
电子印章是应用数字密码技术，结合数字证书、 模拟传统实物印章和矢量电子化模拟印章。
（1）密钥对由主管部门认可的认证机构生成； （2）数字签章由数字证书中载明的使用人持有
（3）对于特殊格式的电子公文，应当在存储载体中同时存有相应的 查看软件。
（4）已归档电子公文网络利用的数据格式可优先采用PDF、CEB格 式。
2. 电子文书传输的管理
电子公文的传输必须建立责任体系，加强 领导，保证效力。
电子公文传输应注意的事项
(1)电子公文传输系统所用的密码由电子公文传输系统所在的机关进行规定， 并按照规定通知有关系统单位，对密码不定期进行更换。
（二）电子文书的显现审核 电子文书的显现审核是指通过可以人为感知、 并符合规范格式的形式来呈现电子公文内容的 操作及其传输给相关负责人进行审核把关的过 程。
（三）电子文书的签发
电子文书签发是指机关领导人采用数字签名的形 式签发文件，使文件据以生效的一种电子文书 处理形式。
“光笔签名”是签名者使用一种专用的光笔直接 在输入板上签名，屏幕显示出其“笔迹”的数字 化形式。
（3）会议及其他文件材料的数据结构
包括会议及其他文件材料登记号、文件的基本特征项、 文书处理项、文件归档项和备注项。其中，文件的基 本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、 文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、 电子文件稿本、电子文件类别、全文标识；文书处理 项包括会议名称、主办部门、协办部门；文件归档项 包括归档标志、机构（或问题）名称、保管期限、归 档分类代码、件号。各数据项的名称、数据类型、字 段长度及用法等。二、电子文书 Nhomakorabea理的原则
（一）及时性原则 电子公文的接受与处理，要贯彻及时性原
则，对电子公文要即到即收即办，以保 证政令的畅通和上级的指指示得到及时 的贯彻执行。 （二）完全性原则 电子公文的处理要贯彻完全性的原则，维 护电子公文处理的完整。
二、电子文书处理的原则
（二）完全性原则
电子文件的处理应当符合国家的安全保密规定，针对 自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等情况， 采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策， 包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全 保证和身份识别方法等。
这是一个信息化、电子化的时代， 掌握电子文书的形成与处理， 是每个文秘人员必须掌握的基本技能。
第一节 电子文书的形成
第二节 电子文书的处理
第三节 电子文书的收集 与归档
第一节 电子文书的形成
本节点睛
一、电子文书在创建形成过程中 的特征 二、使用计算机形成文书的基本条件 三、电子文书在创建形成过 程中的基本要求
（4）归档分类方案的数据结构 归档分类方案的数据结构包括机构（或问题）名称、保 管期限、归档分类代码、事由或备注项。各数据项的名 称、数据类型、字段长度及用法等。
（5）重要文书档案的数据结构 重要文书档案的数据结构包括分类号、档案馆代号、组 织机构代码、档号、电子文档号、缩微号、题名、文号、 责任者、稿本、文种、密级、保管期限、成文日期、载 体类型、载体规格、载体数量、载体单位、主题词、全 文标识、主办部门、协办部门、备注。各数据项的名称、 数据类型、字段长度及用法等。
（三）电子公文的办理与注办
1．办理
经领导审签需转各级行政机关处理的公文，以电子公文的形 式发送至相关部门，相关部门按照所接收到的领导批示及时办理。
（1）如需再转其它部门继续办理的，也应以电子公文的形式转 办。
（2）各级行政机关对各类请示（或函）件，以电子公文的形式 批（函）复。
（3）各级行政机关部门代机关草拟的各类文稿，经机关部门主 要领导审签后，也可以电子公文的形式直接发送有关机关办公室。
（一） 电子公文的（非涉密文件）接收与 登记、流转
1．接收 电子公文的接收与流转由办公室专人负责。
各级行政机关应指定专人或电子公文收 发员负责电子公文的接收发送及电子印 章、账户、密码的保管工作，做到上班 时间实时动态收发和管理，并及时主动 将收发文情况告知来（发）文单位。
（一） 电子公文的（非涉密文件）接收与 登记、流转
二、使用计算机形成文书的基 本条件
（一）设备条件
（二）软件
（三）汉字输入以及相关的文字处理技巧
三、电子文书在创建形成过程 中的基本要求
（一）真实性 （二）可靠性 （三）完整性 （四）可用性 （五）安全性
四、电子文书形成的程序
（一）利用计算机形成格式公文 作为机关的公文，电子文书一般可以利用 “Wicrosoft Word”的基本界面，先在计算机 上进行设置、起草与排版，也可以录入手书文 稿，其基本格式要求等同于纸质文书。
狭义的电子文书的处理主要是指上级机关、下级机关以 及不相隶属的机关主送本机关的电子文书。
广义的电子文书处理是指适用于本机关单位工作参考以 及无查考利用价值的所谓“垃圾”文书。作为国家行 政机关的电子公文处理，包括公文的生成、发送、接 收、办理过程等，
一、电子文书处理的特点
1. 保证文书的非人工识读性 2. 辨别文书的真实可靠性 3. 接受与处理文书的筛选性 4. 辨识文书的法律效力性
（2）发文的数据结构
发文的数据结构包括：发文登记号、文件的基本特征 项、文书处理项、文件归档项和备注项。其中，文件 的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、 文号、文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、 文种、电子文件稿本、电子文件类别、全文标识；文 书处理项包括主办部门、协办部门、起草人、修改人、 审核意见、签发意见、打字人、登记日期、发往单位、 抄送单位；文件归档项包括归档标志、机构（或问题） 名称、保管期限、归档分类代码、件号。各数据项的 名称、数据类型、字段长度及用法等。
的私钥制作；
（3）包含公钥的数字证书在其有效期内，并且 没有被中止或撤销；
（4）数字证书在认证机构规定的范围及权限内 使用。
（五）电子文书的传输 1. 电子文书传输的形式
一是利用存储介质传输。 二是利用计算机网络技术进行传输。
常用的文件存储格式、归档的格式和存储载体有：
（1）对于各种不同类型的电子公文，其文件存储尽量采用通用格式 （指XML、PDF、CEB、SEP、TIFF、JPEG、TXT、RTF、DOC、 WPS等），如果采用不符合规范要求的格式，由移交单位负责进 行转换。一般电子文件的通用格式为：
第七章 电子文书的形成与处理
学习目标 本章点睛 主要内容 知识框架图
1．了解电子文书形成与处理的基本特点。 2．了解电子文书形成的基本条件。 3．理解常用文件存储格式。 4．熟悉电子文书的格式和传输的基本要求。 5．熟悉电子文书形成与处理的基本原则。 6．掌握电子文书形成和处理的基本程序与要求。 7．掌握电子文书收集与归档的基本原则与方法。
（2）传输电子公文应当使用所在机关统一规定的设备和软件：如系统电子政 务平台； 传输电子公文系统软件和加密卡；激光打印机等。
（3）电子公文传输工作人员不得向无关人员透露操作程序、密码或提供电子 印章软盘等相关设备和软件。
（4）用于电子公文传输的计算机及其相关设备应指定专人管理和维护，严禁 与国际互联网联接。
2．登记
接收后的电子公文应严格履行登记手续， 电子公文的登记方式亦可采取在电脑制 作的“电子文件登记表”中直接输入收 文序号、文件标题、发文字号、主题内 容、正式（非正式）文件、网络发送日 期、接收日期、软硬见环境、备注等内 容。
（二）电子公文的拟办与批办
各级行政机关与单位收到电子公文后，由办公 部门负责人提出拟办意见呈领导人签具批办意见。
拟办是指收文单位文秘部门对所收到的文件提 出的送负责人批示或者交有关部门办理的初步处理 意见。
批办是指收文单位负责人就收文的性质，根据 拟办意见表明的批示意见。领导批示也应当包括签 署者的签名和日期。
拟办与批办电子公文，可直在电子公文的“电 子政务平台”上进行，也可拟办与批办该电子公文 对应的纸质公文。
（4）需社会周知的事项，通过互联网、政府门户网站和新闻媒 体发布。
（5）各级行政机关应公开电子公文处理的过程状态（处理内容 除外）。电子公文处理的过程状态包括处理部门、处理人以及处 理时间等。
（6）各级行政机关均可查询相关电子公文的处理状态，并发出 催办或质询通知。
2．注办
对处理完毕的电子公文，应及时予以注办， 即在“电子文件登记本”和“电子公文 处理单”的“备注”栏和“注办”栏目 中予以简要注明，以方便电子文书的处 理情况。如“已办”、“已送阅”等。 “电子公文处理单”中的“处理结果” 是指收文单位对所收到的文件进行处理 后，描述其结果的内容。
第三节 电子公文的收集与归档
电子公文办理完毕后，由各级行政机关 办公室自动归档保存。电子公文原则上 由电子公文形成单位负责归档，各收文 单位负责登记收文情况，以备查询。须 收文单位办理或归档的文件，发文单位 和收文单位都应当归档。联合发文，由 主发单位负责归档。
一、收集与归档的原则
1. 真实性 归档电子文书的真实性指对电子文件的内容、 结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时 的原始状况一致。
三、电子文书的归档
（一）归档管理与技术措施
1．管理原则
电子文书归档实行“双轨制”归档管理原则：