财务软件应用教案项目七购销存系统的初始化和日常业务处理

项目七购销存系统的初始化和日常业务处理购销存是一个集成模块，其中包括：采购管理、销售管理、库存管理和存货核算四个子系统。

这些模块的应用可以增加预测的准确性，减少库存，提高发货供货能力；减少工作流程周期，提高生产效率，降低供应链成本；减少总体采购成本，缩短生产周期，加快市场响应速度。

同时，在这些模块中提供了对采购、销售等业务环节的控制，以及对库存资金占用的控制，完成对存货出入库成本的核算。

使企业的管理模式更符合实际情况，制定出最佳的企业运营方案，实现管理的高效率、实时性、安全性、科学性。

本项目针对购销存的四个子系统进行初始化设置和日常业务处理进行举例。

学习过程中，一定要熟记操作中的重要提示。

子项目一购销存系统的初始化购销存系统初始化包括购销存系统业务参数设置、基础档案信息设置及期初数据录入工作。

任务一采购系统的初始化一、学习任务书任务目标1．掌握采购系统的初始化内容；2．掌握设置采购系统初始化的方法；3．掌握相关注意事项。

任务内容【工作任务】在会计软件中给长春市善思维有限公司进行采购系统的初始化。

（1）供应商往来期初。

增加“应付单”。

单据日期2019-12-9，供应商-凤凰公司，科目编号：2202，金额48,900元，部门：业务部，业务员：林佳，到期日：2020-01-09。

增加“应付单”。

单据日期2019-12-15，供应商-远方公司，科目编号：2202，金额29,700元，部门：业务部，业务员：林佳，到期日：2020-01-15。

（2）对账。

（3）采购期初记账。

参考资料【软件功能介绍】采购管理系统初始化内容：1．相关参数设定。

系统选项也称为系统参数、业务处理控制参数，是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定用户使用系统的业务流程、业务模式、数据流向。

用户在进行选项设置之前，一定要详细了解选项开关对业务处理流程的影响，并结合企业的实际业务需要进行设置。

由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，用户最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。

2．期初业务数据的输入采购期初一般是指之前的月份暂估成本入库的商品或原材料，暂时没有收到发票，所以只能暂估成本先入库。

录入采购期初余额时，以增加“采购入库单”的形式录入，入库日期是之前的月份。

T3系统将往来也放入了购销存中，所以在采购管理系统中还要进行供应商往来期初余额录入。

供应商往来期初对应的科目为应付账款，比如显示的科目代码为2202。

供应商往来期初余额录入结束后，应执行“对账”。

3．对账。

对账是子系统中科目期初与总账系统中相对应科目期初进行核对，要求结果一致。

4．记账。

全部采购期初余额录入结束后，进行“期初记账”。

期初记账是将采购期初数据记入有关采购账、受托代销商品采购账中。

采购管理系统如果不执行期初记账，则无法开始日常业务处理，因此，如果没有期初数据，也要执行期初记账。

采购管理系统如果不执行期初记账，库存管理系统和核算管理系统不能记账。

完成情况（自我总结问题及所学到的知识）二、操作指南略三、知识拓展（1）当初次使用采购系统时，要将上期未处理完全的单据都录入到系统中，以便于以后的处理。

（2）单据日期必须小于该账套启用期间（第一年使用）或者该年度会计期初（以后年度使用）。

（3）单据中的科目栏目，用于输入该笔业务的入账科目，该科目可以为空。

（4）期初记账后，期初数据不能增加、修改。

任务二销售系统的初始化一、学习任务书任务目标1．掌握销售系统的初始化内容；2．掌握设置销售系统初始化的方法；3．掌握相关注意事项。

任务内容【工作任务】在会计软件中给长春市善思维有限公司进行销售系统的初始化。

（1）客户往来期初。

①增加“应收单”。

单据日期2019-12-8，客户-顺德公司，科目1122，金额80 000，部门：业务部，业务员：李丽平，到期日：2020-02-08。

②增加“应收单”。

单据日期2019-12-26，客户-长虹公司，科目1122，金额6 520，部门：业务部，业务员：李丽平，到期日：2020-02-26。

（2）对账。

参考资料【软件功能介绍】销售管理系统初始化内容：（1）相关参数设定。

（2）期初业务数据的输入。

T3系统将往来也放入了购销存中，所以在销售管理系统中还要进行客户往来期初余额录入。

客户往来期初对应的科目为应收账款，比如显示的科目代码为1122。

客户往来期初余额录入结束后，应执行“对账”。

（3）对账。

对账是子系统中科目期初与总账系统中相对应科目期初进行核对，要求结果一致。

如果对账不平衡，应及时查找原因并纠正。

完成情况（自我总结问题及所学到的知识）二、操作指南略三、知识拓展（1）当初次使用销售系统时，要将上期未处理完全的单据都录入到系统中，以便于以后的处理。

（2）单据日期必须小于该账套启用期间（第一年使用）或者该年度会计期初（以后年度使用）。

（3）单据中的科目栏目，用于输入该笔业务的入账科目，该科目可以为空。

任务三库存系统的初始化一、学习任务书二、操作指南略三、知识拓展（1）仓库编码：10位。

必须输入，且必须唯一。

（2）仓库名称：20位。

必须输入。

（3）系统提供六种计价方式。

工业有计划价法、全月平均法、移动平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法；商业有售价法、全月平均法、移动平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法。

每个仓库必须选择一种计价方式。

（4）账簿都应有期初数据，以保证其数据的连贯性，初次使用时，应先输入全部末级存货的期初余额。

（5）期初数据是库存系统和存货核算系统共用的。

（6）如果有互斥提示，先退出后，将其它子系统注销，再进入进行“记账”。

任务四核算系统的初始化一、学习任务书二、操作指南略三、知识拓展（1）此功能用于设置本系统中生成凭证所需要的存货对方科目（即收发类别）所对应的会计科目，因此用户在制单之前应先在此模块中将存货对方科目设置正确、完整，否则无法生成科目完整的凭证。

当某一特定存货增加或减少业务，在会计分录中对应科目只是一对一关系时，例如，反映材料采购入库的会计分录中，借方是“原材料——甲材料”，贷方只能是“材料采购——甲材料”科目，这种情况下设置存货对方科目，日后在生成记账凭证时就不需修改；反之，对方科目有多种可能性，如仓库发出的甲材料可能用于产品生产，对方会计科目就有多种可能，这一情况下存货对方科目就应选择经常使用的科目，日后生成记账凭证时还要检查其中的科目是否有误，如果有误就应进行修改。

（2）对方科目不能为空且是末级科目，对方科目可根据收发类别、存货类别、部门、成本对象和存货设置对方科目。

（3）应收和预收科目必须是已经在科目档案中指定为应收系统的受控科目。

（4）结算科目不能是已经在科目档案中指定为应收系统或者应付系统的受控科目。

（5）应付和预收付目必须是已经在科目档案中指定为应付系统的受控科目。

（6）结算科目不能是已经在科目档案中指定为应收系统或者应付系统的受控科目。

子项目二购销存系统的日常账务处理从账务的角度来看，采购、销售、库存是发生业务数据的入口，所有的数据进入系统后，除了进行相关的业务处理，同时要传递到总账系统进行账务处理。

任务一典型日常账务处理（一）一、学习任务书任务目标1．掌握购销存日常账务处理的操作步骤；2．掌握错误操作的修改方法。

任务内容【工作任务】1月20日，业务部林佳从长春市大洋公司采购铝片1 000片，不含税单价158元/片，收到增值税专用发票178 540元（发票号：20088945）及运费专用发票218元（发票号：8996523），用转账支票（支票号：ZZ208841）支付货款，现金结算运费给长春德邦运输公司，材料已验收入库。

注：运费分摊按金额分摊。

参考资料【软件功能介绍】（1）采购日常业务中需要录入的单据有采购订单、采购入库单、采购发票、付款单等。

（2）采购日常业务中正常单据记账实际上是指仓库入账，不需要发票。

（3）采购结算指的是当收到发票之后，进行采购成本核算。

其步骤为：①在手工结算窗口中，上面是入库单，下面是采购专用发票和运费发票，“确认”入库单和发票；②在新窗口中，上面是“结算汇总”表，同时显示采购发票和入库单，下面是结算费用列表，显示运费，点“分摊”；③运费自动加到“结算汇总”表中的入库单后面；④在“结算汇总”表的采购发票中修改损耗数量；⑤点“结算”，默认按金额核算。

（4）采购结算之后，进行采购入库单审核。

（5）采购日常业务中经常需要同的制单操作。

①购销单据制单：一般指的是入库或出库制单。

②供应商往来制单中的发票制单：实际上是指应付制单。

③供应商往来制单中的核销制单：实际上是指付款制单。

④如果采购的材料或商品即时验收入库，并付款且收到发票，需要同时在系统中录入“采购入库单”和“采购发票”，在记账、结算、采购入库单审核后，则以上的三步制单则简化为直接进行“购销单据制单”。

完成情况（自我总结问题及所学到的知识）二、操作指南略三、知识拓展（1）采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。

（2）采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。

（3）使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发票与负数发票结算，正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。

（4）手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。

可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。

任务二典型日常账务处理（二）一、学习任务书任务目标1．掌握购销存日常账务处理的操作步骤；2．掌握错误操作的修改方法。

任务内容【工作任务】1月22日，业务部李丽平向长春市长虹公司销售中号电热杯200件，不含税售价为80元/件，发货并开具增值税专用发票18 080元（发票号：3439949），收到全部货款为现金。

注：只确认收入，不做出库成本计算，月末结算成本。

参考【软件功能介绍】资料销售过程是一个重要环节，它是企业向客户销售和交付商品，并收取货款的业务过程。

销售日常业务中需要录入的单据有销售订单、发货单、销售发票、收款单等。

完成情况（自我总结问题及所学到的知识）二、操作指南略三、知识拓展（1）销售发票是指本单位给客户开具的增值税专用发票、普通发票及其所附清单等原始销售票据。

（2）销售发票可以由销售部门参照发货单生成，即先发货后开票业务模式，也可以参照销售订单生成或直接填制，即开票直接发货业务模式。

（3）对于工业企业，销售出库单一般指产成品销售出库时，所填制的出库单据；对于商业企业，一般指商品销售出库时，填制的出库单。

无论是工业企业还是商业企业，销售出库单都是企业出库单据的主要部分，因此在系统中，销售出库单也是进行日常业务处理和记账的主要原始单据之一。

（4）库存管理系统和销售系统集成使用，销售出库单是销售系统根据销售发货单或发票生成的。